第一讲-你适合做文职人员吗.ppt

第一讲第一讲 你适合做你适合做文职人员文职人员吗？吗？沈海波课程安排q什么样的人员适合做文职人员q文职人员需要具备什么样的能力q文职人员需要掌握的专业技能q文职人员的主要工作所谓“文职人员”包括机关、企业、团体等组织内部负责管理、服务工作的行政人员、文秘人员等游戏：心目中的你•请评出学员里你认为最适合做文职人员的同学•至少列出五条原因什么样的人适合做文职人员•个人条件•个性要求•品质要求（一）个人条件•学历•性别•年龄•外貌•体质•视力•听力讨论：男人适合做文职工作么？讨论•形式：自由组合，两组辩论•时间：3-5分钟•步骤：–自愿组合成“正方”与“反方”–先请双方各派代表阐述论点–然后，双方自由辩论–每人发言时间限制在2-3分钟（一）个人条件•学历•性别•年龄•外貌•体质•视力•听力（二）个性要求•守时•谨慎•热情•合群•服从•自信•机智•勤快•整洁•自制•兴趣（三）品质要求•忠诚•负责•正派•廉洁•诚实•谦逊文职人员需要具备什么样的能力•办事能力•沟通能力（一）办事能力•操作能力•写作能力•阅读概括能力•编辑校对能力•统计分析能力（二）沟通能力•交际能力•口头表达能力•协调能力•组织能力文职人员需要掌握的专业技能（表一）序号序号专业技能名称专业技能名称具体解释具体解释1 必必须须掌掌握握的的最最基基本本的的技技能能，，是是使使用用办办公公自自动动化化设备和设备和电脑的必备能力。

电脑的必备能力2 用用各各种种记记音音符符号号和和缩缩写写符符号号代代替替字字母母、、词词或或短短语迅速记录语言的一种方法语迅速记录语言的一种方法3 是是必必须须掌掌握握的的一一种种最最重重要要的的技技能能可可以以体体现现文文字功底和驾驭语言的能力字功底和驾驭语言的能力4 在在文文稿稿正正式式付付印印之之前前对对文文稿稿做做的的各各种种整整理理和和加加工工5 按按照照一一定定的的要要求求和和方方法法把把具具有有保保存存必必要要的的文文件件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作打字打字速记速记写作写作编辑编辑归档归档文职人员需要掌握的专业技能（表二）序号序号专业技能名称专业技能名称具体解释具体解释6 运运用用定定量量研研究究的的方方法法，，其其中中包包括括运运用用数数字字来来说说明问题 7 处处理理书书面面信信息息经经常常需需要要若若干干份份副副本本，，所所以以要要求求文职人员文职人员掌握此项技能掌握此项技能8 主要指使用和设备主要指使用和设备 9 使使用用办办公公领领域域最最先先进进、、最最重重要要的的设设备备的的能能力力，，主要用于处理信息。

主要用于处理信息   统计统计 复制复制使用电信设备使用电信设备操作电脑操作电脑文职人员的主要工作•辅助决策工作•信息工作•文书工作•会务工作•文书立卷和档案管理工作•查办工作•行政事务工作•上司交办的其他工作行政文秘人员的主要工作（表一）工工 作作具具 体体 内内 容容辅助决策辅助决策决决策策是是上上司司的的责责任任，，文文职职人人员员不不可可替替代代，，但但是是在在上上司司决决策策过过程中，程中，文职人员文职人员要发挥辅助作用要发挥辅助作用信息工作信息工作文文职职人人员员必必须须建建立立自自己己的的信信息息网网络络，，保保持持畅畅通通的的信信息息渠渠道道，，必必须须善善于于广广泛泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存文书工作文书工作文文书书是是单单位位行行使使职职权权、、进进行行指指挥挥管管理理、、联联系系洽洽商商工工作作的的重重要要工工具具，，也是也是文职人员文职人员重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟会务工作会务工作凡凡有有一一定定规规模模的的会会议议，，都都有有大大量量的的会会务务工工作作，，通通常常由由行行政政部部门门承承办办。

大大型型会会议议则则可可设设专专门门的的会会议议机机构构，，原原有有的的行行政政部部门门参参与与其其中中，，常常成成为会务机构的组织者为会务机构的组织者公关工作公关工作这这是是一一项项直直接接与与人人打打交交道道的的工工作作，，包包括括来来信信的的处处理理，，来来访访的的接接待待，，对报刊上的批评、投诉、建议的处理等对报刊上的批评、投诉、建议的处理等行政文秘人员的主要工作（表二）工工 作作具具 体体 内内 容容档案工作档案工作 单单位位的的重重要要文文书书，，处处理理完完毕毕后后都都要要立立卷卷归归档档已已经经处处理理完完毕毕的的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用 查办工作查办工作单单位位的的重重要要文文书书，，处处理理完完毕毕后后都都要要立立卷卷归归档档已已经经处处理理完完毕毕的的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用 行政事务工行政事务工作作包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作。

上司交办的上司交办的其他工作其他工作这这种种工工作作带带有有临临时时性性和和偶偶发发性性，，有有时时也也有有突突发发性性如如协协助助上上司司找找人人找找资资料料，，代代表表上上司司接接待待客客人人，，探探望望、、慰慰问问生生病病员员工工，，了了解解、、处处理理某某些些临临时任务等这也是时任务等这也是你你的经常性工作之一，不可视为额外任务的经常性工作之一，不可视为额外任务小测试：你适合做文职吗？（表一）序序号号检测内容检测内容优优良良差差1良好的文字处理能力，字体优美，书写工整良好的文字处理能力，字体优美，书写工整   2良好的口头表达能力，如得体地应对良好的口头表达能力，如得体地应对   3善于与人沟通善于与人沟通   4随机应变能力强随机应变能力强   5能严守秘密谨慎处理保密文件能严守秘密谨慎处理保密文件   6能准确理解上司的意图能准确理解上司的意图   7能沉着处理紧急事件能沉着处理紧急事件   小测试：你适合做文秘吗？（表二）序序号号检测内容检测内容优优良良差差8能能代代表表领领导导出出席席会会议议并并讲讲话话，，准准确确恰恰当当地地表表达达领导领导的意见及时将企业内外部信息传递给及时将企业内外部信息传递给领导领导。

   9   10领导领导外出时能主动主持办公室工作外出时能主动主持办公室工作    11良好的职业道德和强烈的进取心良好的职业道德和强烈的进取心    12精力充沛精力充沛   13良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）    14良良好好的的记记忆忆力力，，尤尤其其对对人人名名、、地地名名、、电话号号码码反应迅速反应迅速    小测试：你适合做文职吗？（表三）序序号号检测内容检测内容优优良良差差15有组织观念和团队精神有组织观念和团队精神    16与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用    17能参与企业具体项目的开展能参与企业具体项目的开展    18积极主动而非被动工作积极主动而非被动工作    19懂办公室内财务管理懂办公室内财务管理    20知错能及时纠正知错能及时纠正    21知道何时征求上司的意见和给上司建议知道何时征求上司的意见和给上司建议    小测试：你适合做文职吗？（表四）序序号号检测内容检测内容优优良良差差22能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找）能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找）   23有一定数学头脑。

有一定数学头脑    24会多种语言并且能适应多国文化环境会多种语言并且能适应多国文化环境    25求知欲强求知欲强    26掌握先进计算机软件应用掌握先进计算机软件应用    27能代替上司处理日常事务能代替上司处理日常事务    28独立工作能力强独立工作能力强    文职人员年轻貌美身体好能干会说不贪功你适合做文职人员吗？ 谢谢大家！。