商务英语写作chapter11.ppt

外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Chapter 11 Letters of Apology & Congratulation 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 lTo err is human. lEveryone makes mistakes. In the business world, losing a customer can be extremely costly. If you make a mistake, a business apology letter is crucial. lLetters should generally be written from the perspective of the customer.  外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Some reasons to write this type of letter include:lMissing an important meetinglPoor customer servicelIncorrect delivery of productslShipping defective goodslOvercharge lDelay for a refund 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 When apologizingl You must be sincere, direct, and brief.l Reinforcement of the error would work against the purpose of apology.l Empathy is the key to an appropriate apology. 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Writing steps:lBegin with an apology and reveal the purposelPresent specific situation for which you apologizelHope for understanding and forgiveness 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Useful Expressions p158lI must apologize to you for…lI am very sorry that…lPlease accept my apology for…lI owe you an apology for…lI regret that…lPlease forgive me for… 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Useful ExpressionslPlease pardon/excuse/forgive me.lI am to blame(该受责备该受责备,应负责任应负责任) for this unpleasant thing.lI hope you will kindly forgive my lapse of attention( 一时疏忽一时疏忽).lI am so sorry to have put you to/into so much trouble.lI sincerely hope that you will kindly accept my apologies. 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Sample ApologylP 154 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Apology letter—damaged goodsDear Sir,      It was distressing to learn that the chocolate we shipped to your firm last week arrived in bits and pieces. Per your request, a new shipment for 30 lbs. left our dock this morning and is scheduled for a afternoon delivery to you on May 26th. Please turn over the damaged goods to the driver at the time of deliver.     I am sorry that this unfortunate incident occurred and sincerely appreciate your continued patronage. 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Exercise  外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Part IV on p 161lWrite a letter of apologylWriting steps:lApologylExplain reasonslhope for understanding and forgiveness 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Ex 4 on p161Dear Mr. White,Please accept my apology for having missed yesterday’s meeting.The flight from London was over 2 hours late departing because of the heavy fog. Hoping for clearance to take off at any time, airline attendants did not allow us to leave the plane to telephone.I am sorry for the inconvenience caused. Your understanding in this matter would be greatly appreciated.Yours sincerely, 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Watch & AnswerlScene 1: lWhy did the shop assistant apologize?lScene 2:lWhat is the problem of the jacket?lCan the customer get a refund? Why not?lWhat is the solution in the end? 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社  外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Translation Practice亲爱的戴维：亲爱的戴维：　　请原谅我收到您　　请原谅我收到您12月月7日的来信后迟日的来信后迟迟未复。

迟未复          您的来信到来时，我正巧在香港，家您的来信到来时，我正巧在香港，家人无法及时转递你的信一直放在我写字人无法及时转递你的信一直放在我写字台上，直到我回到才看见，拖至今天才回台上，直到我回到才看见，拖至今天才回信，深表歉意信，深表歉意 　　这次出去旅行饱览了许多美丽景色，　　这次出去旅行饱览了许多美丽景色，下次见到您时，将告诉您一切下次见到您时，将告诉您一切 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Sample WritingDear David:Please forgive me for delay in replying your letter dated December 7. When your letter arrived, I was just in Hong Kong. As my family could not forward it to me during my absence, it has been, therefore, lying on my desk until the moment when I came back. Now the first thing I have to do is to write these few lines to express my deep regret. I enjoyed many pleasant scenes during my trip. I shall be pleased to give you an account of them when I see you next time. Sincerely yours,   外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社  外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 On special occasions:lWeddingslRetirementlPromotionlGraduationlAnniversarylOther good news…  外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Letters of congratulationlBegin with the reason for writing. lTell how you learn about the good news and make the reader feel certain that he/she deserves the praise. lEnd the letter by using an encouraging and conversational tone. 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Opening:lCongratulations on …lI am delighted to hear that…lI was very pleased to learn that…lIt’s a pleasure to hear that…lI would like to extend / send my warmest / sincere / heartfelt congratulations to you. 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 lMy colleagues join me in sending you our warmest congratulations.lPlease accept our heartfelt congratulations on your… 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Comments on the achievement:lWe believe that your advancement properly reflects the quality and diligence that has characterized your work in every area.     您在工作中的各个方面都能发挥卓越才能并尽最您在工作中的各个方面都能发挥卓越才能并尽最大努力，今日的升迁是必然的结果。

