销售管理软件使用说明书.doc

销售管理系统（SellingMis3.0版） 销售管理系统（SellingMis3.0版）使用说明书（单机/网络版）中国农业大学（东校区）计算机网络中心2000年7月I销售管理系统（SellingMis3.0版）目录第1章 系统管理 11.1 系统注册 21.2 操作员管理 21.3 更改密码 31.4 系统登录 31.5 备份数据库 51.6 恢复数据库 51.7 退出系统 5第2章 参数维护 52.1 商品及其分类信息维护 62.2 业务员维护 92.3 客户及其所属地区维护 112.4 供应单位信息维护 122.5 库房信息维护 132.6 商品报价维护 13第3章 进货管理 141.1 商品入库管理 143.2 付款发票管理 173.3 付款管理 183.4 入库及其相关的付款和发票情况查询 213.5 付款情况查询 233.6 应付帐龄查询（测试中） 243.7 应付帐款查询 26第4章 库存管理 284.1 商品移库业务处理 284.2 库存商品调价 294.3 时期库房商品信息查询 304.4 移库情况查询 314.5 库房结转及查询 324.6 库房商品信息查询 34第5章 销售管理 345.1 出库管理 355.2 回款发票管理 365.3 回款管理 375.4 回款提奖处理 385.5 出库及其相关的回款和发票情况查询 395.6 回款情况查询 435.7 应收帐龄查询 465.8 应收帐款查询 49第6章 报表管理 536.1 收入情况查询 536.2 出库日盘表 586.3 销售进度表（测试中） 58第7章 安装与维护 597.1 单机版的安装 597.2 网络版的安装 597.3 系统维护 60随着销售公司业务的不断扩大，销售业务信息也不断增加，要想管理好销售公司的内部业务，就必须使用计算机软件来进行管理。

销售管理软件不仅可以使进货、销售、库存的管理井井有条，大大提高效率和准确性，降低管理费用和损失，而且还可以快捷地提供大量准确的各种统计数据和查询分析信息，为管理决策奠定了科学的基础目前市场上流行的销售管理软件，一般功能比较简单，且只能提供一些简单的统计信息，只适用于小型商贸公司，对于供货商家较多，品牌和商品种类繁杂，库存分散，客户较多，价格政策复杂，以及复杂而多变的查询要求，一般的销售管理软件是无法胜任的我们经过长期、细致地调研，不断地与有关专家（包括管理学教授、销售公司经理、销售公司会计等）深入讨论和研究，借鉴各种流行的销售管理软件，严格按照软件工程规范的要求，最新研制的销售管理系统（SellingMis3.0版），具有以下主要特征：1．真正的业务集成：该软件是集供应商管理、商品管理、报价管理、业务员管理、部门管理、进货管理、进货发票管理、付款管理、库存管理、移库管理、变价管理、出货管理、销售发票管理、回款管理于一体的集成业务管理系统2．先进的体系结构：该软件采用先进的客户/服务体系，数据安全性好，并可运行在网络环境下，支持多业务并行操作3．灵活的查询机制：软件中的查询全部采用万能查询，适应各种不同管理目的的查询，简单、方便、快捷，而且，根据需要可以不断增加分组条件和查询条件，易于升级。

通过不同的分组条件或查询选项，组合出各种内容丰富的报表4．方便的单据和报表输出：所有打印的单据和报表实现了“所见即所得”，非常直观报表采用Excel报表输出，形式灵活、方便，还可以经过加工，产生各种分析图形软件分为六大模块：系统管理、参数维护、进货管理、库存管理、销售管理、报表管理下面我们分六章进行介绍第1章 系统管理系统管理主要包括：用户注册、操作员管理、用户管理、修改密码、重新登录、备份数据库、恢复数据库、退出图1-0-1系统管理菜单1.1 系统注册按照提示输入“单位代码”和“单位名称”，然后按“确认”按钮，完成用户注册用户注册的“单位名称”将出现在各种显示或打印的单据和报表的台头上单位代码的最大长度为10位单位名称的最大长度为25个汉字图1-1 “用户注册”界面1.2 操作员管理1．新增业务员：按“新增”按钮，在“操作员明细信息”栏内填写“人员姓名”，需要的话，设置权限，然后按“保存”按钮，完成新增业务员操作操作员姓名的最大长度为5个汉字2．修改业务员信息：在“系统操作员人员列表”中选定要修改的业务员，然后在“操作员明细信息”栏中修改业务员信息，然后按“保存”按钮，完成修改业务员信息的操作。

在保存前如果发现输入的信息有误，可以按“撤销”按钮，撤销输入的错误信息3．删除业务员：在“系统操作员人员列表”中选定要删除的业务员，然后按“删除”按钮，完成业务员删除操作系统为每个操作员提供了六种权限，即：参数修改权、入库权限、移库权限、出库权限、回款权限、查询权限操作员管理的目的是进一步细化管理，分清不同层次管理人员的权力和职责，对于管理人员较少的企业，可以不设权限如果设置了权限，操作员登录后，系统将根据登录人的权限，设置不同的主菜单图1-2 “设置操作人员及其权限”界面1.3 更改密码只要按界面的提示，分别输入原密码、新密码，并且在确认新密码的输入框中再次输入新密码，然后按“确认”按钮，即完成了密码的更改图1-3“更改密码”界面操作员密码最长有效位数为6位1.4 系统登录首次进入系统前，系统将首先显示系统登录界面登录后，如果要更换操作人员或修改默认的单据日期，可以选择“重新登录”子菜单，系统将同样出现系统登录界面按照系统提示选择或直接输入日期、姓名和密码后，按“登录（O）”按钮，系统将进入主界面图1-4-1 系统登录界面图1-4-2 选择用户系统登录信息将被记录在各种业务操作的相关数据中，或显示在系统提示条中，同时，系统将根据登录人的权限，设置不同的主菜单。

