物业接管前期工作流程图.doc

物业接管前期工作流程图签订《物业管理委托合同》委任总经理，招聘高、中级管理人员筹备、编写前期文件，并到相关政府部门备案联系政府部门、相关单位，办理相关手续与开发商协调入住前事宜，对重要资料进行交接 对外委单位进行调研，签定外委合同办理提前进行二装的工程，并与开发商、总包单位进行协调开发商负责返修物业交竣验收，正式接管 No Yes业主进行室内二装（见二装流程）业主办理收楼、单元验收（见收楼流程）业主入住，物业公司提供相关服务（见入住流程）物业前期接管工作流程Ø 签订《物业管理委托合同》由开发商选聘物业公司,并签订《物业管理委托合同》Ø 委任物业公司总经理，招聘高、中级管理人员1． 由总部委任或对外招聘具有多年物业管理经验的总经理1名2． 招聘各部门经理、主管、员工综 合 部：经理1名、行政主管1名、总经理秘书1名、采购员1名、文员（兼库房管理员）2名；财 务 部：经理1名、会计1名、出纳1名；管 业 部：经理1名、客务主管1名、内务主管1名、客务代表2名、前台接待2名；保 卫 部：经理1名、消防主管1名、保安主管1名、消防执机员4名（含领班1－2名)、保安员4名(含领班1－2名）；工 程 部：经理1名、强电主管1名、弱电主管1名、空调（生活水）主管1名、土建主管1名、技工2－3名／专业（约12人）；建议：在招聘技工时，可以选聘项目工地施工队中对本物业项目(本专业)较为熟悉、了解，技术、素质水平较高的人员,纳入公司编制.说明：因物业公司组建之初，所招员工对本物业及大厦工程具体情况不很熟悉，招聘施工队的人员可以从旁协助工程部经理、主管尽快了解大厦工程情况。

公司初期人员架构图”附后Ø 筹备前期物资，编写前期文件，并到相关政府部门备案1． 各部门共同汇编的文件: ⑴．《房屋使用、管理、维修公约》 ⑵．《房屋质量保证书》 ⑶．《房屋使用说明书》 ⑷．《房屋交付(入住)通知》 ⑸．《入伙授权书》 ⑹．《业主（使用人）服务指南》 ⑺．《装修管理规定》 ⑻．《办理装修流程说明》 ⑼．《治安、消防协议书》 ⑽．《二次装修施工区域治安、消防承诺书》 ⑾．《二次装修协议书》 ⑿．《业主联络资料登记表》 ⒀．《收楼须知》 ⒁．《物业管理费收费标准》 ⒂．《公约承诺书》备注：《房屋使用、管理、维修公约》编制后需经开发商确认，并到北京市居住小区管理办公室进行备案，备案生效后执行建议：《公约承诺书》与《治安、消防协议书》可装订成一册（一式三份），在业主收楼时发给业主，由业主签字(盖章)认可、执行;《公约》、《房屋质量保证书》、《房屋使用说明书》、《业主(使用人）服务指南》、《装修管理规定》、《办理装修流程说明》可合装成一册,作为业主收楼时的《用户手册》同时，在《用户手册》正文内容前增加:“总经理致辞”.2．各部门在前期阶段编制的文件、规定，以及需要在前期办理的事宜. △ 综合部⑴． 编制《员工手册》,经公司领导批准后,统一印刷成册.⑵． 制订《员工考勤制度》,建立“考勤登记表”、“月考勤汇总台帐报表”。

⑶． 制订《员工奖惩条例》,建立“员工过失单"、“奖励审批单”⑷． 制订《员工聘用办法》，建立“应聘面试登记表”、“入职循环单”、“转正审批表”、“离职结算表"、“调动通知单"、“劳动合同续签审批单".⑸． 制订《员工培训规定》、培训计划，建立“培训审批表”、“培训协议”⑹． 制订《物资采购、验收、入库、报销流程》⑺． 制订《员工工服管理规定》，建立“制作工服通知单”、“工服更换通知单”⑻． 制订《员工请假制度》,建立“休假申请单".⑼． 制订《薪金实施细则》，建立“工资报表”、“薪金明细表".⑽． 制订《印章管理规定》，建立“公章启用、报废、移交登记表”、“用印申请”;统计公司各种印章,经总经理审批后统一刻制（公章、管业部章、保卫部章、工程部章、财务专用章、文件传阅章、审批合格章、餐票专用章、浴室专用章）⑾． 制订《库房管理规定》，建立“物品入库登记单"、“物品领用单”、“物品入库验收单”、“库存物品台帐”、“月收、发、存报表”、“采购申请单”⑿． 制订《内部行文管理规定》，建立“文件签收表”、“内部请示报告”⒀． 制订《档案管理规定》，建立“档案分类表”、“档案(一、二、三级）目录表”、“档案借阅登记表"。

⒁． 制订《部门运作手册》：人员编制、岗位职责（经理、行政主管、总经理秘书、库房管理员、文员）、工作程序、管理制度⒂． 联系印刷厂，对需要印刷的各种表格、信封,经总经理审批后统一印刷.⒃． 制订《开办费使用方案》，统计、制订前期开办物资的配置内容、标准,并负责前期采购工作;建立“固定资产台帐”、“个人办公用品台帐"⒄． 制订《合同、协议审批制度》、《合同、协议管理办法》，建立“合同、协议审批单”、“合同、协议付款内签单”⒅． 制订《计划性工作管理办法》,建立“年度（月度、周)工作计划、总结报表”、“计划、总结考核统计表" △ 财务部⑴． 制订《财务报销管理制度》，建立“付款申请及报销单”⑵． 建立二次装修“付款内签单”、“装修押金登记表”、“装修管理费统计表”⑶． 制订《现金支出管理规定》⑷． 编制《部门运作手册》:人员编制、岗位职责（经理、会计、出纳）、工作程序、管理制度、⑸． 制订《预算管理制度》,建立“年度预算报表”⑹． 编制《固定资产购置方案》.⑺． 制订《库存盘点制度》.⑻． 制订《内部收支报表制度》,建立“月度收支报表”.⑼． 制订《发票、收据有价票据的管理制度》 △ 管业部⑴． 制订《物业管理收费标准明细》：物业管理费（押金）、车位费（押金）、租线费（押金）、装修管理费（押金）。

