研发项目中止过程分析.docx

    研发项目中止过程分析    刘晓正． 谌 婷（桂林电子科技大学商学院，广西桂林541004）Reference：为了更有效地中止一个在研项目，尽量使可能引发的负面影响，诸如严重的经济损失、低落的员工情绪、被打乱的工作程序等降低到最小程度，关于研发项目中止过程的讨论日益成为一个亟待解决的问题而被提上了项目管理研究的议程从中止时期的选择到中止决策的制定，继而到中止指令的下达，中止指令的执行，以及后期的收尾工作，中止过程的每一环节都进行了细致的探讨，力求使研发项目的中止过程得以科学化、规范化，从而避免不必要的损失Keys：研发项目；项目中止；过程分析F 204 ：A收稿日期：2010-07-15作者简介：刘晓正（1987-），女，硕士研究生；谌婷（1986-），女，硕士研究生．研发项目与其他项目的显著区别在于其极强的探索性，据美国斯坦福国际研究所统计，约有40%的研发项目在技术上未能最终完成，技术上获得成功的项目中也有约45%项目未能开发出产品，而在已经商品化的项目中，仍然存在60%的项目不能在经济上获的利润中止一个正在进行的研发项目，会导致先前投入的资金尽数损失，降低研发团队进行研究创新的积极性，但有时在适当的时候用正确的方法结束一个没有前途的研发项目又是不得不作出的一项决定。

这么做不仅可以为企业节约大量的时间、金钱，并且有利于企业重新定位研发目标，把有限的资源分配到更有前途的项目中进行研究开发因此，在研发项目的进行过程中，加强对研发项目的跟踪管理及预警，根据在研项目呈现的特点及一系列指标的变化，预测该项目的前景，及时有效地中止行将失败的在研项目，对于资源的优化配置，新旧技术的更替，研究与开发效益的提高，良性调控机制的形成，都有极其重要的理论价值和研究意义1 研发项目中止过程分析即使研发项目的中止决策是明智的，其中止过程也会十分困难，因为中止一个研发项目不仅会削减研发团队中成员的工作热情，也会引发员工对工作安全性的关注，因此，中止指令的执行过程中不可避免的要面对来自各个方面的阻力，如何科学的执行一个中止在研项目的指令，将项目中止带来的负面影响尽最大可能降低到最低程度，逐渐受到越来越多的学者关注，合理有效的中止程序研究成为了项目管理领域中亟待解决的课题项目1.1项目中止时期的选择懂得何时中止一个项目与成功进行一个项目同样重要，项目经理和企业管理高层应该时刻监视项目的各个时期，发现指标的异常变动项目环境出现一些重要的变化时，比如政府某些法规的出台、市场需求的消减、项目与企业目标出现偏差，这些因素都会使项目的中止决策相对明确，但反过来，项目一些细微的但会使项目走向失败的变化，却会使项目的中止决策变得相对含糊。

决定一个项目是否应该中止或继续进行时，项目的类型将需要考虑的重要方面如果项目有很少的残余价值但有很高的中止成本的话，比如员工的补偿、合同的赔偿、设备的损失，相对那些有很多残余价值且退出容易的项目将更加难以中止，比如，新药的研发，有重要的沉没成本，但中止成本较小因此，为了确保企业投资的项目在时间和成本内达到目标，组织必须自始至终监视项目的关键因素当项目陷入麻烦，应当被中止时，当机立断地中止项目，会使损失降到最小1.2 中止决策的制定对于任何在研项目，做出中止项目的决策都是十分困难的，布艾尔在早期关于研发项目中止问题的研究中，已经明确指出，反对以数学公式的模式解释有关中止决策的问题，提出以回答一系列问题的方法指导研发项目中止决策确定的想法在此，通过对36家公司的调查统计，列出了在权衡一个在研项目是否需要中止时需要考虑的几种常见因素，如表1所示以上这些影响研发项目中止决策的因素表明在项目研发的各个阶段都需要对项目进行细致的评估，如果将研发过程分为不同的阶段，就需要对照每一阶段给出一些相对重要的评价指标，并根据这些指标判断该项目是否应该继续进行这里，将研发项目的过程划分为：构思选择、详细的商业评估、开发研究和初步商业化4个阶段，并对每一阶段所从事的主要活动进行相关分析。

