《北京市机关档案工作指南》解读(一).doc

《北京市机关档案工作指南》解读(一)2015年7月28日，北京市档案局正式印发了《北京市机关档案工作指南》（以下简称《指南》）为了帮助各级机关档案部门正确领会《指南》内容，更有针对性地开展机关档案工作，现对《指南》进行解读 出台背景 1.国家对新时期机关档案工作提出了一系列新要求 2014年2月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，其中，针对机关档案工作提出了一系列新要求、新任务，为全面提高机关档案工作水平提供了重要依据除此之外，国家档案局还陆续发布文件，如8号令、9号令、《数字档案室建设指南》《档案数字化外包安全管理规范》等，要落实好上述文件精神，进一步加强机关档案资源体系建设、安全体系建设、利用体系建设，以及档案信息化建设、档案制度建设等，整合并制定符合机关档案工作发展新需要的、系统的建设规范，显得尤为迫切和重要 2.北京市机关档案工作面临着许多新机遇新挑战 第一，我国社会进入了信息时代，我市各级机关政务信息化正在向纵深推进，电子文件大量产生，无纸化办公已经成为强劲的发展趋势，机关档案工作的内容面临着重大变化；第二，机关、事业单位的机构改革不断深化，各类政务审批事项进一步整合，各级机构档案工作职责任务、文件材料归档范围、档案保管期限、档案归属流向等亟需规范和统一；第三，随着我市城市发展战略定位的确定，“京津冀一体化”的加快实施，市行政副中心建设的迅速推进，市级重大活动不断增多，机关档案工作如何紧跟城市发展步伐，需要我们加大力量深入研究和探索；第四，随着机关职能由社会管理向社会治理的转变，精细化管理成为新的工作方向，由此产生和不断完善的各类专业档案建设急需相关政策的指导和支持；第五，机关档案工作任务不断增加与从事档案工作人员不断减少之间的矛盾日益突出，亟需根据具体实际对档案整理外包、档案数字化外包、档案应用软件开发外包、档案寄存等提出政策性、规范性要求等。

这些，都说明新时期我市机关档案工作面临着许多新机遇、新挑战 3.老条例规范的内容部分与新形势脱节 在《指南》印发之前，各级机关开展档案工作的主要依据是中共中央办公厅、国务院办公厅1983年联合制发的《机关档案工作条例》，和国家档案局1987年制发的《机关档案工作业务建设规范》两个文件出台的时间比较早，内容趋于陈旧，与新形势下的机关档案工作出现脱节现象，已经不能满足当前各级机关开展档案工作的需要近年来，不论是国家档案局还是我局，陆续出台了一系列规范性文件，从不同的角度规范机关档案工作，但是，内容比较分散，各机关不太容易全面地把握 4.档案行政管理部门监督指导需要抓手，各级档案部门对下指导需要依据 由于清理行政规范性文件等原因，市档案局停止了机关档案工作升级达标活动从近年来的档案业务监督指导实践来看，无论是市档案局，还是各区档案局，都缺乏一种引导机关档案工作向更高水平发展的抓手，也缺乏一个系统评判机关档案管理水平高低的尺度；同时，各市属机关对其所属单位的档案业务指导，也缺乏统一的依据 以上情况，足以让我们认真、冷静地思考和研究，起草一部对机关档案工作具有广泛适用性、很强可操作性、较强前瞻性的《指南》。

