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新新乡学院精品学院精品课程程文学院秘文学院秘书学教研室学教研室秘秘 书 实 务 2模模块二二 办公室日常事公室日常事务管理管理 3项目一项目一 办公室环境维护与管理办公室环境维护与管理【知识目标】 掌握办公室布局的类型掌握办公室布局的程序掌握办公室装饰的内容【能力目标】能够合理选择办公室布局的类型能够对办公室进行合理布局能够有效装饰办公室 4（一）办公室环境维护与管理的原则1.舒适对于一个办公室来说，不论是其装潢，还是其摆设，都应以舒适为准光线、色彩、温度、噪音等对工作人员的情绪都会有不同程度的影响，所以，秘书在设计办公室布局时应特别注意这些因素其次，整洁有序的环境有助于营造舒适的氛围，提高工作效率，因此，不论是办公室、办公桌，还是抽屉、文件柜等，都不要放置与办公无关的东西，办公文具的摆放要井然有序 52.和谐一个和谐的办公环境，能激发工作人员的团队精神，因此，在维护和管理办公环境时，要注意其和谐性，如办公室的办公桌椅、文件柜等的大小、格式、颜色要尽可能统一这不但可以增强办公室的美观，更可以强化成员之间的平等观念，创造和谐的人际关系3.实用实用原则指办公室布局应该力求方便，争取时效，如相同或相关的部门应尽可能安排在相邻的地点，以避免不必要的穿插和迂回，方便办公室成员工作的密切联系和同步进行。
64.安全确保公司的财物安全是秘书的重要职责之一，也是维护和管理办公环境不可忽略的一个原则布置办公室时要留意附近的环境和办公室所存放财物的安全，如保险柜是否安全、档案柜是否安全等，谨防被盗、失密、泄密等 7（二）办公室布局的类型选择合适的办公室布局类型，有利于形成有效率的工作流程，有利于员工的工作分配，有利于协调人际关系，有利于工作顺利完成办公室布局一般分成开放式布局和封闭式布局两大类1．开放式布局开放式办公室由一块大而连续的空间组成在这个空间里包含众多单个工作位置（或称之为办公室子系统）每一个工作位置包括该员工的办公桌、文件、文具、椅子、、计算机等设备的存放空间在开放式办公室里，所有办公桌和其他办公家具、办公设备都应当排列整齐，并尽可能朝着同一方向现代办公大厦多采用开放式布局 8（1）开放式布局的特点首先，开放式布局不设立个人专用办公室开放式办公室通常通过可移动物品，如办公桌椅、活动屏风、档案柜等来分割各个工作空间，但一般不改变固定设施，如电灯、暖气、隔墙及地面覆盖物等的位置其次，开放式办公室以信息流和工作运转的自然路线为依据进行布局，一般不考虑窗户或其他常规结构的限制再者，在开放式办公室里不设传统的领导座位，工作人员的地位级别不由办公位置确定，而由其承担的任务确定。
较高级的行政人员可以有较大的办公场所，或者不同颜色、不同形状的办公桌，但除此之外，就几乎没有可以看得见的等级标志了 9（2）开放式布局的优点首先，使用开放式设计可以节约建筑成本，提高空间利用率，提高重新布局的灵活性其次，使用开放式布局可以加强公司成员之间的沟通和交流最后，开放式布局还实现了集中化服务及办公设备共享，降低了工作成本，提高了工作效率 10（3）开放式布局的缺点首先，员工没有单独办公的空间，也没有了私人空间有些员工感到他们总是处于某人的监控之下其次，外界环境的干扰，如不断响起的，来回走动的声响，隔壁工作人员的谈话、机器设备工作时的喧闹等，会使得某些员工无法集中精力工作最后，开放式布局不利于保密性工作的开展 112．封闭式布局封闭式布局又称为传统办公室布局、网格式办公室布局，是指按照办公职能设置将办公空间分隔成若干带有门、窗的独立小房间的办公室结构每个房间给一个或几个人使用，带有办公桌等相应设备封闭式布局的设计原则主要考虑常规办公室业务活动的各种因素，如业务特点、职能、设备、空间等因素的稳定性，相关业务处理的连续性和系统性 12（1）封闭式布局的优点和开放式布局相比，封闭式布局相对来说比较安全，也易于员工集中注意力专心工作。
