大型学生活动组织和策划.ppt

主讲人：李诗筠主讲人：李诗筠基本步骤与注意事项基本步骤与注意事项v了解需求了解需求v策划先行策划先行v获得支持获得支持v组建团队组建团队v经费来源经费来源v资源整合资源整合v宣传造势宣传造势v现场指挥现场指挥v加强沟通加强沟通v特别提醒特别提醒 （一）策划书名称（一）策划书名称v活动主办单位活动主办单位+届数届数+名称名称v格式居中格式居中v字体可以是黑体或宋体且加粗字体可以是黑体或宋体且加粗v字号可以是三号到二号字号可以是三号到二号v如有需要，活动副标题相对来说字号小一号如有需要，活动副标题相对来说字号小一号v（二）活动宗旨（二）活动宗旨v（三）活动主题（三）活动主题v（四）主办单位（四）主办单位v（五）活动对象（五）活动对象v（六）活动时间（六）活动时间v（七）活动主要内容（七）活动主要内容v（八）活动组织（八）活动组织1、活动准备v宣传发动宣传发动v资源需求罗列资源需求罗列v嘉宾评委的邀请嘉宾评委的邀请v活动应急预案的制定活动应急预案的制定v2、活动组织：、活动组织：（活动的现场（活动的现场准备阶段的工作计划）准备阶段的工作计划）v基本准备：这个部分需要对活动现场的种基本准备：这个部分需要对活动现场的种种所需设施、物品、人员做好规划，主要种所需设施、物品、人员做好规划，主要包括：会场布置、嘉宾包括：会场布置、嘉宾/评委、现场工作人评委、现场工作人员、技术员、技术/设备、信息联络、其他设备、信息联络、其他v会场布置：会场布置：主要包括饮用水、席卡、座位（座主要包括饮用水、席卡、座位（座次）、参考资料的发放、讲台、鲜花、其他装饰次）、参考资料的发放、讲台、鲜花、其他装饰用品等用品等v嘉宾评委：嘉宾评委：主要包括确认各位嘉宾评委是否能主要包括确认各位嘉宾评委是否能够到场（保险起见可够到场（保险起见可“三次确认三次确认”：递交邀请函：递交邀请函的时候、活动前一天、活动开始前的时候、活动前一天、活动开始前4小时左右分别小时左右分别确认一次）、是否需要嘉宾评委的休息室（以供确认一次）、是否需要嘉宾评委的休息室（以供嘉宾评委提前当场的休息、评委退场评议等）、嘉宾评委提前当场的休息、评委退场评议等）、由专人负责迎接嘉宾由专人负责迎接嘉宾/评委（适用于邀请校外的老评委（适用于邀请校外的老师或专家）、嘉宾师或专家）、嘉宾/评委致辞稿、嘉宾评委致辞稿、嘉宾/评委所用评委所用的资料（包括活动流程、活动简介、小纪念品、的资料（包括活动流程、活动简介、小纪念品、笔等）笔等）v现场工作人员：现场工作人员：主要包括主要包括vA人选：主持人（主持稿的确定及嘉宾排位）人选：主持人（主持稿的确定及嘉宾排位）、礼仪人员、会场服务、秩序维持、技术、礼仪人员、会场服务、秩序维持、技术人员（例：人员（例：PPT、电子杂志的播放）、电子杂志的播放）vB分工：现场准备时的分工：现场准备时的“总指挥总指挥”、各小组、各小组的负责人、各小组的具体工作内容（进行的负责人、各小组的具体工作内容（进行必要的培训和演练）等必要的培训和演练）等v技术技术/设备：设备：主要包括主要包括vA技术：现场所需要的特殊设备的租借技术：现场所需要的特殊设备的租借/采采购、安装、调试，购、安装、调试，PPT、视频、音频文件的、视频、音频文件的制作、调试，相应工作人员的确认和必要制作、调试，相应工作人员的确认和必要的培训演练的培训演练vB设备：主要是指活动现场用到的话筒（固设备：主要是指活动现场用到的话筒（固定式？有线定式？有线/无线？几个？怎么安排？）、无线？几个？怎么安排？）、灯光、音响、投影仪、舞台、道具、服装、灯光、音响、投影仪、舞台、道具、服装、奖品等奖品等v信息联络：信息联络：主要是指活动相关参与人员的主要是指活动相关参与人员的联络工作，包括参赛者、嘉宾评委领导、联络工作，包括参赛者、嘉宾评委领导、观众、工作人员，赞助单位、合作单位，观众、工作人员，赞助单位、合作单位，甚至采访的媒体等的联络工作，确认活动甚至采访的媒体等的联络工作，确认活动的各项准备工作以及活动的时间、地点、的各项准备工作以及活动的时间、地点、内容的告知等。

