《公文写作基础知识》PPT课件.ppt

第二章第二章 公文写作基础知识公文写作基础知识 第一节第一节 公文概述公文概述 第二节第二节 公文规范公文规范 第三节第三节 公文格式公文格式 第二章第二章 公文写作基础知识公文写作基础知识 第一节第一节 公文概述公文概述 一、公文的定义一、公文的定义 公文的定义有广义和狭义之分：公文的定义有广义和狭义之分：•广义公文即公务文书，泛指党政机关、社广义公文即公务文书，泛指党政机关、社会团体、企事业单位等会团体、企事业单位等社会合法组织社会合法组织在处在处理公务时形成和使用的各类应用文书包理公务时形成和使用的各类应用文书包括括通用公文通用公文和和专用公文专用公文•狭义公文特指《条例》和《办法》规定使狭义公文特指《条例》和《办法》规定使用的相关文书。

亦称用的相关文书亦称“法定公文法定公文”、、“党党政公文政公文”或或“通用公文通用公文”第二章第二章第一节第一节•狭义公文狭义公文–定义定义• 1.在《条例》中，中共中央办公厅将党的在《条例》中，中共中央办公厅将党的机关的公文定义为：机关的公文定义为：““是是党的机关党的机关实施领实施领导，处理公务导，处理公务的的具有具有特定效力特定效力和和规范格式规范格式的文书，是的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具问题，报告和交流情况的工具 第二章第二章第一节第一节 •2 2. .在《办法》中，国务院将行政机关的公在《办法》中，国务院将行政机关的公文定义为：文定义为：““是是行政机关行政机关在在行政管理活动行政管理活动中中形成的具有形成的具有法定效力法定效力和和规范体式规范体式的文书，的文书，是是依法行政和进行公务活动的重要工具依法行政和进行公务活动的重要工具–行政公文行政公文二、公文的特点二、公文的特点（一）法定性（一）法定性 1. 1.作者的法定性作者的法定性 2 2. .效用的法定性效用的法定性 3. 3.制发程序的法定性制发程序的法定性（二）工具性：是进行公务活动的工具（二）工具性：是进行公务活动的工具（三）规范性：内容；形式（格式、程序）（三）规范性：内容；形式（格式、程序）（四）时效性（时代性；及时性；时限性）（四）时效性（时代性；及时性；时限性）第二章第二章第一节第一节 三三、公文的作用、公文的作用 1 1. .指挥和指导作用指挥和指导作用 2 2. .规范行为作用规范行为作用 3 3. .联系协调作用联系协调作用 4 4. .宣传教育作用宣传教育作用 5 5. .凭据记载作用凭据记载作用第二章第二章第一节第一节 五五、公文的分类、公文的分类 （一）按使用范围分（一）按使用范围分 1.1.通用公文通用公文 即即《《办法办法》》、、《《条例条例》》中规定的公文。

又称为中规定的公文又称为““一般公文一般公文””、、““法定公文法定公文”” 2. 2.专用公文专用公文 指有关职能机关或行业专用的公文如外交文书、指有关职能机关或行业专用的公文如外交文书、军事文书、司法文书等军事文书、司法文书等第二章第二章第一节第一节（二）按发文机关所属组织系统分（二）按发文机关所属组织系统分 1.1.党的机关公文党的机关公文《条例》规定的公文文种《条例》规定的公文文种1414种：种： 决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要 2. 2.行政机关公文行政机关公文《办法》规定的公文文种《办法》规定的公文文种1313种：种： 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要第二章第二章第一节第一节（三）按行文方向分（三）按行文方向分 1. 1.上行文：下级机关向上级机关报送的公文。

如上行文：下级机关向上级机关报送的公文如 报告、请示部分意见可以上行报告、请示部分意见可以上行 2. 2.下行文：上级机关向下级机关发送的公文如下行文：上级机关向下级机关发送的公文如 命令、决定、指示、决议、条例、规定、批复、命令、决定、指示、决议、条例、规定、批复、通告、公告、多数会议纪要、多数通知、部分意通告、公告、多数会议纪要、多数通知、部分意见与函等见与函等 3. 3.平行文：向平级和不相隶属机关传递的公文平行文：向平级和不相隶属机关传递的公文如函、议案部分意见、通知、会议纪要可以平如函、议案部分意见、通知、会议纪要可以平行 ★★（意见、部分通知、部分会议纪要，行文方向（意见、部分通知、部分会议纪要，行文方向有特殊之处）有特殊之处）第二章第二章第一节第一节（四）按涉密程度分（四）按涉密程度分 普通公文、秘密公文、普通公文、秘密公文、 机密公文、绝密公文机密公文、绝密公文 按阅读范围：对外公开件、国内公开件、内按阅读范围：对外公开件、国内公开件、内部使用件等部使用件等（五）按处理时限分（五）按处理时限分 平件、急件、特急件等；如以电报方式传送分平平件、急件、特急件等；如以电报方式传送分平急件、加急件、特急件、特提件急件、加急件、特急件、特提件第二章第二章第一节第一节第二章第二章 公文写作基础知识公文写作基础知识 第二节第二节 公文规范公文规范  具体地讲，我国现阶段的公文的规范，具体地讲，我国现阶段的公文的规范，主要是指《条例》和《办法》中有关公文主要是指《条例》和《办法》中有关公文的若干标准以及由国家技术监督局制定的的若干标准以及由国家技术监督局制定的《国家行政机关公文格式》中的有关标准；《国家行政机关公文格式》中的有关标准；再加上长期社会实践，探索和总结的一些再加上长期社会实践，探索和总结的一些已经被公认的原则和规律。

