外语系毕业论文范本浅论商务英语写作原则.doc

江西经济管理干部学院毕业设计（论文）题目：浅论商务英语函电写作原则系别外语系专业班级 06商英1班学生姓名 葛冬梅 指导教师 林芸 指导教师职称 2009年6月15日浅论商务英语函电写作原则 写作提纲一、 绪论经济全球化势必引发更多对外交流的机会，而对外交流的过程是 通过语言来完成的商务英语写作是商家开展对外业务活动的重要工 具，其主要目的是销售或与客户建立良好的关系，或处理业务磋商的 各种问题针对商务英语写作中存在的普遍问题，从商务英语写作原 则方面着手，本文提岀商务英语写作应遵循礼貌、准确、恰当、简明、 体谅等原则，以提高商务英语写作能力二、 本论（-）商务英语写作的重要性（二） 商务英语写作中存在的普遍问题1. 商务英语写作知识匮乏2. 商务英语写作训练短缺（三） 商务英语写作原则1.礼貌原则2 •准确原则3 •恰当原则4. 简明原则5. 体谅原则三、结论尽管商务英语写作是商务学习中的一大难点，但只要用心领会,不断探索学习，掌握并准确运用学到的多种原则，相信写作能力一定能够在不断的实践中得到提高！浅论商务英语函电写作原则葛冬梅【内容摘要】近年来，我国与世界各国的国际商务关系不断地发展变化,商务英语写作在跨国商务和国际经济活动中的作用也日益突出。

本文针对目前商 务英语写作的重要性以及写作中存在的普遍问题，提岀商务英语写作应遵循礼 貌、准确、恰当、简明、体谅五原则，力求用优秀的商务英语文章更好地促进双 方的合作关系关键词】商务英语写作问题原则经济全球化给商务英语的发展带来了巨大的动力，也引发了更多对外交流的 机会，而对外交流的过程是通过语言來完成的商务英语写作是商家开展对外业 务活动的重要工具，其主要H的是销售或与读者建立良好的关系，或处理业务磋 商的各种问题本文从礼貌、准确、恰当、简明、体谅五原则着手对商务英语写 作进行阐述一、商务英语写作的重要性(-)商务英语写作的社会重要性随着国际贸易的发展，经济全球化趋势日益明显中国加入枇界贸易组织， 既给我们带来更多的商机，也使我们而临更大的挑战随着我国各行齐业全而与 国际接轨，进入国际化竞争的大环境，运用商务英语应用文的地方越來越多，准 确、恰当的英语应用文必然会人人促进双方的合作关系同时，企事业单位也必 须运用各种英语应用文来进行管理，传递信息，做出决策等由此可见，i筍务英 语写作在内外沟通中有着举足轻重而又无法替代的作用)商务英语写作的实用重要性商务英语写作以满足职场需求为冃的，利用良好的职场英语来表述相关的商 务知识，内容涵盖商务活动的全过程。

它以语言为载体，把核心的商务内容放在 其中，以职场人员和即将迈入职场的人员为冃标英语广告、公司会议、求职面 试、商务信函、商务谈判等类型的商务活动都属于交际活动系统范畴商务英语 写作实际上就是商务活动的工具商务英语使用人员多，涉及范围广，应用价值 高无论是商务信函的写作，经济合用、商务文书的草拟，商业单据的填制，产 品说明书的翻译，贸易谈判中的争论还是经济案例的申诉，仲裁与判决，都离不 开商务英语写作国际商务英语写作不如标准英语写作那样丰富和规范，但是， 它完成着国际商务交际的功能，起着独特的作用商务英语写作受商业文化的交 际规则所制约国际商务英语写作交流是个动态的过程，需要双方调适，而不应 该是用一方的交际模式和规范要求另一方屈从商务英语写作中存在的普遍问题(-)商务英语写作知识匮乏专业基础知识不够扎实，主要体现在词汇，句子，段落篇章，内容，体裁五 个方面词汇方面主要是用词错误，表达不确切，词汇量太少句子方面主要是结 构错误如主要成分缺失，中式英语充斥具中，句型过丁•简单，句式缺乏变换段落 篇章方面主要是句与句之间、段与段之间、主题与各段落之间缺乏有机的联系、 照应和连贯，结构松散布局凌乱，中心意思模糊不清，语篇布局能力较弱，文章的 跳跃性较大等。

内容方面主要是言Z无物，内容空洞，思路不畅，对主要思想和细 节的深度与广度挖掘不够体裁方面则主要是文不对体，语不符景，修辞知识贫乏, 写作手法苍白无力)商务英语写作训练短缺商务英语写作在今天已被列为商业领域的关键技能之一，但在这一领域接受 过全面训练的人还是有限的即使受过这方面的教育，理论和实际羞距Z大，也是 让人望而却步的商务英语写作中尤其应注意对语气得体使用的训练语气(tone)是商务英语写作中的一个重要问题，可使撰稿人的态度跃然纸上, 亦使于是读者理解并做出冋答如今商务英语写作日趋口语化，文字力求口然流 畅和清晰，切忌夸耀文采,重要的是要把叨口的文字表达清楚商界中一些高级管 理人员和工程技术人员，自觉不自觉地会摆出上级的架子，在语气上显得冷漠 (cold)语气能显示出撰稿人和该公司的形象为他人考虑，关怀和友好的语气 使人倍感亲切人们总是愿意互相真诚的交往，而不愿意听到命令般的语气聪 明的写信人在创作前首先考虑到的是客户的感受，把客户的需求放在第一位其 行文不仅符合写作原则，而且还因为语气的得体，用词的叨晰恰当，逐渐得到想得 到的良好凹应三.商务英语写作原则商务英语写作属于实用文体，包括商务英语书信和商务英语报告，如:市场调 查、项日建议书、预算报告、产品分析、营销策划、年度总结、专题调研、财务 审计报告、银行保函、招投标书等，其内容和读者有很强的针对性。

