公路工程竣工文件材料编制立卷、归档管理办法.doc

陕西长通公路工程咨询有限公司该办法只适用于本项目 公路工程竣工文件材料编制立卷、归档实施办法(交流意见稿) 陕西长通公路工程咨询有限公司二00五年三月- 77 -第一章 实际意义 1: 国家标准根据国家档案局《建设项目(工程)档案验收办法》第三条的规定“凡按批准的设计文件所规定的内容新建、扩建、改建的基本建设项目(工程)和技术改造项目的竣工验收，均应包括对档案的验收” 2:部颁标准:交通部发2004年公路工程竣(交)工验收办法明确提出:第八条 公路工程（合同段）进行交工验收应具备以下条件： （一）合同约定的各项内容已完成； （二）施工单位按交通部制定的《公路工程质量检验评定标准》及相关规定的要求对工程质量自检合格； （三）监理工程师对工程质量的评定合格； （四）质量监督机构按交通部规定的公路工程质量鉴定办法对工程质量进行检测（必要时可委托有相应资质的检测机构承担检测任务），并出具检测意见； （五）竣工文件已按交通部规定的内容编制完成； （六）施工单位、监理单位已完成本合同段的工作总结 第十六条 公路工程进行竣工验收应具备以下条件： （一）通车试运营2年后； （二）交工验收提出的工程质量缺陷等遗留问题已处理完毕，并经项目法人验收合格； （三）工程决算已按交通部规定的办法编制完成，竣工决算已经审计，并经交通主管部门或其授权单位认定； （四）竣工文件已按交通部规定的内容完成； （五）对需进行档案、环保等单项验收的项目，已经有关部门验收合格； （六）各参建单位已按交通部规定的内容完成各自的工作报告； （七）质量监督机构已按交通部规定的公路工程质量鉴定办法对工程质量检测鉴定合格，并形成工程质量鉴定报告。

3:质量评定依据:交通部发布的2004年《公路工程竣工验收办法》规定，在竣工验收的“工程质量综合评分”和“施工管理综合评分”中，竣工资料的分值均占总分的10%因此，编制符合规范要求的竣工文件是公路建设项目竣工验收的必备条件编制一套高质量的竣工文件也是争创优质工程的一项重要内容4: 意义:竣工文件是真实记录工程详细情况的技术文件，是工程验收、维护、改建、扩建的依据，它反映了勘察设计、施工质量、实际形成的生产能力和投资效益的全貌；既是建设项目的全部总结与考核，也是工程投产使用、维护、改建与扩建的重要凭证和依据同时是养护、管理部门必须长期保存的重要技术挡案第二章 如何才能编制高质量的竣工文件一:公路工程行业特点： （1）内容繁杂，资料多编制竣工文件，需收集的文件、资料、图表、照片等内容面广量大，包括施工原始记录表格、试验检测用表、监理用表、设计图表、工程照片，来往文件等，内容繁杂，载体形式多样化2）贯穿于工程建设的整个过程竣工文件的编制虽然是在工程交(竣)工后完成的，但公路工程项目立项、招投标、设计、施工、监理、验收等各方面的资料均应有序地编入竣工文件中，里面的资料来源贯穿着整个工程项目实施的过程中，可以这样说，没有实施过程中平时的资料收集、分析和整理，就没有最后真实的竣工文件。

因此，竣工文件的编制应该从工程实施的起初就开始，就可以对工程建设进行有效的控制;而不是到了临近交(竣)工的时候才开始组织人员进行资料的整理汇编3）涉及到的单位和人员多竣工文件的编制、收集、汇总、归档工作涉及到业主、监理、设计、施工和质监等单位，参与编制和管理的人员较多（4）真实性竣工文件是工程建设过程中的原始记录，根椐档案工作的要求归档必须要求是原件，必须保证各类材料的真实、准确，不得伪造和修饰竣工文件材料中有大量珍贵的第一手档案材料，这些档案将发挥持久性的作用5）分阶段性竣工文件资料的整理与分析具有阶段性前期主要是各种批文、设计资料和征地拆迁资料收集，使项目目标明确，主要由项目管理单位承担中期主要是项目管理、监理、施工、质监等不同单位单位，不同工程阶段的、贯穿施工全过程的进度、质量控制和合同管理及各种施工原始记录资料收集、和整理，为项目提供某阶段工程进度如何，质量是否满足要求，是否有差距，及时提供数据供下一阶段更好开展工作后期主要是整理、汇总、对项目进行评价和编排装订一份合格的竣工文件工作的紧张程度也是由松至紧，后期工作特别紧张6）时效性工程完工，竣工文件编制也必须按时完成，移交给档案管理部门，编制工作宣告结束。

