社群营销与运营PPT课件(共8章)第5章-社群线下活动的策划与执行.pptx

第5章5.1策划期：线下活动策划书的策划与撰写5.2筹备期：线下活动筹备的 4 项工作5.3宣传期：线下活动宣传的 4 个环节5.4执行期：活动顺利执行的两大关键5.5复盘期：线下活动复盘的 5 个步骤社群线下活动的策划与执行开展线下活动前，写一份完整清晰的活动策划书能够帮助社群运营者从全局的视角把控整场活动，从而做到心中有数，有节奏、有计划地开展活动线下活动策划书应该包括以下几个部分的内容5.1.1 撰写线下活动策划书5.1 策划期：线下活动策划书的策划与撰写（1）活）活动运运营团队名名单2）工作）工作权责与任与任务分配3）活）活动内容：活内容：活动名称、活名称、活动基基调、活、活动主主题、活活动目的、活目的、活动日期、活日期、活动地地 点、参与人点、参与人员、参、参与人数、分享嘉与人数、分享嘉宾（如果有嘉（如果有嘉宾）、活）、活动环节等4）重要的）重要的时间节点的安排点的安排5）物料、）物料、场地、嘉地、嘉宾安排6）宣）宣传方式与方式与报名方式7）费用用说明如果是收明如果是收费活活动，需要，需要说明怎明怎样收收费及制定及制定费用的依据用的依据8）奖品品设置如果有置如果有奖品，需要品，需要罗列列奖品。

品9）合影及后）合影及后续推广安排推广安排对线下活动时间、成本和质量的把控，能体现出社群的活动运营团队的效率和专业性所以，在策划期还需要制作线下活动进度表，如表所示5.1.2 编制线下活动进度表5.1 策划期：线下活动策划书的策划与撰写由于社群类型不同，线下活动的内容也会不同，相对应的团队分工也会有所区别在此，参考秋叶系社群线下活动的团队分工，制作了一份团队分工示例表，社群运营者可以根据具体活动的需求，增加或减少相应的工作内容5.1.3 团队分工5.1 策划期：线下活动策划书的策划与撰写一场线下活动若想有吸引力，就需要有“大咖”嘉宾在活动中进行干货分享因此，邀请嘉宾出席线下活动是筹备期需要完成的第一项工作社群运营者需要先找到与社群基调相符的目标嘉宾，然后再与其联系，最后达成合作如果社群能量足够大，可以直接向其发出合作邀请；如果社群能量不够，可以先与嘉宾建立联系，循序渐进地与其培养感情，加深了解后，再表达合作意愿，这样成功率会更高1通过新媒体平台和目标嘉宾建立联系在互联网时代，联系目标嘉宾相对从前来说更容易了如果目标嘉宾在微博平台上比较活跃，社群运营者可以通过微博与其互动，使其对自己有印象，然后通过微博私信邀请其担任嘉宾；或者到与目标嘉宾相关的公众号留言、发评论，先与之建立联系，再进行邀约。

5.2.1 邀请嘉宾5.2 筹备期：线下活动筹备的 4 项工作 1通过新媒体平台和目标嘉宾建立联系那么，如何做才能提高通过在新媒体平台留言联系“大咖”的成功率呢？社群运营者可以考虑先用有价值的内容吸引对方通常情况下，可以先针对他们发布的内容在评论区写写自己的看法或建议如果质量足够高，评论就能被“大咖”看到吸引到他们的注意后，社群运营者再进行自我介绍并真诚地表达合作的诉求，一般都能收到对方的回应整个联系与合作的过程应该是循序渐进的在实际操作中，社群运营者可以先派专人与目标嘉宾从接触到了解再到深度沟通交流，将弱关系转化为强关系，然后邀请他在社群内进行线上分享已经有了线上分享的嘉宾也要维护好，以便再邀请他到所在城市的线下活动中担任嘉宾5.2.1 邀请嘉宾5.2 筹备期：线下活动筹备的 4 项工作 1通过新媒体平台和目标嘉宾建立联系如果有可能，在后续的合作中，目标嘉宾可以成为社群的签约线下讲师社群运营者上对其进行统一的包装和推广，然后再让其成为线下的面授讲师高质量的讲师资源与社群捆绑后，社群成员与社群产生的互动连接也会越来越多，效果也会相对更好5.2.1 邀请嘉宾5.2 筹备期：线下活动筹备的 4 项工作 2有钱出钱、有力出力除了借助新媒体平台建立联系之外，社群运营者也可以考虑出钱购买目标嘉宾的产品或出力参与目标嘉宾发起的活动来建立联系、赢得好感。

