出口方案跟单设计精选.doc

光联光电公司光纤光缆出口跟单方案摘要：跟单员在国际贸易中起着举足轻重的作用，外贸跟单能对业务进程中现实的或潜在的风险进行有效的控制，以及产品质量上的了解跟单是指在进出口业务中，在贸易合同签订后，依据合同和相关单证对货物加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或者全部环节进行跟踪或操作，协助履行合同，湖南光联光电科技有限公司作为一个国内外销售兼顾的光纤光缆生产出口商，本文将依据光纤光缆出口合同设计具体的跟单流程和操作方法，主要设计光纤光缆出口跟单问题的解决方案关键字：出口 合同 跟单 光纤光缆目录一、 引言 21.1光纤光缆发展现状 21.2跟单员的重要性 3二、光联光电科技公司背景介绍 3三、光纤光缆出口跟单流程介绍 43.1下达产品合同 43.2下达包装材料 53.3委托货代公司订舱 63.4安排光缆及相关产品验货 7四、光纤光缆跟单流程中存在的问题 84.1合同、订单跟踪表建立不完整 84.2委托订舱和出货地点不合理问题 84.3交货期不准确、产品质量差以及验货安排不妥当 84.4 光纤光缆产品跟单上技术欠发达 9五、解决光纤光缆出口跟单问题的方案 95.1仔细核对合同细节，并合理安排生产 95.2下达的合同包装资料齐全、最新、及时 105.3准确确认出货形式和及时安排验货 115.4公司应扩大光纤光缆生产规模，提高产业地位 11总结 12参考文献 12一、 引言1.1光纤光缆发展现状2014年，全球各地区对光纤光缆需求都呈现较大幅度增长，印度和南亚相关地区高达60%，西欧增长20% ，东欧增长13%，北美增长19%。

中国原纤维出货量达23%根据CRU分析，2014年中国光纤光缆需求增速8%，下面介绍湖南省光纤光缆月度产量情况分析，如图所示：时间当月产量（芯千米）当月同比（%）2014年03月32740.00-29.31%2014年04月42646.0024.20%2014年05月98346.0045.94%2014年06月122673.00178.37%1.2跟单员的重要性外贸企业的生存和发展，都是以订单为主线条的，作为订单的跟进者，跟单员的工作跨越了整个企业运作体系的每一个环节，湖南光联光电科技公司是一家出口光纤光缆的流通性外贸公司有利于促进外贸企业经营管理有序化，有利于外贸业务进程中的风险控制，有利于交流信息和处理信息收集来自生产、物流、海关、商检等各部门的信息，在履行每一笔合同中，能够进行有效的处理信息和完成业务跟单任务，本设计基于光纤光缆相关产品出口跟单采取的一系列方案二、光联光电科技公司背景介绍湖南光联光电科技有限公司专业生产光纤光缆，2004年通过信息产业部电信入网许可证书，2008年获得ADSS和OPGW光缆的许可证书湖南光联作为最早的光纤光缆厂家之一，我们一直追求“质量创造品牌，服务成就我们”的原则，严把质量关，从选料到产品生产，注重产品检验，确认产品合格，完善产品生产链，面对日益多元化的需求，我们研发的团队，一直在研究适应新型环境下的光缆，先后完成电力光缆特种光缆（ADSS、OPGW、OPPC、OPLC光缆），矿用阻燃新型光缆（MGTSV、MGXTSV、GYFTZY光缆），野外地埋光缆（GYTA53、GYTY53）等特殊光缆的研发生产，长期以来，公司凭高品质的产品、高素质的服务、以及良好的信誉赢得了广大的客户和国内外市场。

