建设工程档案管理细则.doc

第一章 总 则第 一 条 为 了 加 强 安联集团建设工程项目档案管理，根据《新联合投资控股有限公司档案管理制度》 、 《安联集团档案管理办法》结合本集团建设工程实际情况，特制定本实施细则第二条 档案管理的组织机构实行建设工程项目档案独立形成单位立卷、分级归档制度安联集团人力资源及行政部对本集团各中心（部）以及所辖各城市公司的建设工程项目档案统筹管理，并进行指导、监督和检查各城市公司人力资源及行政部对本公司的各个建设工程项目档案统筹管理，并进行指导、监督和检查（组织机构图）第三条 档案管理的职责1、安联集团指定主管副总作为安联集团档案管理的第一责任人，各业务发生部门直接领导（各中心总监、各项目经理）为本中心及部门档案管理的直接责任人，负责对所辖各中心及部门文件材料的管理，并指定固定岗位兼职档案管理员，由档案管理员负责日常的档案收集、归档安联集团人力资源及行政安联集团人力资源及行政部集团本部各中心 各城市公司人力资源及行政部项目甲项目乙项目丙部负责整个安联集团的建设工程项目档案统筹管理工作各城市公司指定主管副总为城市公司的档案管理第一责任人各城市公司的人力资源及行政部负责整个城市公司的建设工程项目档案统筹管理工作（可安排专职人员负责） 。

城市公司各中心总监或部门经理为本中心及部门档案管理的直接责任人，负责对所辖各中心及部门文件材料的管理，并指定固定岗位兼职档案管理员，由档案管理档案员负责日常的档案收集、归档2、集团人力资源及行政部负责对城市公司建设工程项目档案的检查与整改督导工作3、档案管理执行三级检查制度业务发生部门每周进行档案自检直接行政部门对本单位业务部门每月进行月检集团人力资源及行政部及各业务中心对直线业务部门进行不定期检查及抽查各级检查都要有文字记录备查4、各公司建设工程项目档案管理组织体系专、兼职人员情况要向集团进行备案，集团人力资源及行政部、各业务管理部门要定期组织会议、培训、检查、评比等活动 第四条 建设工程过程中形成的各种有保存价值的文字、图表、声像等不同载体文件材料均属公司建设工程项目档案，都要按照本实施细则的规定，分别立卷归档第五条 归档的时间及程序 1、归档的时间按保存期限分为三类随时归档定义为 1 类文件 -----指永久保存类文件（附表二级类目中 01、02中永久保存文件）此类文件取得后 2 个工作日内由主办部门总监或部门经理将原件交付所属人力资源及行政部人力资源及行政部留存原件建档，主办部门留存复印件建档履行交接、借阅手续。

定期归档定义为 2 类文件 -----指长期保存类文件（附表二级类目中03、04、05 中永久保存文件及所有长期保存类文件 ） 此类文件取得后 2 个工作日由经办部门经办人交于本部门固定的档案管理员留存原件建档待项目结束后 10 日内由本部门档案管理员统一交所属人力资源及行政部归档管理阶段归档定义为 3 类文件 -----指其余保存类文件（附表中除 1、2 类文件以外的文件 ）此类文件取得后 2 日内由经办部门档案管理员建档，原件可留存于经办人处，待本阶段（阶段划分按附表）工作完成后 10 日内交于经办部门原件建档待项目结束后 10 日内统一交所属人力资源及行政部归档管理第六条 文件材料归档范围归档范围见附表第七条 归档文件整理规则1、 建设工程项目档案以项目进行分类2、 归档文件的分类细则采用“全宗号 —项目号—保管期限—分类号—序列号”方法.安联集团全宗号分配：安联集团 04，石家庄公司 0401，郑州公司 0402，唐山公司 0403；项目号以此项目在所在公司的开工顺序排列，如“安联· 蓝水晶”的顺序号为001；保管期限以《新联合档案馆建设工程项目档案归档范围》的规定为准；分类号以《新联合档案馆建设工程项目档案归档范围》规定的类目分类，如造价控制类的分类号为 JJ0204；序列号为此类档案中的序列号，举例：如石家庄公司“安联·蓝水晶”项目的设计变更记录资料可以归档在0401—001—永久—JJ0301 —01 中第二章 档案保密规定第八条 遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》 、 《中华人民共和国档案法》及公司《保密制度》 ，对档案安全负责，严守公司秘密。

