企业档案信息化建设中存在的问题及其对策.docx

    企业档案信息化建设中存在的问题及其对策    加强企业档案信息化建设是提高企业档案工作效率，实现企业档案科学化、规范化、现代化管理的重要手段为了适应企业档案工作发展的需要，企业应加强档案信息化建设，建立与信息社会相适应的档案信息化管理系统，以利于企业档案工作的科学、可持续发展一、加强企业档案信息化建设的必要性在信息时代，企业面临着经营管理知识化、数字化、网络化的变革，而实现企业档案管理信息化是现代企业档案工作生存和发展的必由之路同时，经济全球化和信息化日益发展，企业市场范围不断扩大，竞争对手越来越多，使企业面临着科技竞争、营销竞争、市场竞争和人才竞争等巨大压力，而这一系列竞争的成败，无不与企业档案信息化管理的发展程度紧密相关可见，加强企业档案信息化建设已成为现代企业发展的重要组成部分二、企业档案信息化建设中存在的问题目前，许多企业经过多年的努力，档案信息化管理工作取得了不同程度的进展，成效显著，但仍不能满足经济社会和企业发展的需求，存在许多问题和不足，主要表现在：1．认识模糊，缺乏关注由于企业对档案信息化建设认识模糊，认为档案信息化对企业发展作用不大，故难以引起企业关注和重视如一些企业领导认为档案信息化管理不能直接给企业带来经济效益，是一项可有可无的工作；一些企业档案工作人员认为把档案信息输入电脑中，就是实现企业档案信息化管理了；还有一些企业由于认识不到位，不能尽快接受新技术、新方法的推广与使用。

因而，在企业档案信息化建设实践过程中，常常遇到人为的抵触和影响2．企业档案信息化建设发展不平衡由于受到各种因素的影响，有些中小企业的档案信息化建设几乎是空白，甚至一些企业把档案管理部门作为首当其）中的减员增效重点，予以裁员和撤销，企业档案部门的生存和发展都受到严重影响，档案信息化建设更无从说起3．缺乏统筹规划、宏观指导，盲目建设现象严重由于一些企业正处于改制进程或产业结构调整之中，尚未形成企业自身发展的战略规划，企业领导不掌握现代企业管理方法，加之企业主管部门的统筹规划、宏观指导跟不上，缺乏企业信息化管理的明确目标，从而导致企业档案信息化建设无法实施4．企业档案管理基础条件差，缺乏人才、技术、资金、设备支撑一些企业档案管理基础条件差，加之对档案信息化建设的可行性研究不够，没有必要的人才、技术、资金、设备支撑，虽已建立了档案信息化管理网络，但可供查询的档案信息资源太少，档案信息化建设质量良莠不齐，无法实现对企业档案信息资源的有效开发利用5．企业档案信息管理与其它信息管理没有实现有效衔接一些企业的信息管理系统互不衔接，生产经营系统、办公自动化系统、档案管理系统等由多个部门自行设计，档案信息化管理系统建设不能与企业基础信息资源管理系统建设同步进行，导致各信息系统之间的数据格式不能转换，无法正常提取利用，造成整个信息系统的低效运转，各部门的信息系统也无法与档案信息资源管理系统实现对接，企业不能有效整合和利用信息为经营管理服务。

三、加强企业档案信息化建设的对策针对上述存在的问题，笔者认为应从以下几个方面着手加强企业档案信息化建设：1．研究制定规范统一的企业档案信息化管理业务标准企业主管部门应与档案行政管理部门等共同协作，加强对企业档案信息化建设的宏观管理和业务指导，研究制定规范统一的企业档案信息化管理业务标准，使企业档案信息化建设有一套规范统一的参照体系否则，没有统一的规范标准，企业就是建立了档案信息化管理系统，也是各行其道，标准不一，无法实现档案信息资源共享，大大降低其效用的发挥2．解放思想、提高认识，积极推进企业档案信息化建设企业领导应解放思想、提高认识，从有利于企业科学、可持续发展的长远战略出发，采取有效措施，制定倾斜政策，创造必要条件，将档案信息化建设纳入企业管理信息化建设总体规划，使企业档案信息化建设与企业管理信息化建设有机结合，从人员、资金、设备等方面提供保障，积极推进档案信息化建设3．不断提高企业档案人员的信息化管理水平提高档案人员的信息技术水平是推进企业档案信息化建设的基础环节档案信息化管理，就是利用计算机网络技术中的高速扫描技术、数据压缩技术、数据库技术、网络传输技术等技术手段，实现档案信息的接收、传递、存储和提供利用一体化管理，最终实现档案信息资源的共建共享。

而要做好这些工作，就需要信息化技术人才作支撑企业应通过培养、引进和业务培训等方式，不断提高企业档案人员的信息技术水平，使他们尽快适应档案信息化管理的要求，成为企业档案信息化建设的中坚力量4．加强企业档案信息化安全保障体系建设目前，随着社会信息化进程的不断加快，档案信息的利用方式越来越多，档案信息的安全保障问题也越来越突出因此，在企业档案信息化建设中，应不断加强企业档案信息资源的安全保障体系建设企业档案信息化建设中，应充分考虑到影响档案信息安全的各种因素，制定和完善档案信息安全防护措施，加强档案信息安全保障体系建设，防患于未然，把可能出现的安全问题控制在最小范围同时，还要不断加强安全保密教育，完善档案信息化管理体制，更新技术措施，使人员素质、管理理念和技术手段都能紧跟信息化时代企业档案工作发展的步伐Reference：[1]陈忠海，孟祥喜．1997-2007年国内档案信息化建设研究综述[J].档案学通讯，2008 (5)．[2]杨哲，计算机网络技术在高校档案管理中的应用[J].长春理工大学学报，2008 (7)．[3]缪惠，信息工作与档案管理[M]．合肥：合肥工业大学出版社，2005.[4]郑玉清，档案管理工作现代化的新趋向[J].广东档案，2006 (5)．(作者单位：河南大学民生学院／河南开封/475001)  -全文完-。