资讯管理基本概念.doc

Lecture I – 資訊管理基本概念資訊管理定義Ø 資訊管理的意義－從功能剖析n 資訊科技產品的管理l 設備需求的規劃－資訊管理最基本的工作，企業組織引用資訊科技產品，首先要確定到底需要用到哪些資訊科技產品，其容量、規格又如何1.瞭解組織活動，以確定那些活動需要使用資訊科技產品2.分析使用資訊科技產品，包括技術、經濟與作業三方面是否可行3.知曉到底有那些資訊科技產品，及每一項資訊科技產品的發展現況的未來的趨勢4.從作業量分析所需使用的資訊科技產品的容量大小與規格5.若組織資源(包括財力與人力)有限，需就必須使用資訊科技產品的項目，排定優先順序l 設備的選購－就市面上所有的資訊科技產品中找尋最合用的品牌l 設備的使用－如何訓練使用者即時解決使用時的問題，確保資料設備的安全l 設備的維修－軟硬體維護之管理一般最常面臨的電腦及辦公室作業系統，總是朝使用者容易上手的方向設計，導致每人獨樹一格，往往造成系統與文件管理維護的問題n 資訊相關人員的管理l 主要資訊科技人員－系統分析師、程式設計師、系統工程師、資料庫管理師、網路工程師、網路應用系統設計師、電腦操作員、資料輸入員n 案例－企業組織使用電話機之需求規劃Ø 資訊管理的意義－從對象剖析n 資訊管理就是管理組織中的資訊、資料及知識，包括資訊的記錄、收集、分析、計算、分類排序、合併、複製、儲存、傳遞、調取、解釋等工作。

n 資訊管理的對象是資訊，資訊(information)由經過整理的資料(data)產生n 組織的資訊系統與資料系統的關係l Ackoff觀點：資訊系統的功能在於資料的過濾與濃縮l Probst觀點：知識是個人用來解決問題的學識和技能的整體，組織知識是組織用來經營企業的學識和技能的整體l 經營企業主要的能力，為核心專長(core competence)，組織的知識管理強調的是開發、保留和應用組織的核心專長l 知識管理可以視為一個動態的學習過程，學習企業組織競爭所需要的核心專長n 資訊需求規劃－l 資訊系統規劃－從理論、技術、方法和工具規劃作業程序及應用工具l 資訊系統開發－依據作業程序、方法論、技術和工具建立資訊系統Ø 資訊管理的意義－從目地剖析n 當組織導入資訊技術以支援其系統營運或市場拓展時，往往會造成組織結構的巨大變革(organizational change)，小則改變日常作業程序，大則改變組織結構與經營模式n 資訊管理的目的在探討組織引入資訊技術所產生的各種問題，分析其原因，並提出解決問題的策略與方法n 資訊管理學是組織引用資訊技術處理資訊時，促使原組織能夠適應資訊技術，並蛻變成新組織的一套知識。

n 案例－區公所引進影印機製作戶口謄本n 案例－美國航空公司(American Airline)訂位系統n 案例－福特汽車公司改進應付帳款之作業流程n 案例－美國DELL公司改變傳統市場結構Ø 綜上所述，從功能、對象、目的三個角度剖析資訊管理，可以觀察到不同的意義和內涵觀測角度資訊管理的意義資訊管理工作舉例涉及範圍相關的理論與技術功能資訊科技產品之管理資訊科技專業人員之管理資訊科技產品之評選，電腦容量管理，電腦安全、系統維修、各類專業人員之工作績效評估、激勵、督導與生涯規劃等大部分為電腦部門小部分涉及組織內之其他單位管理理論與技術為主，資訊技術為輔對象資訊管理資料管理知識管理資料之收集、記錄、儲存、建立索引、提用、分類、查詢、編碼與決策有關之資料的分析、組織、解釋，資訊系統規劃，資訊系統開發知識的鑑定、獲得、開發、分享、運用和保留等整個組織系統理論與資訊技術為主目的組織引用資訊科技處理資訊時，促使原組織能夠適應資訊科技，蛻變成新組織的問題預測採用某種資訊科技會導使組織成何種狀態，分析此狀態是否合乎組織目標估計引入資訊科技所需的組織資源促使原組織適應新科技的推動計劃整個組織及其外在環境組織理論與策略相關理論和學習理論為主，管理技術為輔Ø 管理資訊系統(Management Information System, MIS)－研究企業如何有效應用資訊技術(Information Technique, IT)的一門學問。