简要经过 从2013年初开始，《指南》的研究工作全面展开，市档案局成立了起草小组，吸收各方面人员参加；在历经广泛调研、悉心起草、征求意见、汇总整理、专家函审、完善修改等阶段后，至2015年3月形成了送审稿 2015年3月，市档案局局（馆）长主持召开了局（馆）长办公扩大会议，专门研讨《指南》，随后，起草小组逐条消化吸收提出的修改意见，进一步完善了《指南》送审稿7月，局（馆）长办公会审议通过了《指南》 《指南》既继承了我市几十年来机关档案工作的好传统、好经验，如制度建设、基础业务建设等，又有许多新的创新和发展，如数字档案室建设、档案信息化建设等其以规范性文件形式出台，一方面，将加大依法治档的力度，使档案行政管理部门监督指导有章可循；另一方面，将极大推进机关档案工作规范化进程，使各级机关开展档案工作时有据可依，对于落实机关档案工作的新精神、新任务，解决机关档案工作存在的新问题、新难点，全面提高机关档案工作水平具有重要意义 主要内容解读 《指南》规定了机关档案工作五大方面内容在对五大内容进行解读之前，我们首先要明确机关档案和机关档案工作的概念 《指南》明确：机关档案，是指各级党政机关、群众团体、事业单位（统称“机关”）在组织领导、行政管理、行业建设、科学研究等活动中直接形成的、对国家和社会具有保存价值的、各种形式的历史记录。

机关档案是机关的重要信息资源，是党和国家的宝贵财富一个机关，根据其职能任务，会产生多种类别的档案，这些档案统称为机关档案因此，“机关档案”是一个集合的概念机关档案工作，是指各级机关依法履行档案管理职责的活动，机关档案工作是机关工作的重要组成部分，是机关提高工作效率和工作质量的必要条件，是维护党和国家历史真实面貌的一项重要事业机关档案工作有其固有的规律性，分为多个环节，每个环节包含不同的内容以上表述，把机关档案和机关档案工作的内涵、外延、地位、作用回答得比较清楚了 一、机关档案工作总则 1.机关档案工作实行统一领导、统一管理的原则，维护机关档案的完整、准确、系统与安全，便于本机关和社会各方面的利用这条总则，来自于档案法律法规，《档案法》和北京市《实施档案法办法》都有专门条款表述，是对机关档案工作最基本的要求从各机关实际情况看，少数机关依然没有达到，同一个机关形成的各类档案，相关部门各管各的，主管部门放任自流，严格的说，这是违法的行为 2.机关档案工作应以建立健全档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系为目标，逐步完善档案工作体制机制，运用现代信息技术与管理方法，对档案进行科学管理和资源整合、开发，为提升机关效能和公共服务能力提供有效服务。

这条总则，来自于国家档案局和市档案局“十二五”以来所提出的一系列总体要求关于“公共服务能力”是机关作为政府部门的职责所在，政府对老百姓归根结底是服务，各级机关档案工作应为这种服务提供基础性保障3.机关应把档案信息化纳入本机关信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督指导和电子档案的管理工作这条总则，来自于2014年2月中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，它体现了信息时代各级机关政务信息化的必然要求各级机关政务信息化的快速发展，电子文件大量产生，电子档案规范化管理迫在眉睫，机关档案部门不能被动应付，必须实现对电子文件形成、积累和归档的全过程的监督和指导 二、档案工作组织 《指南》依据档案法律法规，从组织系统建设、档案工作分管领导职责、文件形成部门职责、档案部门职责、档案人员要求等方面进行梳理，作出了比较明确的规定和要求 1.组织系统建设问题任何一个机关，其档案工作的组织系统没有建立，或者不完善，档案工作就无从谈起，或者不可能得到发展 第一，从档案工作分管领导，到档案部门负责人，从各文件形成部门档案工作负责人，到所有专、兼职档案员，以及重大活动临时机构档案工作负责人等，档案工作领导关系必须确立；并且，机关档案工作要接受同级档案行政管理部门和上级机关档案部门的监督指导和检查；各机关档案部门每年年底，应当向同级档案行政管理部门报送全年档案工作情况材料，下级机关应向上级机关报送全年档案工作情况材料。

