金蝶档案管理软件标准解决方案.docx

KMgdee金蝶沉淀核心知识规范档案管理——金蝶集团档案管理系统解决方案金蝶软件（中国）有限公司2006年10月Kingded金蝶软件（中国）有限公司享有该白皮书及相关资料的版权，您应根据诚信原则尊重该等内容的合法权益并进行合法使用您不得以任何方式修改、复制、公开展示、公布或分发这些材料或者以其他方式把它们用于任何公开或商业目的禁止以任何目的把这些材料用于其他任何网站或其他平面媒体或网络计算机环境本白皮书的内容及编辑等形式均受版权法等法律保护，任何未经授权的使用都可能构成对版权、商标和其他法律权利的侵犯1 档案管理的基础理念介绍11.1 档案与档案行业11.1.1 档案的概念11.1.2 与档案相关单位及组织结构11.1.3 档案的来源21.1.4 档案的基本特点21.1.5 档案的基础性质31.1.6 档案的基础术语31.2 档案的分类与组织结构41.2.1 档案的种类41.2.2 全宗内电子档案的分类41.2.3 全宗实体分类方案51.2.4 全宗内档案的组织结构51.3 档案的管理过程61.3.1 档案收集61.3.2 档案整理81.3.3 档案鉴定81.3.4 档案保管81.3.5 档案统计81.3.6 档案检索81.3.7 档案利用91.3.8 档案编研92 企业电子化档案管理的需求分析102.1.1 传统档案管理模式存在的主要问题102.1.2 企业对电子档案管理的需求103 金蝶档案管理系统解决方案的主要特点113.1.1 多组织全宗管理——满足集团化管理需求113.1.2 档案规则自定义——满足个性化管理需求113.1.3 档案功能全面性——满足专业化管理需求133.1.4 组卷模式自由选——满足不同时期的档案管理模式134 金蝶档案管理系统主要功能介绍（基础应用部分）144.1 文件管理144.2 档案管理154.2.1 文书档案194.2.2 会计档案194.2.3 基建档案204.2.4 房产档案204.2.5 科研档案204.2.6 设备档案204.2.7 出版物档案204.2.8 合同档案204.2.9 图书资料214.3 档案查询214.3.1 简单查询214.3.2 高级查询224.4 档案借阅244.5 鉴定销毁254.6 档案报表255 金蝶档案管理系统主要功能介绍（初始化设置部分）275.1 档案基础设置275.1.1 全宗设置275.1.2 辅助字典管理285.1.3 实体分类管理295.2 档案门类管理305.2.1 门类设置305.2.2 门类模板335.2.3 列表设置335.2.4 档号格式345.2.5 归档设置345.2.6 报表设置345.3 档案权限管理415.3.1 用户级别415.3.2 权限层次415.3.3 权限设置426 金蝶档案管理系统体系结构及运行环境446.1.1 系统体系结构446.1.2 服务器硬件环境要求446.1.3 服务器软件环境要求456.1.4 客户端环境要求451档案管理的基础理念介绍1.1 档案与档案行业1.1.1 档案的概念微观概念：档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料。

宏观概念：档案是“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”1.1.2 与档案相关单位及组织结构与档案相关的单位关系图如下：综合性档案馆国家档案局：—+■!I间接的印政管理立档单位其它部门立档单位上级单位:地方档案局业务监督和指导直接的行政管理专业性档案馆立档单位档案室档案信息技术硬件类供应商档案信息软件类供应商（图）档案相关单位及组织结构关系图档案局：档案业务监督和指导部门，属行政单位档案馆：集中存放社会上各单位的档案的单位，负责档案的收集和保管，属事业单位包括国家档案馆、地方档案馆、专业档案馆立档单位：产生档案的单位，一般都有档案集中保管的部门，大部分称为档案室，有的也称为保密室或其它名称各单位之间存在关系：?间接的行政管理：国家和各省、各省和个地区之间的行政关系直接的行政管理：市与各区、行业上级部门和下级部门之间的行政关系业务监督和指导：档案局对立档单位的档案工作进行监督和指导档案移交：立档单位的档案向专业档案馆和综合性档案馆上报其他辅助机构：?档案专业教育部门：档案学院，档案系；档案业余大学；档案中专。

档案学会：国家学会；省、市、县学会；专门行业学会档案科学技术研究所1.1.3 档案的来源来源的对象（多样性）?国家机构?社会组织?个人（家庭、家族）来源的范围（广泛性）?产生档案社会活动领域是各行各业如政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等来源的种类?官方档案与半官方档案?公共档案与私人档案1.1.4 档案的基本特点档案的职能性?档案是由档案形成者在其职能活动过程中产生的文件与材料转化而来的职能活动的需要是档案形成和保存的基础立档单位的职能活动是多种多样的，因而产生形成各种各样内容和载体的档案档案的原始性?档案是当时当地直接形成于立档单位职能活动过程中的历史产物，不是事后编造的档案原件具有不可替代的办文特征和时代特征档案的价值性1.1.5 档案的基础性质档案是一种历史活动的原始记录，也是一种信息资源档案的基本性质就是原始记录性，它可以分解为两方面的属性：原始性和记录性1.1.6 档案的基础术语立档单位：构成档案全宗的国家机构、社会组织和个人全宗：一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位档案整理工作的第一步就是区分全宗联合全宗：由两个或两个以上立档单位形成的、互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的文件整体。