已经被公认的原则和规律 以上这些，构成了我国现代公文应遵循以上这些，构成了我国现代公文应遵循的的规范第二章第二章第二节第二节一、公文文种的规范一、公文文种的规范（一）文种选用的原则（一）文种选用的原则 1.1.按组织系统的职能范围选用文种（如通告）按组织系统的职能范围选用文种（如通告） 2. 2.按组织的级别权限选用文种按组织的级别权限选用文种（条例）（条例） 3. 3.按组织之间的工作关系选用文种按组织之间的工作关系选用文种（上、平、下（上、平、下行文）行文） 4. 4.按公文的适用范围选用文种按公文的适用范围选用文种第二章第二章第二节第二节•1 1. .公报公报————适用于公开发布重要决定或者重大事适用于公开发布重要决定或者重大事件如《中国中国————阿尔巴尼亚联合公报阿尔巴尼亚联合公报》》》》•2 2. .决议决议————适用于经会议讨论通过的重要决策事适用于经会议讨论通过的重要决策事项如《关于中华人民共和国国歌的决议关于中华人民共和国国歌的决议》》•3.指示指示————适用于对下级机关布置工作，提出开适用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

如《展工作的原则和要求如《中共中央、国务院关中共中央、国务院关于制止乱砍滥伐森林的紧急指示于制止乱砍滥伐森林的紧急指示》》•4.条例条例————适用于党的中央组织制定规范党组织适用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度的工作、活动和党员行为的规章制度如《中国中国共产党基层组织选举工作暂行条例共产党基层组织选举工作暂行条例 》》•5 5. .规定规定————适用于对特定范围内的工作和事务制适用于对特定范围内的工作和事务制定带有约束力的行为规范如《关于毕业论文的定带有约束力的行为规范如《关于毕业论文的相关规定》相关规定》•6 6. .命令（令）命令（令）————适用于依照有关法律公布行政适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布实施重大强制性行政措施；嘉法规和规章；宣布实施重大强制性行政措施；嘉奖有关单位和人员如《中华人民共和国主席令奖有关单位和人员如《中华人民共和国主席令》》•7 7. .决定决定————适用于对重大事项或者重大行动作出适用于对重大事项或者重大行动作出安排，嘉奖有关单位和人员，变更或者撤消下级安排，嘉奖有关单位和人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。

如《八届全国人大五次机关不适当的决定事项如《八届全国人大五次会议关于批准设立重庆直辖市的决定》会议关于批准设立重庆直辖市的决定》•8 8. .公告公告————适用于向国内外宣布重要事项或者法适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项第二章第二章第二节第二节•9 9. .通告通告————适用于公布社会各有关方面应当遵守适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项或者周知的事项•1010. .通知通知————适用于批转下级机关的公文、转发上适用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达上级机关的级机关和不相隶属机关的公文；传达上级机关的指示；发布规章；传达要求下级机关办理和需要指示；发布规章；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部•1111. .通报通报————适用于表彰先进，批评错误，传达重适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况要精神或者情况第二章第二章第二节第二节•1212. .议案议案————适用于各级人民政府按照法律程序向适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

请审议事项•1313. .报告报告————适用于向上级机关汇报工作，反映情适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问况，答复上级机关的询问•1414. .请示请示————适用于向上级机关请求指示、批准适用于向上级机关请求指示、批准•1515. .批复批复————适用于答复下级机关请示事项适用于答复下级机关请示事项第二章第二章第二节第二节•1616. .意见意见————适用于对重要问题提出见解和处理办适用于对重要问题提出见解和处理办法•1717. .函函————适用于不相隶属机关之间商洽工作、询适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；请求批准和答复审批事项问和答复问题；请求批准和答复审批事项•1818. .会议纪要会议纪要————适用于记载、传达会议情况和议适用于记载、传达会议情况和议定事项第二章第二章第二节第二节（二）避免文种混乱现象（二）避免文种混乱现象 1.1.混用公文文种混用公文文种 2. 2.生造公文文种生造公文文种 3. 3.误用公文文种误用公文文种第二章第二章第二节第二节二、公文行文的规范二、公文行文的规范（一）行文精简的规则（一）行文精简的规则（二）按权限行文的规则（二）按权限行文的规则（三）职能部门行文的规则（三）职能部门行文的规则 第二章第二章第二节第二节 （四）联合行文的规则（四）联合行文的规则 1 1. .同级政府可以联合行文。

