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139Word文档编排与办公技巧 CHAPTER巧妙实现Word重复字符串自动更新Word文档已经输入完成时，某一个数值发生了变化，要将文档中所有相同的数值进行相应的改变，通常我们用“编辑→替换”命令来实现，但这种方法属于事后补救，显得麻烦最好是可以在输入过程中，某一些固定字符发生变化后，其他重复字符自动进行改变我们总结出如下两种方法：1.定义书签法将相关的数值及文字(如“利润比上年同期增长70%”等)输入到Word文档中，然后选中这一特定字符串，执行“插入→书签”命令，打开“书签”对话框，输入一个便于理解的名称(如“替换百分比”)，然后按下“添加”键，这个对话框就自动关闭了插入书签以后需要输入该词条时，执行“插入→引用→交叉引用”命令，打开“交叉引用”对话框，按“引用类型”右侧的下拉按钮，选择“书签”选项，然后在下方列表中选择需要的书签名称，并确定“引用内容”为“书签文字”，最后单击“插入”按钮即可执行完这些操作后，如果要对相关数值进行修改，如改为“利润比上年同期增长70%”我们只需在原始数据(也就是定义成书签的那个数据)上修改，然后按“Ctrl+A”组合键选中全文，再按一下F9功能键，后面相同的数值也会做出应的更改。

2.选择性粘贴法将需要的特定字符(如“利润比上年同期增长70%”等)输入到W o r d文档中，然后选中这一特定字符，执行“复制”操作再将光标定在需要再次输入此词条的位置上，执行“编辑→选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“粘贴为链接”选项(其他选项不需要更改)，确定返回就行了重复执行此操作，直到将所有的相关数值及文字输入完成以后按照方法一的操作步骤，就可以更新数据了选择性粘贴这两种方式支持对原始数据进行删除，如果要在原始数据上面添加文字或者数据，那可就不行了Word文档编排与办公技巧篇 CHAPTER办公应用这里输入书签 名称，然后点击 添加即可完成140C H A P T E R 办 公 应 用篇解决Word“行距不等”的问题大家在Word文档中某一行使用“公式编辑器”输入数学公式后，往往公式所在行的行距明显变大，就好像公式把这一行和其他行给撑开了一样，非常不美观，使用改变行距的命令也不行解决它有两种方法：首先是修改公式大小，点击要修改的数学公式，每个公式有六个控制点，将鼠标移动到控制点上，当光标变成“双箭头”时，通过拖动我们可以把缩小减小行距这种方法适用于只含有极少符号的数学公式，如果符号过多，缩小后的公式会因为字体过小而看不清楚。

另外一种方法是点击“文件”菜单下的“页面设置”项在“文档网格”标签页中的“网格”一栏，勾选“无网格”项这样能很大程度上缓解行距不等的情况，然后再进行公式大小的微调，就能取得很好的显示效果页面设置Word和WPS通用的文档排版技巧无论用Word还是WPS排版文档时难免会使用文本对齐、段落设置的功能，下面我们就一起来看看这些技巧1.单元格数字小数点对齐选中要处理小数点对齐的数字，如果是表格内的某行、某列一组数字的需要对齐，可选中单元格，接着在“格式”菜单下选择“制表位”命令打开“制表位”对话框打开“制表位”对话框在“制表位位置”下输入制表位数值，在“对齐方式”中选择“小数点对齐”，“前导符”选择“无”然后点击“设置”按钮，指定所设置的制表位，不需要的制表位可用“清除”或“全部清除”按钮来删除，确定后退出对话框然后在该单元格输入的数字小数点就会自动对齐2.段落对齐一般我们在文本每个段落的首行文字都会缩进2个字符，编写文档时先不处理段落格式，编写结束后将段落全部选中，点击鼠标右键选择“段落”命令，打开“段落”设置窗口，在“缩进和间距”选项卡中“缩进”中应用“特殊格式”下的“首行缩进”效果，设置“度量值”为“2”确定即可。

