订单结算详解U.doc

浅论ERP订单结算一．认识ERP订单 关键词:订单|订单类别|订单类型ERP中的订单(Order)是个广义的概念,大家可能非常熟悉制造企业最常见的三种订单:采购订单采购原材料;生产订单生产产成品;销售订单销售产品，这3种订单贯穿整个制造企业的物流、资金流和信息流 SAP R/3的设计中，将后勤模块的采购订单和销售订单业务处理独立成两个模块,新的什么版本又将其合成所谓的供应链模块,反正就是这个概念,SAP CO扩充了订单的概念,最常见的订单类别(Order Category)有以下几种,订单类别是系统预先固定设置的:常见SAP订单类别:01 内部订单(Tcode:KO01)04 成本控制生产订单(Tcode:KKF1,只核算成本,可不建立BOM和工艺路线)05 生产成本归集器(Tcode:KKF6N,通常根据生产版本建立)10 PP 生产订单(Tcode:CO01,要求相关产品建立有BOM和工艺路线)30 维护订单(Tcode:IW31,设备维修工单)40 流程订单(Tcode:COR1,流程行业的生产订单,一般要求建有配方)那么,订单的作用是什么?下面以内部订单为实例,内部订单通常用来做费用规集、费用控制和成本分析的,其主要功能包括：（1）.预算功能:可使用内部订单监控企业包括支出预算结算等投资活动,预算功能也常用于粗略地控制部门的一般管理费用(更细的费用控制有例如TR模块提供解决方案)。

2）.计划功能:内部订单的费用成本计划功能可和MM模块和生产能力计划集成,用于监视 实际成本并和实际成本对比分析，从而为管理决策者提供依据 (3). 辅助核算:内部订单用做辅助核算，区分费用类型，比如科研单位设置内部订单类型如下,通过内部订单区分出发生的科研费用类型： 订单类型描述KY01研发支出-资本化支出KY02研发支出-费用化支出KY03研发支出-国拨课题支出KY04研发支出-横向支出（4）.分析功能: 可以随时分析内部订单的计划/实际发生额对比,各不同期间的实际/实际对比,按月/季指标分析,分析内部订单发生的行项目,对订单的未清项等进行分析 订单类型允许用户根据企业实际业务需求随意设置,每个订单类型归属到一个系统预先设置的订单类别,订单类型只是一个自由打扮外壳,SAP可配置性的设计精华就在于这点!二．订单结算配置关键词:分配结构|源结构|获利分析传输结构 实际内部订单|统计内部订单 完全结算|按期结算| CO概念的订单通常都可结算,关于订单的结算配置如下,无非是定义一个结算参数文件,然后将该结算参数文件分配到一个订单类型1).定义结算参数文件结算参数文件的定义如图2。

图2-[1]：结算参数文件包括分配结构(通常为必需), 源结构(可选配置)和CO-PA传输结构(可选配置)，下面将详细讲解 接下来将详细介绍分配结构（A1）和来源结构（KY）是如何定义的图2-[2]：可以将订单发生的费用按百分比，权数和金额结算三种方式结算出去，你可能使用到这3种方式，因此这3勾都选上假设订单规集有总费用30万，将平均结算到3个成本对象，则可采用按百分比、权数和金额结算三种方式的其中唯一一种，如图3 如上图3，将订单规集的30万平均结算到3个成本中心可采用百分比、权数和金额 的其中一种，虽然图3-[1]全部列出3种方式，但是实际只能保存和使用其中的一种结算方式 注意：I．两个概念：完全结算（FUL）和按期结算（PER），完全结算必须将费用全部结算出去，关于完全结算和按期(间)结算此处不详细讨论 II.通常，统计内部订单是不需要结算的,只有实际内部订单才需要结算图2-[3]：订单的有效的结算接收方可以是会计科目、各种诸如成本中心、订单或订单项、获利分析段、固定资产、物料等，可以设置允许订单是否允许、禁止还是必须结算到这些接收方。

