会计电算化账务处理子系统.ppt

第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 第四章第四章 总账子系统总账子系统——基本账务处理基本账务处理主要内容主要内容主要内容主要内容1总账子系统概述总账子系统概述总账子系统概述总账子系统概述2总账子系统初始设置总账子系统初始设置总账子系统初始设置总账子系统初始设置3总账子系统日常业务核算总账子系统日常业务核算总账子系统日常业务核算总账子系统日常业务核算4总账子系统期末业务核算总账子系统期末业务核算总账子系统期末业务核算总账子系统期末业务核算第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 一、总账子系统的数据流程（一）总账子系统的数据流程图原 始凭证记 账凭证机 制凭证已记账凭证主 体账簿辅 助账表手工录入自动生成记账审核输出输出输出未记账凭证输出临时凭证库文件 科目汇总库文件正式凭证库文件银行账库文件等第一节 账务处理系统概述第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 （二）主要数据库文件 1、临时凭证库文件:存放未记账的所有记账凭证。

2、正式凭证库文件:存放已未记账的所有记账凭证 3、科目汇总库文件:存放各科目的八大金额数据 4、银行账库文件:存放企业发生的所有银行类业务 5、对账单库文件:存放单位发生的所有银行业务第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 二、总账子系统的功能结构（一）总账子系统的功能结构图账务处理系统系统设置凭证处理记账结账系统服务建立会计科目凭证类型设置初始数据录入外汇汇率设置自动分录定义非法对应科目操作员设置等数据备份数据恢复数据删除数据检测修改口令改变操作员版本升级等凭证输入凭证修改凭证删除凭证审核凭证查询凭证汇总等记账自动转账期末结汇结转损益试算平衡对账结账等银行对账部门核算与管理项目核算与管理往来核算与管理现金流量核算与管理等账证输出辅助核算科目余额表总账日记账明细账多栏账记账凭证等第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 （二）各功能模块的主要作用系统设置：建立账务处理系统核算规则和基础数据凭证处理：账务处理系统日常会计数据的重要入口记账结账：账务处理系统内部会计数据处理的核心账证输出：账务处理系统为用户提供信息的出口辅助核算：实现会计核算软件向管理软件的过渡系统服务：维护账务处理系统数据的安全和完整第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 三、通用总账子系统的操作过程（一）总账子系统的操作过程（二）总账子系统操作过程说明 1、新建核算单位 2、账套初始设置 3、编制记账凭证 4、审核记账凭证 5、记账 6、账证输出 7、自动转账 8、自动结转汇兑损益 9、自动结转期间损益 10、试算平衡与对账 11、结账 12、辅助账务处理操作流程图第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 一、账套管理一、账套管理（一）账套的概念（一）账套的概念 账套是指核算单位所建立的一套独立完整的账簿体系。

账套是指核算单位所建立的一套独立完整的账簿体系 账套设置过程如下图所示：账套设置过程如下图所示：输输入入自自动动生生成成账套账套参数参数账套参账套参数文件数文件空白帐簿空白帐簿文件文件第二节 总账子系统初始设置第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 一、账套管理一、账套管理 （二）设置账套参数（二）设置账套参数 1 1、账套代码、账套代码 2 2、账套名称、账套名称 3 3、帐套路径、帐套路径 4 4、启用日期、启用日期 5 5、会计期间、会计期间 6 6、编码规则、编码规则 7 7、记账本位币、记账本位币 8 8、会计主管、会计主管第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 一、账套管理一、账套管理 （三）账套管理（三）账套管理 1 1、建立账套、建立账套 2 2、修改账套、修改账套 3 3、备份数据、备份数据 4 4、删除账套、删除账套 5 5、恢复数据、恢复数据 6 6、清理异常任务、清理异常任务 7 7、数据检测、数据检测第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 二、操作员管理二、操作员管理 （一）注册操作员（一）注册操作员 （二）设置口令（二）设置口令 （三）设置与更改权限（三）设置与更改权限 （四）注销操作员（四）注销操作员第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 三、建立会计科目三、建立会计科目（一）会计科目的主要参数（一）会计科目的主要参数 1 1、科目代码、科目代码 △△ 科目代码必须是数字码，而且不能重复。

