账务系统初始化及日常处理.doc

第5章 账务系统初始化及平常解决学习目的 理解账务系统的特点，熟悉账务系统的业务流程和数据流程掌握账务系统的初始化中会计科目设立、录入期初余额及设立多种分类、档案资料的措施;掌握账务系统平常业务解决中凭证解决和记账的措施;熟悉出纳管理的内容和解决措施;掌握账务系统的期末业务的内容和解决措施5.1 账务系统概述 账务系统是会计电算化信息系统的一种子系统，在整个会计电算化信息系统中既是中枢，又是基本的系统，它综合、全面、概括地反映公司各个方面的会计工作内容，其她各子系统的数据必须传播到账务系统，同步还要把账务系统中的某些数据传播给其她子系统以供运用许多单位的会计电算化工作往往都是从账务解决系统开始的 对于实际业务比较简朴、数据量较少的小型公司，只使用账务系统，按照制单、审核、记账、查询、结账的业务流程进行即可如果公司业务比较复杂，建议使用账务系统提供的多种辅助功能进行管理，如项目、部门、个人往来、客户与供应商往来管理等 账务解决是指会计凭证和账簿的组织、记账措施、记账程序的互相结合方式凭证、账簿组织是指会计凭证和账簿的种类、格式以及凭证、账簿与多种账簿之间的关系记账措施是指在会计账簿中登记经济业务的措施。

记账程序是指从填制凭证，登记账簿到编制报表的整个过程的程序5.1.1 账务解决系统的业务流程 由于各单位的状况不同，所采用的会计凭证和账簿种类、格式、记账措施、记账程序也有所不同，从而形成了不同的账务解决形式，重要涉及:记账凭证核算形式、汇总记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、日记总账核算形式、多栏式日记账核算形式等不同的账务解决形式有不同的解决流程，其差别重要在于登记总账的措施和根据不同目前，国内会计实务中采用最多的是科目汇总表核算形式科目汇总表核算形式的解决过程重要有如下几种环节:（1）根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证会计人员在收集、整顿、汇总原始凭证的基本上，根据原始凭证汇总表编制有关的记账凭证2）登记日记账出纳根据收款凭证和付款凭证，登记钞票日记账和银行存款日记账3）登记多种明细账会计人员根据原始凭证或原始凭证汇总表和记账凭证登记多种明细分类账4）根据记账凭证编制科目汇总表并登记总分类账会计人员根据记账凭证定期编制科目汇总表，根据科目汇总表登记分类账5）编制会计报表月末会计人员根据日记账、明细账、总分类账的有关数据编制会计报表科目汇总表核算形式的会计业务解决流程如图5-1所示。

原始凭证记账凭证原始凭证汇总原始凭证科目汇总表会计报表银行对账单汇总填制编制登记汇总登记登记核对核对核对核对有关部门明细账总账钞票日记账表银行日记账表银行图5-1 会计业务解决流程图 5.1.2 账务解决系统特点（1）时序性强账务解决系统有严格的业务解决顺序从填制记账凭证、审核记账凭证，登记日记账、明细账，登记总账到编制会计报表要严格按顺序执行2）数据量大账务解决系统波及大量的会计科目、会计凭证及一系列会计账表，它相对其她管理系统而言解决的数据量较大3）数据接口多账务解决系统是整个会计电算化信息系统数据互换的核心，它与会计电算化信息系统其她子系统之间存在数据接口一方面账务解决系统从其她管理子系统获得大量数据，如固定资产管理系统为账务解决系统提供大量原始凭证及记账凭证;另一方面其她子系统也从账务解决系统获得数据，如工资管理系统从账务解决系统获得账户设立等信息，账务解决系统与其她管理系统的有机结合形成了完整的会计电算化信息系统4）通用性强账务解决系统比较容易实现通用化这重要是由于账务解决系统在数据解决过程中，一方面必须遵守一系列法律、法规和准则，如会计法、会计准则、会计制度、会计基本工作规范等;另一方面必须遵循一定的会计原理和规则，如复式记账措施、总账发生额及余额必须等于下属明细账发生额及余额之和等等。

正是由于账务解决系统这一特点，目前市场上可以看到大量的通用账务解决核算软件5.1.3 账务解决系统的目的 一般来说，账务解决系统的目的应涉及如下内容:（1）及时、精确地采集和输入多种凭证，保证进入电算化系统的会计数据及时、精确和全面2）高效、对的地完毕记账过程3）随时输出各个会计期间的多种账表，及时提供会计信息4）建立账务解决系统与其她管理系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享 此外，为了充足发挥计算机解决的优势，增强账务解决系统的核算和辅助管理功能，账务解决系统往往还增长了往来核算管理、部门核算管理、自动转账管理等功能5.1.4 账务解决系统数据流程 账务解决系统的数据流程可描述如下:（1）会计人员通过键盘录入记账凭证、原始凭证或系统自动获取机制凭证，然后将有关凭证写入临时凭证文献2）会计人员对临时凭证文献进行审核3）根据临时凭证文献中的已审核的凭证进行记账，并将临时凭证文献中已记账的凭证删除4）根据公司银行对账文献和对账单文献进行对账5）根据汇总文献和历史凭证文献输出日记账和明细账以及会计报表，根据汇总文献输出总账 账务解决系统数据流程图，如图5-2所示。