Ø 管理知識(Managerial Knowledge)概念架構－以MIS為例，在四個知識領域的層面裡由6W切入n 環境面知識領域－了解MIS的重要外部環境，例如經濟、社會、政治、科技等一般環境及產業內的市場、供應商、顧客、競爭對手等因素，以及這些環境的變化n 組織面知識領域－了解MIS與組織的互動MIS如何影響組織的結構、流程、員工，及組織的對外關係MIS如何影響組織的競爭策略與優勢組織的文化、政治、制度及知識如何影響MIS的實施n 科技面知識領域－了解MIS在各種技術層面上的知識各種資訊系統的分類與特色各種重要的網路、資料庫、平台等所謂的IT基礎設施各種資訊科技與系統的新典範與演進趨勢如EC, EB, ERP, SCM, CRM, KM等n 功能面知識領域－了解MIS部門內的主要功能資訊系統的開發與組織資訊化的管理n 6W -What: 什麼是MIS的主要組成元素及架構Which: 哪些是MIS的主要分類及特色Why: 為何要引進MISWhere: 在何處導入MISHow: 如何引進MISWho: 誰來參與及操作MISØ What：MIS的基本定義與主要架構n 資訊資源管理觀點(Information Resource Management, IRM)－供給面與輸入面l IS = 資訊資源 = 軟硬體資源、資料資源、網路資源與人力資源l M = 管理 = 規劃(Plan)、組織(Organize)、預算(Budget)、指導(Direct)、監督(Monitor)與控制(Control)n 資訊系統觀點(Information System, IS)－系統面與處理面l IS = 資訊系統如TPS, DSS, SIS, EC, ERP, SCM, CRM等l M = 策略規劃、系統分析、系統設計、系統實作與測試、系統導入、系統評估、系統維護n 資料、資訊與知識觀點(Data, Information, Knowledge, DIK)－需求面與輸出面l IS = 資料(Data)、資訊(Information)、知識(Knowledge)l M =管理 = 定義、獲取、篩選、記錄、儲存、操作、擷取、傳遞、分享與利用n 整合性的MIS觀點(Integrated MIS Framework)l 內外部資源整合l 員工的支援與組織流程的支援l 著重於應用面而非科技面－再先進的IT架構如果無法讓組織賺錢，對於MIS人員而言並無意義Ø Which：支援組織的主要資訊系統類別n 資訊科技基礎建設(IT Infrastructure)l Boradbent & Weil(1997)－又稱為IT架構(Architecture)，用來支援企業資訊化之一切相關基礎設施的配置(Configuration)與架構，包含硬體、軟體、網路、資料庫的科技資源及MIS的人力資源。

l Duncan(1995)－平台系統科技(Platform Technology)網路與通訊科技(Network and Telecommunication Technology)關鍵性資料(Key Data)與資料庫(Database)核心的資訊處理系統(Core Data-procession System)資訊人員的知識、技能與經驗n 應用系統(Application System)：利用IT基礎建設開發支援企業內外各階層及各功能經營作業的系統l EIS – Executive Information System, 高階主管資訊系統l SIS – Strategic Information System, 策略性資訊系統l DSS – Decision Support System, 決策支援系統l ES – Expert System, 專家系統l KMS – Knowledge Management System, 知識管理系統l MRS – Managerial Reporting System, 管理報表系統l ERP – Enterprise Resource Planning, 企業資源規劃l SCM – Supply Chain Management, 供應鏈管理l CRM – Customer Relationship Management, 顧客關係管理l TPS – Transaction Processing System, 交易處理系統l Anthony模式(1965)－以不同的支援層次與對象分類1. 策略層次(Strategic Level)：定義組織目標、政策和一般管理原則的活動，進行策略性的規劃(如EIS)，提高公司的競爭優勢(如SIS)2. 管理控制層次(Managerial Control Level)：規劃資源的取得或訂定與控制預算，支援幕僚層次(如DSS、ES、KMS)與管理層次(如MRS、ERP、SCM、CRM)等進行企業內部專家或中階主管之規劃與管理3. 作業控制層次(Operational Control Level)：在既定的政策與預算下，支援作業層次如採購系統、存貨系統、會計系統等交易處理系統(TPS)，提昇作業效率，有效的完成預定的目標。

l Simon模式(1960)－以不同問題的結構性來分類，分為可程式化問題(Programmed Problem)及非程式化問題(Unprogrammed Problem)，Gorry & Scott-Morton(1971)延伸Simon模式為三種不同結構之問題1. 結構性問題：固定的輸入輸出格式、處理流程、步驟與法則，如會計程序、薪資計算程序等，可由TPS、MRS、EIS、ERP等加以支援2. 非結構性問題：無固定的輸入輸出格式、處理流程、步驟與法則，憑藉直覺、經驗、知識、創意等判斷決定3. 半結構性問題：可藉由固定的程序處理部分問題，另一部份則靠經驗判斷，例如股票投資組合的選擇與決策，最典型的支援系統為DSSl Anthony與Gorry/Scott-Morton組織活動分類比較分類作業控制管理控制策略規劃結構化訂單處理、應付帳款預算、人事報告倉儲位置、運輸模式組合半結構化存貨控制、生產規劃差異分析推出新產品非結構化現金管理人事管理研究發展規劃n 管理階層活動範例n 其他管理主題l OA – Office Automation, 辦公室自動化系統l BPR – Business Process Re-engineering, 企業流程再造l Outsourcing – 資訊委外l Organizational Transformation – 組織轉型l EC – Electronic Commerce, 電子商務n 1994-1995美國企業資訊主管所關心的主要課題l 建立資訊科技基礎建設(Building responsive IT infrastructure)l 促成並管理企業流程再設計(Facilitating and managing business process redesign)l 發展並管理。