科目代码必须是数字码，而且不能重复 △△ 一级科目代码必须按财政部的规定来输入一级科目代码必须按财政部的规定来输入 △△ 科目代码必须按建账时的编码规则进行全码编制科目代码必须按建账时的编码规则进行全码编制第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 2 2、科目助记码、科目助记码 △ △长度小于等于长度小于等于4 4位位 △ △字母码，可以重复字母码，可以重复 △ △可以输入，可以不输入可以输入，可以不输入3 3、科目中文名称、科目中文名称 △ △同级会计科目的名称不能重复同级会计科目的名称不能重复 △ △只需输入本级科目的名称只需输入本级科目的名称 △ △一级科目的名称要按财政部规定输入一级科目的名称要按财政部规定输入第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 4 4、科目类型、科目类型△△资产资产 △ △负债负债 △ △共同共同 △ △权益权益 △ △成本成本 △ △损益损益5 5、账页格式、账页格式△△金额式金额式△△外币金额式外币金额式△△数量金额式数量金额式△△数量外币式数量外币式6 6、科目性质（余额方向）、科目性质（余额方向）△ △ 借方（支出）借方（支出）△△贷方（收入）贷方（收入）7 7、辅助账类、辅助账类△△部门部门△△个人往来个人往来△△客户往来客户往来△△供应商往来供应商往来△△项目项目第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 （二）建立会计科目的内容（二）建立会计科目的内容 1 1、新增科目（科目升级）、新增科目（科目升级） 2 2、复制科目（单个、成批）、复制科目（单个、成批） 3 3、修改科目（要求）、修改科目（要求） 4 4、删除科目（要求）、删除科目（要求） 5 5、输出科目（查询科目）、输出科目（查询科目）第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 （三）建立会计科目应注意的问题（三）建立会计科目应注意的问题 1 1、应减少（或防止）科目升级、应减少（或防止）科目升级 ( (设置子科目设置子科目) ) 2 2、合理设置、合理设置“往来账往来账”和和“银行账银行账”科目科目 3 3、多栏式账只是一种账簿输出格式、多栏式账只是一种账簿输出格式 4 4、辅助账类必须设置在末级科目上、辅助账类必须设置在末级科目上 5 5、外币代码应合理设置、外币代码应合理设置 第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 四、科目初始数据装入四、科目初始数据装入（一）科目初始数据的装入方法（一）科目初始数据的装入方法 1 1、一般会计科目初始数据的装入方法、一般会计科目初始数据的装入方法 2 2、辅助核算科目初始数据的装入方法、辅助核算科目初始数据的装入方法 3 3、科目初始数据的装入内容、科目初始数据的装入内容第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 （二）科目初始数据的试算平衡（二）科目初始数据的试算平衡 1 1、试算平衡的原理和内容、试算平衡的原理和内容 （（1 1）复式记账：）复式记账： “有借必有贷，借贷必相等有借必有贷，借贷必相等” （（2 2）会计恒等式：）会计恒等式：“资产资产= =负债负债+ +所有者权益所有者权益” 2 2、科目初始数据的试算平衡、科目初始数据的试算平衡（（1 1）期初借方余额合计）期初借方余额合计= =期初贷方余额合计期初贷方余额合计（（2 2）各期借方发生额合计）各期借方发生额合计= =各期贷方发生额合计各期贷方发生额合计第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 五、凭证类型设置五、凭证类型设置 （一）记账凭证的分类（一）记账凭证的分类 1 1、收款、付款和转账凭证、收款、付款和转账凭证 2 2、现金、银行和转账凭证、现金、银行和转账凭证 3 3、现收、现付、银收、银付和转账凭证、现收、现付、银收、银付和转账凭证 4 4、通用记账凭证、通用记账凭证 5 5、自定义、自定义第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 五、凭证类型设置五、凭证类型设置 （二）凭证类型设置（二）凭证类型设置 1 1、类型字、类型字 2 2、类型名称、类型名称 3 3、限制条件、限制条件 4 4、限制科目（、限制科目（1001,10021001,1002））常用凭证类型一览表第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 五、凭证类型设置五、凭证类型设置 （三）凭证类型设置应注意的问题（三）凭证类型设置应注意的问题 1 1、至少设置一种凭证类型、至少设置一种凭证类型 2 2、最好设置凭证类型控制科目、最好设置凭证类型控制科目 3 3、设置、设置“机制凭证机制凭证”类型类型 4 4、不能随意修改和删除凭证类型、不能随意修改和删除凭证类型第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 六、结算方式设置六、结算方式设置结算方式编号结算方式编号结算方式名称结算方式名称支票管理支票管理1 1支票支票√√101101现金支票现金支票√√102102转账支票转账支票√√2 2商业汇票商业汇票201201银行承兑汇票银行承兑汇票202202商业承兑汇票商业承兑汇票3 3委托收款委托收款4 4银行汇票银行汇票√√5 5其他其他第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 