公文写作与公文管理培训教材(95张)课件.ppt

公文写作与公文管理培训公文写作与公文管理培训第一篇公文的写作n一、公文的概念和作用n二、公文的种类n三、公文的特点和功能n四、公文写作基本规则n五、公文格式n六、常用公文写作n七、公文写作常见问题解析一、公文的概念和作用（一）概念（一）概念公文是公务文书的简称，有广义和狭义之分1.狭义公文：狭义公文：是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具2.广义公文：广义公文：是党政机关、人民团体、企事业单位在各自的公务活动中，为处理公务而形成的，具有一定格式的文字材料一、公文的概念和作用3.企业公文：企业公文：是企业治理的重要工具，也是企业中的各部门共同使用、企业处理公共事务的书面文字材料它担负着传达贯彻党和国家的方针、政策，请示答复问题，指导商洽工作，汇报沟通情况，总结交流经验等重要职能一、公文的概念和作用（二）作用和重要性（二）作用和重要性形象比喻公文就是一个企业的脸面，在公司活动中具有代表公司书面沟通与交流的作用，可以说是公司整体水平的书面代表此外，公文处理的正确与规范也代表着公司的管理水平，同时也可为公司创造效益并减少不必要的麻烦二、公文的种类（一）古代公文文种的种类（一）古代公文文种的种类1.上奏文种：上奏文种：上书、奏、疏、状、奏本、题本、折、序、启、表等；2.君命文种：君命文种：策、诏、圣旨、诫、敕等；3.官署上行文：官署上行文：牒、呈、详等；4.官署平行文：官署平行文：移、关文、咨、照会（朱笔和墨笔）等；5.官署下行文：官署下行文：会、符、谕、札等。

二、公文的种类（二）现代公文的种类（二）现代公文的种类1.按公文的来源划分：按公文的来源划分：对外文件、收来文件和内部文件2、从公文的行文关系上来划分：、从公文的行文关系上来划分：上行文、平行文和下行文3、从公文的秘密程度和阅读范围来划分：、从公文的秘密程度和阅读范围来划分：秘密文件、普通文件和公布文件二、公文的种类（三）按发文机关所属组织系统分（三）按发文机关所属组织系统分1.党的机关公文分党的机关公文分14种公文：种公文：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要2、行政机关公文分、行政机关公文分13种公文：种公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要二、公文的种类（四）按行文方向分（四）按行文方向分1.上行文上行文 下级机关、部门向上级领导与指导机关、部门报送的公文其典型文种是报告、请示，部门意见也可上行2、下行文、下行文 上级机关、部门向所属被领导或被指示的下级机关、部门发送的公文多数通知、会议纪要、通告、通报、公告属下行文3、平行文、平行文向平级或不相隶属机关传递的公文部分通知、意见、会议纪要也可平行。

二、公文的种类（五）企业常用公文文种（五）企业常用公文文种1、决定：、决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项2、通知：、通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员二、公文的种类3、报告：、报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问4、请示：、请示：适用于向上级机关请求指示、批准5、会议纪要：、会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项三、公文的特点和功能（一）政策性（一）政策性（二）规范性（二）规范性（三）实用性（三）实用性（四）时限性（四）时限性三、公文的特点和功能（一）（一）决策作用决策作用（二）（二）强制执行和处理的作用强制执行和处理的作用（三）（三）依据和凭证作用依据和凭证作用（四）（四）工作联系与沟通作用工作联系与沟通作用（五）（五）宣传与教育作用宣传与教育作用四、公文写作基本规则（一）公文行文的基本规则（一）公文行文的基本规则单位关系确定行文关系，行文规则规定了各级单位的行文关系，即各级机关之间公文的授受关系，它是根据单位的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。

四、公文写作基本规则1.上行文的行文规则（请示、报告上行文的行文规则（请示、报告）总的说来，有这几点需要注意：单头主送，不多头主送，可采取抄送形式；逐级行文，不要越级行文；要向机关行文，不要向领导者个人行文；“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关，“报告”中不得夹带请示事项通常有逐级上行文、多级同时上行文和越级上行文三种方式四、公文写作基本规则2.下行文的行文规则（通知、通报、批复、决定下行文的行文规则（通知、通报、批复、决定）1）按照职权范围行文2）部门之间应当经过协商一致，方可就有关问题向下行文3）通知类普发性文件，各主单位排列顺序应为先外后内，级别先高后低不同系统间单位用逗号“，”隔开，系统内单位用顿号“、”隔开四、公文写作基本规则3.平行文的行文规则平行文的行文规则1）平级之间不宜使用上行或下行文2）不相隶属机关之间一般用“函”行文4.联合行文的规则联合行文的规则1）可以联合行文的主体2）联合行文的要求四、公文写作基本规则(二二)公文写作基本要则公文写作基本要则1公文格式要规范公文格式要规范在下面第五大点专门讨论)2语言表述要规范语言表述要规范公文语言的特点概括起来主要有八个字:准确、简洁、庄重、得体。

四、公文写作基本规则（1）准确表情达意直截了当、不含糊其辞，不模棱两可公文中不能出现诸如“估计”、“猜想”、“或许”、“可能”、“大概”等表意不准确、不严密的词语2）简洁以最少的语言表达最丰富的信息不说大话、空话、客套话删繁就简，力避重复啰嗦，重视专业术语的运用称谓用语“本公司”、“贵厂”、“该局”等；祈请用语“妥否”、“可否”、“当否”等；期复用语“请回复”、“请批复”、“请批示”等；结尾用语“为盼”、“为谢”、“特此申请”等四、公文写作基本规则（3）庄重使用规范的书面语，少用或不用口语及方言土语多用直陈叙述、说明，少用或不用抒情、描写等艺术手法谨慎使用修辞格，如比喻、拟人、排比等4）得体一字入公文，九牛拔不出”上行文语气和用词应体现出服从和请求的特点：如请示的尾语“特此请示，请批复”，报告的尾语“特此报告，请审阅”等平行文应相互尊重，不卑不亢，语气和用词应体现出平等商洽的行文关系下行文应交待明确，针对性强；切忌故弄玄虚，模棱两可四、公文写作基本规则3公文特殊标点用法公文特殊标点用法1）.凡文中使用连接号的应使用“”，而不使用“”或“_”如：2008年3月4月中的“”2）.凡文中使用破折号的应使用占2个空格的“”，而不用“”或“_”。