7）完整性和系统性项目竣工文件要求图纸、资料齐全，无遗漏，是一套完整的、真实反映项目建设情况和成果的科技文件资料文件分类、科目编排科学、合理，具有很强的系统性，方便以后的查询工作，是运营、养护和事后评价工作资料宝库二：具体措施（事前指导、事中督促、事后检查）：1．工程建设初期，工程建设单位就应建立完善的工程竣工资料管理办法、制定统一的编制要求和细则，规范工程竣工资料的管理2．利用多种形式，加强对工程竣工资料管理重要性的宣传，不断提高有关人员的思想认识，增强执行管理规范化的自觉性，使管理规范化工作得到充分的重视并形成制度3．每项工程开工前，监理、建设单位应共同审查承包单位制定的工程竣工资料编制措施，保证资料的编制符合国家(部)的有关规定，防止漏项，并做好指导、监督和检查工作4．工程承包单位应建立专职的管理机构负责工程竣工资料编制指导工作，建立健全各级责任制，依据有关规定，制定较完善的管理制度和奖惩办法，做到宽严得当，奖罚分明，力争原始资料齐全、完整、准确5．设计单位修改、变更原设计时，应全部以书面形式下达，避免口头变更，导致无据可查的现象给后期的内业资料整理工作带来难度设计单位出具的变更文件也必须规范；如因在施工过程中受时间或条件所限，也应在事后及时整理规范。

6．项目管理单位和工程监理应在施工中把好验收签证关，工程验收时通过签证等方法，集中检查原始资料整理情况，资料符合规定时，才予以结算工程量并建议项目管理单位将支付与内业资料完成情况挂钩，以经济手段来督促监理和施工单位重视该项工作充分运用“经济杠杆”的作用，促进承包单位抓好竣工资料管理工作，提高技术管理水平7．施工单位工程技术人员应坚持实事求是的原则，如实地反映施工情况，不隐瞒施工中出现的技术和质量问题，应建议由施工单位总工程师总负责8．建设单位成立专业的竣工文件管理小组，负责承包商、监理单位、建设单位的所有竣工文件的收集、整理、归档、汇编等工作三：制度管理： 1：为了使公路工程竣工文件的编制和施工原始记录的整理标准化、规范化，建设单位应在开工前安排管理单位、监理单位、施工单位技术、档案人员学习和讨论部颁标准和竣工文件的编制办法2：项目建设过程中，各参建单位应确定一名负责人分管档案工作，根据建设规模，建立与档案工作相适应的管理制度，配备专职档案管理人员，负责本单位的档案收集与整理工作3：各施工单位在施工过程中应采用建设单位统一规定或印制的各种原始记录，试验检查表格项目建设中形成的各类原始记录、表格、承包人上报文及批文、工程单价的变更及计算单等，其内容要求相关人员签字的（如记录人员、检测人、审核人、项目负责人、监理工程师等），必须由当事人本人认真签认，且字迹清楚，填写规范。

