酒店财务采购管理制度.doc

酒店财务采购管理制度采购管理制度 1、制定采购筹划 （1） 由酒店各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对次年的预测，在每年年终编制采购筹划和预算报财务部审核； （2） 筹划外采购或临时增长的项目，并制定筹划或报告财务部审核； （3） 采购筹划一式四份，自存一份，其他三份交财务部 2、审批采购筹划： （1） 财务部将各部门的采购筹划和报告汇总，并进行审核； （2） 财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、次年的营业指标及营业预测做采购物资的预算； （3） 将汇总的采购筹划和预算报总经理审批； （4） 经批准的采购筹划交财务总监监督实行，对筹划外未经批准的采购规定，财务部有权回绝付款 3、物资采购： （1） 采购员根据核准的采购筹划，按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购，以保证及时供应 （2） 大宗用品或长期需用的物资，根据核准的筹划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货合同，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货规定 （3） 餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等等，由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部，采购人员要按筹划或下单进行采购，以保证供应 （4） 筹划外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购，以保证需用。

4、物资验收入库： （1） 无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收； （2） 仓管员验收是根据订货的样板，按质按量对发票验收验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库 5、报销及付款 （1）付款： ① 采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核，经确认批准后方可付款； ② 支票结帐一般由出纳根据采购员提供的精确数字或单据填制支票，若由采购员领空白支票与对方结帐，金额必须限制在一定的范畴内； ③ 按酒店财务制度，付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款，30元如下者可支付现款 ④ 超过30元规定付钞票者，必须经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款，但钞票必须在一定的范畴内 （2）报销： ① 采购员报销必须凭验收员签字的发票连同验收单，经出纳审核与否经批准或在筹划预算内，核准后方可予以报销 ② 采购员若向个体户购买商品，可通过税务部门开票，因急需而卖方又无发票者，应由卖方写发售货证明并签名盖章，有采购员两人以上的证明，及验收员的验收证明，经部门经理或财务总监批准后方可予以报销 采购部业务操作制度 1、按使用部门的规定和采购申请表，多方询价、选择，填写价格、质量及供方的调查表； 2、向主管呈报调查表，报告询价状况，经审核后拟定最佳采购方案； 3、在主管的安排下，按采购部主任拟定的采购方案着手采购； 4、按酒店及本部门制定的工作程序，完毕现货采购和期货采购； 5、货品验收时浮现的多种问题，应即时查清因素，并向主管报告； 6、货品验收后，将货品送仓库验收、入库，办理有关的入库手续。

7、将到货的品种、数量和付款状况报告给有关部门，同步附上采购申请单或经销合同； 8、将货品采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部校对审核，并办理报销或结算手续 仓库管理制度 1． 仓库的分类： 酒店的仓库总的来说有：餐饮部的鲜货仓、干货仓、蔬菜仓、肉食仓、冰果仓、烟酒、饮品仓，商场部的百货仓、工艺品仓、烟酒仓、食品仓、山货仓，动力部的油库、石油气库，建筑，装修材料仓，管家部的清洁剂、液、粉、洁具仓，绿化部的花盆、花泥、种子、肥料、杀虫药剂仓，机械、汽车零配仓，陶瓷小货仓，家具设备仓等等 2、物品验收： （1） 仓管员对采购员购回的物品无论多少、大小等都要进行验收，并做到： ① 发票与实物的名称、规格、型号、数量等不相符时不验收； ② 发票上的数量与实物数量不相符，但名称、规格、型号相符可按实际验收； ③ 对购进的食品原材料、油味料不鲜不收，味道不正不收 ④ 对购进品已损坏的不验收 （2） 验收后，要根据发票上列明的物品名称、规格、型号、单价、单位、数量和金额填写验收单，一式四份，其中一份自存，一份留仓库记账，一份交采购员报销，一份交材料会计 3、入库寄存： （1） 验收后的物资，除直拨的外，一律要进仓保管； （2） 进仓的物品一律按固定的位置堆放； （3） 堆放要有条理、注意整洁美观，不能挤压的物品要平放在层架上。

