知识管理制度(V1.0).doc

知识管理制度（V1.0 ）文件编号：HR-TD-KM-01版 本： V1.0页 数：7 页（含封面）编制部门：培训部生效日期： 2011.12版本版本更新记录日期V1.0---2011/12制订人审核审批发布王超颜王刚许振杰培训部第一部分 目的与适用范围为了保证知识管理的正常运作，达到为公司在知识管理的过程中，形成知识的积累、知识的共享、知识的利用、知识的创新一个循环的知识管理状态，并逐步形成一个内部知识共享文化的环境，特制定本知识管理制度具体目标是：1、 加强知识管理工作的规范化、制度化和科学化管理，防止知识流失；2、 通过将知识从内隐到外显的转化、沉淀与共享，提高企业的应变能力、决策能力和创新能力；3、 能高效率地为公司股东、全体员工、合作伙伴和顾客提供实用性强的信息与知识；4、 使全体员工逐步建立起自我学习的意识与习惯，培养“知识分享互相信任”的文化本制度主要是针对知识管理中的知识的积累、共享、使用和创新，此要求适用于全体员工制度术语说明KM： 知识管理KMS：知识管理专员JIT： 准时生产方式内隐知识：未经正式化的知识，包括企业、经营者或员工的经验、技术、文化、习惯等，是属于个人经验与直觉的知识，属难以形式化、无法被具体化的技能。

外显知识：一切以文件、手册、报告、地图、程序、图片、声音、影像等方式所呈现的知识第二部分 知识管理分类与使用制度1、 知识的范围（ 1） 公司资料如公司简介、制度、规范、流程、表格、相片、视频、宣传手册等资料；（ 2） 知识地图指每个岗位涉及到的所有相关知识内容，包括但不限于：岗位的基础行政工作、岗位工作职责、岗位工作内容、岗位工作流程、岗位相关支持知识、一些外部可参考资料；（ 3） 日常工作及项目涉及到的知识，如工作总结、方案设计、活动分享、项目总结、案例、会议记录、客观数据、分析结果、工作方式与习惯等；（ 4） 个人隐性知识，包括与工作相关的专业领域知识，个人兴趣爱好所获取的知识、经验和技能，其他有价值的知识等本制度内容涉及到的知识文档包括以文件、手册、报告、地图、程序、图片、声音、影像等方式所呈现的资料2、 对于知识采集内容， KMS 有责任保证知识内容的准确性和严肃性3、 每位员工应积极分享知识，尽快生成文档并发布到 OA 系统，以便知识得到最快速的传播与使用4、 公司内部的文档交流，最好使用文档模块而不是 EMAIL 或 RTX，这样可保证公司内部所有的文档都可在系统中找到，也可避免重复索取。

5、 文档发布应按照文档发布规范进行（1） 文档的命名规则如下：方案文档：公司 _内容 _类型 _版本（ A 公司 _元旦销售项目 _方案书 _V1.0）项目文档：项目名称 _项目阶段 _文档名称 _版本号 （知识管理项目 _系统实施 _上线计划 _v1.0）日常工作类：文档名称（关于婴线会员店协议及相关流程合并的通知）部门文档：部门 _文档名称 _版本号（培训部 _知识管理制度 _V1.0）（ 2） 工作文档必须注明版本或制作时间：所有的对外文档和需要共享给同事的工作文档，只要以后还有改版可能性的，都必须注明版本或时间带附件的，也必须对附件标题注明版本（注意两者的版本必须一致） 3） 格式为： DOC、 TXT、 JPG、 GIF 的文档直接发布，其他格式的文档如 PPT 、PDF（PDF 需转化成图片格式）以及有需要让使用者直接下载使用的表格、流程等则以附件形式上传 4） 发布新版本文档：如果就相同主题发布不同版本的文档，每个版本的标题必须相同，唯一不同的是版本号发布新版本文档时，也请对新版本文档与旧版本相比的修改作一说明，这样可更好方便大家工作 5） 对于失去使用价值、失去时效或重复的知识文档：发布人及其所在部门的负责人确定是否需要删除，由发布人及时清理，并告知 KMS。

6） 为了让使用者能通过关键字进行搜索，发布文档时可先填写关键字一栏的内容（路径：新建文档——选择文件夹——显示属性——关键字栏） 第三部分：知识管理发布与更新制度1、 公司资料发布与更新（ 1）目的a. 为新员工提供全面了解公司制度文化等信息的渠道；b. 让全体员工及时了解公司的发展与变化；c. 让员工知悉个人权利、责任和行政流程；d. 起到对外沟通、交流与宣传的作用，为公司和产品的传播提供最新资料 2）流程1、职能部门人员如了解到上述资料最新变化则需及时更新，并通过邮件告知 KMS2、KMS 每个季度向各部门了解最新变化，并定期监控 OA 文档的变化情况，及时更新至知识地图3）负责人总部各职能部门知悉信息变化的人员、 KMS（4）周期及时性与定期性结合，一方面知悉信息变化的人员需及时更新并告知，同时 KMS 会定期了解情况2、 知识地图的发布与更新（ 1）目的a. 新员工加入公司后可快速地了解本岗位的知识技能与流程规定，以便快速融入到岗位角色中来，提高工作效率；b. 有效避免员工离职或者工作交接造成组织大量知识资产流失，新人需要从头做起；c. 给予岗位的其他同事的一个借鉴，明晰各阶段对自身的要求以及发展的方向；d. 给予培训部门设计培训体系和课程的最新依据，根据岗位知识地图可了解员工在各个发展阶段所需要具备的知识技能，最终达到 JIT培训效果。