需经驻地监理工程师签证的资料，监理工程师必须写出确认意见方为生效4 ：目前各施工单位所承担的工程项目，有分包单位分包工程等情况时，施工单位应作为第一责任人，负责对分包单位的内业资料进行统一管理和检查 第三章 文件材料的形成、积累和归档第一条 公路工程各参建单位要建立健全文件材料的形成，积累和归档制度，并纳入各类专业技术人员和管理人员的职责范围，确保文件材料完整、准确、系统的归档第二条 公路工程档案工作要与生产建设部门紧密配合，定期检查，审核，验收第三条 文件材料的编制与质量要求：（一）建设单位归档的文件材料应为原件，施工、监理等单位竣工原始资料也须为原件，施工、监理等单位自行归档资料可为复印件三）工程文件的内容必须真实、准确与工程实际相符合，填写内容符合国家有关工程勘察设计，施工，监理等方面的技术规范，标准和规程四）工程文件应采用耐久性强（如碳素墨水）的材料书写禁止使用圆珠笔，铅笔，复写纸，红色墨水等易退色，易扩散，不易长期保存的材料书写对于件应附一份复印件一同归档五）工程文件的纸张应采用韧力大，抗折耐酸，能够长期保存的纸张，幅面尺寸规格为A4幅面（210mm×297mm），图纸采用国家标准图纸，一般为A3幅面（297mm×420mm）。

六）工程文件应字迹清楚，结构部位明确，图表整洁，签字手续完备照片，录音，录像带中影像应清晰且保证其保存的有效性，电子文件应使用不可擦除性光盘七）现场办公，口头与通知、领导指示以及临时决定的施工方案，变更草图，复印图纸，单价，费用等应建立相应的书面手续，并签字盖章归档时变更草图，复印图纸应出正式图纸八）目前，由于项目管理单位、监理单位及施工单位普遍采用办公自动化技术，在实际工作中，应检查和观察复印机和打印机等输出设备的情况，一旦发现有划痕及黑斑等情况时应及时更换部件（如硒鼓等），切不可带病工作第四条 公路工程文件材料的收集:(一)凡是反映与本项目有关的重要活动,具有查考利用价值的各种载体的文件材料，都应收集齐全，归入公路工程项目档案，具体范围《公路工程项目文件材料归档范围及保管期限表》（见附表3）执行二）公路工程文件按下列分工收集：1、公路工程建设单位负责收集项目准备阶段，设计、施工管理阶段和交工，竣工验收阶段所形成的文件和声像材料2、工程施工、监理单位负责收集本项目在施工阶段、检测阶段形成的文件和声像材料3、公路工程文件必须按文件材料形成的先后顺序或公路建设项目完成进展情况及时收集，整理。

4、科研课题与会计档案材料由各承办单位负责收集和整理第五条 工程文件立卷方法：（一）立卷的文件材料应按照施工顺度结合的自然规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用二）公路工程项目根据材料产生的情况，可按单位、分部、分项或结构部位等组卷一般厚度不超过3厘米三）立卷方法：1、工程项目综合性管理文件材料（1）依据性材料：按工程立项，工可研报告，环境保护等问题组卷2）设计基础材料：按工程、水文地质，勘察设计，勘察报告，重要土岩样说明，水文气象等问题组卷3）工程设计材料：按初步设计，施工图设计，变更设计，设计概算、预算，公路用地图等问题组卷4）工程管理材料：按项目管理，征地拆迁，招投标，合同管理等问题组卷5）施工管理材料：按标段，问题组卷如施工工作（进度计划管理），技术管理，质量检查，试验检测等问题组卷6）监理材料：按标段，问题组卷如监理工作，进度计划，技术管理，质量控制，计量与支付，费用与合同管理等问题组卷7）交（竣）工材料：按综合性工作，质量检测，交工报告，竣工图表，财务管理等组卷8）科学研究材料：按课题立项，研究实验，总结鉴定，成果申报，奖励和推广应用等阶段组卷2、对于一文多事文件处理：（1）对于一份文件涉及几个标段和几个问题的一般归在第一个标段第一个问题（按专业路基、桥涵、隧道等）所在的卷中。

涉及一个标段和几个问题的一般归在第一个问题（按专业路基、桥梁、隧道、涵洞等）所在的卷中但第一个标段（问题）的案卷题名必须体现出几个标段（问题）的内容（不需复制分别归档）2）卷内文件的排列管理性文件材料按问题，时间或重要程度排列一般文字在前，图样在后，批复在前，请示在后；。