档案名称编码规则.docx

档案名称、编号规则为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及统一性，合理有效利用档案资料，结合公司实际情况，特制定本细则1. 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊2. 档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅3. 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆4. 档案编号规则4.1. 公司内归档文件的档号结构为“公司名称—一级目录—二级目录—三级目录加流水号”具体编码表见附件二（档案分类编码表）4.1.1. “公司名称”表示文档归属公司名称,用公司名称的主体部分的拼音缩写形式表示各公司名称的缩写见附表一4.1.2. “一级目录”表示文档归属类别号如：行政管理类、经营管理类、基本建设类等等4.1.3. “二级目录”表示类别号下面的细分类别，如三会文件类下面的股东大会、董事会、监事会4.1.4. “三级目录”表示更细分的类别，4.1.5. “流水号是在三级目录下，以文件首次发行日期的时间为顺序排序。

4.2. 每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、放置存档4.3. 新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序（文书一般以文件时间从前到后排列顺序），以此来编列档号4.4. 档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列4.5. 档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号5.附件各公司名称及缩写形式在舁厅P公司全称缩写档案编码1深圳嘉德森投资有限公司嘉德森JDS2深圳市易达恒通供应链管理有限公司易达恒通YDHT3深圳市粤信恒贸易有限公司粤信恒YXH4深圳市奥坤信息技术有限公司奥坤AK5贵阳斯浦林贸易有限公司斯浦林SPL6深圳市凯富盈投资基金管理有限公司凯富盈KFY7开阳县龙檀矿业有限公司龙檀矿业LTKY8深圳市信恒通贸易有限公司信恒通XHT9珠海凯富盈产品后限公司珠海凯富盈ZHKFY10富佳国际集团有限公司香港富佳HKFJ11香港信恒通集团有限公司香港信恒通HKXHT附件二：档案分类编码表公司名称一级目录编号二级目录编号三级目录编号流水号嘉德森集团JDS三会资料01股东会01年度董事会02年度监事会03年度行政管理类02总经办办公会议01各项管理制度02行政类01(1)(2) ..人力资源类02卜同设备管理类03采购类04仓储管控类05财务管理规定06预算管理制度07销售管理规定08电子信息系统控制制度09投资管理、控制制度10内部审计控制制度11信息管理及披露的控制制度12公司卜发文件03经营管理类03合资合同、章程01证照02变更、批复03，商局卜发01贸工局卜发02其他部门下发03重大经营合同04股权转让合同01销售合同02采购合同03财产保险合同04中介机构签定合同05其他合同06投资项目05项目前期资料项目实施管理项目终止基本建设类04按照项目01建设准备阶段设计阶段施工阶段竣工验收阶段工程维护、改建、扩建阶段事故分析及处理等形成文件设备仪器类05按照设备签定合同日期01设备购置的立项审批及合同开箱验收及接受等形成文件安装调试等形成文件使用维护改造报废等形成文件事故分析及处理等形成文件财务档案类06银行01贷款合同01抵（质）押合同02授信、担保合同03其他04税务部门02税收优惠01纳税申报表03完税证明02财政部门03下发文件01中介机构出具报告04审计报告01验资报告02资产评估报告03基本会计资料05凭证01帐簿02财务报表03其他04人事档案类07人员档案01按照工号01高管档案02按人名01（现有人员名单）高管人员备案03按人名01（历次变更情况）声像档案类08磁盘光盘01按信息类别01『实物档案类09荣誉品01纪念品02公共关系类10政府公共关系01申报项目行业媒体02投资者关系类11媒体宣传01网络路演02网上说明会03;技术研究类12行业分析01知识产权0201专用技术02诉讼档案类13经济诉讼01刑事诉讼02其他03［产品档案类14按照种类01数码产品01有色金属类02。