文件分类及管理(经典).doc

××公司文件分类及管理规范（暂行）1.适用范围本规范适用于××××内部对各类文件进行规范管理，旨在提高文件管理水平和公司内部运行效率和安全性，请公司全体员工共同遵守，如果出现违反该规定的情况，将视具体情节给予处罚2.分类原则2.1 一级分类：按照各部门所产生的不同性质文件分为九个类别，以各部门的字母来代表公司各部门的字母代号为：财务：GD 财务部－General Accounting Department生产：PD1 生产部－Productive Department 销售：SD 销售部－Sales Department行政：AD 行政部－Admin. Department采购：PD2 采购部－Purchasing Department人力：HD 人力资源部－HR Department总务：GD 总务部 -General Affairs Department总经理室 GM 总经理室－Gerneral Manager office or GM office董事会 BD 董事会 －Board of Directors2.2 二级分类：按照文件类型划分：一级类目：公司所有资产证据类（用字母 A 表示）A1：合同、协议。

A2：公司章程、验资报告、账号、授权书、许可证、资产移交等二级类目：公文类（用字母 B 表示）B1：令、决定、议案：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，如：各级人民政府的下发的强制性行政措施、本公司董事会决议、股东会会议纪要等B2：公告、通告、通报：适用于宣布或公布重要事项或应当遵守或者周知的事项，如：上级机构下发的法定事项、社会公告、表彰先进、批评错误、规章制度等B3：请示、批复：适用于向上级机关请示指示、批准，答复下级机关的请示事项B4：报告、意见：适用于向上级机关汇报工作，对重要问题提出见解和处理办法B5：通知、函：适用于批转下级的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，不相隶属的单位之间商洽工作、询问和问题，如：任免人员等B6：会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项三级类目：普通文件类（用字母 C 表示） ，其他一般性文件四级类目：非文本载体的文件（用字母 D 表示） ，如照片、软盘及其他声像资料等按照文件受控类型主要分为受控文档与非受控文档，各类资产证据、秘密文件、商业文件、客户类文件原件原则上均属于受控文档，复印件原则上均属于非受控文档，在受控文件的编号前加 K 表示，不加均默认为非受控证件。

2.3 三级分类：按照文件年度划分，以年月的数字代号表示，如 0310 代表 2003 年 10 月2.4 四级分类：文件的原件 Manuscript、复印件 Copy 分别以英文的第一个字母代表，如原件用 M 表示、复印件用 C 表示2.5 五级分类：最后为文件的顺序号3.文件管理3.1 归口管理公司文件管理工作由公司行政部（AD）统一归口管理，受公司总经理领导3.2 管理要求文件管理必须做到迅速、准确、保密，充分发挥指导工作、交流经验、上通下达的作用任何人员不得向外泄露公司各项文件的内容，一经查实，将追究泄露人员的责任3.3 文件接收3.3.1 凡外来行政公文、重要电文、刊物、等文件，除要求公司领导亲启外，一律由公司办公室签收3.3.2 接到联系公务的，一律详细记录内容，3.3.3 文件传阅速度，从送出至收回，一般掌握在 24 小时以内，至多不得超过两天，如超过上述时间，从第三天起公司办公室有权催办，防止文件积压在个人手中，贻误全盘工作3.3.4 为保证工作落实，遇有任务紧急、时间性强的文件，可越级传阅，即先送与落实文件指定任务的领导和部门然后送其他领导传阅3.4 发文管理3.4.1 行文规则3.4.1.1 以公司名义向上级机关的行文是上行文，向各部门的行文是下行文。

各部门在各自的职权范围内，可根据公司常务工作会议精神、公司领导授权或有关规定，向上、向下行文3.4.1.2 向上级机关行文，不可同时向公司部门发送，向公司内部门行文，可抄报直接上级部门3.4.2 发文处理程序3.4.2.1 文件起草由发文部门起草确定待发文稿，文稿要求包括：3.4.2.1.1 全面、准确地反映客观实际情况，符合党的路线、方针、政策以及国家的法律、法令3.4.2.1.2 完整、准确地体现领导意图3.4.2.1.3 重点突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，文字简明通畅，标点符号使用恰当，人名、地名、时间、数字准确，行文规范文稿一律打印3.4.2.1.4 所有文件均应标明主题词，主题词由反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组组成，在主题词后注明抄送范围和印刷版记3.4.2.2 文稿签字由发文部门领导确认待发文稿并签署同意意见3.4.2.3 文稿审核由行政部对待发文稿进行审核，审核内容包括：3.4.2.3.1 文稿内容审核文稿内容是否达到本制度要求，如不达要求，需明确指出不适之处并退回发文部门修改直至符合要求3.4.2.3．2 文稿格式正式文件格式主要包括：版头、发文字号、印制顺序号、秘密等级、缓急时限、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印刷版记等，办公室要对以上内容认真审核，确保文稿格式符合要求。

对外发送的非正式公文文件，特别是电子版文件，均需以公司固定版式，加上公司的 LOGO 及 VI 识别系统，以协助公司品牌营销3.4.2.4 文稿签发文稿审核无误后由发文部门人员通过办公室将文稿呈送主管领导，主管领导审阅同意后明确签署发文意见4.改善持续该管理规定文暂行规定，如果在执行过程中有需要调整的环节，各部门可以向公司行政部反映，合理建议将即刻采纳，公司对该规定及时做出调整×××××××有限公司2011 年 月 日。