其次，封闭式布局中带有门、窗的独立小房间结构，保护了员工的隐私，也保证某些工作的秘密性例如，计算机程序员的工作由于需要集中注意力而应在封闭式办公室中执行；人事部门的某些员工由于要对求职者进行面试，也需要在封闭式办公室内进行2）封闭式布局的缺点封闭式布局的缺点很明显首先，建筑成本比较高，隔墙、门、走廊等，既占用了空间，也提高了装修成本其次，封闭性的环境使得管理层难以监督员工的活动，也阻碍了公司成员之间的沟通和交流，不利于形成融洽的工作氛围 13（三）设计办公室布局的工作程序1.选择购买或租用的面积面积越大，费用也越高，尤其是在一些城市的中心地带，地价非常昂贵，必须仔细斟酌因为是一个销售公司，需要直接面对顾客，华荣公司上海销售分公司租用的是某写字楼一层的大厅这个选择符合公司的业务特点，也经济合理 142.选择布局类型在充分考虑组织经营的性质、购买或租用的办公场所面积、机构的建制、部室的设置和职工的人数等因素后，秘书要协助领导合理选择办公室布局类型3.统筹安排各职能部门及人员的场地位置首先，要了解公司设立的部门一般来讲，公司会设立这么一些部门：经理室、采购部、办公室、生产部、市场部、人事部、财务部等。
154.选择办公家具、设备根据实际情况对办公所需的办公桌、椅、书柜、文具、设备等进行合理选择选择时要注意充分利用办公空间布置办公家具和设备时，事前需有计划与计算，预定布置蓝图，按图布置，以免临时做盲目的搬动办公室内的隔间不可太多，以免妨碍光线射入及空气的流通办公房间内桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入，以便用笔写作，光线不宜直接由对面射入文件柜应该靠墙放置，但不得妨碍光线各办公桌位间的往来道路，至少要有1~1.3米宽桌与桌间的距离，应留1米左右一切文件应置于柜橱抽屉内，以便保管 16任务二 办公室装饰 17（一）办公家具的选用办公家具的选择，除了注意其实用和安全外，应尽可能选用规格、颜色、款式等和谐统一、风格一致的系列产品，增强办公室的美观条件许可的话，可以考虑采用办公自动化系列家具 18（二）办公室的绿化在办公环境美化中，绿化是不可忽视的在室内放置几盆小花草，可使人心旷神怡1．办公室绿化原则办公室的室内绿化如同园林布置一样，要有一定的艺术感，给人以美的享受办公室绿化首先要考虑比例是否适当，即办公室绿化材料的选取，必须考虑是否与室内空间的高度、宽度和其他陈设物的多少搭配恰当。
192.办公室不同空间的绿化接待室的绿化装饰接待室应布置以抒情为主的观赏植物，力求选取珍奇、高大或色彩绚丽的品种如在沙发的一端，用散尾葵或绿萝柱等，另一端则用花架摆放一个盆景或垂式盆花，茶几上放一小盆鲜花 203.办公室绿化的材料选择室内绿化装饰的材料主要是盆景、盆栽花卉和插花盆景常见的有树木盆景、竹草盆景、山水盆景等盆景如果挑选合理，布置得当，与室内环境色彩和谐统一，就能起到相映生辉的效果用于室内绿化装饰的盆栽花卉多是荫生观叶植物，因其较耐荫，喜温暖，对水肥的要求不像观果和观花植物那样严格，适合在室内较长时间摆放常用的观叶植物有：蕨类植物，天南星科、百合科植物，样式则有悬垂式、攀缘式、水养式、壁挂式等室内绿化装饰也可利用鲜花和切叶，以不同的组合方式插花，这样既能带来和谐、舒心的美感，又能起到点缀作用 21（三）办公室的装饰办公室里不宜有过多的装饰品，但适当悬挂或放置一些有品位的字画及工艺品，能改变办公室单调的气氛但要注意，过于鲜艳的廉价作品，如低劣的绘画、明星印烫画等，只会使办公室显得浮躁和不雅 22项目二项目二 管理管理【知识目标】 掌握接听的基本步骤掌握拨打的基本步骤。
