纸质、电子文件共存状态下的基层档案管理.doc

纸质、电子文件共存状态下的基层档案管理黑龙江省航道局刘敏摘要：我国改革开放后，计算机行业发展步伐加快，电子信 息技术应用到各行各业，随着电子计算机的发展，我国逐渐实现 办公自动化，电子政务也逐渐兴起，办公自动化的发展，产生大 量的电子文件，电子文件和纸质文件同时发展，在当前局势下， 我们不只是要收集整理纸质文件，还要收集电子文件，整理电子 文件时要根据电子文件的特点，整理好电子档案也为档案数字化 奠定基础，根据基层档案的要求，分析纸质文件和电子文件的共 存状态，通过电子文件的收集整理，分析纸质文件和电子文件的 关系关键词：纸质文件；电子文件；收集整理；状态；关系随着信息化进程的加快，逐渐形成了自动化办公，办公自动 化的发展延伸出电子商务和科技研究等相关产业在这些产业的 自动化办公种形成的是电子文件，但是，电子文件最终也要转化 为纸质文件，并进行文件归档因此，基层档案工作者要结合实 际，在纸质、电子文件共存状态下进行基层档案管理，做好文件 归档工作，为档案管理工作做好准备纸质文件与电子文件共存下的新要求在我国，纸质文件与电子文件的状态是共存状态，纸质文件 与电子文件的共存状态，对我国的档案工作提出新要求，和纸质 档案相比，电子文件归档的工作难度加大，电子文件归档工作要 更加细致。

电子文件归档难度加大的原因是，工作人员对电子文 件了解不够，还保持者传统观念，认为电子文件不是文件，从而 忽视电子文件归档电子文件归档的工作量大，很多人因为必须 要回家加班工作而不愿意承担此项工作，还有一部分是不熟悉计 算机技术的操作，电子文件依靠计算机产生，对计算机依赖性大, 电子文件归档，必须依靠计算机编目进行归档，这对归档工作者 来说，电子文件归档工作不容易操作，因此产生畏难情绪，归档 工作难以展开二、新要求的解决措施纸质文件与电子文件的状态是共存状态，这对档案工作者提 出新要求，可以采取以下措施解决：1.转变观念电子文件与纸质文件之间转化采取“双轨制”，而归档内容采 取''两套制”，就是纸质、磁介质、光介质等文件一起归档，传统 的档案是以纸质文件为工作对象，文件的归档起点是立卷，在文 件形成后，交由相关部门保管，归档次数是一年归档一次，但是 电子档案不同，电子文件是伴随着办公自动化产生，自动化系统 出现错误，档案容易丢失，因此，要转变观念，加强电子文件监 控，随时进行文件归档。