大努力，今日的升迁是必然的结果lI know that your enthusiasm and experience in your work are the very qualities that are needed for this important position.   我知道，以您的工作热情和丰富经验，担当这一重我知道，以您的工作热情和丰富经验，担当这一重要职位是恰当的要职位是恰当的 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Close:lI wish you every success in your future career.lBest wishes for your continued success.lWe look forward to an even closer association in the future. 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Informal  外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Formal 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Sample CongratulationslP 155 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Ex III on page 161lCongratulations lElectedlAppointmentlIn view oflDeservelPromotelAssistancelterm 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Translate the following congratulatory letter into Chinesel 热烈祝贺贵公司北京办事处成立。

热烈祝贺贵公司北京办事处成立贵公司在中国的发展令人瞩目，良好贵公司在中国的发展令人瞩目，良好的前景也让人很受鼓舞我们万科国的前景也让人很受鼓舞我们万科国际集团所有员工祝贵公司在这一市场际集团所有员工祝贵公司在这一市场的业务蒸蒸日上，顺利成功的业务蒸蒸日上，顺利成功 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Sample WritingPlease accept our warmest congratulations on the opening of your Beijing Office.The development of your business in China is very impressive and your bright prospect is also encouraging.We at Wanke International Group wish you every success in your increased involvement in this market. 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社  外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 lThe death of a partner, employee, client or customer can be a devastating blow for any business. It is appropriate to express condolences sincerely and compassionately upon learning that a business colleague has suffered a personal tragedy of this magnitude. Write a condolence letter with sensitivity and make it more personal than a typical business letter. lThe personal and heartfelt words of condolence serve as a tribute to the deceased and words of comfort to the bereaved. 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Condolence letters 吊唁吊唁,哀悼哀悼lBegin with a direct statement of sympathy.lConcentrate on positive memories and positive developments that may lie in the future.lOffer wish or help. 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 A direct statement of sympathy得知得知······深表关切：深表关切：lWe were very sorry to learn of…lI was deeply distressed to hear of…lI was deeply concerned when I learned that…惊闻惊闻······逝世，深致哀悼：逝世，深致哀悼：lWe were shocked to hear of the sudden passing of…lI was indeed grieved (deeply distressed) to hear of the untimely passing of…lIt is with great sorrow (regret) that we have received the sad news of the loss of… 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Positive memories and positive developmentslI had the privilege of knowing him for many years and always admired his integrity and high quality of business conduct. 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 wish or helplWe are all praying for your quick and complete recovery.lI wish you a complete and speedy recovery.lPlease feel free to contact me if I can be of some help.lIf there is anything I can do to help you, please let me know.lMy staff join me in conveying our sincere sympathy to members of his family.lPlease convey our sympathy to his family.lPlease extend our profound sympathy to everyone in your family. 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Translate the following letter of Sympathy into Chinesel 获悉贵厂遭受火灾并对贵厂造成如获悉贵厂遭受火灾并对贵厂造成如此破坏我们都非常悲痛。

如果我们能此破坏我们都非常悲痛如果我们能有所帮助，务请告知我们能帮助客有所帮助，务请告知我们能帮助客户和朋友摆脱困境我们将感到非常荣户和朋友摆脱困境我们将感到非常荣幸 外语教学与研究出版社外语教学与研究出版社 Sample  Translation       We were all very distressed to learn   about the fire which caused such damage    to your plant.      We hope you will feel free to call on us for   any assistance we can render.   We would consider it a privilege to help out   a friend and customer at such a time as this.。