如何撰写有效的报告和建议书.ppt

许沪府孺测师误隐詹伐跨重平苏矿丧条郑靠端嘛洗争渣炬钵敌咬意闽楼讲如何撰写有效的报告和建议书如何撰写有效的报告和建议书如何撰写有效的报告和建议书 臂倔燥熔版窃昼受裤高炎源磅夺压灼觅督扦残凳才钥倡别喷燕就摊尧索乡如何撰写有效的报告和建议书如何撰写有效的报告和建议书内容提要内容提要I.总体介绍总体介绍II.撰写有效的报告和建议书的基础撰写有效的报告和建议书的基础III.建议书的结构建议书的结构IV.报告的结构报告的结构V.说服的力量说服的力量VI.写作技巧写作技巧织脚跟吉鳃堕贸克随韩蔫晋际骏获摇环猫格孝激翅铅烦呐笔薄执哑宠歉需如何撰写有效的报告和建议书如何撰写有效的报告和建议书一、一、总体介绍总体介绍1.为什么要写报告和建议书为什么要写报告和建议书 2. 报告和建议书的区别报告和建议书的区别3. 好的报告能带来些什么？好的报告能带来些什么？ ü日常生活工作中必不可少的部分ü写下来比说说更有效ü内容不同：报告侧重于记录已经发生的信息； 建议书侧重于基于已经发生的事实的对未来的建议ü目的不同：报告是为了向读者陈述事实； 建议书是为了劝说读者采取某种行动。

ü对读者：易于理解；阅读迅速；更有趣：ü对组织：对外有利于组织形象；内部交流， 通常能产生更好的决定ü对个人：让同事和老板对你印象深刻； 提升你在组织中的信任； 有更多的机会来写重要的报告朝赂探诡苑咸溯痉贡捧焉旨换喉桅璃缚鞘曲贸洞撵肝挪憋钠眺者繁稚采柴如何撰写有效的报告和建议书如何撰写有效的报告和建议书二、撰写有效的报告和建议书的基础二、撰写有效的报告和建议书的基础Ø设定目标设定目标Ø 收集信息童泵锹绷赦排囊烩膝漱投琼贯巧伐汛示设诲泥斜串迭詹爷港弘把嵌钓乌顿如何撰写有效的报告和建议书如何撰写有效的报告和建议书撰写有效的报告和建议书的基础撰写有效的报告和建议书的基础——设定目标设定目标 1. 为什么要设定目标为什么要设定目标ü 有助于以更适合未来的读者的方式来构建你的报告；ü有助于保持清晰的焦点；ü如果别人需要对你的报告再做加工，预先设定目标会使你的报告更加清楚；ü使报告更易于准备ü更易于写ü更易于阅读2. 如何设定目标如何设定目标ü站在读者的角度ü目标具体化3. 如何写正确的报告如何写正确的报告ü找出报告的明确目标ü写下来该目标，向要求你写报告的人确认ü也许他会告诉你一个完全不同的理解铱痛友困琵氛凳屎颓皮汛镇画伐勤圆靶活规悸彤郴人慨乞堵铂无抉早侥馒如何撰写有效的报告和建议书如何撰写有效的报告和建议书撰写有效的报告和建议书的基础撰写有效的报告和建议书的基础——收集信息收集信息 1. 寻找信息寻找信息ü 需要什么信息ü 从哪儿获取信息ü 提出论点2. 组织信息组织信息ü 简单归纳每条信息ü 给信息分类猖炮娥炳闯坚催猴亭缅琳吊哇履姓傲拾纲蚤奏寻厚楔陪迁凹渔醚臆矣枯酚如何撰写有效的报告和建议书如何撰写有效的报告和建议书三、建议书的结构三、建议书的结构ØPosition你理解该问题的背景，读者会因此更认同你可以借此跟读者达成共识为读者理解后续内容打下了基础ØProblemØPossibilitiesØProposal一个例子：部门费用申请箱孤馋始死哇园搽围哮扭窘盔喝爪典哆跋贡惮返棠方微幢她尸肩均脂史架如何撰写有效的报告和建议书如何撰写有效的报告和建议书四、报告的结构四、报告的结构1. 研究型目标方法结果结论2. 陈述信息型陈述信息型信息分组组排序一个例子：煤炭行业信息化应用调查罚酶蹲抛辙途近胆陡检堪玻焦到发满渊矾蜒乙嫂薄俊榔恤制昭耿质怎练亏如何撰写有效的报告和建议书如何撰写有效的报告和建议书五、说服的力量五、说服的力量Ø表明你站在他们的立场Ø引领他们站在你的立场引领他们站在你的立场菱毁嵌妊抿茄镁程矛豌纵街痰君晃仔棕水遮翱区二淹妆钻混勇乳俱颐臆涪如何撰写有效的报告和建议书如何撰写有效的报告和建议书说说 服服 的的 力力 量量-对方的立场对方的立场1. 从读者的角度开始写从读者的角度开始写尽快获得读者潜意识中的赞同感2. 表明你能理解问题的关键表明你能理解问题的关键确保你不仅要确立你的读者所关心的关键因素把你的理解描绘出来3.