汇集全宗：若干个立档单位形成的、可以区分全宗但数量很少具有某些共同特征或联系的作为一个全宗对待的文件整体全宗群：由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体，是档案馆组织管理档案的一种方式全宗内档案分类：在一个全宗内，按照来源、时间、内容、形式和其他特征把档案实体分成若干层次和类别，构成一个有机的体系档案实体：档案实体是指档案原始形态，包括各种载体的档案及实物案卷：在一个全宗内，由互有联系的若干文件组合成的放入卷夹、卷皮内的基本保管单位，简称卷卷内备考表：卷内文件状况的记录，排列在卷内文件之后档号：档案实体编号的总称通常包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号编目：按照一定的规则将著录的条目组织成目录的过程目录：按照一定次序编排的、揭示档案或其他文献特征的条目，是档案的一种检索、报道工具卷内目录：登录卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格排列在卷内文件之前案卷目录：按照特定要求登录案卷题名和其他特征编排成的一种档案检索、报道工具著录：在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程标引：对档案内容进行主题分析，把结果以规范化的检索语言赋予检索标识的过程。

分类标引：对档案给予分类号标识的过程主题标引：对档案给予主题词标识的过程检索：有选择地查找已存储的档案或档案信息的过程检索工具：查找档案使用的目录、指南、索引等的统称索引：指明档案或目录的内容特征、形式特征，按一定顺序排列并注明相应出处，供查找档案或档案信息的一种检索工具1.2 档案的分类与组织结构1.2.1 档案的种类通常，可以将档案划分为三大种类：文书档案、科研档案和业务档案文书档案：传统上，将诸如党群管理、行政管理、业务管理活动中形成的档案称为文书档案文书档案按照国家档案局的标准，从2003年后，要求采用简化方式来整理科研档案：包括产品、工艺等工业生产技术和农作物、林业、畜牧、水产等农业生产技术的各种生产技术档案、基本建设档案、设备档案和包括气象、天文、水文、地质、测绘、地震、环境保护、医疗卫生等的各种专门性科技档案称为科技档案专门档案：人事、会计、审计、企业、高校、城建、诉讼、艺术、病历、商标、地名、婚姻、音像、照片等档案称专门档案不同种类档案的管理需要不同的目录1.2.2 全宗内电子档案的分类全宗内分类的方法很多，按分类的构成方式可以分成单式结构分类法和复式结构分类法单式结构分类法中最常用的分类方法主要有三种：年度分类法、组织机构分类法和问题分类法。

年度分类法：根据文件形成和处理的所属年度，将全宗内的档案文件分成若干类别的一种分类方法因其简便易行，又可以同其他分类方法分层联用，因而是种常用的档案文件分类法组织机构分类法：指依据立档单位的内部组织机构或文件处理阶段形成和处理文件的承办单位，将全宗内文件划分为若干各类别的分类方法问题分类法：根据文件内容记述于反映的基本或主要问题，将全宗内文件划分为若干各类别的分类方法复式结构分类法：指将两种或两种以上的单式结构分类法分层联用所构成的全宗内文件的各种实用分类方法的统称常用的复式结构分类法有：?年度—组织机构分类法?年度—问题分类法?组织机构—年度分类法?问题—年度分类法1.2.3 全宗实体分类方案档案分类方案，又称为“档案分类大纲”，指在确定档案全宗内文件的具体分类方法之后，用文字或图表等形式，标列出各级类目名称，并按一定顺序排列而成的一种类目表，它是指导立档单位进行档案文件分类的工具档案分类方案的内容一般包括编制说明、分类类目表和使用说明三部分组成编制说明：说明分类方案的编制目的、分类依据、分类规则、体系结构、类目设置以及若干重要问题的说明，是使用方案的指南分类类目表：由各级或各层次类目构成的类目表。

使用说明：包括对个别类目的含义的解释说明、对分类中的有关注意事项的说明等具体内容1.2.4 全宗内档案的组织结构档案的组织方式是人们在长期的档案管理工作实践中总结出的有效的信息组织方法，能和档案的具体的库房存放有机地结合，并让档案利用起来方便档案的组织方式和库房以及库房中档案保管方式非常类似，形如档案库房、排架、柜、抽屉计算机操作系统中的文件管理的目录结构也非常类似本质都是“物以类聚”的思想，也符合人们的思维习惯档案的组织方式也适用于图书、资料等的管理对于任一全宗，档案组织结构可以用实体关系图描述如下：（图2.2）档案的组织结构图1通过前几章节内容我们可以知道，实际上，全宗内档案的分类是多层的，分类方法是多样的，因而全宗内档案的组织结构图可以细化为下图（图2.3）全宗（图）档案的组织结构图21.3 档案的管理过程档案管理过程包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等其大致工作流程如下图表不：（图）档案管理工作流程1.3.1 档案收集档案收集工作，就是指依据党和国家的规定，通过惯常的接收制度和专门的征集方式，把分散保存在各个机关、。