详细活动策划执行方案.docx

1） 前期准备的宣传类5（2） 前期准备的物品类6（3） 前期准备的其他6全套完整活动执行流程详细表一、活动策划执行流程图（_）接洽流港（二） 策划流糖（三） 管控流德（四）标准管控工具:甘特图表4二、活动策划执行详细方案（一）前期准备4（二）活动现场8三、后期工作总结流程一、活动策划执行流程图项目接洽活旦动传预算r 开拓、整合资源规范、专业执行构建、完善模式—［执行■管暮1（一）接洽流程任务分工准备工作主要工作要求及内容说明、 洽谈重点参与人 员联系方 式完成时 间备注初步接触：★公司宣传册及相关资料★本公司自有优势资源、活动 经验；★ 了解项目规模、场地及其 可操作性；★ 了解合作方关键人物、 组织机构，合作意向，资金 条件；★ 了解对方的想法和建议；1＞细节洽谈（多 次）★自有资源、 ★项目初步f 活动主题、J 议；执行流彳案例介绍文档 策划案框架（包括: 畛式、主要内容建 呈安排；大体预算）★讨论策划案，获取客户对 活动的具体要求及意见； ★获知项目的着重点及难 点；八、、；★客户的倾向性2、项目汇报★根据客户E 案（包含策划 划案；详细I ★准备汇报/ 脑、方案文1 ★策划文案才 ★汇报流程j 主要讲述人T会见修改后的策划1执行方案、宣传策 预算）耳投影仪、手提电当；丁印、装订成册； 女排：开场人员， 员，答疑人员。

★项目汇报；★合同条款认定（二）策划流程任务分工参与部门讨论重点会后工作备注初次策划会议联络人、活动策划、执行统筹、 活动部负责人★项目背景、需求；★是否值得继续跟进；★活动概念和形式★撰写初步策划案；★报策划总监与分管副总谈判后 协调会议联络人、活动策划、执行统筹、 活动部负责人；制作统筹、设 计师、信息专员、媒介负责人★客户意见；★策划案大体框架；★形式和内容设计；★项目基本成本；★宣传炒作重点；★撰写策划执行方案初 稿（含策划方案、宣传方 案、预算方案）★方案由设计师进行精 包装；细节谈判后 协调会议联络人、活动策划、执行统筹、 活动部负责人；制作统筹、设 计师、信息专员、媒介负责人、 部门总监★客户意见；★内容、执行细节确定；★现场效果图；★宣传方案确定；★物料方案★预算方案（成本/报价）★撰写策划执行方案定 稿（包括活动内容、执行 流程、人员分工、宣传计 划及预算）；★拟定合作协议；★确定需外包工作并开 始联络（演艺、制作、场 地等）★确定执行工作组合同签订后 协调会议执行工作组成员★项目分解及完成时间图 表（廿特图）；★安排各项工作★项目正式立项★落实各项资源、外包★执行管控（三）管控流程管控环节主要工作要求及内容说明、洽谈重点参与人联系方完成时备注员式间时间管控时间安排表和节点控制。

活动进行的时间是不可更改的，时 间管理必须根据活动进行的时间来倒推供应管控要是指对活动的服务、设备及物质资料的供应的管理对外 包服务的管理比如在活动执行过程中会涉及到食宿、交通、 灯光、音响、舞台、服装、道具、特技、录制等，这些对专 业活动运营公司大都采取外包的模式，那就需要对外包的供 应向进行有效管理人力管控活动现场负责人，团队的人员配置和管理，甚至包括现场志 愿者的管理四）标准管控工具：甘特图表任务：把活动管理各个区域的工作分解成为一个个易于管理的任务或活动时间段：对每一个任务设置一个时间段（需要考虑的因素是开始和结束的时间）优先顺序：设定任务的优先顺序节点：因为此表是用来监控活动的进展情况的，所以对于那些特别重要的任务要指定为节点，并 在图表中标记出来分工：每一个任务对应参与的人员，节点处找第一负责人二、活动策划具体执行详细方案一、前期准备任务分工主要工作要求及内容说明负责人联系方 式完成时 间备注（一）前期准备的宣传类1、活动策划书要筹备 次活动我们都会先有初步的计划，这样我们就需 要先做一份比较完整的活动策划书，这样比较方便接下来 活动的开展更重要的是要让上级认可这份策划书，策划 书最主要的是目的意义、活动内容方式及经费预算等。

2、正式发文一次活动能否成功的完成还需要得到更多单位的支持和配 合，这样就少不了一份正式的发文，这也是一个很好的宣 传方式发文要规范，如文号、主题词、抄送单位等3、悬挂条幅、张 贴海报、设置气拱 门、电子屏要完成以上这些宣传形式还是有 定的程序的，首先这些 宣传形式的文字内容都要由上级确认，并通过相关部门的 审查，然后在校园内宣传4、幕布目前的活动一般都有背景幕布，我们需要事先量好尺寸大 小在经过设计，最后悬挂如操场边铁丝网宝丽布广告最 大的是长3米，高3米，学生活动中心条幅：长9米，高 0.8米等5、借用展板展板是用于活动的宣传，张贴海报等6、制作邀请函和节目单一场活动我们为了扩大宣传都会邀请领导和嘉宾莅临现场，这样我们先制作好要邀请函并进行派发现在最流行 的恐怕是学生自己设计的正面是邀请函背面是节目单，并 卷成圆筒形绑细绸带红色A4或B5大小的纸张，这样做一来可融入创意，二来也还美观，三来节约（这点特别让许 多领导肯定）7、演示文稿（）现在越来越多的活动需要用到多媒体，就是其中一项，例 如座谈会、讲座等之类的这些活动都会经常用上，所以演 示文稿我们要事先准备好，当然还有投影仪和电脑。