（4） 凡库存物品，要逐项建立登记卡片，物品进仓时在卡片上按数加上，发出时按数减出，结出余数；卡片固定在物品正前方 4、保管与抽查： （1）对库存物品要勤于检查，防虫蛀、鼠咬，防霉烂变质，将物资的损耗率降到最低限度 （2）抽查： ① 仓管员要常常对所管物资进行抽查，检查实物与卡片或记账与否相符，若不相符要及时核对； ② 材料会计或有关管理人员也要常常对仓库物资进行抽查，检查与否账卡相符、账物相符、账账相符 5、领发物资 （1）领用物品筹划或报告： ① 凡领用物品，根据规定须提前做筹划，报库存部门准备； ② 仓管员将报来的筹划按每天发货的顺序编排好，做好目录，准备好物品，以便取货人领取； （2）发货与领货 ① 各部门各单位的领货一般规定专人负责； ② 领料员要填好领料单（含日期、名称、规格、型号、数量、单价、用途等）并签名，仓管员凭单发货； ③ 领料单一式三份，领料单位自留一份，单位负责人凭单验收；仓管员一份，凭单入账；材料会计一份，凭单记明细账； ④ 发货时仓管员要注意物品先进的先发、后进的后发 （3）货品计价： ① 货品一般按进价发出，若同一种商品有不同的进价，一般按平均价发出。

② 需调出酒店以外的单位的物资，一般按原进价或平均价加手续费和管理费调出 6、盘点： （1） 仓库物资规定每月月中小盘点，月底大盘点，半年和年终彻底盘点； （2） 将盘成果列明细表报财务部审核； （3） 盘点期间停止发货 7、记账： （1） 设立账簿和登记账，账簿要整洁、全面、一目了然； （2） 账簿要分类设立，物资要分品种、型号、规格等设立账户； （3） 记账时要先审核发票和验收单，无误后再入账，发既有差错时及时解决，在未弄清和改正前不得入账； （4） 审核验收单、领料单要手续完善后才干入账，否则要退回仓管员补齐手续后才干入账； （5） 发出的物资用加权平均法计价，月终浮现的发货计价差额分品种列表一式三份，记账员、部门、财务部各一份； （6） 直拨物资的收发，同其她入库物资同样入账； （7） 调出本酒店的物资所用的管理费、手续费，不得用来冲减材料成本，应由财务部冲减费用； （8） 进口物资要按发票的数量、金额、税金、检疫费等如实折为单价人民币入账，发出时按加权平 均法计价； （9） 对于发票、税单、检疫费等尚未到的进口物资，于月底估价发放，待发票、税单、检疫费等收到、冲减估价后，再按实入账，并调节暂估价，报财务部材料会计调节三级账； （10）月底准时将材料会计报表连同验收单、领料单等报送财务部材料会计； （11）与仓管员校对实物账，每月与财务部材料会计对账，保证账物相符、账账相符。

8、建立档案制度： （1）仓库档案应有验收单、领料单和实物账簿； （2）材料会计的档案有验收单、领料单、材料明细账和材料会计报表 物品、原材料采购制度 1、 物品库存量应根据酒店货源渠道的特点，以掌握在一种季度销售量的一倍库存量为宜材料存量应以两月使用量为限，物料及备用品库存量不得超过三个月的用量 2、 坚持“凡国内能解决的不在国外进口，凡本地区能解决的不到外地采购”的规定 3、 各项物品、商品、原材料的采购，必须遵守市场管理及外贸管理的规定 4、 筹划外采购或特殊、急用物品的采购，各部门知会财务部并报总经理审批批准后，方可采购 5、 凡购进物料，特别是定制品，采购部门应坚持先取样品，征得使用部门批准后，方进行定制或采购 6、 高额进货和长期定货，均应通过签订合同的措施进行 7、 从国外购进原材料、物品、商品等，凡动用外汇的，不管金额大小一律必须获得总经理的批准，方予采购，否则财务部回绝付款 8、 凡不按上述规定采购者，财务部以及业务部门的财会人员，应一律回绝支付，并上报给总经理解决 物品、原材料盘查制度 1、 物品、原材料、物料在盘点中发生的溢损，应对自然溢损和人为溢损分别作出解决。