这是规矩和习惯，各行各业都是如此，因为作为档案行业主管机关，每年必须准确掌握所辖范围内档案事业发展状况，以利于研究部署新一年的工作任务第二，档案机构（如档案处、档案科、档案馆、档案室、档案管理中心等）的设立，要与机关档案工作职能、任务相匹配，其变化情况要向同级档案行政管理部门备案这条也是法定要求第三，档案人员配备，这里主要指专职档案员，要求市级机关专职档案员在岗工作宜不少于5年，区级及以下机关宜不少于3年；特别要求离岗时办理好交接手续对于工作年限的设定，充分考虑了档案岗位需要与档案人才培养的内在规律性第四，明确档案工作体系，机关建立起工作体系，档案工作关系才能顺畅第五，档案工作经费，首次提出经费的类目，为各机关申报经费预算提供依据任何事业发展都需要经费保障，档案工作也不例外 2.档案工作分管领导职责问题第一次明确分管领导的四项职责，其中，对各文件形成部门文件材料归档工作进行绩效考核，并将结果列入年终评比内容，这是一条创新性要求，落实也并不难，作用将会十分明显 3.文件形成部门职责问题第一次明确文件形成部门的职责，也是四项，核心是各年度文件材料归档我们要推行部门立卷（件），因为：第一，文件形成部门最清楚本部门一年之内形成哪些文件；第二，文件形成部门最清楚本部门形成的文件之间关联性，及其价值大小。

因此，推行部门立卷（件），有利于提高档案的完整性、系统性、准确性，提高档案质量文件形成部门的职责确定，重点倾向于对部门领导的要求，如：检查本部门专职或兼职档案人员履职情况，与年终考核评比挂钩 4.档案部门职责问题《指南》所称“档案部门”，是指机关档案工作主管部门，如市民委办公室、市台办秘书处等我们依据档案法律法规，赋予了档案部门的职责为七项，最新的是“参与机关绩效考核”，要在机关绩效考核中宣示档案工作的存在；着重强调的是“监督指导”和“教育培训”，有的机关档案部门不认真履责，长期对本机关各文件形成部门档案工作没有监督指导，长期对本机关所属单位档案工作没有监督指导，长期不开展档案法规教育和档案业务培训；有的作为全市行业主管机关，长期不抓全市本行业的专业档案建设，问题十分突出因此，各级机关档案部门需要强化履责意识，真正把职责任务担当起来 5.档案人员要求问题这里所称“档案人员”，是指所有专职或兼职的档案人员，五项要求中两项比较新，一是熟悉本机关基本业务知识，掌握本机关工作特点和规律，这是衡量档案人员是否称职的基本要求；二是掌握基本的现代信息管理技术，并能够在档案业务中熟练运用，这是档案人员适应信息社会的基本要求。

所称“通过相关考核”，一般指的是参加档案业务上岗培训后，必须通过考试，取得上岗证书 三、档案工作制度建设 《指南》从工作规章、管理制度、业务规范等3部分，分别提出加强制度建设的要求，每部分都列举了应当制定的档案工作制度清单，及各项制度应包含的内容，便于机关建立和完善制度这是《指南》的一个创新性做法 1.工作规章第一，档案工作规定，这是机关一项总体性的、综合性的档案工作制度，不少机关尚没有制定第二，档案安全工作责任制度，要逐级签订安全责任书，不少机关也没有建立起来第三，文件材料归档责任，是指机关在起草的有关行政规章、业务标准、工作制度中，应当有文件材料归档的条款第四，档案管理应急预案，结合本机关档案管理的具体实际，预想可能会发生的安全问题，有针对性地制定，如档案库房在地下的，很容易发生安全事故，必须制定有应急预案 2.管理制度《指南》列举了7项制度，本文重点解读以下3项： 第一，文件材料归档制度，重点是《文件材料归档范围和档案保管期限表》，第一次编制必须经同级档案行政管理部门审批后执行其后，机关内设机构调整的要及时修订该表，并且要抓紧进行，以保证年度归档工作质量。

第二，专业档案管理办法现在提出“专业档案管理”问题有着重要的现实意义2011年10、11月，国家档案局印发了两批100种《国家基本专业档案目录》，正式拉开了全国性的专业档案全面建设的序幕其后，国家档案局在制发的规范性文件及领导讲话中，频繁使用“专业档案”一词，提出了一系列有关加强专。