这点 要注意的一是要有组织的标志；二是要考虑到现场播放出 来的效果，就是说背景颜色与文字的对比要比较明显；三 是内容的规范8、联系校内外媒体要做到三化：联系常规化：经过多次与一个记者联系，就 会建立感情，以后报道就容易了；接待程序化：如要到宣 传部审批入校手续，由专门的工作人员进行接待、准备相 关材料；新闻通稿格式化：给媒体的新闻共三段，第一段 写时间地点主题参与人员，第二段写活动过程、形式，第 三段写意义、同学反应这样写可以减轻我们的压力，也 方便媒体朋友找出他们各自的兴趣点9、领导及嘉宾发一般活动的开场或是总结我们还会邀请主要的领导嘉宾发言稿言，有些领导和嘉宾对我们的具体活动还不是十分了解， 所以我们最好先准备好一份领导及嘉宾的发言稿，以备不 时之需领导发言是一个活动的灵魂，因为对活动的肯定、 活动的意义、对青年学生提出的希望都要由领导讲出来 当然了，这个发言稿一定要由这个组织的最高指导者定稿10、主持稿为了使主持人能够对节目进行顺利的衔接，为了让所有工 作人员对整个活动具体流程都了解，提蒯把主持稿写出来 是很必要的11、准备拍摄相机、摄影机这个环节每个组织都会强调，但我有几个建议：一是如果 很重要的活动，最好邀请专业的人士；二是如果场面很大， 最好准备广角照像机；三是要同时准备多台。

12、奖状设计及制作要注意规范、美观和时尚13、热气球、彩旗有些活动需要营造出热烈、喜庆的气氛，这样热气球与彩旗就是最好的选择，不但可以营造气氛还可以扩大宣传当然，这个视活动的经费而定了（二）前期准备的物品类1、水无论是活动前期的筹备还是活动的现场我们都要准备好足 够的水给工作人员及领导与嘉宾2、地毯无论是晚会舞台上的还是会议道路门口上的，现在很多的 活动我们都需要铺上地毯3、灯光、音响等设备现在的活动特别是室外的活动我们都要用到灯光和音响，而这些设备通常我们都没有，所以要先去租借，一个原则， 够用就可以了，不要增加一些花样，没有什么大作用4、准备签到本、中性笔、毛笔现在的许多活动都有签到这一环节，特别是会议这种类型 的，所以我们事先要准备好签到表和签到笔，如果是画展 则需要准备好签到本与毛笔5、花许多活动的场景布置都需要用到鲜花，；例如：会议桌上、 致词台上、茶几上，还有就是上台献的花环或是花束这些花都要按照不同场合提前准备好6、礼花炮很多晚会等类型的活动在开场或是结束的时候都会放礼花 炮，所以在举办这些活动时我们要准备好，同时要安排好 放礼花炮的人员当然了，这个也是能省则省7、水果盘、水果现在的社会越来越人性化，所以许多活动的桌上我们都会 摆放水果，不一定要贵，但一定要对，如新鲜、易食用等。

这个环节也要注意摆放抽式纸巾8、桌椅许多的活动都需要用到桌椅，特别是室外的一些活动，这 些桌椅我们都要事先借好摆放好条件允许还要增加桌布， 感觉更正式9、观众座位安排表制作及张贴事先就要划分好区域，在座位贴上座位表10、领导座位签（牌）正式会议的桌前，晚会的领导以及嘉宾席等都需要事先摆 放好座位签（牌）11、帐篷一些在室外的活动我们要考虑到天气变化的问题提前准备好帐篷，主要用于音响、灯光和工作人员的避雨12、预定工作餐重大活动和长时间的活动要提供工作餐，因为实在是太辛 苦了当然，这只是组织的一种心意，不用吃得好，但要 吃得饱13、观众服装有部分的活动需要观众的服装的统一的，我们要按照活动 的需求事前制作或是租借14、哨子、荧光棒如果是晚会这一类型的活动我们为了活跃现场的气氛可以 事先准备好哨子和荧光棒，活动之前分发给观众小商品 批发市场可以用很便宜的价钱买到15、小礼品如果是游园活动或是晚会一般会有互动环节，我们自然还 要准备些小礼品送给积极参与的观众16、提示板若是访谈这一类型的活动，我们为了保持随时和主持人的 联系还应该准备好提示板17、借用礼仪服、鞋子、礼仪盘许多的活动现场都需要用到礼仪，比如座谈会或是颁奖典 礼等活动，我们则需要联系好礼仪队，并事先要准备好礼仪服、鞋子、礼仪盘等。

三）前期准备的其他1、确定到场的领导及嘉宾活动之前要确定好会到场的领导及嘉宾，这样我们方能准 确的做好座位签（牌），安排好座位2、邀请评委如果是赛事性质的活动我们还要提前预约好评委3、确定主持人所有的活动在开始之前我们都要先与主持人沟通，商量好 一些细节的东西主持人的选择要很慎重，性质不同的活 动就要选。