在构思选择阶段，主要对研发项目的市场潜力、研发项目的按时完成情况和研发项目的成本及盈利等进行初步的评估；在商业评估阶段，需要对[来自wWW]研发项目的市场潜力、在预定时间内完成该项目的可能性、项目的预计成本与收益、正式投产所需原材料的获取情况、商业前景等进行更为全面、严格的考量；在开发阶段的主要任务是进行具体的产品设计、样品的开发以及性能的测试，完成正式投产所需要的一切技术准备；而初步商业化阶段则需要面向市场，保证市场需求、提供售后服务和技术支持、追踪市场表现对应这4个阶段，判断该研发项目的中止决策的是否成立的指标也不尽相同，如表2所示在表2中列举了不同阶段指导决策制定的一些指标，比如，在构思选择阶段，需要考量研发项目的总体目标与公司的战略方向是否一致，其中包括所开发的项目是公司现有产品的延伸，还是一个全新领域的涉足；该项目是否能满足公司对市场份额及利润目标的追求，等等此外，项目是否具有较强的可操作性，是否易于被其他企业所开发的新产品所取代，是否具有较大的性能价格比的优势也是这一阶段需要重点了解的问题在研发项目进行的过程中，来自公司其他部门的协作支持以及高层的赏识认可也是不可缺少的，来自管理层的支持既可以提供足够数量的资金保证研发项目的顺利进行，又可以极大程度的鼓舞研发人员的士气，使研发工作更有效的展开。

该研发项目所依赖的技术也是决定项目产出的关键因素，项目所依赖的主要技术是自主开发还是外包给专业的技术团队都将直接影响新技术的市场进入时间这些指标只有在详细的商业评估阶段有一个较为清晰、深刻的认识，在项目研发的进行过程中，才能将不确定因素的范围尽可能缩小，有效应对研发过程中所遇到的一些问题在开发研究阶段，企业的技术能力、用户的参与情况以及项目产品的最终用途是否明确都会对研发项目的进度产生影响，只有拥有较高技术水准的研发团队，与用户进行有效的配合，明确研发成果的最终使用环境及要求达到的使用效果，才能事半功倍，在有限的时间里开发出真正需要的产品，满足市场需求，获取经济效益一个研发项目在初步商业化阶段能否取得成功，主要取决于产品投放市场后市场的反应情况，短期内是否有其他企业开发出类似的产品与之争夺市场份额，以及企业能否针对不同的市场表现对项目成果进行后期的完善3个方面在项目研发的进行过程中，只有该项目的大部分评价指标可以得到肯定性评价，才有可能在未来的商业化过程中取得成功，也才拥有具有继续进行下去的必要，否则，及时地中止该研发项目可以有效避免更大的损失，是十分明智的决策1.3 中止指令的下达当一个研发项目决定中止时，可以任命一位精通中止项目的管理者接替项目经理，进行中止指令的执行。

而中止指令的下达宜采取较为正式的书面方式进行传达，避免当面下达一个中止指令时带给项目经理的尴尬，以保全项目经理以及项目组成员的颜面和自尊，使中止指令更容易被研发团队所接受1.4中止指令的执行中止项目经理在中止指令下达后，应该立即对研发项目的进展状况以及资金、技术性能参数等作出客观的评价此外，还需要：①对所有合同的执行情况进行较为严格的审查；②与研发项目组合作制订并颁布一个中止计划，提供指导研发项目有序中止的行动方针；③对研发项目的中止过程时刻进行监督，包括一系列档案的保存问题以及剩余原材料的安置措施；④通知与研发项目中止问题有相关利益的外部组织，合理处置利益的分配问题；⑤对研发项目的经费预算进行进一步的核对，确保项目的所有财务问题得以令人满意地中止；⑥准备项目的经历，尤其是一个涉及经验、教训的总结报告，使未来的组织中的项目团队能够从此次项目中受益；⑦对项目进行一个审计，识别项目管理中的优势和劣势、错误有什么影响、在未来的项目中这些问题如何避免、以及项目是如何影响组织的，正面或负面的效果等在中止程指令的执行过程中，妥善处理组织、财务、采购和现场设备物料方面的事情也是十分必要的，研发项目中止指令执行通常包括以下几个方面。