1）有）有钱出出钱出钱就是成为目标嘉宾的付费客户成为目标嘉宾的付费客户有以下两个好处首先首先，能给予目标嘉宾认同感付费意味着社群运营者愿意为目标嘉宾的付出买单，也认同目标嘉宾的某些观点其次其次，让目标嘉宾有信任感社群运营者成为目标嘉宾的付费客户，目标嘉宾对社群运营者的信任感自然而然就建立起来了对于后续的商业合作，建立信任感是一个好的开始5.2.1 邀请嘉宾5.2 筹备期：线下活动筹备的 4 项工作 2有钱出钱、有力出力（2）有力出力）有力出力如果出力，得出精力、出劳力、出巧力首先，出精力首先，出精力如果想将弱关系转化为强关系，比较好的途径就是主动参加目标嘉宾发起的活动，创造和目标嘉宾交流的机会，渐渐稳定和目标嘉宾的关系其次，出其次，出劳力社群运营者可以帮目标嘉宾解决一些琐碎杂乱的小事情，如打印资料、协助参加活动的人签到等，让目标嘉宾对社群运营者产生好感，提升对社群运营者的信任度而后，当社群运营者请他们帮忙的时候，他们一般也会很乐意帮忙再次，出巧力再次，出巧力出巧力就是通过熟人的引荐来建立与目标嘉宾的联系5.2.1 邀请嘉宾5.2 筹备期：线下活动筹备的 4 项工作 3投资自己，打造好口碑掌握了上述方法或许可以在短期内联系到一两位嘉宾，但从更长远的规划来看，社群运营者需要一步一步地扩大社群的影响力，才会有更大的话语权。

这样，需要洽谈合作时，社群运营者才能向目标嘉宾承诺更有价值的回报这才是吸引目标嘉宾与社群建立长期稳定的合作关系的重要因素当社群规模还比较小的时候，社群运营者需要用心对待每一次合作，不断提高自身的专业度，让运营团队的力量变得更强大，让社群变得更有影响力只有自己足够优秀，才能吸引更多优质的合作方5.2.1 邀请嘉宾5.2 筹备期：线下活动筹备的 4 项工作 为线下活动寻找赞助商的一条基本原则是“互惠互利”：社群获得赞助方提供的资金或物资，赞助商则得到他所期许的商业利益只有基于“互惠互利”的原则，社群与赞助方才能展开沟通和合作寻找赞助商时，社群运营者需根据目标赞助商的需求，结合活动资源，制订出一套符合其需求的赞助方案，让对方觉得这个活动是有价值的，从而展开合作因此，寻找赞助商一般包括以下几个环节1留意和社群调性相匹配的赞助商一般来说，同与社群调性相匹配的赞助商合作，成功的概率会更大社群运营者可以留心观察和社群类型相仿的其他社群找的赞助商有哪些，然后找到类似的赞助商进行沟通例如，橙为社群的一周年庆祝活动在深圳举办，社群运营者找到了同期赞助了行动派社群的一些赞助商，并顺利地和其中多家赞助商达成了合作。

5.2.2 寻找赞助商5.2 筹备期：线下活动筹备的 4 项工作 2盘点线下活动的回报资源盘点线下活动的回报资源，并将其制成表格线下活动尽管多种多样、规模不同，但往往都具备一些共同的可回报给赞助商的资源，如表所示5.2.2 寻找赞助商5.2 筹备期：线下活动筹备的 4 项工作 3编写赞助方案一份赞助方案的核心内容需涉及以下3 个方面的问题1）哪些企业或机构是本次活动的目标赞助商？（2）赞助商能得到哪些回报？（3）赞助商需要付出什么资源或投入多少资金？对这3 个问题进行详细描述，即可扩展为一份赞助方案5.2.2 寻找赞助商5.2 筹备期：线下活动筹备的 4 项工作 3编写赞助方案在编写赞助方案时，社群运营者需要写清楚以下4 个方面的内容1）活动的总体描述，包括活动目标、活动背景、活动地点、现有的和曾经的赞助商、活动时间、活动运营团队、过去活动的和本期活动预计的媒体宣传力度、过去活动的和本期活动预计的用户参与度、本期活动实际的和预测的用户画像等内容2）活动所提供的资源回报及所需要的赞助费用3）赞助协议的有效期4）根据活动信息资料，强调此赞助方案与目标赞助商的商业战略相符5.2.2 寻找赞助商5.2 筹备期：线下活动筹备的 4 项工作 3编写赞助方案撰写完初稿后，还需要根据赞助商的需求进行修改。

