基于ERP环境的内部控制研究-A公司坝中变电所高压电气柜改造实践.docx

    基于ERP环境的内部控制研究A公司坝中变电所高压电气柜改造实践    【Reference】在当前信息化高速发展的经济环境下，新生产技术和复杂的组织结构不断涌现，企业内部控制需要进一步加强和完善如何在信息化条件下有效地融合内部控制活动，是ERP 良性运作的重要课题本文以A 公司坝中变电所高压电气柜改造内部审计发现的内部控制失效问题为例，从控制活动角度，探讨ERP 环境下内部控制活动优化的思路与方法Keys】ERP 信息化 内部控制 优化一、引言诞生于制造业的ERP（企业资源规划），是一种先进的企业信息化管理平台，通过将企业的物资流、信息流、资金流、管理流等紧密集成，实现资源优化和共享但根据有关研究机构的数据，ERP 项目的实施能够达到预期目标的比例不足40%ERP 系统在建设和使用初期的数据完整导入，及各类经济事项进入ERP 系统陆续运转，并不意味着ERP 实施成功随着企业业务的深入和人员结构的变化，ERP 流程开始与实际业务脱节，业务部门容易沿用原有的工作经验，以旧的管理理念磨合信息化业务流程，使ERP 系统成为名副其实的面子工程，变成不得不应用的累赘没有发挥其应有作用内部控制是为了识别和分析风险，开发和管理合适的风险应对措施，将风险控制在可接受水平的工具和方法，帮助企业达到经营管理目标，维持和改进业绩。

自2009 年我国内部控制制度规范颁布并实施以来，国内企业对内部控制的重视程度迅速提高，但财政部会计司在2013 年对我国企业内部控制规范体系实施情况进行的调查结果显示，我国企业内部控制设计的操作性仍相对较差，偏重于与财务报告有关的内部控制，风险导向性不强内部控制不是按部就班的过程，而是动态和整合的过程，其设计和执行应能够适应变化的商业和运营环境，体现组织的经营特色与行业特色ERP 环境下企业内部控制的设计和执行，极大影响着企业经营决策及信息披露企业内部控制如果没有融入ERP 进行相应的流程化和信息化，必将增加企业的经营风险本文对A 公司坝中变电所高压电气柜改造项目审计发现的内部控制失效问题进行了分析，以期探寻信息化系统和内部控制有效融合的思路和方法二、内部控制管理实践（一）A 公司ERP 系统应用及项目实施背景坝中变电所高压电气柜改造工程为A 公司5 年规划项目，2012 年隐患项目A 公司坝中变电所高压开关柜共13 面，于1996 年投入使用，已运行16 年受购置当时制造水平及工艺限制，加上运行时间较长，高压开关柜性能已大幅降低，很难保证供电可靠性，不能满足安全性评价要求为确保电气设备防洪、防汛设施安全运行，公司决定对其进行改造。

A 公司应用生产管理系统（MAXIMO）和SAP成熟套装软件，进行设备资产日常管理和技改大修项目管理管理模式：通过ERP 系统，实现对项目的计划、报批、审核、建设、决算各个环节的管理监控；项目负责人在生产管理系统（MAXIMO）中，创建项目材料费用或施工费用工单，维护结算规则，生成工单后传输至SAP 系统，生成SAP 系统下的工单SAP 系统以工单为结算单元，结转工单价值后汇总至所属项目二）坝中变电所高压电气柜改造项目存在问题及原因分析项目成本完成情况如下表所示该项目决算金额约233万元，其中：变电设备（WBS225**5130003.02）投资121.39 万元，发电设备（WBS225**5130003.07）投资111.60[来自wWw.LW5U.com] 万元发电设备投资主要包含设备（WBS 225**5130003.07.02.03）52.18 万元，施工及材料费用（WBS 225**5130003.07.02.04）59.42 万元检查ERP 项目成本报表时发现，在施工及材料费用（WBS 225**5130003.07.02.04）元素下，项目工单（ORD5**510080146）的成本金额18.67 万元，未被汇总到该WBS 层级下，即59.42 万元中未包含该18.67 万元，而是汇总到了设备（WBS 225**5130003.07.02.03）层级下，包含在设备金额52.18 万元中。

