公文格式与写作要领.ppt

公文格式与写作要领,安徽大学三级教授、博导 马仁杰二O一三年五月,2017/9/28,2,主 要 内 容,一、公文格式与规范二、公文写作要领三、五种常用公文的写作技巧,2017/9/28,3,公文格式体现了公文的庄重性与权威性同时，也为公文处理提供了科学的条件，是保证公文质量和提高办文效率的重要手段因此，在公文写作中强调格式的规范化是十分必要的一、公文格式及规范,2017/9/28,4,1、汉字的排列、印刷、用纸要求,（1）公文的汉字从左至右排列2）公文用纸幅面规格，党的机关公文可采用16开型（长260mm、宽184mm），也可采用国际标准A4型（长297mm、宽210mm）；行政机关公文，按照《国家行政机关公文格式》的要求，应采用A4型纸型3）公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28 mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）；正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字2017/9/28,5,2、发文字号,发文字号又称发文号、发文编号它是公文格式中一个不可缺少的组成部分，即向外发文的登记编号 编制发文字号的原则，《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》中明确规定：“发文字号，包括机关代字、年份、序号。

联合发文，只标明主办机关的发文字号其具体要求是：,2017/9/28,6,2、发文字号,（1）发文字号三个构成要素的排列，应先是机关代字，其次是年份（书写时两面加六角括号），最后是发文顺序号序号不编虚位（即1不编为001，不加“第”字） （2）党政机关的发文字号以分开编制为宜 （3）机关代字中应明确发文的含义，如“中发”、“国发”、“中办发”、“皖党发”、“皖政发”等 （4）几个单位联合行文时，不应一文多号，而只标主办机关发文字号 （5）发文字号的标注位置，应以置于版头之下正中位置为宜 （6）发文字号一律使用三号仿宋体字2017/9/28,7,2、发文字号,中共中央关于制定国民经济和社会发展 第十二个五年规划的建议,2017/9/28,8,3、公文标题,按照规定，公文标题一般由发文机关、事由与文种名称三个部分构成，通常称这种完整的公文标题为“标准式”的公文标题例如《中共中央关于完善社会主义市场经济体制若干问题的决定》，其发文机关是“中共中央”，事由是“完善社会主义市场经济体制若干问题”，文种名称为“决定”凡是有红色版头的文件，由于版头部分已经标明发文机关，故在标题中可省略“发文机关名称”。

除标准式的公文标题外，按照惯例还有以下四种特殊结构形式：,2017/9/28,9,3、公文标题,（1）由发文机关名称和文种名称，或由事由与文种名称两部分组成的公文标题一般称此种标题为“双项式”标题，例如《中华人民共和国主席令》、《国务院办公厅公告》等 （2）由发文机关、被批转（或转发）文件的标题、文种名称而组成的公文标题一般称这种标题为“转文式”的标题，例如《国务院办公厅转发教育部等部门关于“十一五”期间进一步推进特殊教育改革和发展意见的通知》皖政43.pdf （3）新闻式的公文标题主要是简报、调查报告和讲话稿等文种有时使用2017/9/28,10,3、公文标题,（4）附加括号式的标题即在标准式公文标题的下面正中位置加一圆括号，括号里面注明某年某月某日、某会议讨论通过或批准的字样这种标题主要适用于经过会议集体讨论通过，且无红色版头又无主送机关标识的决定、决议及条例、规定、制度、办法等法规性文件例如《第十一届全国人民代表大会关于国务院机构改革方案的决定》(2008年3月15日第十一届全国人民代表大会第一次会议通过)2017/9/28,11,3、公文标题,要注意讲究公文标题的合理排列，使之清晰整洁，醒目匀称，给人以美感。

按《国家行政机关公文格式》的规定，公文标题“用二号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当在排列时，应视具体情况灵活运用，做到既美观醒目，又合理得体，能给阅读者以形态上的美感2017/9/28,12,3、公文标题,关于印发《安徽大学会议管理办法（试行）》和《安徽大学电子政务处理效率抽查评价办法（试行）》的通知.doc,2017/9/28,13,4、成文日期,成文日期即公文生效的日期，是公文格式的一个重要组成部分任何一份文件都必须标有文件制成的具体时间成文日期确定的原则是： （1）会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准； （2）领导人签发的公文，以签发日期为准； （3）联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准； （4）法规性文件以文件批准日期为准； （5）一般电报、信函等，以实际发出日期为准2017/9/28,14,4、成文日期,成文日期在文面上的位置有两种安排方式：一是安排在标题之下，年月日用括号括起来，这是经会议集体讨论通过批准而又不以“红头文件”形式发出且无主送标识的公文；二是安排在文件末尾，落款之下；没有落款的文件，日期直接写在正文右下方。

成文日期与落款要上下对称匀称，年月日的第一个数目字不宜超越落款第一个字，“日”字靠右以空4个字格为宜成文日期必须写明年月日，行政公文要用汉字，例如“二OO八年十月三十日”，不能写成“2008年10月30日”，也不能写成“二零零八年十月三十日”，或者诸如“08年10月30日”、“08.10.30”之类的简化形式按照惯例，党的机关公文可使用阿拉伯数码标识2017/9/28,15,5、主题词,主题词是确切表达出公文主题的规范化的名词或名词性词组中共中央办公厅秘书局和国务院办公厅秘书局分别颁发了各自的《主题词表》《中国共产党机关公文处理条例》第八条与《国家行政机关公文处理办法》第十条，都明确规定，上报的文件，应当按照上级的要求和《公文主题词表》的规定标注主题词根据这一精神，任何一个单位在上报公文时，除了要参照自身的《公文主题词表》外，更要按照上级机关的《主题词表》来标注主题词；如果是下发文件，就要使用自身的主题词表2017/9/28,16,5、主题词,编制主题词的原则与做法是： （1）标引时应当根据主题词的涵义由大到小，从内容到形式这样的次序进行一份公文一般不超过七个主题词，最后一个主题词一般都是表示文种的。

