某大学商学院公文处理办法.doc

大学商学院作 业 文 件编号YNNUBS— —W01版本A/0公文处理办法页数101、目的：为使我院的公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》制定本办法2、范围：适用于全院文件的发布和控制管理3、公文处理的原则、要求3.1公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作 3.2公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全各系、部（处、室、中心）负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本部门公文处理工作的领导和检查 3.3公文内容要符合国家的法律和法规，符合党和国家的方针政策及现行的有关规定，保证公文的正确性3.4公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家和学校秘密的安全 3.5院长办公室是学院公文处理的管理机构，主管和指导全院的公文处理工作学院公文由院长办公室统一收发、登记、审批、传递、催办、归档和销毁4、公文的种类 4.1决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项4.2通告适用于公布学院各有关方面应当遵守或者周知的事项4.3通知适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，转达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

4.4通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况4.5报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问4.6请示适用于向上级机关请求指示、批准4.7批复适用于答复下级单位的请示事项4.8意见适用于对重要问题提出见解和处理办法4.9函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项4.10会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项5、公文的组成5.1公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分组成5.2发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称；联合行文，主办机关应当排列在前5.3发文字号应当包括机关代字、年份、序号联合行文，只标明主办机关发文字号学院发文字号编制系列：学院行政、综合类：云师大商院〔 ╳ ╳ 〕 ╳ 号办公室文件类：云师大商院办〔 ╳ ╳ 〕 ╳ 号教学工作类：云师大商院教〔 ╳ ╳ 〕 ╳ 号学生工作类：云师大商院学〔 ╳ ╳ 〕 ╳ 号科研工作类：云师大商院科〔 ╳ ╳ 〕 ╳ 号人事工作类：云师大商院人〔 ╳ ╳ 〕 ╳ 号后勤工作类：云师大商院后〔 ╳ ╳ 〕 ╳ 号安全、保卫工作类：云师大商院安〔 ╳ ╳ 〕 ╳ 号党务工作类：云师大商院党〔 ╳ ╳ 〕 ╳ 号党、政联发文件类：云师大商院党政〔 ╳ ╳ 〕 ╳ 号工会工作类：云师大商院工〔 ╳ ╳ 〕 ╳ 号函件类：云师大商院函〔 ╳ ╳ 〕 ╳ 号通知、通告类：云师大商院通字〔 ╳ ╳ 〕 ╳ 号报告、请示类：云师大商院报字〔 ╳ ╳ 〕 ╳ 号会议纪要类：云师大商院纪要〔 ╳ ╳ 〕 ╳ 号文件的发文字号一般标注在文头（版头）之下、横线之上，居中排布。

函件（含各部门对内行文）的发文字号则标注在文头（版头）之右下方、标题之上发文序号由阿拉伯数字“1”开始顺次排列凡以云南师范大学商学院或云南师范大学商学院院长办公室名义制发的公文，由院长办公室统一编号上报的公文，应当在前页注明签发人姓名，并标注在发文字号右侧适当位置（发文字号可适当左移）请示”应当在附注处注明联系人的姓名和联系人一般为该公文的撰稿人、主办人员或部门负责人5.4公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，并尽量标明发文机关，要准确使用公文种类标题中除规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号5.5主送机关是指主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他单位5.6 公文如有附件，应当注明附件顺序和名称5.7成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人签发的日期为准凡注明会议通过的，以通过日期为准5.8公文除会议纪要外，都应加盖印章用印要求上不压正文，下骑年盖月，印记端正清晰5.9公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注5.10公文应标注主题词主题词应准确反映公文主要内容主题词按类属词、类别词、文种的顺序排列，不得超过５个。

5.11公文一般应有印制版记印制版记包括公文制发单位名称，制发日期和份数公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），由院长办公室统一监制 公文统一排版规格与印刷装订要求正文用3号仿宋体字，公文标题用2号小标宋体，一般每页排22行，每行排28个字公文应左侧装订，不掉页公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行6、行文规则6.1发文要坚持少而精的原则，既要提高质量，又要控制数量6.2凡是可以用、协商等方式解决的问题不印发文件6.3凡是可以用院长办公室文件解决的问题，不印发学院文件；可以用白头文件解决的问题，不印发正式（红头）文件6.4贯彻上级文件，不发简单的表态性和照搬照套文件确需要发文的，必须结合实际提出切实可行的贯彻意见6.5学院向下级单位的重要行文，应当同时抄送直接上级机关6.6学院各部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文6.7属于机关部门职权范围内的事务，应当由部门各自行文或联合行文联合行文应当明确主办部门6.8“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级单位报告”不得夹带请示事项7、公文的起草7.1起草公文，是在领导决策过程中一项重要的参谋工作。

