文件体系管理规定.doc

文件体系管理规定1. 总则1.1为加强公司文件体系管理，维护其规范性、科学性、稳定性、连续性、强制性、可行性 和普遍适用性，确保公司有效、高速运转，特制定本规定1.2本规定中所称文件体系是指由公司的红头文件和各种规范共同构成的、有一定关系结构 的文件集合1.3本规定适应于1.2中所界定的文件的制订、发布、修改和执行2. 文件体系与文件分类2.1文件体系框架如图1所示文件按发文方式分为两类，即红头文件和规范红头文件企业标准企业制度「技术标准管理标准L工作标准C基本管理制度系统(01)J专业管理制度系统「企业经背管理制度系统(02)总经办管理制度系统(03)财务管理制度系统(04)人力资源管理制度系统(05)销伟（客服）管理制度系统(06)广告策划管理制度系统(07)信息管理制度系统(08)生产管理制度系统(09)固定资产管理制度系统(10)技术管理制度系统(11)5它专业管理制度系统(12)图1文件体系及分类图注：括号内系制度类别代号2.2本规定中所称的红头文件主要是指公司层面的九种特定文件，以及其它确需以红头形式发布的文件九种特定文件包括决议、决定、通知、通报、请示、报告、批复、会议纪要、函。

2.3本规定中所称的规范是指用文字、图表形式规定管理活动的内容、程序和方法，包括企 业标准和企业制度231 企业标准是対企业内部与生产技术直接相关的、需要统一的重复性活动所作的详细 规定，包括技术标准、管理标准和工作标准2.3.2 企业制度是对公司各个管理层、管理部门及各项专业管理的职能范围、责任权限、 业务流程和协调方法所作的规定，包括基木管理制度和专业管理制度等2.3.2.1基本管理制度是公司根本性、全局性、综合性的管理制度，是公司基本管理方针的 集中反映，包括公司章程、组织机构管理制度及领导制度等2.3.2.2专业管理制度是在基本管理制度的指导下，对公司各项专业管理工作的范围、内容、 程序、方法等所作的规定，是保证公司组织机构正常运行的必要条件，包括企业经 营管理制度系统、财务管理制度系统等3. 相关部门职责3.1红头文件的审批、发布、归档、维护和监督，由总经理室统一归口管理3.2企业标准的审批、发布、归档、维护和监督，由工程中心统一归口管理3.3公司制度的审批、发布、归档、维护和监督，由总经理室统一归口管理；各部门的内部 管理制度由各部门自行起草、发布和实施，报总经理室备案，并接受总经理室指导。

3.4凡遇到难以确定其是企业标准还是企业制度的文件，山总经理室确定该文件的类型及归 口管理部门4・文件的起草4.1红头文件的起草红头文件的起草参按红头文件管理规定执行4.2企业标准的起草金业标准的起草按和关金业标准的规定执行4.3企业制度的起草431 基本管理制度山总经理室牵头组织有关部门成立专门小组起草；专业管理制度山职 能部门起草4.3.2 企业制度应包含的基本要点① 目的、作用和意义；② 指导思想、基本原则和实施范围；③ 制订的依据；④ 具体内容及实施的步骤、方法和手段；⑤ 执行、监督、检查、解释、修订该项制度的部门及其相互关系；⑥ 该项制度与其他制度之间的关系；⑦ 违反该项制度的处罚办法4.3.3 企业制度起草的基木要求① 符合国家方针、政策、法律、法规；② 符合公司实际和领导意图，与公司业己生效的管理制度不相冲突；③ 具有针对性、适用性、可操作性、可检查性；④ 重点突出，结构严谨，条理清楚，言简意赅，用语、引文准确，标点符号使用恰 当⑤ 以流程图方式表示相关流程和工作程序，在流程图中注明主要控制点、责任部门 及所需工作时间等5. 文件的审批5.1红头文件的审批红头文件的审批按红头文件管理规定执行。

5.2企业标准的审批企业标准的审批按相关企业标准的规定执行5.3企业制度的审批5.3.1 初审凡需正式发布的企业制度，在送公司领导审批或签发之前，须经所在部门负 责人进行初审初审的垂点是：把握制度内容是否符介国家的方针、政策、法律、 法规；提法是否同己出台的有关制度重复或冲突；规定是否符合实际，是否具有合 理性和可操作性；涉及的部门是否经过协调，意见是否一致另外还要审査概念是 否准确、措辞是否恰当、条理是否清楚、语法是否规范5.3.2 起草制度的部门必须按要求填写制度呈批表，制度呈批表格式见附件25.3.3 会签起草部门负责组织相关制度的会签会签单位由制度内容所涉及的相关部门 组成5.3.4 复核制度会签后由起草部门送总经理室（纸介质和电子文档各一份）进行复核 复核的重点是：制度内容是否正确全而、审核会签手续是否齐全规范、格式是否符 合标准、发布范围标注是否合理凡经复核不合格的，总经理室冇权要求起草部门 按规定标准进行修改、补充、完善5.3.5 审批和签发所冇制度由总经理室统一呈送冇关公司领导审批和签发公司基础管 理制度，经主管副总审批同意厉由总经理签发；专业管理制度由主管副总审批并签 发。

6. 发文规范6.1红头文件的发文规范红头文件的发文规范按红头文件管理规定执行6.2企业标准的发文规范企业标准的发文规范按和关企业标准的规定执行6.3企业制度的发文规范631 企业制度的发布范围由起草单位根据实际需要确定，并在制度呈批表上详细填写发布形式有两种：纸介质及网络电子介质传阅权限由制度起草部门提出，总经理 室确认6.3.2 所有制度均市总经理室进行分类编号，编号办法见图1及附件36.3.3 企业制度的格式为：正式制度包括编号、类別、标题、正文、制订机关、成文口期、 生效H期、适用范围等；纸介质的统一用A4复印纸印刷，同吋保留相同格式的电 子文档；标题为三号黑体并加黑，正文为小四号宋体；边距为上2.54厘米，下2.54 厘米，左3.17厘米，右3.17厘米；字间距为标准距离，行距为1.5倍6.3.4 企业制度的校对由起草单位负责6.3.5 企业制度的印制由总经理室负责6.3.6 企业制度的分发山总经理室负责7 •发布及实施本制度口发布zri起试行三个月，公司原來相关制度有与本制度相抵触的以本制度为准制度管理木制度最终解释权在公司总经理室9.附件附件1友联集团制度出台流程图附件2友联集I才I制度呈批表附件3友联集团制度编号说明附件1制度出台流程图开始▼结束附件2：呈批表友联集团制度呈批表制度名称：附件：制度类别：起草单位：部门审核起草人：联系：起草时间：会签单位会签意见（可另附页）签名总经理室复核主管副总意见总经理意见发布范围发送 部门份数密级要求由总经理室填写编号校对打字制表：总经理室附件3制度编号说明出台年份版本号制度编号制度类别部门职能代码公司代号集团代号YL/GT03如：“人力资源管理制度系统”小的《招聘管理办法》的编号为:05.010 A-2013。