对任何一家赞助商来说，有吸引力的赞助方案往往满足以下5 点要求1）表达的是赞助商所能得到的回报，而不是该活动所具有的特点2）表达的是赞助商的需求，而不是活动的需求3）赞助方案是为赞助商量身定做的4）赞助风险低，方案中会强调某些稳定可靠的回报、会列出已经参加活动的赞助商，并清楚地指出本次活动将如何保障赞助商的利益5）可以为赞助商带来更多附加价值，如增强品牌影响力、提升在潜在消费人群中的知名度、增加商业合作的机会等5.2.2 寻找赞助商5.2 筹备期：线下活动筹备的 4 项工作 4沟通和谈判在沟通的过程中，社群运营者需要了解赞助商跟外界合作的目的是增加粉丝数量或宣传品牌，还是提高转化率在明确合作目的之后再采取一些有针对性的沟通和谈判技巧，展示成功案例，即可有效增强赞助商的合作意愿5.2.2 寻找赞助商5.2 筹备期：线下活动筹备的 4 项工作 不管举办什么样的线下活动，都需要准备线下场地从线下活动的成本来看，场地费用常常是开展线下活动支出费用中占比相对较大的一部分为了控制场地费用，社群运营者需要有策略地去寻找合适的场地5.2.3 寻找场地5.2 筹备期：线下活动筹备的 4 项工作 1寻找场地的4 种方法在此推荐以下4 种寻找场地的方法。

1）借助他人）借助他人经验和和资源源寻找找场地地社群运营者可以向有丰富的活动运营经验的朋友咨询，借助他们的经验和资源可以更加快速有效地找到合适的场地如果自己的人脉资源不太丰富，社群运营者可以多参加其他社群的线下活动参加其他社群的线下活动，社群运营者既可以在投资自己的同时获取知识和嘉宾资源；又可以学习其他社群的线下活动的优点，规避缺点；还可以考察活动场地是否对外开放，是否适用于自己今后的线下活动，如果觉得场地合适，可以当场联系场地负责人进行初步洽谈并留存联系方式，了解场地费用与使用的注意事项5.2.3 寻找场地5.2 筹备期：线下活动筹备的 4 项工作 1寻找场地的4 种方法（2）寻找免找免费场地地社群运营者可以通过本地专门发布活动的网站了解公益活动的发布情况，查看公益活动的举办场地，查看场地附近的交通情况、环境以及在此地举办的历史活动，然后去找场地方进行洽谈以橙为社群的深圳城市营为例，线下活动团队通过在工作中经常负责举办活动的朋友，快速获得了可以免费使用的场地信息具体方法如下：找到当地专门发布活动的网站，即深圳活动网；该活动网站对活动进行了分类，每个活动帖子中都详细标注了活动场地；很多活动场地都有对应的公众号，通过公众号可以查看哪些场地可以举办活动，哪些场地可以免费使用及其规范的申请使用流程是什么。

5.2.3 寻找场地5.2 筹备期：线下活动筹备的 4 项工作 1寻找场地的4 种方法（2）寻找免找免费场地地当然，场地方既然免费提供场地，必然有其他的回报要求，社群运营者需要明确场地方的运营理念与宗旨是否与社群相契合，然后看他们的要求是否能够与社群的线下活动相融合此外，对于商业活动场地，社群运营者还可以考虑能否通过资源互换的方式来减免场地费用商业活动场地作为线下活动场地一般是收费的，有的就算不收取场地费，也需要有最低消费社群运营者只有通过资源互换的方式让社群与场地方实现双赢，才有可能免费使用场地5.2.3 寻找场地5.2 筹备期：线下活动筹备的 4 项工作 1寻找场地的4 种方法（2）寻找免找免费场地地以橙为社群的上海城市营为例，某公司在上海开了一家咖啡馆，该咖啡馆非常适合开展线下活动，但是要使用该场地，则需要每人缴纳近千元的年费通过长时间的接触，双方最终达成了合作：对方免费提供活动场地，橙为社群的上海城市营给对方提供活动内容，对方的付费会员可以免费参与橙为社群的上海城市营的线下活动这样的合作既让橙为社群的上海城市营获得了免费的活动场地，也为对方的场地带来流量和曝光率，实现了双赢5.2.3 寻找场地5.2 筹备期：。