2、 自然溢损： （1） 物品、原材料、物料采购进仓后，在盘点中浮现的干耗或吸潮升溢，如食品中的米面及其制品、干杂货等，在升损率合理的范畴内，可填制升损报告，经主管审查后，视“营业外收入”或“管理费”科目内解决； （2） 超过合理升损率的损耗或溢余，应先填制升损报告书，查明因素，阐明状况，报部门经理审查，按规定在“营业外收入”或“管理费”科目内解决 3、 人为溢损： 人为溢损应查明因素，根据单据报部门经理审查，按有关规定在“待解决收入”或“待解决费用”科目解决 物品、原材料损耗解决制度 1、 物品及原材料、物料发生变质、霉坏，失去使用（食用）价值，需要作报损、报废解决 2、 保管人员填报“物品、原材料变质霉坏报损、报废报告表”，据实阐明坏、废因素，并经业务部门审查提出解决意见，报部门经理或财务部审批 3、 对核算并核准报损、报废的物品、原材料的残骸，由报废部门送交废旧物品仓库解决 4、 报损、报废由有关部门会同财务部审查，提出意见，并呈报总经理审批 5 、在“营业外支出”科目解决报损、报废的损失金额 食品采购管理制度 1、 由仓管部根据餐饮部门需要、订出各类正常库存货品的月使用量，制定月度采购筹划一式四份，交总经理审批，然后交采购部采购。

2、 当采购部接到总经理审批批准的采购筹划后，仓管部、食品采购组、采购部经理、总经理室各留一份备查，由仓管部根据食品部门的需求状况，定出各类物资的最低库存量和最高库存量 3、 为提高工作效率，加强采购工作的筹划性，各类货品采用定期补给的措施 能源采购管理制度 1、 酒店工程部油库根据各类能源的使用状况，编制各类能源的使用量，制定出季度使用筹划和年度使用筹划 2、 制定实际采购使用量的季度筹划和年度筹划（一式四份）交总经理审批，批准后交采购部按筹划采购 3、 按照酒店设备和车辆的油、气消耗状况以及营业状况，定出油库、气库在不同季节的最低、最高库存量，并填写请购单，交采购部经理呈报总经理审批批准后，交能源采购组办理 4、 超过季节和年度使用筹划而需增长能源的请购，必须另填写请购单，提前一种月办理 5、 当采购部接到工程部油库请购单后，应立即进行报价，将请购单送总经理审批批准后，将请购单其中一联送回工程部油库以备验收之用，一联交能源采购组 能源提运管理制度 1、 采购部根据油库请购单提出的采购能源品名、规格、数量进行采购 2、 采购部将采购能源的手续办理好后，将有关单据、发票或随货同行单、提货单、提货地点、单位地址、等以及办妥提运证后，连同填写委托提货单据，交油库办理签罢手续，便以安排提运。

3、 各类油类、气类的验罢手续，按油库验收的有关细则办理 4、 提货完毕，应及时告知铁路卸车专线负责人，把空车拖走 5、 验收状况要及时报告采购部 仓库物资管理制度 1、 酒店仓库的仓管人员应严格检查进仓物料的规格、质量和数量，发现与发票数量不符，以及质量、规格不符合使用部门的规定，应回绝进仓，并立即向采购部递交物品验收质量报告 2、 经办理验罢手续进仓的物料，必须填制“商品、。