用友U8费用管理与费用计提解决方案20110107.doc

用友U8费用管理与费用计提解决方案2011-01-08北京恭喜发财软件有限公司北京尊友软件有限公司：512931225 ： 网址：1费用管理1.1系统流程费用，是企业控本降耗，提高企业经济效益的重要控制指标在制药行业，费用控制比成本控制具有更重要的意义，因为费用大约占到销售收入的50%左右，而成本只占销售收入一般不足10%根据会计学重要性原则，显然在制药行业费用控制远比成本控制重要得多费用控制只是费用管理的一个方面，费用管理的重点不在控制，更在于费用的有效投放提高费用的投入产出效果是费用管理的重中之重《费用管理》管理的费用范围包括销售费用和管理费用《费用管理》为用户提供费用预算的编制，费用报销的支付，费用报销的预算控制，费用的投入产出效果分析等功能流程说明：Ø 编制费用预算，费用预算可以手工录入，也可以从excel表中导入，还可根据纯销或回款直接计提生成费用预算费用预算在审批后下发执行Ø 由业务员提出费用申请，费用申请受费用预算控制，即只能在预算内提出费用申请一般而言，市场费用才需要走申请流程，象日常费用报销多简化处理，直接填费用报销单Ø 经审批后的费用申请单，可以参照生成费用报销单。

费用报销单也可以手工填制费用报销单可以支付现金，也可以冲抵先前的借款费用报销单经权责人审批后传给会计部门编制会计凭证，传入用友总账模块Ø 从费用费用申请到费用报销各环节，都可以设置审批流多级审批可以按报销金额大小设定审批人，可以按超预算金额大小设定审批人，可以按预算项目、费用管理类、客户、部门、报销人等多角度设置审批人1.2预算管理子系统预算项目：预算编制和预算控制的明细项目可以灵活定义预算项目，可以为不同的预算项目指定不同的预算控制口径(按部门+人员+客户+项目多种组合)比如把预算项目定义为招待费（按人员控制）、差旅费（按部门控制）费用预算单：按照预算项目和预算口径定义费用预算的专用单据可以手工录入费用预算单；也可以在excel表中先行编制费用预算再导入到费用预算单中；在纯销实现时，按规则在纯销单中计提可用费用，自动生成费用预算单；在回款时，按规则在回款提成单中计提可用费用，自动生成费用预算单支持预算调整，可以调增，也可以调减预算控制：可以定义费用管理类与预算项目的对应关系可以是多个费用管理类对应同一个预算项目比如可以把预算项目定义为办事处日常费用，费用管理类的办公费、差旅费、水电费等都对应于办事处日常费用这个预算项目。

费用报销时，只要录入费用管理类，系统就可以自动匹配带入默认的预算项目默认的预算项目可以修改，用于调剂余缺根据选项，当月的预算结余或预算透支可以转入下月预算控制力度分为超预算时提醒，超预算时强制终止，不控制等选项绝大多数企业，都是超预算时不容许保存单据，但也有少数用户要求超预算走审批流审批使用，U8费用管理软件同时支持这两种模式预算超支可以走审批流进行审批等待审批的信息可以通过短信、邮件、U8平台消息通知审批人，提请审批审批时可以输入审批意见审批意见可以通过短信、邮件、U8平台消息反馈给提交人，提请按审批意见修改1.3借款管理子系统借款单：是处理备用金借款、市场开发借款、市场活动借款等员工各种借款的专用单据可以多角度记录借款用途，包括借款用于的费用管理类、费用会计类、客户、存货、项目(如某项市场活动，进院开发)、客户联系人(如某医生、医院库房主管)等还款单：用于记录借款归还的专用单据可以直接选择借款单还款，支持多次还款，支持一个员工替另一个员工还款可以在费用报销时选择借款结算生成还款单可以根据活动申请单、医院开发申请单向业务员借款借款明细表，详细反映员工借款和还款情况1.4费用报销子系统费用申请单：是业务代表提交费用的使用申请，以及费用申请的多级审批的专用单据。