三、光纤光缆出口跟单流程介绍外贸跟单员按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类，前程跟单是指跟到出口货物交到指定出口仓库为止，中程跟单是指跟到装船清关为止，全程跟单是指跟到货款到账，合同履行完毕为止本文以光联光电科技有限公司和阿尔巴尼亚客户TELESYS-AB sh.p.k公司出口光纤光缆相关产品的合同流程：下达合同——下达包装资料——委托货代公司订舱——安排验货——安排拖柜——装箱确认来做详细说明3.1下达产品合同第一，查看公司合同下达的消息，如合同号、PO号、产品品名、工厂、数量、客人、客户经理、产品经理、包装资料、备注信息记录第二，收到合同正本后，仔细认真审核合同内容，包括检查是否有产品经理及副经理两个人的签名，确保合同的有效性第三，将合同的相关信息输入到订单跟踪表中，确保其及时性和准确性，方便日后对整个订单的跟踪第四，收到寄回的合同正本后，归档并将系统中此合同下达消息删除图一：光缆产品订单跟踪3.2下达包装材料第一，向公司工厂催要确认样，和客户部确认是否收到确认样第二，催问客户部提供合同的包装材料第三，整顿、审核、理解包装材料内容第四，把此合同的包装材料以邮件形式转发给工厂生产，和其跟单打确认是否收到，以便工厂顺利安排生产、及包装。

图三：商业发票 3.3委托货代公司订舱第一，向工厂要光缆的木轴包装的外箱尺寸、毛净重、货号时间第二，对照合同光缆及光纤分路器相关产品总数为610PCS，货代公司确认其出货形式走一个1*20GP第三，光联光电科技有限公司有自己的工厂，因此确定工厂拖柜地点为光联光电工厂地点同时检查合同内相关内容检查无误后，打印合同托运单备份并将托单发给单证相关部门及时委托长沙罗世物流货代托运图四：装箱单3.4安排光缆及相关产品验货阿尔及利亚客人的货物都要求客检，但在安排客检之前，为了确保货物质量，首先要安排公司自检跟单员首先要和工厂确认货号时间，转达工厂预检时间、客检时间，及时验货安排拖柜：确认合同的拖柜邮件后，和光联光电公司工厂确认出货时间，确认时间后，记录拖柜出货时间、实际船期装箱确认：按拖柜时间、合同号、装箱单件和装柜图片记录文件夹，收到装箱单之后，核对其装箱数据和合同托单的数据是否一致，即共为610箱，无溢短装四、光纤光缆跟单流程中存在的问题4.1合同、订单跟踪表建立不完整合同是以美金为交易货币、合同上标明此合同项下的货物是需要客检的、此合同项下的客人是有具体订舱要求的、并且此合同的客人是有自己指定的货代等，在实际跟单过程中，我们很容易因为不仔细的原因而漏掉某个信息，导致后期跟单、单证及运输操作也容易出错。

4.2委托订舱和出货地点不合理问题订舱前未注意合同的相关备注，如合同是否为美元合同、是否为商检产品、货物所在工厂是否有所更改、光缆光纤是否以混装、套装形式来包装等，导致在委托订舱中没有写明备注，从而使货运情况出现一系列问题要求商检的产品（如木质产品等），光缆的包装是木轴在出运前未做商检，海关查验时发现会导致扣留同时出货地点不合理，又或者在确认拖柜时间时，没有及时通知准确变更地点，导致集装箱重复来回托运，产生一系列运输费用4.3交货期不准确、产品质量差以及验货安排不妥当由于工厂确认的交期不准确，引起我公司的客检时间不准确，同时在客检时，工厂光缆产品品质有缺陷，出现客检不合格的情况，又得重新申请客检时间，产生重验费，产品返工费如果是船期很紧，这样的问题将会导致无法按时出货，则会引起客户投诉索赔等问题同一工厂，未把几票货物安排在同一时间验货，并且验货时间临时有变动的，没有及时通知QC调度员，浪费公司人力、物力、财力同时相关合同货物漏排验货，但是出货时间已经确认，导致无法提供验货照片、验货报告给客人导致客人无法接受出货4.4 光纤光缆产品跟单上技术欠发达 在产业链上，光联光电科技公司并没有通过打破外国公司在光纤光缆预制棒上的发展而导致技术封锁，公司未能掌握先进的等离子气象沉积法制棒技术，无法降低了生产成本，这样导致公司从光棒、光纤到光缆和原材料，缺乏完整的产业链。