如果要让文本内容自动适应页面的宽度，可以设置“常规”选项下“对齐方式”为“分散对齐”3.巧设“列”距在“段落”设置中我们可以使用“间距”的“行距”功能设置文本每行的间隔距离，但这里没有列距的设置选项如果要设置列之间的间隔距离，可以在“文本”菜单下打开“页面设置”对话框，然后在“文档网络”选项卡的“网格”中选择“文字对齐字符网格”，再设置“字符”中每行的字符个数，例如“20”这样就可增加文字之间的距离，变相增加列距选择“文字对齐字符网格”利用边框和底纹在Word中制作整行横线在使用Word的过程中，我们经常会需要在文档中划出整行的横线，尤其是在制作语文试卷时，更是需要整段的横线通常情况下，我们采用两种方法：一种是根据需要按下大量的空格键，然后给这些空格设置下划线；第二种方法是直接用绘图工具画出一根根直线第一种方法如果只需要短横线的话，比较适合，但如果要整段的横线，则显得非常不便第二种方法的缺点在于后期排版中，需要进行细致的通过点选可以 设定对齐方式 和前导符141Word文档编排与办公技巧 CHAPTER调整下面介绍一种方法，可以迅速地制作出整段的横线来在需要制作横线处，连续按下回车键，需要几行就按几个。

选定连续的回车符，单击“格式→边框和底纹……”命令，出现“边框和底纹”命令，在“设置”中选择“自定义”，再选择合适的线型、颜色、宽度（当然，也可以什么都不用改），在选项卡中用鼠标各单击一下，下方的“应用于”选择“段落”，按“确定”即可回到文档里看一下，就可以看到整整齐齐的线了巧妙隐藏Word文档的文字内容在Word中，我们可以考虑设置字体颜色、用图片隐藏文字等手段来使用人无法进行正常的判断，从而达到保密的目的1.文字与背景一色最危险的方法就是最安全的方法我们可以在Word文档中将自己的文字颜色与背景颜色设置成同样的颜色，一般就是将文字颜色设置成白色选中要保密的文字，右键点击并执行“字体”命令，在“字体颜色”中设置为白色，点击“确定”后便可2.自动“隐藏文字” 如果感觉将文字颜色与背景颜色设为一致的方法比较小儿科，你可以试试“隐藏文字”功能，首先同样是选中要保密的文字，然后右键点击并执行“字体”命令，在“字体”选项中，勾选“隐藏文字”复选框后单击“确定”按钮即可勾选“隐藏文字”复选框3.文字藏于图片下经过上述设置，我们要保密的文字已经比较安全了，现在我们再来一招输入自己要保密的文字后，执行“插入→图片”命令插入一张可以迷惑人的大图片，然后在Word中双击此图片打开“设置图片格式”对话框，在“版式”标签页中选择“浮于文字上方”。

现在，你就可以在Word中将这张图片拖放到你要加密的文字上方，即可完成对文字的隐藏了使用Word样式格式化文档的方法使用样式可以帮助用户确保格式编排的一致性，并且还能让用户不需重新设定文本格式就可快速更新一个文档的设计如果要应用字符样式，可按如下步骤进行：第一步：选定要应用字符样式的文本将光标置于要应 用字符样式的文本的前面，按住鼠标右键，拖动到要应用字符样式的文本的末尾，放开鼠标右键第二步：单击“格式”工具栏上的“样式”框旁的向下 箭头，出现下拉的“样式”列表框第三步：选择想应用的字符样式名，即可给选定的文本 应用字符样式样式”列表框Word巧用“样式”编辑文档在Word中快速设置文字或段落的格式有两种方法，一种是用格式刷，另一种是套用样式，采用样式的方法效率更高，修改更方便样式分为内置样式和自定义样式，内置样式是Word本身所提供的样式，自定义样式是用户将常用的格式定义为样式1．内置样式的用法在某一段或某几段中应用样式，单击此段落（或选中多段落），将光标移入此段的任何位置然后单击“格式”工具栏上的“样式”，从下拉列表中选择所需的样式即可直接单击“样式”框中的下拉按钮，所弹出的下拉列表中只含有部分常用的内置样式，要列出全部的内置样式，可按住“Shift”键后再单击“样式”框中的下拉按钮。