审计组检查了SAP 系统工单5**510080146 的附加数据选项中WBS 元素设置，该工单发生成本为材料费用，确实归属于WBS 225**5130003.07.02.04元素；审计组还检查了该工单的结算规则，发现该工单的结算规则， 被设置成结转至设备WBS225**5130003.07.02.03 层级下审计人员检查了生产管理系统（MAXIMO）中该工单的设置，发现结算规则并无错误然而这个工单的附加数据WBS，为何与生产管理系统不一致？审计组通过系统顾问，在SAP 系统后台日志中找到了原因：一名具有权限的操作人员在SAP 系统中，自行手工更改了结算规则，而改动后的数据不会再回传至生产管理系统审计组在向操作员询问更改原因时，操作员的回答是不记得曾经改过该工单的结算规则A 公司的在建工程转资程序设置流程如下：设备管理人员首先维护“设备与资产清册”，录入设备的所属项目、资产类型、[来自wwW.lw5U.coM]购置价值等固定资产卡片重要信息；当技改工程竣工决算时，会参照“设备与资产清册”，将与该项目相关联的资产数据全部取出，按照事先在设备主数据中维护的设备价格，将项目WBS 中记录的非“设备”WBS 节点发生的金额进行分摊；设备价格和分摊金额最终形成新设备的固定资产原值。

虽然前述结算规则的错误设置，没有导致整个项目的成本总额发生错误，但由于其他费用层WBS费用结转错误，使得该项目在转资时，所有固定资产原值发生错误在影响会计信息真实性和完整性的同时，还增加了内部控制存在的隐患，及整个SAP 系统结算秩序不稳定的风险1）ERP 设计流程与实际工作流程不一致A公司实施ERP 后，在资产设备管理和项目管理上，应由项目专工负责项目前期到验收的所有管理工作，包括可行性研究、招标采购工作组织、项目开工、实施、验收、投运，并履行所有相应的ERP 系统流程A 公司实际工作情况与所要求的有一定差异，项目负责人同时负责多个大修、改造项目的运作，且项目现场工作繁杂，项目负责人均年龄偏高，信息化水平较低在这种情况下，A 公司在组织结构、人员配置方面，未结合ERP 工作流程进行相应调整，而是由原有的工作模式与ERP 工作流程比较后，生成的替代手段：ERP 系统数据录入工作交由专门负责数据录入的人员操作，但该操作员并不具备项目负责人的专业知识和技能；操作员录入项目数据后，项目负责人不进行数据准确性和合理性的复核，存在内部控制风险2）关键控制点控制失效在手工工作流程中，项目管理工作规定：财务人员与项目计划管理人员要定期核对项目成本发生情况，确保项目财务成本与计划管理部门的项目台账数据相一致。

ERP 系统在设计上，项目成本数据按照WBS元素层层归集，理论上不应出现案例中的逻辑性差错但由于项目工单的物理性WBS 元素归属，没有与结算规则设置直接锁定，也没有设置逻辑性校验，可能存在由于手工录入错误而导致不一致的现象同时ERP 系统不具备自动稽核财务数据与项目数据一致性检查的功能相关人员过分相信ERP 系统内、外部数据传递的正确性，相应减少了两个业务部门之间的数据核对工作，也增加了错误发生的可能性影响数据的准确性三、内部控制管理优化对策（一）重新描述业务流程适当的调整业务流程是成功实施ERP 最关键的环节以该技术改造项目为例，根据人员结构和ERP 流程特点，重新设计业务流程是根本的解决方法在进行流程分析后，以是否增值为基准，对业务流程进行改造，同时还要考虑与ERP 系统流程配套的部门和岗位职责、管理制度、操作规程等企业组织形式的变革，使组织系统扁平化，形成整合财务、计划、项目管理的综合管理流程，更有利于ERP 的实施流程团队跨越多个职能部门或专业，能有效消除沟通壁垒，增强数据传递的准确性和有效性同时也对员工的能力、知识面提出了更高的要求在电力系统集团化运作目前的管理模式下，变更组织机构管理模式，使业务流程适应ERP 系统，需要整个集团公司从上至下部署实施，无法一蹴而就，必须进行系统的改革。