3）.妥否？请领导批示您好：XXX（4）.概数、约数数字的书写概率数字在文中出现，应当模糊一头，而不能模糊两头如，近百人或百人左右，不能写或“近百人左右”；80以上或接近80，不能写成“接近80以上”等四、公文写作基本规则4 词语的选择词语的选择词语的涵义：词语的涵义：截至与截止、制定与制订、其他与其它、作与做（作为、做法）词语的感情色彩：词语的感情色彩：以平实庄重为基本格调，以记叙说明的明确、规范和简洁为特征领导同志到会一般为“讲话”，不是“发言”四、公文写作基本规则5 常用的事物和概念的特殊表达要求常用的事物和概念的特殊表达要求时间的表达：时间的表达：精确、完整、恰当空间的表达空间的表达（国外、国内、这里、那里）：（国外、国内、这里、那里）：准确、具体地说明有关的单位、处所数量的表达（倍数、分数、到、了、以上、以下）：数量的表达（倍数、分数、到、了、以上、以下）：要反复核实，表述确切无误要精选数字，切忌过于繁琐要加强分析，避免零乱堆砌要规范使用，避免产生歧义四、公文写作基本规则6职务、姓名的表达（全称、多种职务、党内党外）职务、姓名的表达（全称、多种职务、党内党外）：（1）表明人物职务时一般要使用全称，或使用通用的简称。

2）表明人物姓名时，要写全姓和名3）一人担负多种职务时，列出与公文内容有关的职务即可4）需要列出一个人物的两个或两个以上职务时，国内的人物按照先党内后党外，由高到低排序；国外的人物，则尊重对方习惯或按照双方的需要标明5）公文中需要同时列出若干人物姓名时，要遵循一定标准，如按照职务高低、姓氏笔画、姓氏字母顺序等排序五、公文格式（一）公文用纸和印装格式（一）公文用纸和印装格式1公文用纸采用国际标准A4型纸，其幅面尺寸为210mm297mm2公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm1mm；公文用纸订口（左白边）为28mm1mm；版心尺寸为156mm225mm（不含页码）3文字符号从左至右横写、横排一般每面排22行，每行排28个字4公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空见图示）（见图示）210mm297mm371mm281mm225mm156mm公公文文用用纸纸格格式式五、公文格式（二）结构和要素（二）结构和要素 1、文头部分（眉首）文头部分（眉首）公文的文头，又称版头，包括文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。

下面请看图示下面请看图示文件文件20121号签发人：特急机密一年000001文文件件名名称称，由由发发文文机机关关全全称称或或规规范范化化简简称称后后加加“文文件件”两两字字组组成成发发文文字字号号左左空空一一格格，签签发发人人右右空空一一格格绝绝密密”、“机机密密”级级公公文文应应当当标标明明份份数数序序号号只只有有上上行行文文才才需需注注明明签签发发人人紧紧急急公公文文应应根根据据紧紧急急程程度度分分别别标标明明“特特急急”、“急急件件”上上行行文文的的眉眉首首格格式式 文件文件20121号特急秘密下下行行文文眉眉首首格格式式 文件文件20121号特急秘密党的机关公文眉首五、公文格式2.主体部分主体部分公文的主体，是公文最主要的部分，其格式包括标题、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、印章和成文日期等内容的规定请看图示）（请看图示）文件文件20121号签发人：特急机密一年00001公公文文标标题题，红红色色反反线线下下空空2 2行行，2 2号号小小标标宋宋体体字字主主送送机机关关，标标题题下下空空1 1行行，左左侧侧顶顶格格用用3 3号号仿仿宋宋体体字字标标识识，回回行行时时仍仍顶顶格格。

请示请示 ：附附件件，在在正正文文下下空空1 1行行左左空空2 2字字标标识识附附件件应应与与公公文文正正文文一一起起装装订订，并并在在附附件件左左上上角角第第1 1行行顶顶格格标标识识 附附件件 成成文文日日期期右右空空4 4字字，中中文文小小写写公公文文如如有有附附注注，居居左左空空2 2字字加加圆圆括括号号标标识识在在成成文文日日期期下下1 1行行附件：1.2.二一二年一月二十日（发至 级）单个机关发文的成文日期和印章格式两两个个机机关关联联合合发发文文的的成成文文日日期期和和印印章章格格式式三个机关以上联合发文的成文日期和印章格式二一二年二月五日 当印章下弧有文字时，采用中套方当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上式，即印章中心线压在成文日期上当当公公文文排排版版后后所所剩剩空空白白处处不不能能容容下下印印章章位位置置时时，应应采采取取调调整整行行距距、字字距距的的措措施施加加以以解解决决，务务使使印印章章与与正正文文同同处处一一面面，不不得得采采取取标标识识 此此页页无无正正文文 的的方方法法解解决决发至级）二一二年二月五日联联合合上上报报的的公公文文，由由主主办办机机关关盖盖印印；联联合合下下发发的的公公文文，发发文文机机关关都都应应盖盖印印。

此页无正文）（发至级）二一二年二月五。