应用场景：业务代表要在某个药店(或超市)举办市场宣传活动，先提出费用使用申请，申请金额2000元，按照申请金额的大小由相应的权责人(办事处经理、大区经理、销售付总、总经理)审批后，申请可以付诸实行费用申请提出时占用预算额度，根据选项，超预算时单据不能保存，或超预算时可以走审批流申请审批费用报销单：是用于记录营销活动或企业管理活动发生的各项费用的专用单据费用报销的结算对象可以是业务员也可以是客户比如报销的差旅费、招待费等结算对象是业务员，报销的市场支持费用结算对象是客户(比如药店、超市)费用管理模块为费用提供两种分类方法：一是费用管理类，只用于内部管理，不对外，二是费用会计类，用于编制会计凭证用户可将费用管理类分作如：学术推广费、临床试验费、商业咨询费、市场开发费等；将费用会计类分作如差旅费、会务费、业务招待费等费用管理类与会计类经纬结合，既真实记录灰色支出，又有效抹平灰色支出痕迹，将灰色支出有效隔绝于外部审计视线之外比如：临床费是一种敏感的费用，但在药品销售中却又必不可少临床费付给医生是无法取得任何合法的商事票据的，但这些费用还得想法报销入账，实践中多变通为会务费、学术研讨费、招待费等报账。

虽然会计上已按票据记载的内容把临床费分解成会务费、学术研讨费、招待费入账，但管理上却还要能统计出临床费实际支付了多少用户可以根据管理的实际需要，按部门+业务员+客户+预算项目设定不同报销金额的审批流程，按部门+业务员+客户+预算项目设定超预算的审批流程实现对费用发生全过程的有效管理费用报销款项的支付对象可以是业务员，也可以是客户，可以支付现金(银行存款)也可以用于抵还之前的借款费用支付控制：分作普通支付、隔月压批、款到隔月压批或隔账期压批、隔账期压批Ø 普通支付：计算出费用就可以支付，没有任何限制Ø 隔月压批：隔月、压批，两个条件同时具备，可以支付促销费所谓隔月，即隔一个月支付如3月付款，付的是1月和1月以前的款，即隔2月份所谓压批，即压一批货支付如3月付款，如果2月有进货就压2月第一批，2月份没进货，就压1月份的最后一批Ø 款到隔月压批或隔账期压批：款到、隔月、压批，三个条件同时具备，可以支付不满足上述三个条件时，再检查是否满足隔账期、压批，这两个条件同时具备，也可以支付款到：是指纯销对应的发票已收到货款，如果部分收款，按收款比例支付促销费隔账期：即隔约定的账期天数（信用天数）Ø 隔账期压批：隔账期、压批，两个条件同时满足时，可以支付。

费用调整单：主要用于录入直接在会计部门入账，而营销账套中未能及时反映的费用比如固定资产折旧，一般在会计部门计提并入账，但此费用又纳入营销业绩考核，就应该录入费用调整单审批流：费用管理的各张单据都支持审批流逐级审批：一级一级串行审批，比如部门负责人审批通过后，付总审批，付总审批后，总经理审批会签：即多个人并行审批，比如一个费用涉及多个部门，需要各个部门负责人同时审批，只有同时通过，才可以报销条件分支：不同条件走不同审批路线比如把金额作为分支条件，5000元以下，部门经理审批，5000元以上付总审批转签：审批人需要征询别人的意见，可以把任务转给另一人通知：设置此节点审批后，需要知会哪些干系人，以什么样的方式知会（邮件、门户消息、短信），消息或邮件的内容是什么 1.5会计处理子系统可根据已审核的费用报销单、借款单和还款单编制会计凭证，传入总账系统费用报销单生成凭证时，根据科目设置中的费用科目设置取借方科目，根据结算科目设置取贷方科目费用报销单编制凭证借什么科目贷什么科目，可自动匹配实现借款单、收款单、费用申请单和费用合同单，借贷方科目直接取自单据上的相关字段1.6费用分析子系统费用明细表：反映费用发生的明细情况，是一张最基本的费用报销。