比如某订单类型的费用不可能转资，于是禁止有效接收方为固定资产；比如某生产维修订单只能结算到产品维修费用或正常工单，则可只允许有效结算接收方为会计科目和订单，其他的接收方都禁止，防止错误的结算业务 注意：虽然订单的费用可以从一个订单结转到另一个订单，但是应该严禁结算到订单本身，因为这将造成死循环，订单永远不可能结平图2-[4]：在其他参数定义中，可以定义结算的凭证类型,默认为SA,和手工一般费用财务记帐凭证类型使用的默认凭证类型一致,如果需要，可以更换另外凭证类型,特别需要提出的是此处的”分配规则最大数”表示最大的可允许有效结算接收方,默认为3,对于按期结算反复使用并且结算规则经常变更的内部订单,显然不够,修改成999吧,怎么用都应该够用2).结算成本要素类型关键词：初级成本要素|次级成本要素通过成本要素，SAP将集团财务分割成FI和CO两大模块，既相互关联，有相互独立，成本要素首先被划分为两大类：初级成本要素和次级成本要素初级成本要素即损益类科目，也就是说，必须首先建立好损益类科目(Tcode：FS00)才能创建初级成本要素(Tcode:KA01)还有一种叫次级成本要素的东西，作为CO模块专用的内部成本要素，它被专门用做分摊、内部作业分配、RA分析、成本核算单和内部结算等，下表列举出最常用的成本要素类别：成本要素分类成本要素类别描述备注初级成本要素1初级成本/成本降低产生的利润对应所有费用成本类科目11收入11对应销售收入类科目，12则对应销售退回类科目，有必要分开吗？用意何在？12销售扣除22外部结算21/22用来做结算用，但在国内企业几乎极少使用次级成本要素21内部结算31订单/项目结果分析32为在制品结算必需使用，41为成本核算单使用，都反应在CO模块内部41间接费用率42分摊42分摊使用，43作业类型使用，大家都会很熟悉43内部作业分配特殊成本要素90资产负债表科目对应的成本要素特别提示,资产负债表科目只能是统计性成本要素其中结算成本要素包括外部结算初级成本要素类型22和内部结算次级成本要素21。

结算成本要素如何使用了，请看下面的分配结构3).定义分配结构现在来理解一下什么叫分配结构？以一个生产工单结算参数文件对应的分配结构为实例，制造企业的生产费用通常包括制造费用、辅助生产和基本生产三大类，整个生产费用的结转过程无非是料、工、费的归集和生产费用横向与纵向分配，SAP系统中横向分配多使用分配分摊重过帐，而纵向分配则多使用结算同国内一般习惯不同的是，SAP使用订单(包括内部订单和生产订单)成本对象来规集费用,而不是直接使用基本生产成本科目, 基本生产成本被作为功能范围设置在订单中图4显示的分配结构比较符合国内传统成本习惯，下面认识一下分配结构：I. 首先，一个分配结构包括多个分配行,图4将分配结构的分配行按国内传统的成本项目划分II. 每个分配行的源对应到相应的成本要素，可以使用成本要素范围或成本要素组，如图5注意：良好的配置习惯是尽量不要使用“从成本要素“和”至成本要素“的范围，而是使用成本要素组，如果范围没有包含所有的成本要素在结算时将会出现错误，此是就需要修改配置，而使用成本要素组只要简单地在前台使用Tcode：KAH2增减成本要素就可以，无需修改后台配置，切记，切记！ 在分配结构的所有分配行中，分配源的成本要素可以同时包括初级和次级成本要素，有些人往往将次级要素忽略，同时分配源所包含的成本要素必须满足完整性(Completenes和唯一性(Uniqueness)两个条件，简单地理解，就是订单发生的所有要素费用必须全部并且唯一地分配到一个分配源，分配结构提供了自动的“重叠检查”功能。

