用友U860_网上报销用户使用手册.pdf

网 上 报 销 使用手册 北京用友软件股份有限公司 二零零四年十一月 第第 1 章 系统概述章 系统概述.1 1.1 系统功能1 1.2 产品接口2 第第 2 章 应用方案章 应用方案.4 第第 3 章 操作流程章 操作流程.5 3.1 使用准备5 3.2 系统操作流程6 3.3 主要业务流程7 第第 4 章 基础设置章 基础设置.8 4.1 选项.8 4.2 业务类型.9 4.3 收支项目.9 4.4 报销标准.10 4.4.1 报销标准10 4.4.2 部门11 4.4.3 影响因素12 4.4.4 因素值设置13 4.4.5 标准设置14 4.5 职员档案.15 4.6 出差地区.18 4.7 借款期初.19 4.8 凭证设置.22 第第 5 章 网上报销业务处理章 网上报销业务处理.25 5.1 借款处理.25 5.2 借款审核.28 5.3 报销处理.32 5.4 报销审核.36 5.5 网上支付.42 5.6 制单.44 第第 6 章 网上报销单据查询章 网上报销单据查询.51 6.1 借款单据查询.51 6.2 报销单据查询.54 6.3 凭证查询.58 第第 7 章 网上报销报表查询章 网上报销报表查询.64 7.1 借款到期报警单.64 7.2 借款账龄分析.69 7.3 借款统计表.70 7.4 业务类型汇总表.72 7.5 收支统计表.74 1 第第 1 章章 网上报销系统是用友 ERP-U8 的重要组成部分。

它具有功能强大、设计周到、操作方便的特点， 适用于各类企业、行政、事业与科研单位内部信用控制和费用的管理 本系统作为企业、行政事业单位内部信用控制的工具，主要处理企业内部往来业务，对企业、行 政事业单位内部部门、个人的借款余额、欠款笔数和欠款日期进行控制，从而及时处理企业内部 欠款，提高资金使用效率 本系统作为企业、行政事业单位费用控制的工具，主要从两个方面来对企业的费用进行控制：报 销标准的控制和费用预算的控制通过报销标准和费用预算的控制，做到对各项费用进行事前计 划、事中控制，并为事后的分析考核提供数据 本系统采用三层结构、WEB 技术、组件开发等先进技术，真正实现基于 Internet 的分布式数据应 用，无论在任何地方，通过浏览器，满足远程用户的即时需要实现客户端安全下载、并实现免 维护，有效节约企业投入成本和运行成本本系统满足用户信息充分共享、综合汇总、分析和远 程应用的管理需求，适用于企业分散式应用、集中式管理的模式，是实现集中式管理和远程监控 的最佳途径之一 1.1 系统功能 系统功能 网上报销系统适用于各类企业、行政事业单位对内部部门、员工的借款、还款等信用管理；以及 各种费用的报销，营业外收入的报销等。

可以与预算系统集成，通过预算系统的费用预算来控制 本系统的借款和费用报销业务；可以与总账系统集成使用，将借款、报销单据生成凭证传递到总 账中；可以与网上银行系统集成使用，将本系统的付款单据传递到网上银行，通过网上银行直接 支付 网上报销系统有以下主要功能：网上报销系统有以下主要功能： ? 初始设置 ? 可以根据用户的实际需要设置各种单据模板； ? 可以根据用户的实际需要对本系统的使用者设置不同的功能权限、数据权限和金额权限 ? 基础信息 ? 可以根据用户的要求来设置本系统处理的业务类型，例如：借款业务、费用报销业务、营业 外收入报账业务等 ? 根据处理的业务类型来设置多级次的收入项目和支出项目 ? 可以设置不同员工的借款信用额度； ? 可以设置各种费用项目的报销标准； ? 可以将各种业务预设好凭证的模板， 然后系统能够根据凭证模板将各种单据自动生成总账种 的凭证 ? 日常处理 ? 用户可以远程录入各种借款单和报销单； ? 用户在进行借款的时候，系统可以根据设置的信用额度自动进行控制； ? 用户在进行费用报销的时候，系统可以根据设置的不同费用项目的报销标准自动进行控制； ? 用户可以根据自己的权限远程审核自己有权限的单据； ? 用户可以在审核流程中设置预算员的审批权限，从而进行预算控制。