图1-4-3 系统主界面，提示条中显示登录人和登录日期系统登录日期，将作为各种业务操作的默认单据日期，如制单日期、审核日期等（系统还将每种操作隐含地保存了真正的操作日期，即当前系统时钟日期，作为日后必要的嵇核依据）登录姓名，将作为各种业务操作的操作人记录下来，如制单人、审核人1.5 备份数据库图1-5 备份数据库界面1.6 恢复数据库图1-6恢复数据库1.7 退出系统完成各种业务操作和查询，按“退出”菜单，正常退出系统第2章 参数维护参数维护主要包括：商品及其分类设置、业务员及部门设置、客户机所属区域设置、供应商设置、库房设置、商品报价单图2-0-1 参数维护菜单2.1 商品及其分类信息维护商品的管理是按其所属的类别，以树状的形式进行管理的根部为“商品及其分类总览”，然后是第一级分类、第二级分类）……，每种商品分别属于底级类别的叶子节点图2-1-1商品及其分类信息维护界面1． 增加商品类别：要在哪一级类别上增加商品类别，则首先用鼠标在“商品及其分类总览”页面上选定该类别的上一级类别，然后按“新增”按钮，在“商品类别信息”栏中输入商品类别信息，然后按“保存”按钮商品的类别代码长度最大为20位。

2． 修改商品类别：用鼠标在“商品及其分类总览”页面上选定要修改的商品类别，然后在“商品类别信息”栏中输入商品类别的更新信息，然后按“保存”按钮在保存前，如果发现输入错误，可以按“撤销”按钮，放弃对商品类别信息的修改3． 删除商品类别：用鼠标在“商品及其分类总览”页面上选定要删除的商品类别，然后按“删除”按钮，删除商品类别注意：如果该商品类别下有下一级商品类别或商品，则不能被删除即只能删除没有商品的末级商品类别图2-1-2 输入商品明细信息界面4． 增加商品：用鼠标在“商品及其分类总览”页面上选定某一末级商品类别，然后按“新增”按钮，（如果在该类别下第一次增加商品，系统将提示“要新增商品吗？”，如图2-1-3所示按“是（Y）”按钮，）然后在“商品明细信息”栏中输入商品信息，然后按“保存”按钮，系统就会将新增的商品插入到“商品及其分类总览”页面上图2-1-3 是否新增商品提示界面商品代码长度最大为10位商品的库存类别包括：正品、样品、赠品和残品四种商品规格为每件中包括的单位包装数是用来将数量换算成件数的因子，因此该信息必须输入，而且不能为零在商品信息维护界面中，商品的库存价格信息是不能维护的，它显示的是经过商品入库后，由系统自动计算的算术平均单价，在没有入库单（或入库单被全部冲销）的情况下，该价格为零。

5． 修改商品：用鼠标在“商品及其分类总览”页面上选定要修改的商品，然后在“商品明细信息”栏中输入商品的更新信息，然后按“保存”按钮在保存前，如果发现输入错误，可以按“撤销”按钮，放弃对商品明细信息的修改 注意：由于商品编码是商品信息的关键字，因此修改商品的编码应该特别慎重，在更新编码过程中，不得强行关机，否则可能会造成商品编码混乱6． 删除商品：用鼠标在“商品及其分类总览”页面上选定要删除的商品，然后按“删除”按钮，删除商品注意：如果有入库单、移库单、出库单等涉及到该商品，则该商品不能被删除即只能删除没有任何相关业务操作的商品7． 商品基本报价：在输入每种商品后，可以输入商品的不同基本报价，如零售价、代销价、批发价等需要注意的是，这里的价格，并不是客户报价客户报价将根据不同的基本报价，通过折扣计算（或直接人工输入）得来有关详细内容见“2.5节 商品报价维护”和“4.1 节 出库管理”1） 增加报价：在“商品报价表”的“价目”列中输入价格名称，如“批发价”，或在价目的下拉列表中选择一种已经命名过的“价目”，然后在“金额”列中输入相应的价格，按“Enter（回车）”键，即保存了一种价格2） 修改报价：选定要修改的价格（价目/金额）行，输入新的价目或金额，覆盖原有的价目和金额，然后按“Enter（回车）”键，即修改了一行价格。

3） 删除报价：在“商品报价表”中选中要删除的报价行，然后按“Del（删除）”键，则该行报价即被删除8． 输出商品列表：按“表格”按钮，系统将自动启动Excel软件，以Excel表格的形式，输出全部或部分商品列表如果首先用鼠标选定某一商品类别，然后按“表格”按钮，则只输出该类别下的所有商品信息如果首先选定的是“商品及其分类总览”（即根节点），然后按“表格”按钮，则输出所有商品的信息2.2 业务员维护图2-2-1业务员维护界面1． 新增业务部门：要在哪一级部门上增加商品类别，则首先用鼠标在“部门及业务员一览”页面上选定该部门的上一级部门，然后按“新增”按钮，在“部门明细信息”栏中输入部门明细信息，然后按“保存”按钮有业务员的底级部门，不能增加下一级业务部门要在底级部门增加新的下一级部门，必须将原有的业务员全部调离，新增下一级部门后，分别将原来的业务员调回到新增加的底级业务部门部门代码的最大长度为20位图2-2-2 是否增加业务员提示界面2． 修改业务部门信息：用鼠标在“部门及业务员一览”页面上选定要修改的部门，然后在“部门明细信息”栏中输入部门的更新信息，然后按“保存”按钮在保存前，如果发现输入错误，可以按“撤销”按钮，放弃对部门明细信息。