了解接打的原则【能力目标】能够准确接听、拨打能够设计、填写记录表能够正确处理特殊 23任务一 接听 24（一）及时接听，响不过三“响不过三”，即铃响三声之内拿起话筒，最好在铃响两声之后的间隔里拿起话筒，进行接听因为太快接听，会吓着对方，也可能造成短路；太慢接听，也不行，是不礼貌、缺乏效率的表现如果确实有事耽搁了，拿起后要先向来电者真诚地表示歉意：“对不起，让您久等了然后在通话中解释原因在与人谈话而铃响时，应适时中断话题，尽快接听特殊情况下暂时无人值守，秘书最好给配备自动应答器，要求对方留言 25（二）主动问候，自报家门拿起话筒后，先要主动问候，然后自报家门，弄清对方的身份与目的自报家门，即说明自己的单位或所属部门如“您好，华荣公司上海销售分公司办公室，请问您找哪位？”这样使对方清楚组织的名称，以便核对打通的是否正确 26（三）接听要仔细，记录要认真接前应准备好记录单，以便记录一些重要应放在办公桌的左上角，铃声响起后，迅速用左手拿起，同时右手拿起一直准备着的记录本和笔记录本和笔应该是专用的，并且放在触手可及的地方通话时依照“5W1H”原则对重要做好记录所谓“5W1H”是指When（何时）、Who（何人）、Where （何地）、What（何事）、Why（为什么）、How（如何进行）。
记录应简洁完备接听重要以准确为第一原则 27（四）甄别，正确转接1.找同事的接听时，若不是找自己的，切勿立即挂断秘书经常会为同事代接、代转首先要确认同事是否在办公室，并说：“请稍等”如同事不在，应先向对方说明情况，再询问对方名字，在没有授权的情况下，不能随便说出对方所要找的人的行踪、私人号码如果对方要求留言，要将来电者要求转达的内容准确记录在留言单上，并且及时通知对方要找的人 282.找领导的面对目的各不相同的，或是业务联络，或是推销产品，或是拉赞助募捐，都需要秘书先弄清来意，根据对方单位、姓名、事项判断是否转给上司（五）态度要和蔼，语言要文明礼貌是十分重要人们在里体察到的形象，不仅仅是秘书个人的形象，而且是一个单位的形象 29（六）处理要及时，办理要到位处理内容，要本着对工作高度负责的态度，认真严肃地对待，绝不能马虎行事要按照程序及时办理，该传到哪级的就传到哪级，该呈报到哪级就呈报到哪级，切不可自作主张、擅自处理，或疏漏遗忘、压而不报常见的处理办法有：（1）紧急重要及时办任务紧急、时间紧迫、事关全局的，要以最快的速度拿出处理意见和建议，迅速向上司报告，待上司指示和答复后，抓紧组织落实。
30（2）一般性抓紧办内容不是很重要、时间不是很紧迫的，也要当天向上司汇报，实在来不及的可在第二天提出（3）业务性积极办属于本部门的工作，要积极主动办理；属于其他部门的工作，要及时转交，不能事不关己、高高挂起 31任务二 拨打 32（一）准备提纲 为保证通话内容的准确和完整，提高通话的效率，秘书在拨打重要之前要提前准备好通话提纲和必要文件，一般内容的通话应事先打好腹稿 （二）核查号码秘书在拨打之前，应先核查清楚对方号码，然后才摘机拨号摘机后应立即拨号，不要长时间手持话筒干别的事情登记了“热线服务”功能的机，如果在5秒钟内不拨号，则会直接启动“热线”，造成误打拨号时注意力要集中，避免拨错摘机后，耳机里如传出忙音，说明线路占满，暂时无法打出，这时不可反复拍打叉簧 33（三）自我介绍在拨通并听到对方呼叫后，秘书应立即主动自我介绍并证实对方身份如果要找的人不在，可以询问何时在，约定时间过后再打；也可留下姓名，请对方回电；还可告知简要内容，礼貌地请对方代为转达拨错了，切记要表示歉意，说“对不起，我打错了”“打扰您了”等 34（四）陈述内容在确认对方是自己要通话的对象后，秘书应向对方准确、清楚、完整、简洁地陈述通话内容。