⑵． 制订《业主（使用人）收楼流程》，建立“缴款通知单”、“工程返修单"、“返修工程验收单”、“钥匙交接表”、“备用钥匙封存表”、“业主签到表”、“业主档案"，并告知此流程中涉及的部门⑶． 制定《业主(使用人）二次装修管理流程》,建立“业主（使用人）装修施工申请表”、“装修审批单”、“装修施工许可证"、“验收申请表”、“施工变更单”、“业主装修区域巡检表（管业部）”、“施工人员出入证”⑷． 制订《有偿服务价格表》:维修费、车位费、费、装修管理费、能源费、特约服务费⑸． 制订《部门运作手册》：人员编制、岗位职责（经理、客务主管、内务主管、客务代表、前台接待)、工作程序、管理制度⑹． 编写《车位租赁（购买)协议书》、《租线(购买）协议书》.⑺． 落实垃圾房的位置,业主垃圾放置地（楼层垃圾间） △ 保卫部⑴． 制订《停车场管理规定》、《自行车场管理制度》.⑵． 制订《巡视管理规定》，建立“治安巡视记录表（公共区域）”⑶． 制订《物品出门管理规定》，建立“出门条”.⑷． 制订《钥匙使用管理规定》，建立“钥匙发放记录表"、“钥匙使用登记表”⑸． 制订《备用钥匙启用管理规定》，建立“备用钥匙启封审批表”。

⑹． 制订《一装、二装交叉施工管理方案》,建立“施工、装修期间巡视表”、“夜间情况检查表”、“消防设备、设施日检记录表（业主装修区域）”、“二次装修施工现场检查表”⑺． 制订《灭火器租用管理办法》,确定租金费用（押金）,建立“灭火器材配置记录表"⑻． 制订《施工违规级别明细》，建立“违章通知单"⑼． 制订《成保人员岗位职责》，建立“成保人员月度工作考核表”⑽． 制订《中控室（监控室)管理规定》，建立“录像磁带台帐”、“消防中控系统记录表"、“治安监控系统记录表”⑾． 制订《警具使用、管理办法》，建立“警具台帐”、“警具启用、报废登记表”、“特殊警具使用审批表”⑿． 制订《部门运作手册》：人员编制、岗位职责（经理、主管〈治安、消防>、领班〈保安、消防>、保安员、消防执机员）⒀． 制订《明火使用管理规定》,建立“动火许可证” △ 工程部⑴． 制订《物业接管前巡检办法、计划》,建立“工程遗留问题跟进记录”，并随时将工程遗留问题通知开发商⑵． 制订《专业机房管理规定》：强电专业（变配电室、柴油发电机房）、弱电专业（机房、电梯机房、卫星电视机房、电脑机房）、空调生活水专业（空调机房、新风机房、生活水箱间、中水处理机房、消防泵房、污水泵房、隔油池）。

⑶． 联系物业办公用房，确定装修方案，并负责跟进装修施工进度.⑷． 制订《项目接管验收细则》,建立“验收单元交接书”,按专业、具体内容划分⑸． 建立业主（使用人）二次装修“装修质量验收表”⑹． 从项目工地施工队中选拔对该项目工程了解全面的专业技术人员，聘用至工程部⑺． 经理带领部门主管、员工学习、熟悉物业内全部工程、设备内容⑻． 编制《部门运作手册》:人员编制、岗位职责（经理、主管<强电、弱电、空调水、土建>、领班<强电、弱电、空调水、土建>、技工〈强电、弱电、空调水、土建>、工作程序、管理制度）⑼． 制订《设备运行保养检修计划》（各专业设备），建立“设备保养卡”、“设备保养计划表”Ø 联系政府部门、相关单位，办理相关手续1． 联系工商所，办理企业营业执照2． 联系税务所,办理税务登记3． 联系银行，开通公司帐号4． 联系劳动局，电梯审检，领取合格证、特殊工种报检(开发商）5． 联系北京市居住小区办公室，核准《公约》6． 联系供电局，确定供电方案及价格（开发商)7． 联系自来水公司，确定供水方案及价格（开发商）8． 联系节水办，确定节水方案（开发商）9． 联系煤气公司,确定通气方案及价格（开发商）10． 联系热力公司，确定供热方案及价格（开发商）11． 联系局，报装开通及产权分界12． 联系交通大队，报车场管理方案13． 联系邮电局，为物业通邮14． 联系环卫局，落实垃圾清运价格、方式15． 联系绿化队，确定绿化维护方案及总体费用（开发商)16． 联系物价局，报物业管理收费标准（开发商）17． 联系当地派出所,报社区门牌号码（开发商）18． 联系外管局，报涉外关系（开发商)19． 联系广电局，报光缆信号传输相关手续（开发商)20． 联系公安局,报内保关系21． 联系安全局，报卫星电视的涉外节目（开发商）22． 联系防疫站，报检生活水箱，取合格证（开发商）深圳市德信诚经济咨询有限公司。