套用样式也可以单击“格式”菜单中的“样式”命令，在弹出对话框中的样式列表框中单击所需的样式，再单击“应用”按钮如果样式框中没有列出需要的样式，可在“列表”框中选择其他的一组样式2．自定义样式的建立及应用当Word提供的内置样式不能满足需要时，可以创建自定142C H A P T E R 办 公 应 用篇义样式方法是将文本中某段设置为常用的格式，然后将光标置于此段或选定此段，单击“格式”工具栏上的“样式”框，输入自定义样式的名称后回车将自定义样式应用于其他段落的方法与内置样式的用法相同这样创建的样式仅在本文档中有效，在新建的文档中不能使用如果以后常用这个样式，可以将其添加到模板中，方法是单击“格式”菜单中的“样式”命令，在弹出对话框中的“样式”列表框中选定需要的样式，单击“更改”命令按钮，在“更改样式”对话框中选中“添至模板”复选框3．自动更新样式自动更新样式的作用是：文档中应用同一样式的段落， 如果对其中一段的格式进行修改，其他段落也自动进行相 应的修改将样式设为自动更新的方法为：单击“格式” 菜单中的“样式”命令，在弹出对话框中的样式列表框中 选定需要的样式，单击“更改”命令按钮，在“更改样 式”对话框中选中“自动更新”复选框后“确定”。

有时候我们要对应用了同一样式的若干段落进行相同 的格式修改，而有时我们只想修改其中一段的格式而其他 段落不变可以通过设置或取消样式“自动更新”功能进 行相应的操作我们用以下的方法操作更方便：以“宋体 小四”样式为例，若“宋体小四”样式具有“自动更新” 功能，先将此功能取消当我们修改了应用“宋体小四” 样式的某一段格式，其他应用此样式的段落格式不发生变 化若想要其他应用此样式的段落格式发生相应的修改， 单击“格式”工具栏上的“样式”框后回车，便弹出“更 改样式”对话框选择第一个单选框后确定其他应用此 样式的段落的格式发生相应的修改在Word中快速输入上下标的技巧用Word编辑文本的时候，尤其编辑数学或化学习题或试卷时，需要为某些字符设置上标或者下标，比如水的分子式常用的方法是：首先选中这些字符，然后打开“格式”菜单，选中“字体”命令中的“字体”选项卡，在此对话框的“效果”栏中选择“上标(P)”或“下标(B)”，然后单击“确定”按钮可是这种操作步骤很多，如果编辑的时候涉及多次输入上标或下标，每次这样进行编辑就太麻烦了，下面的这些方法就可以大大提高输入效率1. 使用快捷键在Word中使用快捷键进行输入，既方便又快捷。

加上标：使用“Ctrl+Shift+=”组合键，按一次后就可进入上标输入状态，再按一次可恢复到正常状态加下标：使用“Ctrl+ =”组合键，同样按一次后就可进入下标输入状态，再次按就可恢复到正常状态如果是先选中文本再按这两个快捷键，则直接对选中的文本产生作用在智能ABC输入法下，此快捷键功能无效2.利用剪贴板先用上面的方法将某处的上标或下标设置好，然后将其复制，等用的时候进行粘贴，然后修改数值就可3.在工具栏上创建上标和下标按钮点击“工具”菜单的“自定义”命令，在弹出的对话框中，选择“命令”选项卡，在左侧“类别”项中选择“格式”项，然后拖动右侧“命令”项中的滑动条，找到“上标”命令，按下鼠标左键，这时会看到“上标”变成了按钮形状，并且在鼠标指针旁出现一个“x”号，拖动鼠标至常用工具栏，可以看到工具栏上出现一“I”状标志，放开鼠标，出“I”处就会出现一个“x2”按钮，此为上标按钮，同样方法再制做一个下标按钮使用时按下相应按钮即可输入上下标4.利用查找和替换功能在输入上下标时在数字前加一个不常用到的符号，比如“*”，全文完成后，用“替换”命令将所有的“*3”替换为下标“3”，很快就全部完成。

5.利用“自动更正”功能“自动更正”是Word的一个重要功能，该功能可以自动更正常见的输入错误、拼写错误和语法错误只要我们先预设好输入错误和更正后的正确结果，当我们输入一个错误时，系统就能自动地把它们变成正确的，出现在屏幕上以H2O为例，预设方法：正确写出H2O，选中它然后，打开“工具”菜单，选择其中的“自动更正”命令，在出现的“自动更正”对话框里选择“带格式文本。