III.分配结构既可用于分摊，又可用于订单的结算，如果用于分摊，则需要为每个分配行指定分摊次级成本要素，类型42，如图6为一个使用分摊结构的分摊循环的段表头SAP提供了分配和分摊功能,关于分配分摊,此处不再详述,分摊是将发送方的全部发生费用打包成一个或多个次级要素分摊到接收方,现在,举两个浅显的例子来说明分摊:I. 某企业自发电厂为生产装置和生活区供电,电厂发生的煤消耗、工人工资,劳保等费用统一打包成次级成本要素”电-分摊”分到各收益部门,这是发送方所有费用打包成一个次级要素的实例II.没有实施Sap PP模块的企业,使用成本中心收集人工费用、机器折旧、动力和其他间接生产费用,然后分摊到生产订单,此是一个成本中心可能同时发生人工、机器折旧和水电等动力费用,此时不合适将所有的这些费用仅仅打包成一个次级成本要素分摊到接收方,而是需要按照费用类别分别分摊，此时,就可使用上图5中的分配结构, 将所有的职工薪酬成本要素(由于多层分配, 职工薪酬成本要素可同时包括各种职工薪酬会计科目和相应次级要素)作为一分配行,对应到分摊次级成本要素”职工薪酬-分摊”;同样,将所有的机器折旧成本要素作为分配行,对应到分摊次级成本要素”机器折旧-分摊”等, 这样在分摊运行时,将发送方的所有费用按分配结构行定义的成本要素范围/组转换成为各行对应的分摊次级要素分摊到接收方, 这是发送方所有费用按分配结构打包成多个次级要素的实例。

*类似分配结构划分费用的,SAP CO还有用于作业类型分割的分割结构分配结构（Allocation Structure）？为什么分摊时使用分配结构？分配结构英文为Allocation Structure，SAP中的Allocation分为Distribution(分配)和Assessment (分摊)结果Allocation也该译成“分配”了，而实质上它却包含两层意思分配结构的结算成本要素在分配结构的结算成本要素配置中,如图7,结算成本要素可以选择”按成本要素”(默认选择)或使用”结算成本要素”, 选择”按成本要素”表示订单结算时使用”原始成本要素”结算,即订单结算时借方成本要素 = 贷方成本要素,什么意思呢? 举个简单例子,某订单发生了三笔费用,其中水费1000元,电费500元,差旅费800元,假设选择”按成本要素”按百分比结算到4个成本中心,则结算时使用水费电费和差旅费这3个原始科目将这3笔费用分别结算到4个成本中心,结算后,订单借贷平衡（注：订单的借贷平衡属于CO范畴）；如果使用结算成本要素，则3笔费用将打包成一个结算成本要素结算到4个成本中心注：原则上,结算成本要素必须为21类别,通过Tcode:OBA5关闭错误消息号K4 004和K4 010,可以使用一般的成本要素。

次级要素不符合国内会计准则？SAP如何体现成本还原？ERP是否颠覆了传统的借贷概念?上面举过某企业自发电厂的所有费用打包成一个次级成本要素”电-分摊”分摊到各收益部门的国际惯例的例子,某大企业集团总部的会计部却认为,国内会计准则是不存在次级成本要素的, 违背会计准则,特别是R/3版本,分摊时只有CO凭证,不实时产生(只在期末FICO统驭后才汇总产生)财务凭证,也不符合国内成本会计习惯,如何理解?同样，上面举例, 订单发生了三笔费用,其中水费1000元,电费500元,差旅费800元,假设当时记帐错误地将水费计入10000元,冲销后(财务反应在贷方, 订单反应在借方),再改记正确的1000元(这些业务都反应在订单的借方), 选择”按成本要素”按百分比结算到成本中心后(三笔费用结算时反应在订单的贷方转出,结算财务凭证也反应在贷方),SAP中将设计传统概念的FI借贷,CO中的象内部订单/成本中心等成本对象的借贷和科目平衡表的借贷3组。