新版《归档文件整理规则》应用探讨.docx

新版《归档文件整理规则》应用探讨 吴小园摘 要：本文以《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）为研究对象，分析探讨了新《规则》中不够完善和值得商榷的地方：页码编制的位置，档案门类的概念，归档章的样式和位置，件号的书写，归档文件目录的设置以期为各高等院校和档案部门学习和贯彻新版标准提供参考和借鉴关键词：归档文件；整理规则；探讨国家档案局在2015年10月25日发布，于2016年6月1日开始实施中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）（文中简称为新《规则》）此次颁布的归档文件整理规则，相比之前DA/T22-2000《归档文件整理规则》有了一些新的变化，比如适用范围不仅包括了纸质文件还有电子文件，对归档文件分类方法做了调整，还有添加了档号，编页等要求总体看新《规则》更符合当前形势下的档案工作，适用主体明确、适用范围更广；细化新增了整理规则，完善了操作规范；规定更加科学和规范等按照新《规则》规定，新《规则》适用档案的类别主要是各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织的文书档案而高校档案工作在分类、整理方法等与普通文书档案还有许多区别为此，笔者试着按照新《规则》整理了2016年的文书档案，在此过程中却发现新《规则》存在部分不够完善和值得商榷的地方，在此提出并探讨。

1 页码编制的位置新规则要求页码宜分别标注在文件正面右上角或者背面左上角的空白位置笔者认为页码还是编制在右下角或背面左下角适宜一些目前，高校执行的《高等学校档案工作规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》等都要求页码编制在正面右下角或背面左下角，这也与一般常见的书籍、资料等页码编制习惯一致如突然要求变更多年的编码位置习惯，一来不方便书写和阅读，无论是整理档案的人员还是后期查找利用者都受到影响；二来也不便保持同一单位档案外观的统一性另外，在实践中也发现：如果编制页码与文件原有页码相同又保持原页码不变，最终导致归档文件里有的页码在正面右上角或者背面左上角，有的页码在正面右下角或者背面左下角一会上一会下让人会有点混乱，也不便于文件整理的统一性和一致性如果页码编制到右下角或背面左下角，这样既符合人们的编制页码、阅读文件的习惯，也保持了页码编制位置的一致性如果编制的页码与原有文件页码相同，那就不需要编制，保持原有页码右下角或背面左下角不变若不相同用黑色签字笔或者页码机重新编制在右下角或背面左下角也就是原有页码边上，一般文件原有页码也比较靠上，右下角或者背面左下角空白位置还是很多，有空间并且也很容易区分，不会存在两个页码冲突的现象。

2 档案门类的概念在档号编制过程中提出了要填写一个档案门类这一项，但对具体什么是档案门类这个概念基本没有介绍长期以来我国对档案门类这一概念的划分也一直没有一个明确标准，比如高校档案在没有提出门类之前一般都是按照实体分类法进行划分一般有DQ党群，XZ行政， JX教学，KY科学研究，CP产品生产与科技开发，JJ基本建设，SB仪器设备，CB出版，WS外事，CK财会等10个一级类目按照新《规则》规定，该标准适用于文书档案保管的归档文件整理，高校档案中党群和行政类档案，均属文书档案范畴，肯定要执行新《规则》规定；剔除科技和会计档案，还有教学、出版、外事等3类档案，不知是否要执行新《规则》规定，此概念模糊不清既然要求统一填写门类，那是否需要对具体各个行业门类有个规范标准，否则增加的门类就变成了鸡肋，难以执行或者由于对这个概念理解有误而造成编写错误，那后面要改也困难了所以笔者建议新规则能对档案门类的划分有更多的解读，规定更详细一点，更便于档案业务人员的实践操作3 归档章的样式和位置在新的规则中归档章在刻制上省略了“全宗号”，“ 年度”，“ 件号”，“ 页码”等提示性文字但笔者认为这几个标识不应省略，而因保留。

首先制作归档章刻制这几个字占用不了多少空间，笔者在制作今年新的归档章的时候试着制作了两个模板，一个有文字一个没有文字，发现其实从节省空间来说相差不了多少其次因为填写项目有点多，如果没有提示性文字有可能会串行，或者写错，极大增加了出错的概率再次因为填写的内容一般都是代码或者数字，有时候如果没有提示性文字会增加识别的难度，所以从实践角度来说还是添加上比较方便也便于理解和检索另外，新《规则》中对归档章的盖章位置仍然没有明确，只是简单叙述为“文件首页上端的空白位置”，这给实际操作带来很多的不确定和不统一，影响了档案的美观，同时也不利于根据归档章进行档案的快速查找、取出和放回建议新《规则》能对归档章的加盖位置给予明确的规定和叙述，以便档案业务人员操作的统一、日后利用的方便4 件号的书写在档号编制中规定件号，要求用4位阿拉伯数字标识，不足4位前面用0补足，而后面给的归档章示例中件号又是直接阿拉伯数字，没有补位一说，前后不一致不知是后面给的归档章示例图画错了还是原意就是如此，只是档号编制的时候件号用四位阿拉伯数字填写，不足用0补位归档章和档案盒脊上件号不用0补位，直接填写排列顺序号，意思不明让实际操作时有点拿捏不准，到底应该以那个为主。

新《规则》中件号填写文字表述与附录图示存在矛盾的现象，影响了档案业务人员的实际操作因此，建议新《规则》对件号在归档章的具体填写方法应予以明確5 归档文件目录的设置归档文件目录中所填写的项目有点繁多，在原来旧版目录基础上增加了序号、密级但事实上序号和档号中的件号都是归档文件排列的顺序号，性质是一样的，有重复之嫌一个意思不同的名称，一会序号，一会件号也会让人产生疑惑所以笔者认为可以去掉序号，保留档号就够了即便是要做统计直接看档号的件号就可以了另外密级的有无也存在商榷，一般文件都是没有密级的，只有极少数有，为了极少数而增加这一栏作用不大即便是有些涉密的文件完全可以在备注栏录入，所以笔者觉得在归档文件目录中去掉序号和密级比较稳妥再者归档文件目录表格要求页面采用横向设置，这一点也是值得探讨一般我们录入一条归档目录，页面竖置完全没有问题，不存在打印不下，还是沿用以前竖向设置比较好，因为文件本身都是竖向的，目录也竖向符合人们的阅读习惯以上就是笔者的一些不成熟的看法，主要分析探讨了新《规则》中不够完善和值得商榷的地方：页码编制的位置，档案门类的概念，归档章的样式和位置，件号的书写，归档文件目录的设置如果有不当之处大家可以探讨指正。

新的整理规则也是对我们文书整理行业一次改革和创新，对各单位做好文书档案文件材料和电子文件管理工作都有较强的借鉴和指导意义当然，一个新标准的出台也是需要通过实践检验的，需要不断更新才能趋于完善参考文献[1]郭团卫.新版《归档文件整理规则》实施之我见[J].企业改革与管理，2016（6）：192-202.[2]连湘，翟倩妮.新版《归档文件整理规则》修订内容研析[J].办公自动化杂志，2017，4（349） ：46-49.[3]张丽，吴丽娜.新版《归档文件整理规则》在高校档案整理中的应用探讨[J].四川档案，2017，1：30-32.[4]杨长利.对新《归档文件整理规则》的理解和认识[J].云南档案，2016，（2）：28-31.endprint -全文完-。