同级政府可以联合行文 如：省政府与省政府之间；市政府如：省政府与省政府之间；市政府与市政府之间与市政府之间 2 2. .同级政府各部门之间可以联合行文同级政府各部门之间可以联合行文 如：省政府所属各厅、局级之间如：省政府所属各厅、局级之间 3 3. .上级政府部门可以和下一级人民政上级政府部门可以和下一级人民政府联合行文府联合行文 如：国务院各部委与同一行政级别如：国务院各部委与同一行政级别的省政府之间的省政府之间第二章第二章第二节第二节 4 4. .政府与同级党委、军事机关可以联合行文政府与同级党委、军事机关可以联合行文 5 5. .上级政府部门与下一级党委、军事机关如上级政府部门与下一级党委、军事机关如处于同一行政级别，可以联合行文处于同一行政级别，可以联合行文 6 6. .政府部门与同级人民团体和具有行政职能政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位可以联合行文的事业单位可以联合行文 如：政协、工会、等等如：政协、工会、等等第二章第二章第二节第二节 （五）文件抄送的规则（五）文件抄送的规则 （六）协商一致的规则（六）协商一致的规则 （七）向上级请示的规则（七）向上级请示的规则 （八）报刊发布公文的规则（八）报刊发布公文的规则 （九）文件退回的规则（九）文件退回的规则第二章第二章第二节第二节三、公文语言的规范三、公文语言的规范 千百年来，在公文的形成和发展中，形成千百年来，在公文的形成和发展中，形成了公文语言的特殊语体，即公文语体。

了公文语言的特殊语体，即公文语体 其特点是：准确、简明、朴实、庄重其特点是：准确、简明、朴实、庄重 （一）准确（一）准确 是公文语言的第一要素后面的三个特点是公文语言的第一要素后面的三个特点是以它为基础、前提和条件是以它为基础、前提和条件 第二章第二章第二节第二节–1 1. .精选同义词准确达意如精选同义词准确达意如““公布公布””与与““发布发布””–2 2. .巧用附加语限定语意巧用附加语限定语意–3 3. .善用关联词彰显文脉善用关联词彰显文脉–4 4. .适用模糊语勾勒概略适用模糊语勾勒概略（二）简明（二）简明 简明即简洁明确简明即简洁明确–1.遣词用其基本意遣词用其基本意–2.组词酌用文言词如组词酌用文言词如“悉悉”、、 “顷顷” “务务” “当当” “毋毋”等–3.常用缩略语常用缩略语1）力求规范力求规范2）先全后）先全后简（（三）朴实三）朴实 即质朴、平实，浅近而不雕琢、夸张、古即质朴、平实，浅近而不雕琢、夸张、古奥–1.切记雕琢堆砌–2.言说直陈其事（四）庄重（四）庄重 即严肃、郑重即严肃、郑重。

–1.冷静、客观的文风–2.使用具有普适性的书面语–3.使用规范化、模式化词语四、公文其他规范四、公文其他规范（一）文字排列规范（一）文字排列规范（二）用纸规范（二）用纸规范（三）结构层次序数规范（三）结构层次序数规范（四）引用规范（四）引用规范（五）数字使用规范（五）数字使用规范第二章第二章 公文写作基础知识公文写作基础知识 第三节第三节 公文格式公文格式 一、公文格式的含义一、公文格式的含义 按照《条例》《办法》中的规定，公文的格按照《条例》《办法》中的规定，公文的格式项目可以分为：式项目可以分为： 指定性格式项目指定性格式项目————如标题、主送机关、如标题、主送机关、正文、成文日期、印章等正文、成文日期、印章等 选择性格式项目选择性格式项目————版头、发文字号、签版头、发文字号、签发人、秘密等级、保密期限、紧急程度、发人、秘密等级、保密期限、紧急程度、份号、附注、附件份号、附注、附件 等等等等第二章第二章第三节第三节二、公文格式的制作二、公文格式的制作（一）眉首部分（又称（一）眉首部分（又称““文头部分文头部分””））1.1.公文份号公文份号 （（1 1）概念：印制份数顺序号）概念：印制份数顺序号 （（2 2）适用范围：）适用范围：““绝密绝密””、、““机密机密””公文应标明公文应标明份号份号 （（3 3）标注：用七位阿拉伯数字标识，如）标注：用七位阿拉伯数字标识，如00001230000123 （（4 4）位置：文件首页左上角）位置：文件首页左上角第二章第二章第三节第三节2.2.秘密等级和保密期限秘密等级和保密期限 （（1 1）性质：是公文涉密程度的标志，密级分为）性质：是公文涉密程度的标志，密级分为““绝密绝密””、、““机密机密””和和““秘密秘密”” （（2 2）适用范围：涉及国家机密的公文）适用范围：涉及国家机密的公文 （（3 3）标识方法：绝密）标识方法：绝密★★十年十年 （（4 4）位置：文件首页右上角顶格写）位置：文件首页右上角顶格写 3.3.紧急程度紧急程度 （（1）性质：是对公文送达和办理的时间要求。