? 单据查询 ? 用户可以根据自己的权限远程查询各种单据； ? 用户可以根据自己的权限远程查询本系统生成的各种凭证 ? 报表查询 ? 系统提供了丰富的报表，用户可以根据权限随时查询 2 1.2 产品接口 产品接口 网上报销系统除了自身有业务处理、数据分析的功能外，与其他系统相结合，能够发挥更强大的 功能网上报销系统与其他系统的接口主要有：与总账的接口、与预算系统的接口、与网上银行 的接口网上报销系统与其他系统接口的总体情况可以通过下图来表示： 网上报销系统与总账系统网上报销系统与总账系统 网上报销系统与总账系统集成使用，可以通过凭证模板自动将借款、报销单据生成凭证传递到总 账中，并可以在本系统中查询本系统生成的凭证网上报销系统与总账系统、应收款管理系统、 应付款管理系统的关系可以通过下图来表示： 网上报销系统与预算系统网上报销系统与预算系统 费用预算是全面预算的一部分，网上报销系统与预算系统集成，通过预算系统的费用预算来控制 本系统的借款和费用报销业务，并为预算系统提供分析数据网上报销系统与预算系统的关系如 下图： 应收款管理 应付款管理 网上报销 销售业务 采购业务内部业务 客户档案 供应商档案部门、 个人档案 生成凭证 供应商 总账 部门、个人 客户 业务数据 网上报销系统 预算系统 费用预算 总账 预算管理 费用预算 借款单 付款单 支出报销单会计凭证 收入报账单 支票登记簿 网上报销网上银行 3 网上报销系统与网上银行系统网上报销系统与网上银行系统 网上报销系统通过与网上银行系统的集成使用，可以实现将在外地出差的员工或者外地分支机构 需要的借款直接打入员工的借记卡或者分支机构的账户。

网上报销系统与网上银行系统的关系如 下图： 付款单 网上报销系统 网上银行系统 4 第第 2 章章 用友 ERP—U8 网上报销系统可为企业内部借款、报销业务提供多种解决方案： 1. 作为单个企业费用预算的控制入口 2. 作为单个企业员工借款、报销的平台 3. 处理单个企业除主营业务（客户、供应商）外的其他资金收付业务对企业内部个人、部门、 分支机构的收付业务进行管理 4. 支持异地借款、报销、审批业务以及借款的及时核销 具体包括：具体包括： ? 可以根据企业内部报销制度设置各项费用的报销标准，从而对企业的支出进行控制 ? 提供内部报销、借款的预算控制功能在启用预算管理的预算控制后，内部报销、借款业务 单据需要录入预算项目和口径，然后将数据传递给预算管理，由预算控制平台来进行预算控 制 ? 提供企业内部部门、员工借款的信用控制功能 ? 借款业务的处理支持借款的录入、审核、预算控制、多种借款方式、信用控制以及超信用 借款的多种后续处理方式 ? 报销业务处理支持收入报销单、支出报销单；支持报销单核销借款，支持核销同时现金收 回和支出；支持一张借款单对应多张报销单，或者一张报销单对应多张借款单；支持现金支 出、转账支出；支持报销的预算控制、报销标准控制；支持超标准报销的多种后续处理方式。

? 支持网上支付如果是通过网上银行转账的单据可以根据业务员的信息自动带出业务员的收 款账户然后传递到网上银行中进行网上支付 ? 支持根据预先设置的凭证模版自动生成会计凭证；支持借款、报销业务的会计处理以及与 U8 其它产品的整合；支持辅助核算和冲销业务 5 第第 3 章章 下面提供一个操作本系统的标准流程，用户在使用时最好按照标准流程进行操作，只有这样才能 保证您少走弯路，并保证数据的正确性特别是第一次使用的用户，更应遵守使用顺序 3.1 使用准备使用准备 在您使用网上报销系统前，如果您未使用过用友 ERP-U8 其他系统，则需按《系统管理》使用手 册中的要求准备系统运行环境，并根据启用的模块准备基础信息的档案，如部门、职员等具体 要求见《系统管理》使用手册和相关模块的手册针对使用本系统来说，用户在准备好基础信息 后，还需要准备如下的信息： ? 单位信息： 单位信息是指纳入报账中心管理的单位的基础信息，具体包括：单位的统一编码、单位名称、单 位性质、单位、单位地址、邮编、负责人、经手人、经手人、身份证号、单位的启用日 期 ? 系统运行参数： 系统运行参数即为系统的相关参数配置根据您的业务模式，通过参数配置，可以将报账中心系 统配置为满足企业实际业务的系统。