会计部门录入凭证临时记账凭证文献审核汇总文献录入对账单输出账表历史凭证文献登记公司银行对账文献银行对账输出对账单文献 图5-2 账务解决系统数据流程图 5.1.5 账务解决系统的功能 一般来说，账务解决系统的基本功能应涉及系统设立（初始化）、凭证管理、记账结账、查询、打印输出、系统维护等其基本功能模块构造如图5-3所示账务解决系统系统维护打印输出查 询记账结账凭证管理系统设立数据备份记账凭证凭证查询登记账簿凭证输入科目设立数据恢复打印账簿账簿查询结 账凭证审核凭证类别 科目余额科目汇总自动转账账簿设立其她查询初始余额其她设立图5-3 账务解决系统基本功能模块构造图 5.2 账务系统的初始化5.2.1 总账系统的启动 总账系统初始设立就是结合本公司的实际状况，将一种通用的账务核算系统改造为适合本公司核算规定的“专用账务核算系统”在使用总账系统之前，需要先启动注册系统总账系统的启动建立在整个软件系统的基本设立之上，具体操作环节如下:（1）进入操作系统之后，单击“开始”→“程序”→“用友U8管理软件”→“财务系统”→“总账”;（2）如图5-4，选择账套“888沈阳市华旭集团有限公司”，选择会计年度“”，输入操作日期“-06-26”，顾客名“李乐”及相应的密码，然后单击“拟定”。

图5-4注册总账5.2.2 设立业务解决控制参数1.设立选项——凭证 具体操作环节如下：①如图5-5所示，在“设立”菜单中单击“选项” 图5-5 选项——凭证②如图5-5所示，单击“凭证”选项卡，在“制单控制”中，选中“制单序时控制”、“支票控制”、“资金及往来赤字控制”及“容许修改、作废她人填制的凭证”复选框③在“凭证控制”中，选择“打印凭证页脚姓名”、“凭证审核控制到顾客”、“出纳凭证必须经由出纳签字”复选框① 在“外币核算”中，选择“固定汇率”单选按钮⑤选中“预算控制”方式，单击“拟定” “制单序时控制”是指系统默认凭证保存时不按凭证号顺序排列而按日期顺序排列，如不按序时制单将浮现凭证假丢失现象如有特殊需要，可将其改为不按序时制单，则在制单时凭证号必须按日期顺序排列 选择了“资金及往来赤字控制”，则在制单时，当钞票、银行科目的最新余额浮现负数时，系统将予以提示 若某科目为其她系统的受控科目，一般来说，为了避免反复制单，应只容许其受控系统来使用该科目进行制单，总账系统是不能使用此科目进行制单的，因此在这里不选“可以使用其她系统受控科目”但如果但愿在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。

选择“支票控制”，在制单时录入了未在支票登记簿中登记的支票号，系统将提供登记支票的功能 “出纳凭证必须经由出纳签字”是指出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有钞票银行科目的凭证进行检查核对，重要核对出纳凭证的出纳科目的金额与否对的，审查觉得错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对一次 选择“制单权限控制到科目”，还应通过“明细权限”去设立相应制单科目权限选择“凭证审核控制到顾客”，还应通过“明细权限”去设立顾客审核权限选择“明细账查询权限控制到科目”，还应通过“明细权限”去设立明细账科目查询权限（见“账薄”选项） “固定汇率”即在制单时，一种月只按一种固定汇率折算本位币金额浮动汇率”即在制单时，按当天汇率折算本位币金额在此设立只决定制单时使用何种汇率，具体汇率应在外币设立时输入2.建账选项——账簿 具体操作环节如下: ①如图5-6所示，单击“账簿”选项卡②明细账打印方式选择“按年排页” 图5-6 选项——账薄 按月排页:即打印时从所选月份范畴的起始月份起将明细账按顺序排页，再从第一页开始将其打印输出，打印起始页号为“1页”这样若选择月份范畴不是第一种月，则打印成果的页号必然从“1页”开始。

按年排页:即打印时从本会计年度的第一种会计月份开始将明细账按顺序排页，再将打印月份范畴所在的页打印输出，打印起始页号为所打印月份在全年总排序页中的页号这样，若所选择月份范畴不是第一种月，则打印成果的页号有也许不是从“1页”开始3.建账选项——会计日历 具体操作环节如下:①如图5-7所示，单击“会计日历”选项卡②拟定会计日历，拟定会计年度为，启用日期为6月1日 图5-7 选项——会计日历 启用日期不能在账套启用日期之前录入汇率后不能修改启用日期已录入期初余额（涉及辅助期初余额）后，不能修改启用日期已制单的月份不能修改启用日期，其她系统中已制单的月份不能修改启用日期新年度进入系统后，不能修改启用日期4.建账选项——其她 具体操作环节如下:①如图5-8所示，单击“其她”选项卡②小数位均输入“2”③在“部门排序方式”、“个人排序方式”和“项目排序方式”中，均选择“按编码排序”单选按钮，单击“拟定” 图5-8 建账选项——其她 账套名称、单位名称、账套途径、行业性质等账套信息只在这里显示，若要修改，可到“系统管理”中去修改 5.2.3 设立会计科目1.增长会计科目 具体操作环节如下:①在“总账系统”窗口中，“设立”菜单下，单击“会计科目”，打开“会计科目”对话框，如图5-9所示。

图5-9“会计科目”对话框 ②单击“增长”按钮，进入“会计科目新增”对话框③如图5-9所示，输入科目编码“130101”，输入科目名称“报刊费”，选择账页格式为“金额式”，如果有辅助核算的科目可以选择辅助核算选项，单击“拟定” 如果所用的会计科目与所在行业会计制度规定的一级会计科目基本上一致，则可以在建立账套时选择预置原则会计科目这样在会计科目初始设立时只需对部分不同的会计科目进行修改，对缺少的会计科目进行。