性质：是对公文送达和办理的时间要求行政公文分为：特急行政公文分为：特急 急件党的公文分为：特急急件党的公文分为：特急 加急 （（2）适用范围：紧急公文）适用范围：紧急公文（（3）标识方法：用汉字标明）标识方法：用汉字标明“特急特急”，中间空一，中间空一字字（（4）位置：眉首部分右上角、密级下方）位置：眉首部分右上角、密级下方4 4. .发文机关标识（版头）发文机关标识（版头）（（1 1））是发文机关的标志，具有法定性、权威性和效是发文机关的标志，具有法定性、权威性和效用性2 2）用）用套红大字套红大字居中居中印在公文印在公文首页上部首页上部（红头文件）（红头文件），以示庄重以示庄重3 3）形式：）形式： A A “发文机关名称发文机关名称”+ +“文件文件”；；如《国务院文件如《国务院文件》 B B “发文机关全称或规范化简称发文机关全称或规范化简称”；如《中共中；如《中共中央文件》央文件》  C C 联合行文时，可用联合行文时，可用“主办机关名称主办机关名称”+ +“文文件件”，如《黑龙江省人事厅文件》；也可用，如《黑龙江省人事厅文件》；也可用“几几个同级机关名称个同级机关名称”+ +“文件文件”，但，但“主办机关主办机关”排排列在前，列在前，“文件文件”位于位于“发文机关名称发文机关名称””右侧，右侧，上下居中排布；例如：《黑龙江省人事厅、黑龙上下居中排布；例如：《黑龙江省人事厅、黑龙江省科学技术委员会、黑龙江省财政厅文件》。

江省科学技术委员会、黑龙江省财政厅文件》如果联合行文机关过多，必须保证公文首页显示如果联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文 5 5. .发文字号发文字号（（是发文机关为制发公文所依次编排是发文机关为制发公文所依次编排的文号）的文号）（（1）组成：）组成：“机关代字机关代字+发文年份发文年份+发文顺序号发文顺序号（（2）注意：）注意： 年份、序号用阿拉伯数码标识；年份年份、序号用阿拉伯数码标识；年份标全称，用方括号标全称，用方括号[]括入；序号不编虚位（即括入；序号不编虚位（即1不编为不编为001），不加），不加“第第”字如 ◆◆渝委渝委 [200 [2008] 38] 3号号 ◆ ◆国办发国办发 [200 [2009] 219] 21号号 第二章第二章第三节第三节 ◆◆渝府渝府 [2004] 5 [2004] 5号号 ◆ ◆渝工商大渝工商大[2005] 9[2005] 9号号（（3 3）位置：位于发文机关标识下空两行，居）位置：位于发文机关标识下空两行，居中排布中排布（（4 4）一般必备）一般必备（（5））关于关于““发文字号发文字号””要注意的几个问题：要注意的几个问题： ①①联合行文，只标注主办机关的发文字号。

联合行文，只标注主办机关的发文字号 ② ② 机关代字用简称，比较固定，不能随便乱用机关代字用简称，比较固定，不能随便乱用 ③ ③ ““国发国发”” 的这个的这个““发发””字，有上级发下来字，有上级发下来文件的意思，一般单位不能随意使用如对上级文件的意思，一般单位不能随意使用如对上级行文不能用行文不能用““发发””字字 ④ ④““命令命令””（令）和（令）和““公告公告””，走单独的发文，走单独的发文序号如第序号如第207207号）号）第二章第二章第三节第三节 ⑤⑤批复和函，可在发文代字中标注文种批复和函，可在发文代字中标注文种““批批””和和““函函”” ◆◆渝委函渝委函 [2004] 5 [2004] 5号号 6 6、签发人、签发人（（1 1）概念：代表机关核准并签发公文的领导人概念：代表机关核准并签发公文的领导人2 2）适用范围：仅供）适用范围：仅供上行文上行文使用使用（（3 3）标注方法：平行排列于发文字号右侧，发文字）标注方法：平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空一字，签发人居右空一字。

签发人后用全号居左空一字，签发人居右空一字签发人后用全角冒号，冒号后标识签发人姓名，如签发人：王利角冒号，冒号后标识签发人姓名，如签发人：王利 第二章第二章第三节第三节（（4 4）注意：如有多个签发人，所有单位批准该文发）注意：如有多个签发人，所有单位批准该文发出的负责人均需签名主办单位签发人姓名放在出的负责人均需签名主办单位签发人姓名放在第一列，其他签发人从第二行起在主办单位签发第一列，其他签发人从第二行起在主办单位签发人之下按发文机关顺序依次顺排，应使最后的签人之下按发文机关顺序依次顺排，应使最后的签发人与发文字号平行排列发人与发文字号平行排列（二）公文的主体部分（文身部分）（二）公文的主体部分（文身部分） 公文的主体部分又称公文的主体部分又称““内文内文””，这是公文实质性，这是公文实质性内容的部分由于公文内容的长短不同，主体部内容的部分由于公文内容的长短不同，主体部分的位置经常变动分的位置经常变动 1.1.公文的标题公文的标题（（1 1）完整式的标题）完整式的标题 由由““发文机关发文机关 + + 发文事由发文事由 + + 文种文种”” 构成构成 （又称标题三要素）（又称标题三要素） ◆◆中共中央关于经济体制改革中共中央关于经济体制改革的的决定决定 发文机关发文机关 发文事由发文事由 文种文种 ◆ ◆ 国务院关于大力推进职业教育改革与发展国务院关于大力推进职业教育改革与发展的的决定决定 发文机关发文机关 发文事由发文事由 文种文种 第二章第二章第三节第三节（2）非完整式：或省略发文机关或省略事由，留用非完整式：或省略发文机关或省略事由，留用两项。