可以明细反映各个业务员报销了多少费用，各个办事处报销了多少费用，也可以反映费用是因为哪个客户或哪个存货而发生预算现存量表：按月反映预算使用及结余或透支情况的分析报表在预算范围内使用和报销费用，是费用管理的基本需求抵票报销对照表：反映一个业务员用什么发票报销了什么费用在实际工作中，由于有很多费用在发生时无法取得合法的报销凭据(比如给医生的临床费)，一般由业务员自己找替代的发票来报销这样在账上记录的全是按替代发票的口径记录的账务，无法知道费用的真实用途企业需要把账务上的记录再还原成真实的用途，因此也有称作费用还原的投入产出分析，投入是指投入了多少费用，产出是指产出了多少纯销或回款，反映各分析对象(业务员、办事处、客户、存货)的花钱效果可查询新开发客户的投入产出情况，可对投入的费用(如市场开发费)做产出纯销的跟踪投入产出分析在管理上有重要的作用，比如各种存货的投入产出效益是不一样的，有的存货每投入一元钱，可能纯销额就会有较大的窜升，而有的存货对投入费用缺乏敏感，投的费用再多，可能纯销额也不会有大的改观比如对部门的投入产出分析，我们就可以知道哪些区域的花钱效果最好，哪些在平均线以上，哪些在平均线以下，实现对部门作出客观而公正的奖惩。

费用管理模块还提供如费用趋势分析、付款明细、预算台账、预算控制、借款账龄分析等多张分析报表2销售提成 医药企业的销售提成，常见有四种模式：一是终端计提模式，即在药品流入终端时计提并支付；二是回款计提模式，即在收回货款后计提并支付；三是回款并终端模式，即收回货款时计提，在药品流入终端时才支付；四是按指标完成情况计提并支付 此处讲的销售提成，泛指销售费用的计算提取，也可以专指医药代表的个人奖金计算2.1回款提成子系统回款提成的基本算法：依据收回货款的发货单即销账单，计算回款提成(包括奖罚息)，并根据药品流入终端的时间先后划拨给各岗位人员(可细分为多个费用类别)Ø 回款提成可以用以下公式表示：毛提成金额=(回款单价-结算单价)＊回款数量＊差价分成率+结算底价＊回款数量＊底价提成率+回款数量＊数量提成单价差价税=回款数量＊（回款单价-厂定销价）＊差价税率％公司提留=回款数量＊(回款单价-厂定销价)＊公司提留％提成金额=毛提成金额-差价税-公司提留+调整金额Ø 奖罚息是指提前收回货款奖励利息，超期收回货款罚利息Ø 终端划拨，是指按药品流入终端的时间先后，将回款提成划拨分解到各岗位各费用类别中，形成可用费用(有些企业称作资金池、费用池)。

回款提成的流程图：流程说明：Ø 定义回款提成政策，回款提成政策包括结算底价、厂定销价、差价分成率、底价提成率、数量提成单价、差价税率、公司提留率等内容Ø 定义奖罚息政策，包括多个时间段的提前天数及其对应的奖息率，多个时间段的超期天数及其对应的罚息率Ø 定义费用划拨政策，即在药品流入终端后，将回款提成划拨给各岗位并细分到各费用类别中的政策提供按回款提成划拨，回款数量划拨、回款金额划拨等多种方式Ø 根据销账单及回款提成政策、奖罚息政策，自动生成回款提成单，对计算结果用户可以调整Ø 跟踪药品流向至销售终端(医院或药店)，根据流入终端的流水时间先后，将回款提成顺序划拨给该终端分管代表(业务员)及各级分管部门领导(比如办事处经理、大区经理)每个岗位还可以细分为多个费用类别，比如划拨给业务员的费用再细分为个人奖金、差旅费等Ø 参照回款提成划拨单生成费用预算单，费用报销时控制使用回款提成政策：按部门+业务员+客户+存货灵活制定回款提成政策，回款提成政策覆盖了所有按回款计算销售提成的各种可能Ø 可以按差价分成模式制定回款提成(超过结算底价以上的回款按一定百分比分成给业务员)；Ø 。