文书处理作业.doc

第一章　文書處理作業一、 公文處理作業(一) 法令依據：1. 行政院文書處理手冊（行政院93.12.1院臺秘字第0930091795號函修正）2. 國立臺北大學事務管理手冊機密檔案管理辦法3. 檔案法4. 國立臺北大學各單位分層負責明細表5. 國立臺北大學會計室各項經費動支與審核事項分層負責明細表二) 作業程序：會計室收發承辦人員簽收後，依來文種類區分其作業程序如下：1. 校內公文（會議通知、函或書函）：(1) 會議通知：由主任指派相關人員承辦2) 函或書函：由收發承辦人簽收後，洽請秘書判別是否需彙辦，若無需彙辦，則逕轉知本室同仁；若需彙辦，則轉交承辦人員簽會各單位蒐集資料後，轉陳組長及主任，待主任決行後，由收發人員登錄公文發文情形，並移轉相關會簽單位或送請校長（或授權代簽人）決行2. 校外或校內承（會）辦機密公文：(1) 由主任指定承辦人後，由收發人員分送業務承辦人辦理2) 承辦人員承（會）辦時，視案件性質加註簽辦意見後，轉陳組長及主任3) 主任決行後，由收發人員登錄公文發文情形，並移轉相關會簽單位或送請校長（或授權代簽人）決行3. 校內承（會）辦公文、校外來文：(1) 由收發人員登錄公文收文情形，並依本室業務職掌分工表分送業務承辦人辦理。

2) 承辦人員承（會）辦時，視案件性質加註簽辦意見後，轉陳組長及主任3) 主任決行後，由收發人員登錄公文發文情形，並移轉相關會簽單位或送請校長（或授權代簽人）決行4. 經費動支或借款申請及撥款核銷來文：同前揭3.作業程序三) 作業流程：是否分文予各承辦人校內公文校內承(會)辦公文會計室收發承辦人簽收並於公文戳記收文日期校外或校內承(會)辦機密公文由主任指定承辦人會議通知紙本來文繕校及主任指派承辦人員函或書函承辦人員簽會各單位蒐集資料校外來文一般公文會辦公文簽辦或擬稿發文人員簽辦意見陳核需彙辦否?轉知本室同仁經費動支或借款申請及撥款核銷等經費動支公文需改分否移轉會簽單位或送請決行退回總務處文書組移送改分單位結束 否 是 (四) 注意事項：1. 急要文件應隨到隨送，普通件以每日上下午分批遞送為原則。

2. 收發承辦人自文書組領回並簽收公文當日，須於公文上戳記會計室收文日期章，並按公文來文性質，依本室業務職掌分工規定分文予各承辦人辦理3. 收發承辦人員分文予各承辦人時，應登錄公文收文情形，記載來文日期、來文單位名稱、網路購案編號（或公文文號）、案件內容要旨及分案承辦人員等4. 承辦人員簽辦案件之擬辦方式：(1) 先簽後稿：①有關政策性或重大興革案件②牽涉較廣，會商未獲結論案件③擬提決策會議討論案件④其他性質重要必須先行簽擬之案件2) 簽稿併陳：①文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件②依法准駁，但案情特殊須加說明之案件③須限時辦發不及先行請示之案件3) 其他一般案情簡單，或例行承轉的公文，得逕行以稿代簽方式辦理5. 承辦人員點收一般公文時，應判別是否為本室承辦案件，如經組長或主任核定非屬本室承辦案件，即應立刻擲交發文人員，移送予正確之承辦單位，以免延誤公文時效6. 收發承辦人員應將本室當日收受及承辦完成之公文，登錄公文收發情形，記載送文日期、移轉承辦單位名稱、網路購案編號（或公文文號）、案件內容要旨及本案承辦人員，並於每日下班前將公文收發情形彙總上傳至會計室網頁/最新公告/公文查詢，以利各單位查詢本室對該公文之處理狀況。

7. 另接獲教育部會計處傳真通報，應依下列程序辦理：(1) 登錄通報辦理時限表2) 依業務性質分辦予承辦同仁3) 辦竣後陳核4) 歸檔備查二、 文書控管作業(一) 法令依據：1. 行政院文書處理手冊（行政院93.12.1院臺秘字第0930091795號函修正）2. 國立臺北大學事務管理手冊機密檔案管理辦法3. 檔案法4. 國立臺北大學各單位分層負責明細表5. 國立臺北大學會計室各項經費動支與審核事項分層負責明細表二) 作業程序：1. 公文處理控管人員於收到公文後，應依各種來文狀況登錄電腦或登記簿2. 公文來文若為本室承辦案件，承辦人應依案件業務屬性判別是否需會簽其他單位3. 公文來文若無須會簽其他單位，則承辦人應判別公文來文是否需本室發文，若需本室發文，則按本校公文發文處理程序，承辦後送總務處文書組辦理；若不需本室發文，則依來文性質按本校分層負責決行規定決定是否二層決行，若屬二層決行則由主任決行後，送總務處文書組辦理若不屬二層決行則陳核主任後，轉送秘書室續辦4. 公文處理控管人員每月應定期列印逾期公文清單，將異常逾期案件，通知相關承辦人員，並將公文清單轉陳主任核閱三) 作業流程：是公文處理控管人員否依各種狀況登錄電腦及登記簿是否本室承辦退回總務處文書組是是否二層決行否是秘書室總務處文書組收到公文是否簽會他單位下一會辦單位否是否本室發文陳核否是每月定期列印逾期公文清單承辦人員確認主任核閱主任決行追蹤處理情形積壓延誤適當處理請同仁改善校長決行公文歸檔儘速處理退回原單位移送改分單位結束結束否 否 是 (四) 注意事項：1. 文書流程管理乃本室人員共同之職責；為有效提高行政效能，應強化自我管理之精神，並隨時分析檢討、改進。

2. 落實稽催、時效、統計分析、流程簡化及運用資訊技術執行相關工作，以有效控管公文流程，提升公文處理效率3. 隨時注意所承辦公文之時效，對將屆辦理期限或逾期案件應儘速辦結或敘明理由辦理展期；對已逾期而未申請展期、或送會逾時之案件，應予催辦，如有積壓、延誤情事，應按情節輕重，簽報議處4. 公文處理控管人員應於每月10號前列印上月公文逾期清單，通知相關承辦人員，儘速辦理，並陳主任核閱 5 -。