秘书打电话礼仪.docx

秘书打礼仪 　　秘书的对外形象代表了企业的形象，　　在日常工作中，掌握了接听的礼仪，让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情，通话结束后，对方会对您企业有极佳的印象　　通话时声音不宜太大，让对方听得清楚就能够，不然对方会感觉不舒适，而且也会影响到办公室里其它人的工作　　接起时首先应自报单位名称及所属部门　　接听时，要问询对方单位名称及所属部门，接转时为指定受话人提供便利　　当对方要找的人不在时，在不了解对方的动机、目标是什么时，请不要随便传话未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪　　当你正在通，又碰上客人来访时，标准上应先招待来访客人，此时应立刻和通话对方致歉，得到许可后挂断不过，内容很关键而不能立刻挂断时，应通知来访的客人稍等，然后继续通话　　在中传达事情时，应重复关键点，对于数字、日期、时间等，应再次确定以免犯错　　假如对方没有报上自己的姓名，而直接问询上司的去向，此时应客气而礼貌地问询："对不起，请问您是哪位?"　　要转告正在接待客人的人有时，最好不要口头转达，可利用纸条传输口信，这么不仅能够避免泄露秘密，也能够避免因为打岔引发的尴尬和不悦　　听不清楚对方说话的内容时，最好不要犹豫，应马上将情况明确通知对方，请对方给改善。

　　假如碰到对方拨错号码时，不可大声怒斥，或用力挂断，应该礼貌通知对方拨错相反假如是你拨错了，应该立刻向对方表示道歉　　假如突然发生故障造成通话中止，此时务必换另外的再拨给对方，向对方解释清楚　　挂断前的礼貌不可忽略，要确定对方已挂断，才能放下听筒　　秘书打的注意事项　　1.选按时间通常情况下，拨打要避开对方不愿被打搅或精力可能松懈的时间，如周五下午、周一早晨、上班后的前半个小时及下班前的最终几分钟避开影响对方生活或休息的时间，如假期、午休、深夜或就餐时间当然，紧急事务除外比如：下班前领导临时安排紧急事情，需联络相关部门处理，这时就要毫不犹豫地拨打，但通话一定要客气　　2.做好准备拨打前应做好准备，如将号码、备用号码、通话关键点、强调之处等列个清单，以免遗漏通话内容，影响工作进度　　3.礼貌拨打拨打要注意礼貌，尤其是打给陌生人通常情况下，以“你好，请问你是不是……(姓名+职务或职业)”作为开始语，而不是“喂……”，避免对方不是自己所找之人而误事　　4.强调关键点为确保沟通效果和把事情落到实处，务必对关键点加以强调一是通话关键点宜少忌多，每次通话最好只有一个关键点二是通话结束前应再次对关键点加以强调。

假如事情很关键，能够礼貌地请对方做一下笔录　　秘书接的要求　　1.来电必接不论工作多忙多累，只要有来电就必须接听即使当初不宜通话，亦应先接说明原因后请其指定时间，由自己回　　2.认真确定接听后应进行确定：一是问候对方以确定有些人接听，二是自报单位、部门名称确定对方没有找错地方，三是自报姓名以确定对方没有找错对象　　3.专心致志接听任何均应聚精会神，不然难以确保听得清、记得准假如来电时你正在伏案做紧急工作或接听另一个，应礼貌地告诉对方自己正忙，寒暄以后约定回拨时间，然后挂断　　4.善待错拨假如发觉对方打错了，不仅不能恼怒，还应态度和蔼地通知对方，然后礼貌地指明对方所错之处　　代接除注意接听的基础方法外，还应遵守以下几项规则：　　1.表明身份首先应该说明自己的身份，通知对方自己的职务及和对方所找之人的关系，然后诚恳地通知对方： “假如方便的话，我能够代劳或转达假如对方婉拒，则无须勉强　　2.区分情况被找之人不在的情况关键有以下三种：一是忙于她事，不能马上接听;二是不在现场，几分钟或一小会就回来;三是因事外出，一段时间内不能返回代接，仅说一句“她(她)不在”显得过于生硬、不礼貌代接者要针对不一样情况选择以下用语：“你好，她(她)正在忙(刚出去)，假如不急的话，麻烦你过几分钟再打过来”， “你好，她(她)出差了，是否方便由我代劳或转达，如不方便，请直接拨打其(号是否能够通知对方要先取得本人的同意。

)”　　3.认真统计代接时要做好笔录笔录的基础内容遵照“SWIH”的通例，即何人、何事、何因、何时、何地和怎样做统计完后，要将内容立刻通知本人，方便立刻处理　　4.保守秘密帮人代接，不论包含公事还是私事，代接者全部不能私自向她人透露和此相关的任何信息，这是做人的基础标准，也是个人综合素质的表现　　总而言之，使用的方法技巧很多，我相信大家在以后的工作中会有更多的体会不论标准多少，总的要求是礼貌大度、耐心谦和。