两项 ◆◆关于加强对企业国有、集体产权管理有关关于加强对企业国有、集体产权管理有关问题的意见问题的意见（省略发文机关）（省略发文机关） ★★红头文件；机关内部文件；个人的行文等红头文件；机关内部文件；个人的行文等可省发文机关可省发文机关 ◆◆深圳市人民政府通知深圳市人民政府通知（省略事由）（省略事由） ★★内容简单或复杂的公文；或内容简单或复杂的公文；或““公告公告”“”“通通告告””等可省事由等可省事由 公文标题前面的两项可以省略，最不可以省略的公文标题前面的两项可以省略，最不可以省略的是文种这一项是文种这一项第二章第二章第三节第三节（4）标题中的介词标题中的介词“关于关于” A 公文标题中使用公文标题中使用“关于关于”，把发文机，把发文机关与事由部分隔离，因为事由部分的行关与事由部分隔离，因为事由部分的行为主体与发文机关不一致如果没有为主体与发文机关不一致如果没有“关关于于”，不仅语法结构欠严密，且易使人误，不仅语法结构欠严密，且易使人误解如《《xx部关于严格执行会议费规定部关于严格执行会议费规定的通知的通知》》和和《《 xx部严格执行会议费规定部严格执行会议费规定的通知的通知》》意思明显不同。

意思明显不同 B 在批转、转发或发布性通知中，因事在批转、转发或发布性通知中，因事由部分的行为主体与发文机关一致，可由部分的行为主体与发文机关一致，可省省“关于关于”★ ★ （（5 5）标题中，除了法规、规章名称加书）标题中，除了法规、规章名称加书名号以外，一般不使用标点符号但有时，名号以外，一般不使用标点符号但有时，不使用标点符号会引起误会时，可以使用不使用标点符号会引起误会时，可以使用 ◆◆国务院关于国务院关于““九五九五””期间深化科学期间深化科学技术体制改革的决定技术体制改革的决定 ◆ ◆““三八三八””妇女节妇女节 ◆ ◆ ““一二一二··九九””运动运动第二章第二章第三节第三节（（6））公文标题在公文首页横隔线之下，正文之上各公文标题在公文首页横隔线之下，正文之上各空一行居中排列公文标题可据情况一行或多行空一行居中排列公文标题可据情况一行或多行排列多行排列时应注意对称、美观，分行不破排列多行排列时应注意对称、美观，分行不破词，词，““的的””字不排行首字不排行首 第二章第二章第三节第三节改错题：改错题：A 仪南乡政府通知春耕生产要认真抓好仪南乡政府通知春耕生产要认真抓好 改：仪南乡人民政府关于认真抓好春耕生产的通知改：仪南乡人民政府关于认真抓好春耕生产的通知B 重庆市教委关于印发重庆市高校学生学籍管理办重庆市教委关于印发重庆市高校学生学籍管理办法的通知法的通知 改：重庆市教委印发改：重庆市教委印发《《重庆市高校学生学籍管理办重庆市高校学生学籍管理办法法》》的通知的通知C 关于青山县教委对山区中小学教师实行生活补贴关于青山县教委对山区中小学教师实行生活补贴的请示报告的请示报告 改：青山县教委关于山区中小学教师实行生活补改：青山县教委关于山区中小学教师实行生活补贴的请示贴的请示2.2.主送机关主送机关 又称又称““抬头抬头””，是公文的主要受理机，是公文的主要受理机 关，对该公文负有直接的办理责任。

关，对该公文负有直接的办理责任 ① ①主送机关应当标明主送机关的全称、规主送机关应当标明主送机关的全称、规范化简称、同类型机关的统称范化简称、同类型机关的统称 ◆◆““各区人民政府各区人民政府””，， ◆ ◆““市政府直属各单位市政府直属各单位”” 第二章第二章第三节第三节②②上行文上行文的主送机关只能有一个，不要多头的主送机关只能有一个，不要多头主送下行文下行文如如““指示指示”“”“通知通知”“”“通报通报””等需要所属各机关都了解、执行的，可等需要所属各机关都了解、执行的，可以有两个以上的主送机关以有两个以上的主送机关张贴性张贴性需广大需广大群众周知的群众周知的公文公文，如，如““公告公告”“”“通告通告””等，等，不标主送机关不标主送机关③③有多个主送机关时，同一性质、同一系列有多个主送机关时，同一性质、同一系列的机关单位排在一起，不同机关单位名称的机关单位排在一起，不同机关单位名称用顿号隔开，不同性质、不同系列的机关、用顿号隔开，不同性质、不同系列的机关、单位名称用逗号隔开，例如单位名称用逗号隔开，例如““各省、自治各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构直属机构””④④主送机关名称位于公文标题下空一行，左主送机关名称位于公文标题下空一行，左侧顶格写，回行继续顶格写，末尾加冒号。

