Access与其他产品的协同应用.ppt

第11章 Access与协同应用,2014年2月,《数据库及其应用》,第11章,11.1 Access与SharePoint应用,11.1.1 SharePoint简介Microsoft SharePoint 2010提供企业级功能来满足关键业务需求通过使用SharePoint 2010（包括Microsoft SharePoint Foundation 2010和Microsoft SharePoint Server 2010）的组合协作功能能够支持自己的用户创建、管理和轻松地生成可在整个组织内检测到的SharePoint网站11.1 Access与SharePoint应用,11.1.2 Access与SharePoint数据关联数据库的迁移在将数据库从Access迁移到SharePoint网站时，用户将在SharePoint网站上创建列表，它们保持与数据库中的表的链接关系打开“图书销售”数据库，单击“数据库工具”选项卡下的“移动数据”组中的SharePoint按钮,11.1 Access与SharePoint应用,11.1.2 Access与SharePoint数据关联,数据库的发布如果用户正在与他人协作开发应用系统，则可以在SharePoint服务器上的库中存储数据库的副本，并使用Access中的窗体和报表继续在该数据库中进行工作。

11.2 Access与外部数据,11.2.1 外部数据的类型和使用外部数据方法,Access可以和十多种不同文件类型交换数据，主要有：不同版本Access数据库对象Excel表格数据文件ODBC数据库：如SQL Server；文本文件XML文件PDF或XPS其它文件：DBASE数据库数据文件， HTML、Outlook等11.2 Access与外部数据,11.2.1 外部数据的类型和使用外部数据方法,Access能够通过链接、导入和导出的方式使用这些外部数据资源链接是指当前数据库中的对角与另一个Access数据库表或不同格式数据库里的数据建立链接；导入是指将其它应用程序中的数据复制到当前Access数据库对象中；导出是指将当前Access数据库表中的数据复制到其它应用程序中11.2 Access与外部数据,11.2.2 数据导出,从 Access 导出数据的一般过程如下：首先打开要从中导出数据的数据库，在导航窗格中，选择要从中导出数据的对象用户可以从表、查询、窗体或报表对象中导出数据，但并非所有导出选项都适用于所有对象类型11.2 Access与外部数据,11.2.2 数据导出,【例11-4】将“图书销售”数据库中的“图书”表导出到一个文本文件中。

打开“图书销售”数据库，在导航栏中选择“图书”表，单击“外部数据”选项卡下“导出”组中的“文本文件”按钮,11.2 Access与外部数据,11.2.2 数据导出,【例11-4】将“图书销售”数据库中的“图书”表导出到一个文本文件中11.2 Access与外部数据,11.2.3 数据导入与链接,导入或链接数据的一般过程如下：打开要导入或链接数据的数据库，在“外部数据”选项卡上，单击要导入或链接的数据类型,11.2 Access与外部数据,11.2.3 数据导入与链接,【例11-6】 将例11-3中导出的Excel文件“图书.xlsx”导入到“图书销售”数据库中，生成新表“图书2”11.2 Access与外部数据,11.2.3 数据导入与链接,【例11-6】 将例11-3中导出的Excel文件“图书.xlsx”导入到“图书销售”数据库中，生成新表“图书2”选中“第一行包含列标题”,11.2 Access与外部数据,11.2.3 数据导入与链接,【例11-6】 将例11-3中导出的Excel文件“图书.xlsx”导入到“图书销售”数据库中，生成新表“图书2”对每个字段的数据类型以及索引进行需要的设置,11.2 Access与外部数据,11.2.3 数据导入与链接,【例11-8】将例11-4中导出的“图书.txt”以链接表的形式导入“图书销售”数据库中，生成链接表“图书3”。

打开“图书销售”数据库，单击“外部数据”选项卡下“导入并链接”组中的“文本文件”按钮,11.2 Access与外部数据,11.2.3 数据导入与链接,【例11-8】将例11-4中导出的“图书.txt”以链接表的形式导入“图书销售”数据库中，生成链接表“图书3”11.3 Office协同,11.3.1 数据库文档管理,生成 “图书销售”数据库中所有表对象的信息管理文档“数据库工具”---“分析”---“数据库文档管理器”---“文档管理器”----“表”,11.3 Office协同,11.3.1 数据库文档管理,生成 “图书销售”数据库中所有表对象的信息管理文档选择“Word 将所选对象导出为RTF”,11.3 Office协同,11.3.2 Word合并,在日常办公过程中，我们可能需要根据数据表的信息来制作大量信函、信封或者准考证、成绩通知单、毕业证、工资条等借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务11.3 Office协同,11.3.2 Word合并,【例11-11】为 “图书销售”数据库的“员工”表中的所有员工撰写信函，告知其个人基本信息。

本章小结,本章阐述Access与Microsoft的其它应用软件之间的协同应用方法Microsoft各应用软件在功能上各有特点，也具有各自的优势，将这些应用软件的功能综合利用到办公过程中，能够极大的提高工作效率本章主要介绍了Access与SharePoint的协同应用、Access与其它应用程序进行的数据导入与导出、链接、Access与Office其它构件之间的协作等思考题,Access与SharePoint进行数据关联有哪些实现方式？什么是外部数据？使用外部数据方法有哪些？什么是文本文件？有何特点和作用？链接和导入有何异同？Access可以以哪些格式导出数据？Access可以以哪些格式导入数据？链接表有何特点？链接表管理器的作用是什么？ 简述利用Access生成数据库信息管理文档的过程通常在什么情况下可以利用Word合并功能？如果将文本文件附加一个已存在的Access表中，文本文件的结构与Access表字段结构要求完全一致吗？,THANKS,谢谢！,。