SAP-财务操作要点.doc

SAP财务操作要点SAP财务操作要点第一部份 采购与物流核算 2第二部份 销售及应收账款核算 9第三部份 成本核算 13第四部分 固定资产核算 27第一部份 采购与物流核算一、日常业务处理编号项 目执行人频次备注1.采购合同控制商务财务综合会计每天 2．已收货采购订单价格修改控制商务财务综合会计每天3.普通采购业务报账控制商务财务报账会计每天4.寄售、供方库结算商务财务报账会计每天 5．凭证正确性控制商务财务报账会计每天 6．盘点差异控制商务财务稽核会计每月日常偶有发生7.物料账差异控制管理会计部工程师每月8.成本中心领料稽核商务财务稽核会计每天 9．应付预付重分类商务财务综合会计每月10.采购付款计划商务财务稽核会计每月 11．公司内利润中心间结算商务财务稽核会计每天 12.集团内公司间结算商务财务稽核会计每天13.风险管理商务财务综合会计每天1. 采购合同控制 财务对合同审核分两种，一种是合同条款的合理性审核，包括付款条件、开具发票形式等，该审核在OA中实现；二种是合同维护正确性审核，主要是审核在SAP中维护的合同价格、数量是否与纸质合同一致1.1合同维护正确性审核1.1.1业务描述商务本部合同维护入SAP系统后，将纸质合同传递至商务财务综合会计处，综合会计收到纸质合同，将合同价格、数量与系统维护数据相核对，一致时审核通过。

1.1.2要求:(1)商务本部合同维护入系统后，及时传递纸质合同至财务；(2)财务收到合同后，当日处理完毕；1.1.3 SAP系统控制 未经财务审核，业务部门维护入SAP系统的合同不能生效1.2 2008需加强控制 寄售库采购模式下，无需合同审核，系统采购价格直接采用信息记录价格，商务本部2008年将大力扩充寄售采购模式，因此，需对信息记录的审核设置财务审核节点，以保证寄售信息记录的正确性2. 已收货订单价格修改控制 在半年度、年度合同转换时，偶尔出现新合同尚未签订完毕，采购下单时采用旧合同，收货后报账前签订完新合同，需对收货价格进行修改2.1价格修改正确性审核2.1.1业务描述目前由商务本部报账专干根据采用新合同，修改订单价格后交财务报账2.1.2要求:(1)商务本部报账专干修改完价格后，在订单“文本中”注明修改情况2)财务收到报账单据后，结合新的合同核对报账2.1.3 SAP系统控制 现SAP没有有效控制方法，采用报账专干附合同报账、报账会计复核的方式人工控制 SAP未能实现有效控制在于，订单的修改，无法明确区分修改事项类型，也就无法根据修改事项设置审核节点。

如订单日期、数量等修改商务本部领导审批即可，订单价格修改需要财务核对合同后审批，但目前系统无法区分修改事项2.2 2008需加强控制 与业务部门和项目组物流工程师沟通，区分修改事项类型，设置财务控制节点3. 普通采购业务报账控制 普通采购业务是相对于寄售、供方采购等业务而言，通过建立标准采购订单采购，结合供应商开具发票、应开发票清单、验收小组收货数据和系统数据报账的采购业务3.1报账数据一致性控制3.1.1业务描述商务本部报账专干根据系统未报账清单，通知供应商开具发票，并将有验收小组签字收货单据、应开发票清单、供应商开具发票提交财务报账会计报账3.1.2要求:(1) 报账数据一致性包括发票数据、清单数据、纸质收货数据、系统收货数据四者之间数量、单价、金额相互匹配，核对一致，方可报账2)报账清单中物料凭证号须与系统记录物料凭证号一一对应3.1.3 SAP系统控制 系统订单收货记录与应开发票清单订单行记录一一对应，且临时合同采购订单系统无法报账，保证了报账数据采用合同的准确性；报账账的收货记录无法再次报账，保证了报账的唯一性3.2 2008需加强控制 该部分应用频繁，控制较为成熟。

4. 寄售、方库结算 为降低库存，节约资金，公司现在大力发展寄售、供方库采购方式寄售库指供应商将物料寄存在重工库房，重工以领用量作为结算依据，未领用不结算，不作为重工库存；供方库指供应商在重工设置库房，供应商自行管理，重工以领用量作为结算依据4.1结算正确性控制4.1.1业务描述商务本部业务员根据系统领料记录，核对领料单后，将领料清单发供应商，供应商根据清单开具发票商务本部业务员将发票、应开发票清单交商务财务会计报账商务财务会计收到报账单据，将单据与系统记录进行核对，核对一致时，执行结算程序，系统批量处理报账4.1.2要求:(1)寄售的结算在SAP系统中批量处理，因此对前台业务数据要求非常高：领料部门收货时，必须严格核对实物与领料单是否一致；商务本部业务员在向供应商出具应开发票清单前，须仔细核对系统记录与领料单是否一致2) 财务报账会计报账时，须仔细核对系统清单与供应商应开发票清单、发票内容3）每月月末盘点，业务部门须将盘点结果送供应商确认并反馈商务本部，对盘点差异进行核查、调整处理4）物料单价的控制在合同审核中已经描述4.1.3 SAP系统控制 SAP系统对其控制主要体现在库存和领料结算上。