侧顶格写，回行继续顶格写，末尾加冒号第二章第二章第三节第三节 3.3.正文正文 是公文的核心部分用来表述公文的内是公文的核心部分用来表述公文的内容，一份公文的质量如何，主要体现在这容，一份公文的质量如何，主要体现在这一部分一般由开头、主体和结尾组成一般由开头、主体和结尾组成不同种类的公文，正文的篇幅长短不同，不同种类的公文，正文的篇幅长短不同，格式写法也不同格式写法也不同 位于主送机关之下，空两格书写位于主送机关之下，空两格书写第二章第二章第三节第三节4.附件附件 （（1 1）附件是附属于正文的其他公文或材料它）附件是附属于正文的其他公文或材料它是该公文的一个组成部分，如无专门说明，其效是该公文的一个组成部分，如无专门说明，其效用与正文相同或是正文的补充说明、或是正文用与正文相同或是正文的补充说明、或是正文内容的延伸，是正文内容的补充部分，与正文具内容的延伸，是正文内容的补充部分，与正文具有同等效力有同等效力 （（2 2）适用范围：）适用范围： A A、正文只起批准、发布、正文只起批准、发布““印发、转发、批转印发、转发、批转””的作用，主要内容是附件。

如的作用，主要内容是附件如《《XXXX市人民政府市人民政府转发转发市劳动局关于市劳动局关于XXXX铜丝厂滥发实物问题的处理铜丝厂滥发实物问题的处理意见意见的通报的通报》》 第二章第二章第三节第三节 B B、用于补充说明主件某一方面内容的附件用于补充说明主件某一方面内容的附件如有关的图表、名单、计划、调查报告等专项如有关的图表、名单、计划、调查报告等专项材料3 3）标注：在正文下一行左空两字，先写）标注：在正文下一行左空两字，先写““附附件件””，后标冒号和附件名称附件名称后不加，后标冒号和附件名称附件名称后不加标点符号附件如有几件，每件占一行，平行标点符号附件如有几件，每件占一行，平行排列 ★ ★如如““附件：附件：1.XXXXXX1.XXXXXX”” 如如““附件：附件：2.XXXXXX2.XXXXXX”” 5.发文机关署名（落款）发文机关署名（落款）（（1）指制发公文并对文件负责的作者，可表明文件）指制发公文并对文件负责的作者，可表明文件的责任者及法定权威性的责任者及法定权威性2）一般用全称或规范化简称，标示在正文后面右）一般用全称或规范化简称，标示在正文后面右下方。

下方3）政府机关发文，可用机关印章代替；有的公文）政府机关发文，可用机关印章代替；有的公文如如“令令”也可不标发文机关署名而由主要领导签名，也可不标发文机关署名而由主要领导签名，如如”省长：省长：XXX”;联合行文时，主办机关在前，一联合行文时，主办机关在前，一个发文机关占一行个发文机关占一行6.6.成文日期成文日期（（1 1）成文日期是公文生效的时间标志成文日期是公文生效的时间标志2 2）成文日期根据以下情况确定：）成文日期根据以下情况确定： A A、、一般公文以机关领导人的签发日期为准一般公文以机关领导人的签发日期为准 B B、、法规、规章类公文以依法批准的日期为准法规、规章类公文以依法批准的日期为准第二章第二章第三节第三节C C、、会议类公文以会议正式通过日期为准，标在标题会议类公文以会议正式通过日期为准，标在标题下方居中位置（题注）下方居中位置（题注）D D、、张贴、公布、告示类公文，以公布之日为准张贴、公布、告示类公文，以公布之日为准E E、、联合行文，以最后一位机关领导人签发日期为准联合行文，以最后一位机关领导人签发日期为准F F、、以电报形式发出的公文，以发出日期为准。

以电报形式发出的公文，以发出日期为准第二章第二章第三节第三节（（3 3）成文日期的写法：）成文日期的写法： A A、行政公文要用汉字，年、月、日写全行政公文要用汉字，年、月、日写全 ◆◆二〇〇三年十一月八日二〇〇三年十一月八日 ◆ ◆二〇〇四年一月十日二〇〇四年一月十日 （（““ 〇〇””不能写成不能写成““零零””，不能用阿拉伯数字，不能用阿拉伯数字的的““0 0””，不能用英文字母的，不能用英文字母的““O O””代替 B B、、党的公文的成文日期可以写成阿拉伯数字党的公文的成文日期可以写成阿拉伯数字 ◆ 2004◆ 2004年年1111月月8 8日日第二章第二章第三节第三节（（4 4）成文日期的位置，有三种情况：）成文日期的位置，有三种情况： 1 1）一个机关行文的，规定标在右空）一个机关行文的，规定标在右空4 4字，离正字，离正文的距离是加盖印章后不到一行，具体看印章的文的距离是加盖印章后不到一行，具体看印章的大小 2 2）两个单位联合发文的，将成文日期拉开，左）两个单位联合发文的，将成文日期拉开，左右各空右各空7 7字，离正文的距离与单一行文的要求相同。