第九条 与档案管理无关人员，禁止动用档案库柜，私人笔记本禁止记录有关档案资料和机密事宜档案人员不得随意丢放、擅自提供、抄录、公布、损毁、丢失、涂改、伪造或销毁档案，绝密档案要单独保管第十条 凡借阅秘密级以上档案，须经主管领导及档案管理负责人批准，未经批准不得借出、复制或摘抄，不得在报刊、书籍、声像制品和广播、电视、电影中公布秘密档案内容第十一条 档案在传递时，机密件要通过机要通信转出，或由档案人员二人以上专呈递送第十二条 重份文件或已失去保存价值的档案，应集中妥善保管，按照有关规定，办好销毁手续，销毁档案要派专人监销第十三条 各级档案主管领导和档案人员应定期检查档案情况，发现泄密或可能泄密时，应当立即采取补救措施，并及时报告有关部门第三章 档案保管规定第十四条 安联集团、各城市公司需设专门的档案存放地点，并遵守以下要求：1、本公司的全部档案实行集中统一管理，任何人不得据为己有 2、科学排列，存放不同门类、不同载体的档案3、做好档案的收进、移出、利用等日常的登记、统计工作4、档案管理人员定期检查档案保管状况，做到防盗、防火、防潮、防虫等5、对破损或变质的档案要及时采取措施，进行修补或复制，并建立登记制度。

6、对绝密档案、核心档案设专人专柜单独保管第四章 档案员岗位职责第十五条 认真贯彻执行《档案法》 、 《新联合投资控股有限公司档案管理制度》及《安联集团档案管理办法》实现公司档案管理的规范化和标准化第十六条 了解安联集团、各城市公司的工作业务，掌握本单位文件材料的归档范围，收集管理本单位的文件材料督促、检查、指导各直线业务系统做好文件材料的归档工作，开发档案信息资源，编制检索工具和参考资料，做好档案统计工作及档案鉴定、销毁等基础工作第十七条 认真执行归档制度，对本单位承办的文件材料及时归档，每个项目竣工备案后 1 个月内，集团人力资源及行政部、各城市公司人力资源及行政部应将归档文件材料归档完毕，做好向档案馆移交准备，并接受新联合投资控股有限公司的档案管理检查第十八条 负责档案的保密和安全，对档案的接收、销毁和利用进行认真登记，严格履行手续积极提供利用，为公司的经营、管理提供服务，实现其经济效益第五章 罚 则第十九条 对于违反《中华人民共和国档案法》等法律法规和公司档案管理相关制度的 行 为 ， 及 由 于 玩 忽 职 守 造 成 档 案 损 失 或 泄 密 的 有 关 领 导 和 个 人 ， 根 据情 节 轻 重 ， 依 照 有 关 规 定 ， 由 集 团 给 予 处 分 和 经 济 处 罚 ， 情 节 严 重 的 加 倍 处 罚 ；构 成 犯 罪 的移交司法部门依法追究刑事责任。

第二十条 有下列行为的，据情节轻重，进行 50—2000 元人民币的经济处罚，若构成犯罪依法追究刑事责任：1、未及时上报、归档或管理不善的档案管理者未给企业造成损失的罚款50-200 元，造成损失的执行控股公司规定2、未按手续借阅、外带者或超期未办理续借手续未给企业造成损失的罚款50-100 元，造成损失的执行控股公司规定3、毁损、丢失或擅自销毁企业档案未给企业造成损失的罚款 500-2000 元，造成损失的执行控股公司规定4、擅自向外界提供、抄摘企业档案未给企业造成损失的罚款 1000-2000 元，造成损失的执行控股公司规定5、涂改、伪造档案未给企业造成损失的罚款 1000-2000 元，造成损失的执行控股公司规定。