二）内部控制活动和ERP 系统有机结合控制活动是针对关键控制点而制定，要根据ERP 流程特点，将手工流程中的关键控制点信息化并实施删除、合并、转换或增加ERP 流程相对应的关键控制点以该技改项目物资领用流程为例，在ERP 系统中，材料和设备的入账由原来财务部门根据领料单手工入账，变更为由项目管理部门根据物资计划，提报采购申请直接发料到项目工单；设计、施工及安装等服务，也由财务按照经项目管理部门审核、审计部门审定的工程量清单或决算书、发票入账，变更为直接由项目管理部门，根据审定后的工程量清单或决算书和发票执行ERP 中的“服务确认”操作因此，该流程的控制点由“财务人员进行判断并手工制证和审核后生成纸质凭证的正确性”，变为“设备管理部门配置工单的WBS 元素和结算规则，并由财务部门复核无误”经过修改，原来偏重于业务处理结果的控制流程，转化为偏重于业务处理过程的控制流程，实质的控制点与实际业务达成一致，真正起到了明确责任、控制风险的作用财务部门通过SAP 工作流，实现了对工单的WBS 元素和结算规则的设置的审核，保障了数据的准确性三）扩大审计范围和审计重点，强化内部控制审计针对上述风险点，审计组认为该改造项目成本报表可能存在其他错报，应将工单结算规则的检查列入审计重点。

审计组对该项目涉及的生产管理系统及SAP 系统中其他工单的WBS 元素设置和结算规则进行了延伸检查重点检查工单实际业务属性与WBS 元素层级是否相符，即设备领用工单是否挂在设备层WBS 节点下，材料领用、设计、安装及施工工单是否挂在其他费用WBS 节点下；同时检查工单结算规则的设置，是否与工单WBS 元素设置相一致；检查生产管理系统与SAP 系统相关结转规则是否一致；检查财务项目成本中建筑安装工程费用、设备费、材料费和其他费用是否与项目成本报表匹配延伸检查未发现其他错误在ERP 系统中，内部控制的控制点由“结果”转变为“过程”，应将更多的精力放在权限和流程的测试评价上，着重了解管理信息和流程的传递沟通方式、制度要求、岗位职责分工等相关资料，对主要业务的关键控制点进行分析测试，掌握这类控制点存在的漏洞和不足，并采取有效措施加以改进；相应地转变审计理念，将对企业经营业务的事后审计转变为事前、事中审计和跟踪审计，及时向管理层预警已存在或可能存在的错弊风险，并协助、督促管理层适时改进内部控制机制；同时充分发挥职能部门的监督作用，部门间协调配合、信息互通，使监督与企业管理深度融合A 公司在转变审计侧重点的同时，还计划通过建设内部控制监控信息系统，将内部控制固化到信息系统中，实时监控业务流程的规范执行情况，自动获得内部控制执行的证据，汇总发现的各类问题，提高内部控制管理的效率和效果。

四、结语A 公司坝中变电所高压电气柜改造项目审计过程中发现的内部控制失效问题，不仅影响财务报表反映的会计信息真实性和完整性，还增加了业务差错、舞弊的风险，及整个ERP 系统运行的风险通过信息化内部控制手段、加强对内部控制执行情况的监督等方法，可以减少内部控制失效问题的发生，但最关键环节的业务流程调整，是企业对ERP 关注最少、最难做到的部分，适应ERP 系统的业务流程设计需要结合实际工作灵活应用，甚至需要对整个ERP 系统应用市场进行探索  -全文完-。