2） 流程a. 发布文档流程每个岗位的知识地图内容包括公司简介、制度规范、工作职责与权限、业务流程、岗位知识以及管理知识等， KMS 将按照知识地图以上分类和内容，向各部门搜集已在 OA 发布的文档或者需要新增的知识文档， 进行整合并以超链接的形式发布在“知识地图”门户相应的岗位目录下在此过程中，各部门相关工作流程的人员包括管理人员与实施团队应积极配合 KMS 的知识搜集工作，及时提供相关的知识信息与资料（例如已发布的文档 OA 地址、推荐可咨询的对象、对相关知识的解释说明等） 对于需要新增的知识文档，负责制作的部门和人员请合理安排时间，尽快制作和发布，并邮件告知 KMS 发布文档的 OA 地址（如果是设置了权限的文档，需要提供文档内容的简单说明）b. 更新文档流程1、 针对适用于知识地图的文档，原文档的发布人如果需要更新，应直接更新文档名字的版本号，并在内文对前后的修改作一说明如有附件，请直接发布新附件以代替旧附件，无需另外发布新文档2、 KMS 定期向部门管理层了解岗位知识内容的更新情况，如有变化， 则相应更新知识地图的内容 3）负责人总部职能部门人员、 KMS（ 4）周期根据实际更新频率3、 案例总结的发布与更新（ 1）目的a. 形成公司内部持续相互学习与交流的氛围与习惯；b. 提供成功或失败案例给本部门或其他部门人员借鉴与总结经验；c. 提供客观数据与主观分析给有需求的人员；d. 提供科学的、有效率的工作方式与管理手段给有需要学习的人员。

2）流程1、项目或全国大型活动结束后， 项目经理根据该项目或活动的分享价值和影响力来确定是否制作项目总结或活动分享，制作后尽快发布到“分享天地”门户的相应目录下，提供给其他人员借鉴学习2、KMS 根据营销中心的推荐与意见， 向活动项目经理和团队成员咨询， 了解更多的细节与索取更多的资料，按照案例库模板整理出案例，并发布在“分享天地”门户的“渠道案例集”目录下3）负责人项目 / 活动经理、项目 / 活动实施者、 KMS（ 4）周期根据活动举办的频率4、 内隐知识，包括与工作相关的专业领域知识，个人兴趣爱好所获取的知识、经验和技能，其他有价值的知识等 1）目的a. 扩大业务知识范围，提高专业性，及时了解行业或业务相关的发展趋势；b. 将内隐知识成功转化成外显知识，共享给更多有直接或间接使用需求的人员；c. 不断扩充知识面，为自我职业生涯发展做准备 2）流程随时将可分享的个人隐性知识，例如财务知识、营销设计、 Excel 技巧、商务写作和竞争对手的发展趋势与活动创新做法等，整理成知识文档后在 OA 系统的“共享天地”门户发布 3）负责人所有员工（ 4）周期随时5、 目录体系分类的发布与更新（ 1） 目的随着公司和部门的业务不断发展，以及工作中随时产生的新知识文档，对应的目录树相应也会调整，包括公司通用性的以及各部门独立性的目录树。

2）流程各部门管理层根据业务需求向 IT 部门提出修改建议与意见，在讨论商定后，由系统管理员在 OA 系统上修改 3）负责人各部门管理层、系统管理员（ 4）周期每半年反馈一次；对于临时性的目录调整也可临时调整第四部分：知识管理其他相关要求1、 培训方面对于员工培训方面，将培训管理与知识管理结合，培养员工自我学习的意识和能力，建议是：（ 1） 目的a. 提供自我培训和内容的沉淀；b. 熟悉新产品，加速市场推广，提高效益 2） 流程在参与外部培训后的两个月内，被培训人员需要以自己的思路设计与编写课件，对公司其他有兴趣学习的同事进行内部培训；而课件由培训专员发布在OA 系统；培训专员在公司新产品上市后的一个月内，咨询相关研发人员和市场部人员整理出产品知识培训课件，并录制成视频发布在 OA 系统3） 负责人培训专员、 KMS、受训人员、内部讲师、研发人员、市场部人员（ 4） 周期接受外部培训后的两个月内；新产品上市后的一个半月内2、 会议交流方面针对目前会议管理现状，在会议结束之后。