虽说遵循着 相对固定的格式，但是其题材多样化，事悄规模有人小，完成悄况可变因素多，陈 述语言创造余地宽广为了使读者一冃了然，不存疑问，所写内容i般要求文法准 确,字句简明有力，多用流行的新词汇，屏弃旧词汇商务英语文章不是文学作品， 不需要具有诗意的优美文字，所以不宜用复杂艰涩使人难懂的词句用语一般简 明、流畅、有新意、直接了当、条理清楚、语言朴实无华、毫无矫揉造作、给人 以美的感受因此，无论书写商务书信还是草拟商务英语报告，词语除了选用准确 得体外，还应遵循能短则不长,能简则不繁的原则―)礼貌原则礼貌是国际瀚务英语写作的重耍原则众所周知，商务书信的阅读者是有生 命，有情感需求的人，他们希望自己的贸易合作伙伴是有文化素养的人一封彬彬 有礼的书信能使撰稿人在读者人的心目中树起一种正直热情，有良好文化素养和 职业道德形象的人，使Z乐意合作商务英语书信的书写在语气和态度上应体现 出诚恳和礼貌，以示尊重客户有时为了显示礼貌与人情味,加上一些词语和句子 也属于商务英语写作的一种技巧和策略1. 避免使用有性别歧视的词汇现代社会中，女性在商界所起的作用不亚于男性，越來越多的女性，尤其是女 权运动主义者对含有性别歧视的字眼很敏感。

商务英语书信应尊重女性伙伴，尽 量避免使用有性别歧视的词语，如：chairman应为chairperson；在实际商务英语 写作中，可采用多种方法来避免性别歧视可使用名词的复数形式如： Employees must decide for themselves” 而不是 uEmployees must decide for himself";可用第二人称代词“you”代替有性别歧视的词语如：“You must sell three cars every month” 而不是 “All salesman must sell three cars every month” 2. 避免使用否定和命令式的表达有时使用否定的词或短语常隐含对读者的批评或责备，语气显得不礼貌，不 利于商务沟通商务邮件中应采用具有积极肯定意义的词语，尽量避免使用否定 的表达因为商务沟通的真正冃的是为了提供信息或劝说对方采用有益的行动, 解决问题女口： "You did not send us your L/C by the end of the month." 一句中的“did not”就含有责备的语气，暗示对方无能如果这句改为“Could you please send us your L/C by the end of this month. ” 效果就好的多了。

3. 适当使用被动语态有时,被动语态比主动语态显得更有礼貌，因为它避免指责动作的执行者如 可把句子"You didn, t enclose the price lists in your letter” 改成"The price lists were not enclosed in your letter” 4. 避免使用带有强迫语气的词语商务英语写作中，要体现平等，不应该出现任何凌驾于客户之上的强迫命令 式言辞，否则会失去商业良机试比较"You must visit our office next week” 和 “Please visit our office next Tuesday99 两句，孰好孰坏一目 了然5. 使用"Your attitude”商务信件的撰写中，耍考虑客户的态度要时刻考虑客户的要求，应淡化 "we”而强调"you",要暂时忘掉自己，为客户着想如"Your prompt process of this order will certainly help us to serve you betterv 要胜过 “We want you to process the order by the end of this month” 。

虽说商务英语书信中要使用“Your attitude”但并非千篇一律，有时在指 出客户的过失或答复客户抱怨信时，为了不惹怒、冒犯客户，尽量少用“Your attitude”，这样也是为了客户着想如把 “You did not send your payment on time” 改成"We haven t received the paymentv 要更好一些6. 使用表示感谢的词语要善于及时并随时表达你的感谢Z情当然，写作时应用礼貌原则，很重要的 一点就是要把握交际原则掌握好礼貌与卑恭Z间的度在语气上既要显出你的 热情，礼貌与周到，乂耍做到不卑不亢，从容自然在商务英语写作中乃至整个商务活动中，礼貌都起着及其重要的作用礼貌 可以增进友谊，广结朋友，树立良好诚信的公司形象，有助于老贸易关系的加强和 新贸易关系的确立礼貌绝不是表面的客套,它意味着在书信中非常巧妙地表示 出诚挚的友情，诚恳的感谢，真诚的礼貌体贴的理解和由衷的尊重因此，在商 务英语写作中一定要遵循礼貌原则二） 准确原则商务正式文体的用词耍准确严谨商务英语写作的本质功能就是传递信息, 而且传递的信息不仅关系到公司业务的发展，品牌形象，客户开发,甚至会影响到 公司的国际声誉等。

准确的文章有利于买卖双方制作各种商业单据，进行商业活 动往來准确原则不仅仅指单词拼写、词语搭配、标点符号、语法使用、结构格 式准确外，还应确保信件所涉及的信息、数字、事实准确无误因此，在商务英语 写作中应反复审核相关信息，如：收信人的职称、姓名、地址、交货时间、地点、 货物品质、颜色、尺码、单价、总价等1. 注意拼写准确拼写准确非常重要一旦拼写出现错误,会给客户留下非常粗心大意和不礼 貌的印象，甚至会误大事或岀洋相同时,要注意运用准确的英语书写规则如字 母的大小写、名词复数形式等第三人称单数的变化及标点符号的选用等等这 就要求要在平时的商务英语学习中注意培养良好的基本功2 •注意词语搭配准确不应使用重复的单词或词组进行描述如：precede before/reverse backward/repeat again/actual fact/I personally/completely eliminate /enclosed with在用法上就出现了重复使用的。