字，离正文的距离与单一行文的要求相同 3 3）三个以上单位联合行文的，成文日期在最后）三个以上单位联合行文的，成文日期在最后一排印章之下空一行的位置，右空一排印章之下空一行的位置，右空2 2字第二章第二章第三节第三节7.7.印章印章（（1 1）印章是公文生效的标志公文加盖印章，既保）印章是公文生效的标志公文加盖印章，既保证公文的效力和信用，也是发文机关以示负责证公文的效力和信用，也是发文机关以示负责2 2）根据现行公文法规规定，公文除）根据现行公文法规规定，公文除““会议纪要会议纪要””和以电报形式发出的公文外，都必须加盖公章和以电报形式发出的公文外，都必须加盖公章3 3）印章要端正、清晰地印在成文日期上，做到上）印章要端正、清晰地印在成文日期上，做到上不压正文，下覆盖成文年月日中间偏上四至七个不压正文，下覆盖成文年月日中间偏上四至七个字，这叫字，这叫““骑年盖月骑年盖月””章4 4）联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合）联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章，印章之间下发的公文，发文机关都应加盖印章，印章之间不相交和相切不相交和相切。

见例文第二章第二章第三节第三节（（7 7）附注）附注 用以说明正文中其他的一些事项比如：发放用以说明正文中其他的一些事项比如：发放范围、使用注意事项范围、使用注意事项 ，等等 常见的有常见的有：： ◆◆ （此件（此件发至县、团级）发至县、团级） ◆ ◆ （此件可自行翻印）（此件可自行翻印） ◆ ◆ （此件至（此件至X X月月X X日对外公开日对外公开 ）等等）等等 附注在成文日期的下一行，用圆括号括入，左空附注在成文日期的下一行，用圆括号括入，左空2 2个字格第二章第二章第三节第三节（三）（三）版记部分（文尾部分）版记部分（文尾部分） 1.1.主题词主题词 （（1 1）主题词：经过规范化处理的、用来）主题词：经过规范化处理的、用来标引公文主题内容、表述公文的性质和类标引公文主题内容、表述公文的性质和类属的高度概括的便于检索查询的规范词属的高度概括的便于检索查询的规范词 （（2 2）标引的要求：通常由公文制发机关）标引的要求：通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布如：的最高行政主管机关负责制定和发布。

如：国务院办公厅制发的《国务院主题词表》，国务院办公厅制发的《国务院主题词表》，所属行政机关的公文标注主题词，必须按所属行政机关的公文标注主题词，必须按它来制作，来标准它来制作，来标准第二章第二章第三节第三节 （（3））标引方法：主题词由规范化名词或标引方法：主题词由规范化名词或名词性词组构成，一般由名词性词组构成，一般由““类别词类别词””（反映该公文主要类别）、（反映该公文主要类别）、 ““类属词类属词””（属于类别词以下的词，反映公文的（属于类别词以下的词，反映公文的主要内容）和主要内容）和““文种词文种词””3 3个层次组成个层次组成 第二章第二章第三节第三节（（4 4）标引的顺序：）标引的顺序： A A、先标类别词先标类别词 B B、再标类属词、再标类属词 C C、最后标引表示文件文种的词最后标引表示文件文种的词 ◆◆国务院关于加强水土保持工作的通知国务院关于加强水土保持工作的通知 农业农业 水土保持水土保持 通知通知 类别词类别词 类属词类属词 文种文种第二章第二章第三节第三节（（5 5）一份文件如有两个以上主题内容，先对一个主）一份文件如有两个以上主题内容，先对一个主题内容进行标引，再标引第二个。

题内容进行标引，再标引第二个 ◆ ◆““国务院关于在若干城市试行国务院关于在若干城市试行 国有企业兼国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知并破产和职工再就业有关问题的通知”” ◆ ◆经济管理经济管理 企业企业 破产破产 劳动劳动 就业就业 通知通知 第一主题第一主题 第二主题第二主题第二章第二章第三节第三节（（6 6）一份文件的标引，一般）一份文件的标引，一般3 3——5 5个词，词与个词，词与词之间空一个字格，不加标点词之间空一个字格，不加标点7 7）位于文尾的抄送机关之上，通常排一行位于文尾的抄送机关之上，通常排一行顶格标注：主题词：顶格标注：主题词：XXX XXXX XXXXXXXX XXXX XXXXX第二章第二章第三节第三节 2.2.抄送机关抄送机关（（1 1）指除主送机关以外的其他需要告知公文）指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上、下级和不相隶属机关内容的上、下级和不相隶属机关2 2）抄送机关名称应用全称或规范化简称抄送机关名称应用全称或规范化简称。

3 3）一般抄送的范围：）一般抄送的范围：第二章第二章第三节第三节 A A、、受双重领导单位之间行文，行文前征得受双重领导单位之间行文，行文前征得同意，须抄送同意，须抄送 B B、、特殊情况越级行文，被越过的直接上级特殊情况越级行文，被越过的直接上级或下级机关需要抄送或下级机关需要抄送 C C、、批复某一机关而另一机关要照此办理的，批复某一机关而另一机关要照此办理的，需要抄送需要抄送 D D、、行文中涉及另一机关职权，行文前会签，行文中涉及另一机关职权，行文前会签，行文中要抄送行文中要抄送 E E、、除主送外，需要阅知的，要抄送备案除主送外，需要阅知的，要抄送备案第二章第二章第三节第三节（（4）抄报、抄送和抄发（行文关系）的定义）抄报、抄送和抄发（行文关系）的定义及标注顺序及标注顺序 A、抄送给上级机关的叫、抄送给上级机关的叫“抄报抄报”（上）（上） B、抄送给下级机关的叫、抄送给下级机关的叫“抄发抄发”（下）（下） C、抄送给同级机关和不相隶属机关的叫、抄送给同级机关和不相隶属机关的叫“抄送抄送”（中）（中） ★★抄送机关一般按级别高低排列，同级机抄送机关一般按级别高低排列，同级机关按党、政、军、群次序排列；不同级别关按党、政、军、群次序排列；不同级别或同一级别不同性质的单位之间用逗号，或同一级别不同性质的单位之间用逗号，同一级别、同一性质的单位之间用顿号。