通过的库房属性的设置，该类物资可以不计入重工库存；通过数据集成，领用清单与系统结算清单做到一致，保证了报账的一致性4.2 2008需加强控制 在合同控制中已经提到，与业务部门和项目组物流工程师沟通，对寄售库采购信息记录设置财务审核节点，在财务审核后方可下单5. 凭证正确性控制 SAP系统中，会计凭证没有设置审核节点，所有须审核凭证的审核通过纸质凭证审核来完成5.1凭证正确性控制5.1.1业务描述每月所有须打印凭证（包括所有手工凭证）打印后均由专门财务人员审核签字方可结账5.1.2要求: （1）准确定义须打印凭证类型2）各做账会计严格按照定义选择正确会计凭证记账，以便打印出来得到审核5.1.3 SAP系统控制 打印凭证类型和流水编码能严格防止凭证漏打漏审5.2 2008 SAP需加强控制 完善SAP系统凭证流水号定义6. 盘点差异控制 每月末对库房进行盘点，盘点差异处理后进入材料成本差异6.1盘点差异控制6.1.1业务描述盘点差异处理分为两种：一种是库位管理类，盈亏处理分为两步，实行库位管理的盘盈亏，仓管员将盘点差异转入差异存储类型，并提交盘点报告，经相应权限领导审批后交财务在系统中确认，生成差异凭证；另一种为非库位管理类，盘盈亏处理同时生成会计凭证，一步到位。

6.1.2要求:(1) 物流部门必须对盘点的实物负责，针对实物情况在系统中作相应物流调整2) 审批报告须按照相关管理制度提交具有相应权限领导审批3）财务根据审批报告，严格核对报告与系统记录，报告审批人权限充分，报告与系统记录一致，方可确认4）由于非库位管理库房物料盈亏处理一步到位，所以交由财务作清除操作，仓管员只需提交报告明细即可5）作相应确认后，生成材料差异凭证，由于该块差异没有进入物料账核算，财务应及时将所处理差异转入相应科目6.1.3 SAP系统控制 对于实行库位管理的物料，通过系统两步确认设置，能实行财务核对盘盈亏报告后进行确认的控制；对于未实行库位管理的物料，通过权限限定，将处理权限设置在材料会计处，同样可以实现财务会计对报告的把握和差异的处理6.2 2008需加强控制 差异处理流程和系统管控已经比较成熟7. 物料账差异控制物料账差异产生的业务很多，必须保证物料账明细与总帐差异金额一致7.1物料差异控制7.1.1业务描述物料账差异产生的业务很多，如公司内利润中心间发料、向成本中心发料、跨公司发料、让售、盘盈亏等等部分差异系统能准确计算物料账差异，还有部分差异必须通过人工以开发程序或手工方式进行结转。

现在系统中公司内利润中心间发料的物料账差异、发票校验二次差异的结转均不能彻底，还需加强核算和管理7.1.2要求:(1) 必须对业务部门尤其是商务本部的物料价格维护严格把关，防止价格错误，否则导致莫名的差异2) 管理会计部需加强对标准价格的审核，防止标准价格错误，杜绝差异结转成本时不得不手工干预3）对已有差异结转程序进行提升，如发票校验二次差异，须明确区分材料成本差异、汇兑损益产生的差异等，进而结转入不同科目4）必须严格控制在物料账差异科目中手工记账，如有特殊情况需要手工干预的，需提交管理会计部SAP工程师处理7.1.3 SAP系统控制 月底按照月结流程，逐步结转各项差异结转后将物料账总帐与系统明细相核对，一致时表明差异结转彻底；根据结转明细，分析结转成本科目是否正确7.2 2008需加强控制 完善公司内利润中心间发料差异结转，扩充跨月校验二次差异功能，使之明细分别物料差异、汇兑损益差异等8. 成本中心领料稽核成本中心领料多为费用类领料，无法通过MRP形成配送为加强该类领料管理，现由商务财务稽核会计手工稽核8.1领料正确性控制8.1.1业务描述商务财务稽核会计根据手工领料单，核对系统领料记录，准确无误后，将单据与系统明细清单一起交领用部门财务。

8.1.2要求:(1) 物流管理人员领料下单前，必须对领料单进行必要的审核，审核内容包括签字人员权限等2) 商务财务稽核会计每天到库房收单3）稽核会计收单后须对单据进行仔细审核，包括手工领料单据与系统数据的一致性，手工单据的领料、签字权限是否充分，物料价格是否正确等4）领用部门收到稽核会计交来单据，须仔细核对单据和系统记录，把握领料实际业务，核对系统记账科目8.1.3 SAP系统控制 系统通过成本中心和物料类型、领料代码来实现发料账务控制8.2 2008需加强控制 系统通过成本中心和物料类型、领料代码来实现发料账务控制，该规则由财务制订，但由仓管人员实现所以对于业务的真实性和财务处理的正确性均须加强手工稽核来加强控制9. 应付预付重分类 应付预付重分类涉及到GI/IR重组数据、外币重估数据、用友遗留暂估数据等，情况较为复杂，通过开发实现系统重分类9.1付款计划控制9.1.1业务描述每月底，财务处理完当月账务由于系统标准的局限，应付预付款的重分类通过二次开发在系统中完成运行重分类程序，系统取出各供应商重分类往来明细，汇总后重分类9.1.2要求:(1) 财务严格按照月结程序，重分类程序一定在GI/IR重组、外币重估之后执行。

9.1.3 SAP系统控制 该程序主要为满足核算功能，控制在于财务人员将程序结果与系统标准结果的核对9.2 2008需加强 1、能满足目前要求，以后只需根据核算需要，如增加重分类内容等进项相应调整10. 采购付款计划 每月采购资金计划均通过SAP系统计算得出10.1付款计划控制10.1.1业务描述每月底，商务财务处理完当月账务商务本部根据系统采购订单情况（包括下单、收货、报账），通过开发程序，运行出下月付款计划10.1.2要求:(1) 商务本部必须严格规范前台。