起草重要公文，应当由部门领导干部亲自动手或者亲自指导、主持下进行7.2公文起草的基本要求7.2.1 符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明7.2.2情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直陈不曲，字词规范，标点准确，篇幅力求简短7.2.3公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和主送机关的行文关系确定7.2.4拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度7.2.5人名、地名、数字、引文准确引用公文应当先引标题，后引发文号日期应当写具体的年、月、日7.2.6公文结构层次序数第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”7.2.7必须使用国家法定的计量单位7.2.8用词用字准确，规范文内使用非规范化简称，一般应当先用全称，并注明简称使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名7.3公文中的数字，除成文时间，部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码7.4起草、修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求。

应使用格式规范的文件稿纸，不得在文稿装订线外书写凡字迹潦草或修改较多以及不合要求的文稿，应当眷写清楚后，再呈领导审批7.5拟制公文，对涉及其他部门职权范围的事项，主办部门应当主动与有关部门协商取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请院长办公室协调对于应当协商、征求意见而未协商、征求意见的学院公文代拟稿，院长办公室不予受理8、公文的审核8.1为确保以学院或院长办公室名义制发公文的质量，各公文代拟稿在送学院领导签发前，应送院长办公室审核8.2公文审核的重点8.2.1是否确需行文，行文方式是否妥当；8.2.2是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，政策是否保持连续性，提法是否同已发布的有关公文相衔接；8.2.3提出的措施和办法是否符合实际、切实可行；8.2.4内容涉及的部门是否经过协调，意见是否一致；8.2.5文字表达是否概念准确，条理清楚，简明扼要，语法规范8.2.6是否符合规定的审核、会签手续；8.2.7公文格式是否符合要求，文种的选择是否适当，发布范围等标注是否合理8.3公文稿如需作较大修改，应当与原起草部门协商或者请其修改。

院长办公室作了较大修改的文稿，应当征求拟稿部门的意见9、公文办理9.1公文办理分为收文和发文9.1.1收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序.9.1.2发文办理一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序9.2公文办理的要求9.2.1 公文应当按程序办理除领导直接交办的事项外，凡越过院长办公室文秘部门直接送领导个人的公文，一律不予受理9.2.2收发公文必须将其标题、密级、发文字号、紧急程度、来（发）文单位、收发日期、收文编号及领导批示等逐项登记清楚，以利查询对秘密公文，保密员应当认真核查密封、编号、正文和附件的份数、页数，如发现问题必须立即查明情况，妥善处理签收紧急公文应当注明具体时间9.2.3对上级机关来文，应当注明来文份数、分送部门，请某领导阅批或者某部门主办；来文只需一个部门处理的，不论份数多少，只送一个部门凡需要办理的下级机关或者不相隶属机关的公文，文秘部门一般应当摘录公文的主要内容及有关部门意见，并提出拟办意见，报请领导批示紧急公文，应当明确办理时限9.2.4承办部门接到必须办理的公文，应当抓紧办理，不得延误、推诿。

属本部门职权范围内的，应当及时办理，直接答复；涉及其它部门业务的，应当同有关部门协商办理；重大问题必须报请学校领导或上级部门审批的，承办部门应当提出处理意见，代拟复稿，经部门主要负责人审核签发后连同原件上报来文不需要复文或可以用其它形式办理的，承办人员应当将办理结果记录在公文上，以便归档备查9.2.5院长办公室和各部门应建立公文催办检查制度凡是已报请领导人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要性公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办，切实防止漏办和压误对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况办公室和各业务部门，应当定期向学院分管领导汇报公文处理情况及存在问题各业务部门对办公室催办的公文，应当及时准确地说明办理情况9.2.6缮印公文，应当按轻重缓急安排紧急公文必须按时间要求印出，不得压误公文缮印必须迅速准确，字样清晰，装订整齐，符合格式公文缮印前，文秘人员应当进行复核校对人员对付印的稿件负责校对必须认真细致，准确无误，如发现不妥之处，应当及时与拟稿人商量改正秘密公文印刷、校对，应当尽量减少接触人员绝密公文的印刷、校对应当指定专人进行。

9.2.7学院印章由院长办公室专人掌管，并负责用印监印凡以学院名义制发的公文，必须凭院长签发的文稿，方予用印公文用印后，文稿应当留在院长办公室妥善保管；联合行文时，文稿留在主办单位如发现公文不符合要求，监印人有责任向有关人员提出意见，经修正后，方可用印9.2.8传递公文必须做到及时、准确、安全传递秘密公文应当采取相应的保密措施，确保公文安全9.2.9凡需存档或者送领导人批示的件，应当复制后再行处理，以利长期保存10、公文的利用和管理10.1国家各级机关和有关单位发给我院的公文由院。