（2）标引主题词要准确、全面 （3）标引地名、人名时，尽量使用全称 （4）标引出的主题词前面要居左顶格冠以“主题词”三个三号黑体字，后加冒号，主题词之间要空一个字格的距离 （5）注意选词的一致性2017/9/28,17,6、用印,根据规定，除“会议纪要”（因其有特定的版式）和以电报形式发出的公文以外，所有公文都应加盖印章公文盖印的依据是领导人的签发，未经领导人签发的公文不得用印印章与公文落款要相一致用印要注意清晰、端正，位置准确一般的用印方法是：骑年盖月、上大下小签署，由签发公文的领导人亲笔在公文落款处签字，大批印发的公文可使用签章2017/9/28,18,7、正文,正文一般由三个部分构成：一是开头部分，其内容或是引据，或是讲明背景、原委，或是概述情况，或是篇前撮要，或是明了目的；二是主体部分，内容或是针对问题进行分析，在分析问题、讲明道理的基础上提出解决问题的办法，或是直陈要求、意见；或是提出主张、列摆措施、讲明办法；三是结尾部分，这部分的用语要因不同文种的需要而异，切不可千篇一律如上行文一般可用“当否、请批示”、“以上是否可行，请批示”等；下行文一般可用“希即遵照”、“特此通知”、“此布”、“此复”、“此令”等；平行文则一般可用“为荷”、“为盼”、“为要”、“特此函复”等。

2017/9/28,19,7、正文,关于颁布实施《安徽大学档案管理办法》和《安徽大学档案馆应急预案》的通知.doc,2017/9/28,20,8、主送机关和抄送机关,主送机关是指负有办文责任的机关，除普发性的文件外，一般情况下只有一个主送机关主送机关的书写位置是“标题之下，正文之上，靠左顶格，后加冒号”；抄送机关是指需要了解文件内容的机关根据有关规定，不管是上级、平级或下级，均应列为“抄送”过去那种分列“抄报”、“抄送”与“抄发”的做法已不复存在抄送机关的标注位置，在公文末页的最下端，靠左空一字格，其上下各印一条隔离线，两条横线之中写抄送机关名称 要按照先上级、后下级，再不相隶属机关的次序排列，在最后一个抄送机关名称之后标注句号2017/9/28,21,9、制文机关,制文机关亦称落款，指发文使用的名义发文的名义必须是法定的公文作者，党和国家机关以及企事业单位，都是法定的公文作者发文的名义主要是以单位（组织）的名义为主，有时也用机关首长和国家领导人的名义，如《中华人民共和国主席令》、《全国人大常委会委员长令》、《省长令》、《市长令》、《县长令》等，一般用于机关首长对所属工作人员的《任免令》（或《任免通知》）。

以单位名义发文要写全称或者规范化的简称，以领导人名义发文，要注明其职务和姓名，两个以上机关联合行文要联合落款党的机关公文一般在落款处署上发文机关名称，应用全称或者规范化的简称2017/9/28,22,9、制文机关,落款的位置，应在正文的右下方，正文与落款间应有一定距离（一般为2-3行间距）；如有附件，落款则要置于附件标注的右下侧按照惯例，落款的头一个字要放在公文用纸宽度的1/2处，而最后一个字应靠右空一至二个字格，以求整齐美观行政机关公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，并加盖机关印章；当联合行文需要加盖3个以上印章时，方署发文机关名称（可用规范化简称），排在正文与成文时间之间2017/9/28,23,10、附件,附件是公文格式一个极其重要的组成部分附件不是每份公文都要有的只有那些内容需要，而又不便写入正文的文件才用附件形式处理公文如有附件，要放在正文之后，落款之前注明附件的名称和件数；不能只写“附件如文”、“附件×份”；附件名称之后不加标点符号 常见的附件有两类：一是用于补充说明或证实公文正文的附件，包括各种形式的说明材料、参考材料、图表、凭据等；二是用于向上级机关报送或向下级机关批发（批转、转发、印发）的附件。

公文的附件，用三号仿宋体字标识2017/9/28,24,10、附件,关于做好学校第七次党代会2010年年会提案征集工作的通知.doc,2017/9/28,25,11、印发传达范围 党的机关公文称“印发传达范围”，行政公文则称为“附注”确定公文的阅读范围，要依据工作的需要和安全保密的要求进行需要限定阅读范围的，一般是属于机密文件，不是机密文件没有确定阅读范围的必要阅读范围的标注位置一般在成文日期的左下方对上行文不可标注阅读范围2017/9/28,26,12、密级,密级一般分作三级：第一，绝密公文，是指涉及国家核心秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益造成特别严重的损害；第二，机密公文，是指涉及国家重要秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大的损害；第三，秘密公文，是涉及国家一般秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定的损害密级的标注位置，党的机关公文标在文件的左上角，行政公文则标于右上角，用三号黑体字标识2017/9/28,27,13、紧急程度,按公文送达和办理的时间要求，紧急程度分为“特急”、“急件”（行政公文及人大公文这样划分，党的机关公文则分为“特急”、“加急”），标注位置一般在公文首页的右上角处，密级的下方。

有的公文在标题中对紧急性质已作了标识，例如《关于×××的紧急报告（或紧急通知、紧急指示）》等，就可不再另外加注紧急程度标识了 电报的紧急标识分为“特提”、“特急”、“加急”与“平急”。