在光纤预制棒的技术方面，国内的亨通、中天科技和烽火通信，现在都有了光纤预制棒项目，而富通集团是国内首家掌握具有自主知识产权光纤有预制棒技术的企业，显然光联光电在产品技术上需要加大发展力度光纤光缆在企业成本竞争上，将会越来越激烈这也是国内企业开拓市场的原因五、解决光纤光缆出口跟单问题的方案5.1仔细核对合同细节，并合理安排生产在订舱过程中，如此合同项下的产品是否要求商检（如木质产品），或者是否为美元合同，在备注栏标明：“此合同为美元合同，工厂委托报”，则需在系统托单上体现出来，光联光电公司光纤光缆产品木质的包装需要商检及时发行生产计划，为了掌握各方面的生产数据，协调各方面的生产环节，有针对性的进行生产我们以下图参考合理的安排生产:5.2下达的合同包装资料齐全、最新、及时在下达合同包装资料前，我们一定要对应合同号的交货期、船期、查询该合同资料是否已经全部到位，如果没有和还欠缺资料的必须催问相关负责人，特别是合同交期、船期较紧的若邮件中有相关产品描述、产品图片、产品要求，都要存档在相应合同的文件记录中和此同时，在此批货物出运前，必须时刻追踪是否为最新的包装资料，若资料已光盘形式提供，在寄工厂时，确保已存档。

严格控制合同交期、船期，及时订舱在订舱前，必须明确客人的订舱要求，如要求出货的柜型及立方数的控制然后一般在合同船期前20天就需要订舱，需要向工厂询问相关合同号的实际外箱尺寸和毛净重以及工厂预计船期，如果工厂告知的交货时间超过了合同要求的船期，则必须及时将情况反馈给相关部门下面以光联光电公司本次出口客户举例说明：光缆光纤订舱要求立方数：20GP:28CBM，40GP:58CBM，40HQ:68CBM一个订单如果是有整柜也有散货的要分开托单、订舱，其次订舱必须在船期前二周完成5.3准确确认出货形式和及时安排验货订舱前必须根据产品实际外箱尺寸和毛净重确定出货形式，是出整柜还是散货，一定要合理算柜，一般来说一个20GP的集装箱，最多能装28个立方一个40GP最多能装58个立方，一个40HQ最多能装68个立方如果是不同产品配同一个柜的时候，我们必须要考虑到纸箱之间是否凑箱以及工厂在封箱时是否平整等因素，避免发生短装并且确定好合理的出货地点，工厂离什么港口近就走哪个港口 还有根据合同交期、船期，在确保产品质量基础上，及时和工厂确认准确的交期，并相应的安排QC验货和客检同一工厂，不同类型的货号，完货时间接近，在不影响出货的情况下，尽量把同工厂的几票货物安排在同一个时间。

5.4公司应扩大光纤光缆生产规模，提高产业地位 面对世界性光纤光缆的需求，光联光电科技公司现在的生产规模还有待扩大，利用现在国内反倾销政策的便利，抓住已有的海外客户资源，扩大出口的同时，应做大做强自己，不断提升行业中的地位，增加产品知名度同时成为FTTX建设中成为光纤光缆产品的供应商，光联光电可以提供具有价格优势的产品，以降低FTTX的总成本比如华为公司就是FTTX解决方案的运营商之一应积极效仿学习，增加国内外市场份额总结在国际贸易中，跟单员是整批货物最直接的管理者工作性质是计划性、管理型的本设计针对根据光联光电科技有限公司跟单流程中一些环节中所出现的问题，提出一系列解决方案跟单员的作用在外贸生产企业中的作用日益突出，从企业角度来说，产品跟单流程的完善化，不但有利于提高公司整理业务操作的质量，建立良好的公司形象，更是降低了外贸的风险度，减少公司成本企业对跟单员的要求也越来越专业化，要成为一名优秀的跟单员必须根据市场发展的需求不断提升自己的能力参考文献[1]甘碧群，《国际市场营销学》.北京.高等教育出版社，2010:261-268页[2]张海荣，《外贸跟单实务》[M].浙江：浙江大学出版社，2010：58-63页[3]方萍，《外贸跟单员具体流程详解》[J].世。