七、外汇汇率设置七、外汇汇率设置（一）外币代码（符合国际统一标准）（一）外币代码（符合国际统一标准）（二）外币名称（与外币代码一一对应）（二）外币名称（与外币代码一一对应）（三）记账汇率（期初汇率）（三）记账汇率（期初汇率）（四）结账汇率（调整汇率）（四）结账汇率（调整汇率）（五）外币折算方式（五）外币折算方式 1 1、直接汇率（本位币、直接汇率（本位币= =外币外币××汇率）汇率） 2 2、间接汇率（本位币、间接汇率（本位币= =外币外币/ / 汇率）汇率）第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 八、自动分录定义八、自动分录定义（一）自动分录的主要参数（一）自动分录的主要参数 1 1、分录号、分录号 2 2、凭证类型、凭证类型 3 3、使用时间、使用时间 ( (日常、期末日常、期末) ) 4 4、结账顺序号、结账顺序号 5 5、摘要、科目、借贷方向、摘要、科目、借贷方向 6 6、金额来源公式、金额来源公式 常用自动分录常用自动分录第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 九、非法对应科目设置九、非法对应科目设置 非法对应科目非法对应科目是指是指《《企业会计制度企业会计制度》》中不允许出现的中不允许出现的借贷对应关系的会计科目。

借贷对应关系的会计科目注意问题：注意问题： 1 1、不要将正确的分录定义为非法对应科目；、不要将正确的分录定义为非法对应科目； 2 2、最好设置一对一的非法对应科目；、最好设置一对一的非法对应科目； 3 3、非法对应科目一般只对应以及会计科目非法对应科目一般只对应以及会计科目第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 一、记账凭证处理一、记账凭证处理（一）凭证处理的数据流程（一）凭证处理的数据流程手工手工录入录入查询查询汇总汇总删除删除记记账账凭凭证证自动自动生成生成修改修改审核审核 临时凭证库文件临时凭证库文件第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 （二）记账凭证输入的内容（二）记账凭证输入的内容 1 1、凭证号（类型、凭证号（类型+ +序号）序号） 2 2、凭证日期（制单日期）、凭证日期（制单日期） 3 3、附件（所附原始单据的张数）、附件（所附原始单据的张数） 4 4、摘要（经济业务的简要说明）、摘要（经济业务的简要说明） 5 5、会计科目（编码、名称、助记码、参照）、会计科目（编码、名称、助记码、参照） 6 6、金额（借方、贷方）、金额（借方、贷方） 7 7、辅助信息项目（部门、往来、项目等）、辅助信息项目（部门、往来、项目等）第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 （三）凭证保存处理过程（三）凭证保存处理过程 1 1、删除无用行、删除无用行 2 2、凭证保存前检查、凭证保存前检查 3 3、保存凭证结果、保存凭证结果（四）凭证审核（四）凭证审核（审核、出纳、主管签字）（审核、出纳、主管签字） 审核方式：审核方式： 1 1、动态审核（屏幕审核）、动态审核（屏幕审核） 2 2、静态审核（打印审核）、静态审核（打印审核）第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 （五）凭证修改（五）凭证修改 1 1、、“无痕迹无痕迹”修改修改 （（1 1）直接修改）直接修改 （（2 2）消审修改）消审修改“无痕迹无痕迹”修改修改 未记账凭证未记账凭证“有痕迹有痕迹”修改修改 已记账凭证已记账凭证 2 2、、“有痕迹有痕迹”修改修改 （（1 1）红冲修改）红冲修改 （（2 2）补充凭证）补充凭证第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 （六）凭证删除（六）凭证删除 要求：只能删除未审核未记账的凭证要求：只能删除未审核未记账的凭证 1 1、对需要删除的凭证作、对需要删除的凭证作“作废作废”标记标记 2 2、、删除已作废的凭证删除已作废的凭证 3 3、整理凭证断号、整理凭证断号第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 二、记账二、记账 （一）记账的功能（一）记账的功能 1 1、转移凭证功能、转移凭证功能 2 2、传递数据功能、传递数据功能 3 3、更新数据功能、更新数据功能 （二）记账的种类（二）记账的种类 1 1、正式记账、正式记账 2 2、恢复记账（反记账）、恢复记账（反记账）第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 （三）正式记账的方式（三）正式记账的方式 1 1、实时记账（不需审核签字）、实时记账（不需审核签字） 2 2、成批记账（需要审核签字）、成批记账（需要审核签字）（四）正式记账的要求（四）正式记账的要求 1 1、专人负责记账、专人负责记账 2 2、检查期初数据试算平衡、检查期初数据试算平衡 3 3、每月可以多次记账、每月可以多次记账 4 4、不能跨月记账、不能跨月记账 5 5、自动保护记账前的数据、自动保护记账前的数据第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 三、账证输出三、账证输出 （一）账簿输出原理（一）账簿输出原理账簿格式库文件账簿格式库文件 输出输出各种各种明细账明细账各种各种日记账日记账各种各种多栏账多栏账分离分离计算计算计算计算输出输出计算计算（系统内已有库文件）（系统内已有库文件） （系统内已有库文件）（系统内已有库文件） （系统内已有库文件）（系统内已有库文件） 科目汇总科目汇总库文件库文件科目余额发生额文件科目余额发生额文件 某科目明细账某科目明细账库文件库文件 正式凭证库文件正式凭证库文件会计科目库文件会计科目库文件 第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 （二）账簿输出的主要内容（二）账簿输出的主要内容 1 1、总账、总账 2 2、明细账、明细账 3 3、日记账、日记账 4 4、多栏账、多栏账（三）账簿输出的形式（三）账簿输出的形式 1 1、显示输出、显示输出 2 2、打、打印输出印输出第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 （四）记账凭证的输出（四）记账凭证的输出 1 1、未记账凭证输出、未记账凭证输出 2 2、已记账凭证输出、已记账凭证输出 3 3、、“作废作废”凭证输出凭证输出 4 4、、“错误错误”凭证输出凭证输出第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 一、期末自动转账一、期末自动转账（一）常见的期末转账业务（一）常见的期末转账业务 1 1、费用分摊、费用分摊 2 2、费用计提、费用计提 3 3、成本结转、成本结转 4 4、税金计算、税金计算 5 5、损益结转、损益结转 （二）期末自动转账的原理（二）期末自动转账的原理 1 1、内部转账（账务系统内部）、内部转账（账务系统内部） 2 2、外部转账（其他系统转入）、外部转账（其他系统转入）第四节第四节 期末处理期末处理第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 二、期末结转汇兑损益二、期末结转汇兑损益（一）结汇科目（（一）结汇科目（“外币金额式外币金额式”科目）科目） （二）期末自动结汇的初始设置（二）期末自动结汇的初始设置 1 1、设置外币及其记账汇率、设置外币及其记账汇率 2 2、建立外币核算科目、建立外币核算科目 3 3、建立汇兑损益转入科目、建立汇兑损益转入科目第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 （三）期末自动结汇的原理（三）期末自动结汇的原理 1 1、输入期末调整（结账）汇率、输入期末调整（结账）汇率 2 2、确定期末自动结转汇兑损益、确定期末自动结转汇兑损益 3 3、自动计算汇兑损益、自动计算汇兑损益 4 4、机制结汇凭证、机制结汇凭证第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 三、期末结转期间损益三、期末结转期间损益（一）期末专门结转期间损益的初始设置（一）期末专门结转期间损益的初始设置 1 1、建立损益类会计科目、建立损益类会计科目 2 2、建立期间损益转入科目、建立期间损益转入科目 3 3、定义期末自动结转期间损益、定义期末自动结转期间损益 第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 四、期末试算平衡与对账四、期末试算平衡与对账（一）期末试算平衡（一）期末试算平衡所有科目本月借发生额合计所有科目本月借发生额合计 = = 所有科目本月贷发生额合计所有科目本月贷发生额合计所有科目月累计借发生额合计所有科目月累计借发生额合计= =所有科目月累计贷发生额合计所有科目月累计贷发生额合计所有科目本月初借余额合计所有科目本月初借余额合计 = = 所有科目本月初贷余额合计所有科目本月初贷余额合计所有科目本月末借余额合计所有科目本月末借余额合计 = = 所有科目本月末贷余额合计所有科目本月末贷余额合计资产资产+ +成本成本= =负债负债+ +权益权益+ +损益（或资产损益（或资产= =负债负债+ +权益）权益）第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 五、期末结账五、期末结账（一）结账的功能（一）结账的功能 1 1、自动结转月末余额到下月初、自动结转月末余额到下月初 2 2、结束当月日常账务处理工作、结束当月日常账务处理工作（二）结账的条件（二）结账的条件 1 1、凭证必须全部记账、凭证必须全部记账 2 2、科目必须试算平衡、科目必须试算平衡 3 3、账簿必须核对相符、账簿必须核对相符第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 五、期末结账五、期末结账（三）结账的要求（三）结账的要求 1 1、专人负责结账、专人负责结账 2 2、每月必须结账、每月必须结账 3 3、必须逐月结账、必须逐月结账 4 4、保护结账前的数据、保护结账前的数据 5 5、网络版结账时，需暂停其他工作站操作、网络版结账时，需暂停其他工作站操作第四章第四章 ：总账子系统：总账子系统——基本账务处理基本账务处理结结 束束下一页下一页上一页上一页 第一页第一页 （四）年结的作用（四）年结的作用 1 1、产生下年度的空白账簿文件、产生下年度的空白账簿文件 2 2、结转年末余额到下年年初、结转年末余额到下年年初 3 3、打开某些已经关闭的功能、打开某些已经关闭的功能。