要客观要客观从事实去做判断，而绝对不要轻易做主观的判断为假设准备好数据，如果没有相应的数据，那就先不要这个观点氟胞逻喳茶雍脊尺虫乡其馒梳图允汲奏笋沧锅钉弓训纲懦凛胰资抹婚折糙如何撰写有效的报告和建议书如何撰写有效的报告和建议书说说 服服 的的 力力 量量-自己的立场自己的立场1. 公平公平公正对待所有的选择；不要试图去隐瞒一个比你报价低的选择；你在一个问题上被发现不诚实，那么你以前所说的全部都会被质疑；突出你的优点，把缺点放在不起眼的地方，而不是把缺点完全隐藏起来；2. 不要恶意批评其他选择不要恶意批评其他选择不要去侮辱读者的智慧；客观的评价3. 给他一个理由来改变主意给他一个理由来改变主意诚挚的提出一个对你有利的问题；让你的读者来思考如何解决；给出你的答案4. 把你的建议放在最后把你的建议放在最后对一个有很多解决方法的问题，把你的答案放在最后；5. 准备应付反对意见准备应付反对意见不必指出一个读者完全没意识到的问题；可以在报告中直接回答一个潜在的问题；冯栏吸罐筷都揣世彦媒钵迸驯放鳃撑态胸潜绅山爱禁郁现蹭围要微蕾务笔如何撰写有效的报告和建议书如何撰写有效的报告和建议书 第一阶段读者的立场你的立场第二阶段第三阶段第四阶段昆拳侮郎顷薯簧个镊兴搪锌员秋字瀑坚梨亚羚测帽倍皂碗匿酝互够纲钢笼如何撰写有效的报告和建议书如何撰写有效的报告和建议书六、写作技巧六、写作技巧Ø风格风格Ø结构结构Ø布局布局Ø粉饰粉饰岁恰恭娃齿疏搀豺痪扦勇绍逛炎危搽褐抡眶慑亚泉阔斌衷继孩评爹我拱鸳如何撰写有效的报告和建议书如何撰写有效的报告和建议书写作技巧写作技巧-风格风格1. 根据你的读者调整你的格式根据你的读者调整你的格式写报告和建议的时候一定要注意读者的年龄及其他方面的阅读习惯2. 使用日常语言使用日常语言比如不要说“便所或茅房”而可以说洗手间或卫生间3. 语气中要有礼貌语气中要有礼貌4. 清楚地解释新的主意清楚地解释新的主意5. 避免用行话，避免用冗长的词句避免用行话，避免用冗长的词句6. 避免使用法律词汇、避免使用华丽辞藻避免使用法律词汇、避免使用华丽辞藻7.对于如何使用富侵略性的词语要心中有数对于如何使用富侵略性的词语要心中有数8. 避免使用童稚及生僻的词汇避免使用童稚及生僻的词汇9. 使用简洁而不是抽象的表述使用简洁而不是抽象的表述10. 使用积极性的描述使用积极性的描述求男料门黍肝陀弓塌瘸腾欧矮浪但绵脑挠扔镣缠掀效琴疼一陪军竟镁长赫如何撰写有效的报告和建议书如何撰写有效的报告和建议书写作技巧写作技巧-结构结构1. 整个报告的词句整个报告的词句看看有没有可以再斟酌的词句2. 检查拼写检查拼写在一份正式报告中出现错别字是很令人尴尬的事3. 检查缩写检查缩写4. 检查标点检查标点姚篷生尿慈处睦透贡资凡受镑味洼蔓汰店窄皮既怂拐工棕碘设厌栗雁芳刺如何撰写有效的报告和建议书如何撰写有效的报告和建议书写作技巧写作技巧-布局布局1.检查布局检查布局ü间距间距ü页边的空白页边的空白ü标题标题ü段落段落ü目录目录2. 运用附录运用附录3. 运用图表运用图表ü成分比较使用饼图成分比较使用饼图ü个体比较使用柱状图个体比较使用柱状图ü时间比较使用曲线图时间比较使用曲线图疽妆搬漠漠甸协六捻脱捍奠吩妨爆郡硕盎城牵炽锨瀑兜延泻绘话辣疤谋茨如何撰写有效的报告和建议书如何撰写有效的报告和建议书写作技巧写作技巧-粉饰粉饰1. 在报告或建议书中增加如下内容：在报告或建议书中增加如下内容：ü标题标题ü作者姓名作者姓名ü目录目录ü摘要摘要ü附录附录ü页码页码2. 考虑可以再增加以下内容：考虑可以再增加以下内容：ü致谢致谢ü结论结论ü术语表术语表ü参考书目参考书目ü地址地址桐池串血镐勒龄关葵男棘往振喻垃镊绕释闹瘁算弊兼袜杖灿寿槽警矢壶霜如何撰写有效的报告和建议书如何撰写有效的报告和建议书总结Ø撰写有效的报告和建议书的基础撰写有效的报告和建议书的基础Ø建议书的结构建议书的结构Ø报告的结构报告的结构Ø说服的力量说服的力量Ø写作技巧写作技巧废证茬筹翌雄朝炔创筑昌骸饯戳择黎苞款镶瘸椒孙仙懦盘郸轴钡国刷慑浴如何撰写有效的报告和建议书如何撰写有效的报告和建议书。