? 开户银行：即建立报账中心后的开户银行的信息，将根据您的资金管理模式确定 ? 期初余额：即各单位的银行存款余额和现金余额 ? 收支项目：即对您的业务中涉及到的收入和支出项目的标准分类，您可以根据您的具体业务 的要求进行分类 ? 凭证设置： 凭证设置是单据生成记账凭证的依据和出发点，凭证设置是对应到单据或者业务处理过程的凭 证设置的过程，就是要明确凭证各要素的来源 ? 总账信息： 由于本系统和总账系统实现了无缝连接因此系统将和总账系统共享一些基础数据，此部分数据 包括币种、汇率、常用摘要、会计科目、供应商、客户、项目、部门、个人、凭证类别 6 3.2 系统操作流程系统操作流程 建立用户分配权限设置单据模版设置审批流程 基础信息基础信息 选项业务类型收支项目报销标准 基础设置基础设置 职员档案出差地区借款期初凭证设置 借款 审批流费用报销 审批流 收入报销 审批流 生成凭证网上支付 日常处理日常处理 单据查询报表查询查询查询 年末结账年末处理年末处理 图 3-1 7 3.3 主要业务流程主要业务流程 预算 员工 主管 出纳 会计 图 3-3 编制预算 调整预算 预算数 借款 审批流付款 记账 报账 审批流收款 预算控制 收款 预算分析 8 第第 4 章章 4.1 选项选项 系统选项是一个系统的灵魂，它将影响整个账套的使用效果，所以在选择时要结合本单位实际情 况，事先进行慎重选择。

网上报销系统选项共十项参数设置在【基础设置】中的【选项】下进 行如图 4-1 所示： 图 4-1 借款是否进行预算控制借款是否进行预算控制 ? 如果您选择了“是“，则系统将会对借款进行预算控制此选项要求预算系统必须已将本系统 作为了控制对象后才可选择 ? 如果您选择了“否“，则系统不会对借款进行预算的控制 借款到期天数借款到期天数 ? 设置借款到期天数，此选项将用于借款单的填制和报警 借款预警天数借款预警天数 ? 设置借款预警天数 是否自动报警是否自动报警 ? 如果选择“是”，则系统将会对到期借款进行自动报警当您登陆后，系统将自动弹出您有 权限查看的借款人的借款到期报警单 ? 如果选择“否”，则系统不会进行自动报警 9 保存时是否自动提交审批保存时是否自动提交审批 ? 当选择“是”时，在有关单据的借款操作或报销操作完成保存后，单据将自动提交审批 ? 当选择“否”时，在有关单据的借款操作或报销操作完成保存后，单据不会自动提交审批 如果有必要，用户可以进行手工提交审批 收支项目编码级次收支项目编码级次 ? 用户在此对收支项目的级此进行设定 ? 在收支项目编码级次录入后，如果设置了收支项目，则收支项目编码级次不可修改。

出差地区编码级次出差地区编码级次 ? 用户在此对出差地区的级此进行设定 ? 在出差地区编码级次录入后，如果设置了出差地区，则出差地区编码级次不可修改 报销时是否允许修改报销标准报销时是否允许修改报销标准 ? 当选择“是”时，在填写报销单时，如果设置了报销标准，则可以在单据上修改报销标准 ? 当选择“否”时，在填写报销单时，已设置的报销标准不允许在单据上修改 默认的辅助核算是否可以修改默认的辅助核算是否可以修改 ? 当选择“是”时，默认的辅助核算允许修改 ? 当选择“否”时，默认的辅助核算不允许修改 预算科目是否必须输入预算科目是否必须输入 ? 当选择“是”时，借款单、支出报销单的预算项目必须输入，而收入报销单的。