同一级别、同一性质的单位之间用顿号（（6）标注方法：标注在公文主题词之下、印发机关）标注方法：标注在公文主题词之下、印发机关和时间之上左空一字先标识和时间之上左空一字先标识“抄送抄送”两字，后两字，后加冒号，依次排列抄送机关名称，在最后一个抄加冒号，依次排列抄送机关名称，在最后一个抄送机关后标句号送机关后标句号 3.3.印发机关和印发日期印发机关和印发日期 （（1 1）印发机关：一般是公文印制的主管部门，）印发机关：一般是公文印制的主管部门，不是公文的发文机关一般是直属于上级领导的不是公文的发文机关一般是直属于上级领导的办公厅（室）、文秘部门校长办公室、中央办公厅（室）、文秘部门校长办公室、中央办公厅、秘书处办公厅、秘书处 等等）他们负责文件的办理和印等等）他们负责文件的办理和印发等具体工作发等具体工作 （（2 2）印发日期：以公文付印的日期为准印发日期：以公文付印的日期为准 （（3 3）在同一行，印发机关左空一字，印发日期右）在同一行，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用完全的阿拉伯数码标识空一字，用完全的阿拉伯数码标识第二章第二章第三节第三节■版记中各要素之下均加一条黑线隔开，以示版记中各要素之下均加一条黑线隔开，以示区别。

区别■版记部分的几个项目虽属选择项目，但一般版记部分的几个项目虽属选择项目，但一般都应具备都应具备•请将下列各要素逐一抄写在公文版式图的适当位置，请将下列各要素逐一抄写在公文版式图的适当位置，共共10分分•国庆后，我校发烧病人数量急剧上升国庆后，我校发烧病人数量急剧上升……•附件：发烧病人隔离治疗实施办法附件：发烧病人隔离治疗实施办法•各学院，各处（室）：各学院，各处（室）：•重庆工商大学文件重庆工商大学文件•重工商大重工商大[2009]50号号•二二00九年十月十二日（印）九年十月十二日（印）•重庆工商大学校长办公室重庆工商大学校长办公室 2009年年10月月12日印发日印发•抄送：各位校领导抄送：各位校领导•关于进一步做好甲流关于进一步做好甲流H1N1流感防控工作的通知流感防控工作的通知•主题词：甲流感主题词：甲流感 防控防控 通知通知重庆工商大学文件重庆工商大学文件重工商大重工商大[2009]50号号关于进一步做好甲流关于进一步做好甲流H1N1流感防控工作的通知流感防控工作的通知各学院，各处（室）：各学院，各处（室）： 国庆后，我校发烧病人数量急剧上升国庆后，我校发烧病人数量急剧上升…… 附件：发烧病人隔离治疗实施办法附件：发烧病人隔离治疗实施办法 二二00九年十月十二日（印）九年十月十二日（印）主题词：甲流感主题词：甲流感 防控防控 通知通知 抄送：各位校领导抄送：各位校领导 重庆工商大学校长办公室重庆工商大学校长办公室 2009年年10月月12日印发日印发三、公文的特定格式三、公文的特定格式 根据现代公文处理的需要，公文中还规定根据现代公文处理的需要，公文中还规定了信函、命令、会议纪要三种特定的格式。

了信函、命令、会议纪要三种特定的格式他们在版式设计、项目安排和标识方法上，他们在版式设计、项目安排和标识方法上，有特殊的要求有特殊的要求 1 1. .信函格式信函格式 2 2. .命令格式命令格式 3 3. .会议纪要格式会议纪要格式第二章第二章第三节第三节四、公文平头文件的格式四、公文平头文件的格式 平头文件平头文件————是指没有发文机关标识的文是指没有发文机关标识的文件相对于红头文件而言）在制发过程件相对于红头文件而言）在制发过程中，不用文头和文尾部分，但是文头部分中，不用文头和文尾部分，但是文头部分的发文字号要提下来放在标题的下方的发文字号要提下来放在标题的下方 平头文件格式一般用于单位内部发文、教平头文件格式一般用于单位内部发文、教材例文也采用这种格式材例文也采用这种格式第二章第二章第三节第三节平头文件的格式：平头文件的格式： 1 1. .标题标题 2 2. .发文字号（把发文字号从文头部分，调到发文字号（把发文字号从文头部分，调到标题正下方或右下方）标题正下方或右下方） 3 3. .主送机关主送机关 4 4. .正文正文 5 5. .附件附件 6 6. .发文机关发文机关 7 7. .成文日期成文日期第二章第二章第三节第三节。