内容的告知等v其他：其他：是指虽然与活动本身可能并无直接是指虽然与活动本身可能并无直接联系，但是仍需要事先准备的工作，包括联系，但是仍需要事先准备的工作，包括接送车辆、合影、餐饮接待、后续联络等，接送车辆、合影、餐饮接待、后续联络等，根据活动的具体情况调节选用根据活动的具体情况调节选用以下根据不同活动类型列举部分活动需要特别以下根据不同活动类型列举部分活动需要特别注意的内容以供参考：注意的内容以供参考：v会场型活动会场型活动（例：演讲比赛、讲座、论坛等）（例：演讲比赛、讲座、论坛等）：预防冷场的：预防冷场的“现场气氛调节现场气氛调节”（也就是（也就是“托儿托儿”）、现场控制（现场秩序、提问等环）、现场控制（现场秩序、提问等环节的时间控制等等）节的时间控制等等）v舞台类活动舞台类活动（例：迎新晚会等）：服装、道（例：迎新晚会等）：服装、道具、活动后清理人员等具、活动后清理人员等v户外型活动户外型活动（例：运动会等）：安全措施、（例：运动会等）：安全措施、活动后清理人员等活动后清理人员等v其他可能涉及的内容：其他可能涉及的内容：赞助方式、合同协议、赞助方式、合同协议、媒体支持、校园宣传、广告制作等媒体支持、校园宣传、广告制作等3、活动总结、活动总结v活动资料的记录和整理：活动资料的记录和整理：包括参与者反响、包括参与者反响、活动报道、活动现场照片、影音资料等的记活动报道、活动现场照片、影音资料等的记录和整理录和整理v活动总结的制作：活动总结的制作：包括活动总结书的制作、包括活动总结书的制作、活动现场影音资料的整理和汇总等活动现场影音资料的整理和汇总等v经验总结：经验总结：针对活动策划组织的各个环节针对活动策划组织的各个环节中出现的问题进行总结，找出问题或者漏洞中出现的问题进行总结，找出问题或者漏洞并制定相应的解决办法，避免今后活动中出并制定相应的解决办法，避免今后活动中出现的类似问题现的类似问题经费预算经费预算v活动的各项费用在根据实际情况进行具体、活动的各项费用在根据实际情况进行具体、周密的计算后，用清晰明了的形式列出周密的计算后，用清晰明了的形式列出v首先，做一份所谓的首先，做一份所谓的“自己的预算自己的预算”v然后，要做一份用于然后，要做一份用于上交的上交的“预算预算”v最后，在做完了两个预算后，要对活动预计最后，在做完了两个预算后，要对活动预计的各项支出内容做一个的各项支出内容做一个审核审核应急预案应急预案v例如：在户外的活动应该防备阴雨天气的影例如：在户外的活动应该防备阴雨天气的影响；竞赛类活动应该防备评委的因故缺席等响；竞赛类活动应该防备评委的因故缺席等等等v另外：可以专门给策划书另外：可以专门给策划书制作封页制作封页，，力求简力求简单、凝重单、凝重；策划书可以进行；策划书可以进行包装包装，如用设计，如用设计的的徽标做页眉，图文并茂徽标做页眉，图文并茂等；如有附件可以等；如有附件可以附于策划书后面附于策划书后面，也可，也可单独装订单独装订；策划书需；策划书需从从纸张的长边装订纸张的长边装订；一个大策划书，可以有；一个大策划书，可以有若干子策划书若干子策划书。

用于用于不同的赞助商不同的赞助商会场布置会场布置v席卡的摆放：席卡的摆放：v首先要弄清楚各位领导的首先要弄清楚各位领导的“大小大小”，一般顺，一般顺序（也就是主持人介绍到场嘉宾的顺序）序（也就是主持人介绍到场嘉宾的顺序）v然后是席卡的摆放，一般从嘉宾席的正中间然后是席卡的摆放，一般从嘉宾席的正中间开始，左右左右（一般座位安排，左为上）开始，左右左右（一般座位安排，左为上）排列排列v最后要注意的是席卡的印刷，一般选用隶书、最后要注意的是席卡的印刷，一般选用隶书、华文新魏等字体，尽量避免使用华文行楷一华文新魏等字体，尽量避免使用华文行楷一类类会场布置会场布置v嘉宾所用材料的准备：嘉宾所用材料的准备：v任何一个活动，嘉宾手中需要有如下材料：任何一个活动，嘉宾手中需要有如下材料：活动流程、活动简介、活动相关资料、笔、活动流程、活动简介、活动相关资料、笔、水，嘉宾所用的材料一般都采用粉红色的印水，嘉宾所用的材料一般都采用粉红色的印刷纸刷纸v嘉宾致辞嘉宾致辞v活动流程活动流程v活动简介活动简介v活动相关资料活动相关资料会场布置会场布置v工作人员安排：工作人员安排：v礼仪接待人员礼仪接待人员v现场秩序维持人员现场秩序维持人员v收尾工作人员收尾工作人员活动记录活动记录v文字资料：文字资料：v1）活动计划）活动计划 v2）实施细则）实施细则 v3）活动报道）活动报道v影音资料影音资料v现场图片现场图片v活动反馈活动反馈活动总结活动总结v活动总结一般包括两个部分：活动总结一般包括两个部分：活动总结书活动总结书、、活动总结资料活动总结资料，对于大型综合性的活动必要，对于大型综合性的活动必要时还可以开展时还可以开展总结活动总结活动（例：在活动中心，（例：在活动中心，多媒体教室进行活动成果展示等）多媒体教室进行活动成果展示等）一名优秀的学生干部在组织大型一名优秀的学生干部在组织大型学生活动中必须要具备：学生活动中必须要具备：v统揽大局的观念统揽大局的观念v犀利的洞察力犀利的洞察力v补位的意识补位的意识v团队合作的精神团队合作的精神。