①确定中止指令执行过程中需要具体完成的工作项目，把需要完成的细微工作列在一张清单上，并指派专人跟进处理②及时地与客户、供应商、分包商进行有效沟通，告知研发项目中止决策的确立以及现有的研发进度，撰写最终的研发项目进展报告③进行细致的财务分析，计算项目研发过程中的所耗成本，具体包括使用了哪些资源，外购了哪些技术，聘请了哪些专家此外，对研发项目的应收款项，实际到账的资金数目，以及应该支付多少给分包商、供应商也应该具有较为清晰的认识④撰写研发项目中止报告，以书面形式记录此次项目研发完成了哪些工作，有哪些问题尚未得到解决，并从客户、研发项目组、公司内部其他部门等不同角度进行利弊权衡分析，对项目研发的利益相关者分别进行劝导，促进利益相关者之间的观点的协调统一，尽快接受项目中止的事实2 研发项目中止工作的后续问题2.1研发小组成员的重新分配对于一些已经彻底中止的研发项目，该项目的所有实质活动都已停止，大量的资产、设备都已转移到其他部门，原项目的存在也已失去意义，这时应当及时取消这些项目，停止正在进行的与之相关的大量管理活动此时，研发项目组的成员会因此感到沮丧、信心受挫、士气下降，与项目组成员进行适当的沟通，为研发项目组成员在恰当的时间赋予合适的工作也就成了最为棘手的问题。

看到成功的项目经理和员工会被鼓励继续从事具有挑战性的项目，失败和提前中止的项目成员却没有机会，或者只是口头的安慰，在面临实际选择时却处于不利地位事实上，成功项目成员有10%转到了其他职能岗位用来支持别的项目的实施，而失败项目成员的比例只有3.3%研发项目被中止后，项目经理和项目成员的重新安置问题，以及关于他们自信心和威信的重建问题，应该受到人力资源管理者的重视，着力解决这些人员的工作分配在研发项目组成员的重新分配问题中，立刻将整个研发团队全部转移到其他正在进行的研发项目中，是不科学的为了避免错误的估计实际情况，使项目研发人员与研发项目的主题相切合，应遵循解散一重组一再指派的模式，将已经中止的研发项目组的成员根据其自身的特点有针对性的分配到新的研发项目中对于一些由于遭遇了严重的预算危机而被迫中止的研发项目，可以使一些项目成员暂时留守在原项目中，负责起草研发项目的相关报告等诸如此类的工作2.2研发项目中止的总结报告的撰写在研发项目中止的后期应该对整个研发项目进行一个系统地回顾，总结研发项目管理中的经验与教训，分析当前管理工作中存在的问题以及这些问题在未来的研发项目中应该如何避免或有效解决一个好的总结报告不仅阐述了哪些行为能够促使研发项目的获得成功，同样解释了何种行为会加速研发项目的失败，这不仅可以在怎样改进下一个研发项目的问题上为高层管理者和团队成员积累下宝贵的经验，也为未来项目的中止决策的制定提供了依据，成为未来的研发项目经理手中一个极有价值的尺度工具。

项目中止的总结报告应着眼于以下功能领域：项目成效、管理成效、组织结构、项目和团队管理、项目管理技术，其中的每一部分都应把实际的结果和预期的目标相对比，从而找到问题所在，有的放矢的进行调整改善考虑到企业文化对团队绩效的重点影响，管理成效应该被总结以利于培养高效的企业文化；总结组织结构是帮助还是阻碍项目进展也是重要的，这样就可以依靠公司经营来决定下个项目是否有必要调整组织结构；团队工作是项目成功的最基本保证，因此一个关于项目团队的部分，应该讨论项目成员的能力、态度以及是否愿意作为团队的一员进行工作，这有助于管理高层决定哪些员工参加下个项目；有效的项目管理技术运用将极大地提高项目成果的可能性，总结哪些管理技术更适合本企业的项目，哪些技术虽然盛行却与本企业不匹配，这将有利于下一个项目的管理技术的选择一个关于预测、计划、经费核算、进度控制、资源分配和管理技巧的完全分析将有助于改善未来的研发项目，这也是撰写研发。