电子文件管理授课讲义.ppt

电子文件管理,近年国家发布的电子文件业务规范,《全国档案信息化建设实施纲要》 《CAD电子文件光盘存储、归档与管理要求》 《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》 《公务电子邮件归档与管理规则》《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》2009年12月16日发布，2010年6月1日起实施的《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47-2009）《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T48-2009）两办合发《电子文件管理暂行办法》（机密） （厅字〔2009〕39号）,,《版式电子文件长期保存格式需求》为国际首创在工信部和国家档案局支持成立的（国家）版式技术产业应用联盟（汇集国内知名IT企业20多家）中，本标准主导了版式产品的研发《文书类电子文件元数据方案》是ISO23081发布后，继澳大利亚、加拿大、欧盟之后发布的第四个国际同类标准《基于XML的电子文件封装规范》是继美国元数据编码和传输标准（METS）、澳大利亚维多利亚电子文件策略（VERS）后发布的第三个国际同类标准3个标准发布意义：填补了我国电子文件管理领域的空白；今后将是我国各级档案馆、机关、企业事业单位开展电子政务、办公自动化和电子档案管理的直接依据；对贯彻落实中央办公厅、国务院办公厅颁发的《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）具有重要现实意义，是不可或缺的重要业务技术保障；必将对维护国家信息资源的真实、完整、安全，促进国家信息资源的开发利用发挥基础性、保障性、建设性作用。

电子文件管理工作各地经验,部分省市档案部门成立电子文件中心,体现了集约化、专业化的发展方向也是落实《中华人民共和国政府信息公开条例》的有力措施有的形成电子文件中心、电子档案中心和数字档案馆“三位一体”交互发展的建设格局有的分类指导，“先进先行、后者跟进”有的围绕电子政务建设规范电子文件管理．“统一标准、统一规划、统一设计、规范管理、分步实施”有的设立电子文件异地备份中心，作为省级电子政务平台系统中的一个子系统进行建设．国家档案局要求：加快推进副省级城市以上档案馆建立重要档案异地备份库工作，这项工作限在2012年底前完成,国 家档案局要 求,一、实施三大战略,确保电子文件中心建设各项工作落到实处项目带动战略标准化战略科技进步战略,,二、抓好三个结合,带动档案信息化建设水平整体跃升电子文件中心建设与数字档案馆建设相结合电子文件管理工作与档案信息资源开发利用工作相结合发挥电子文件的作用与档案网站建设相结合,,三、处理好三个关系,促进档案事业整体持续健康发展第一，处理好电子文件中心建设与新的档案馆舍建设的关系第二，处理好电子文件管理与档案保护工作的关系,,第三，处理好电子文件管理与档案基础业务建设的关系电子文件管理要以传统档案业务管理的成熟理论、技术、方法为指导,保证电子文件管理的科学、有序;档案基础业务建设要充分借鉴电子文件的全新管理模式，提高档案管理的信息化水平.,,电子文件在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

电子文件,自身生成的电子文件,数字化后的往来文件,公务电子邮件,,,电子文件的管理原则 全程管理前端控制 集成管理 动态管理 注重效益,ＧＢ电子文件归档与电子档案管理办法,对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性 电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案部门要进行指导与监督电子文件的管理由档案部门负责，电子文件形成部门要提供协助和支持应明确规定归档时间、归档范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等，以保证电子文件的质量为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就应有严格的管理制度和技术措施，确保其信息的真实性、安全性和完整性 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。

主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等电子文件的收集与积累,收集范围电子文件的收集范围，按国家关于文件归档的现行有关规定执行收集积累要求记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留当正式文件是纸质时，如果开始进行计算机全文处理转换工作，与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互建立准确、可靠的标识关系在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上有档案价值的电子文件应制作纸质或缩微胶片拷贝件保留用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，应将相关软件一并收集用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集收集、积累方法及时按照要求制作电子文件备份每份电子文件均需在电子文件登记表中登记电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件电子文件稿本代码：R—草稿性电子文件U—非正式电子文件O—正式电子文件N—无纸电子文件,,电子文件类别代码：T—文本文件I一图象文件G—图形文件V一影像文件A—声音文件M—多媒体文件P—计算机程序D—数据文件电子文件的整理,电子文件的整理按内容、保管期限、密级等因素相对集中按《档案著录规则》著录，并制成机读目录填写归档电子文件登记表定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体电子文件的归档,归档范围参照国家关于文件归档的现行有关规定执行归档时间逻辑归档应实时进行，物理归档应定期完成。

检 测硬件环境的有效性软件环境有效性及其信息记录格式等归档前的鉴定参照国家关于文件归档鉴定的现行有关规定执行鉴定结果在电子文件的机读目录上制作相应的标志有效性和完整性鉴定归档前由文件形成单位进行审核，并由负责人签署意见如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交接收单位保管期限的划分参照国家关于文件的现行有关规定执行归档要求把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用必要时，复制第3套，异地保存对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，每一独立载体应有检索目录.,,档案载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表归档电子文件登记表名 称：归档日期：移交单位（盖章）： 接收单位（盖章）：负责人 （签字）： 负责人 （签字）：移交日期： 接收日期:,归档电子文件登记表,,,,,,,,,,,,,,,,,,,需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上。

自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档电子档案的移交与保管,电子档案的移交与保管 电子文件归档后按有关规定移交至档案保管部门，作为电子档案进行保管检验档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数不少于总数的20％，合格率应达到100%检验项目：载体有划痕，是否清洁有无病毒核实电子档案的完整性和有效性审核手续核实登记表、软件、说明资料等是否齐全将检验结果填人电子档案入库登记表检验不符合的，退回形成单位重新制作归档电子文件移交、接收检验登记表,,移交手续验收合格后，档案保管部门在电子档案入库登记表上签字盖章一式2份，一份交电子文件形成单位，一份自存保管要求电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外，还应符合下列条件：1、归档载体应作防写处理不得擦、划、触摸记录涂层2、载体应直立存放，做到防尘、防变形3、环境温度选定范围: 14℃— 24℃； 相对湿度选定范围：45%—60%保存温度选定范围17℃-20℃；相对湿度选定范围：35%-45%4、存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离。

电子档案在形成单位的保管，也应参照上述条件存效性保证每满1年，对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记每满2年进行一次抽样机读检验抽样率不低于10%如发现问题应及时采取恢复措施设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年磁性载体上的电子档案，每4年转存一次原载体同时保留时间不少于4年定期检验结果应填入电子档案管理登记表电子档案的利用,电子档案的封存载体不得外借利用时使用拷贝件利用时要遵守保密规定利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内具有保密要求的电子档案上网时必须符合国家或部门有关保密的规定，要有稳妥的安全保密措施电子档案的销毁鉴定,电子档案的销毁鉴定，按国家现行有关规定执行电子档案的销毁，应在办理审批手续后，方可实施非保密电子档案可进行逻辑删除属于保密范围的电子档案被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除电子档案的统计,统计 档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管，利用等情况进行统计公务电子邮件归档与管理规则,DA/T 32-2005中华人民共和国国家档案局2005-04-30发布2005-09-01实施 电子邮件 electronic mail    由电子计算机生成、处理，并通过电子邮件系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。

它包括信息文本本身及其附件    电子邮件可在一机构内部进行传递，也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递电子邮件分为三种：公务电子邮件、暂时性公务电子邮件、私人电子邮件。