如果对方一时听不清你的话，或对某些方面提出疑问，秘书应当予以耐心解答通话内容陈述完毕后，应询问对方是否听清，重要的通话应当主动复述，也可以请对方复述为了使通话简洁高效，一般通话应该控制在3分钟以内 35（五）结束通话告别前应先提出结束通话的请求一般情况下，主叫方应当在征得对方同意的情况下结束通话结束通话时要礼貌的道声“再见”放下听筒时要先放下按住叉簧的一头，切断电源挂机后，还要检查是否挂断，如未挂断，就会连续计费，来电也无法呼入（六）整理记录秘书对拨出的都应当记录在案，以备日后查询 36任务三 一些特殊的处理 37（一）纠缠这类的发话者为了达到自己目的，会几次三番地打来对这类来电，特别是态度不好的来电，秘书一定要冷静处理对方的语调越急、越强、越快，秘书的语调越要平稳、舒缓、轻柔秘书在接时应大度有礼，不怒不躁，不要被对方利用，但也要有原则接听这类一般可用软中带硬的方法，比如回答某经销商的一再询问：“先生，您的意思我们已经知道了，有消息马上通知你，请别再打催问，越催越糟，越不利于事态的发展，请予以合作，不然我们也没办法帮您，再见这类回答，软中带硬，是接听这类的有效表达方式。
38（二）恐吓有些人为了达到某种目的，会使用威胁的办法打恐吓，口气有轻有重，提出的条件不尽相同，但大部分都与经济利益有关如：“请告诉你们经理，如果他与鸿海公司合作，别怪我们不客气若出了什么事情，别怪我们没有提前通知你们遇到这类恐吓，秘书要镇定，并马上做好录音工作，请示上司后，再做处理 39（三）唠叨秘书经常会接到一些唠叨面对这类，可采用善意的谎言，巧妙地回绝鸿海公司小李打来：“贵公司昨晚的招待很不错啊，那清蒸的鸡肉很鲜又嫩又好吃，还有那鸡汤也很好，油而不腻你们公司的女孩长得可真漂亮，那个穿白衣的女孩叫什么名字，我想和她交个朋友还有你们吴总很年轻……”秘书：“等下次我们再好好招待你，但现在我马上要参加一个重要会议，真的对不起，再见对于这种毫无意义的唠叨，继续接听既浪费时间耽误其他工作，又会让发话者得寸进尺，一直说下去这时善意的谎言是最好的回绝方法 40项目三项目三 邮件管理邮件管理【知识目标】 掌握接收、寄发邮件的程序了解各种邮政服务项目的内容了解电子邮件的管理方法【能力目标】能够进行邮件的接收能够进行邮件的寄发能够收发电子邮件 41任务一 邮件的接收 42（一）邮件的签收邮件日进出量较少的单位，邮件处理工作通常由办公室秘书兼管；邮件日进出量较大的单位一般会在办公室下设置专门的收发室，由专门人员负责收发邮件。
收发人员的职责仅限于邮件的分拣、登记和分发，而不能对邮件进行拆封和呈(送)办 43（二）邮件的分拣秘书在日常工作中收到的邮件主要有：特殊性专递、电报等急件；业务往来信函；写明上司亲启的信函；汇票、汇款单；报纸、杂志；同事私人信件等为了方便邮件呈送和处理，秘书收到邮件后，首先要对邮件进行分类分类的原则是：将私人邮件与公务邮件分开；将办公室内部邮件与外部邮件分开；将优先考虑的邮件放在一起，包括出现有挂号、保价、快递、机要和带回执等特殊邮寄标示的邮件；此外，电报、电传和等也比较重要 44（三）邮件的拆封邮件启封时，要注意保持原封的完好，特别注意封内文件不能损坏必要时，应把原封订在文件后面，一并处理，以便日后查阅如发现有不属于本单位的文件，或内装文件与应送文件不符，应按规定处理，一般予以退回不是所有的邮件都由秘书拆封，明确写了部门名称、上司亲启和私人名字的邮件，如果没有授权，秘书是不得拆封的 45一般情况下，邮件的拆封应该按照以下的顺序进行：第一步，拆封之前，轻敲邮件在邮件底部轻轻敲击几下，使封内的邮件落到下面，以防邮件留在封口边缘被拆剪破坏第二步，小心开启邮件用开封刀或自动拆封机沿信封上端开启，小心取出邮件。
第三步，仔细检查，以免遗漏取出邮件后还要仔细检查一遍信封，以免遗漏一些重要的物件在封内第四步，核对清楚附件邮件上标明的附件，必须核对清楚，如果缺少了附件，应该在邮件上标明，最好将附件用回形针或订书针固定在邮件上 46（四）邮件的登记邮件登记的一般做法是建立一个邮件登记表登记表既可以作为核对依据，也可以作为回复邮件的提示条登记时要注意：除私人信件、普通广告、推销信、征订单外，其他公文、公函、包裹、杂志等都应当登记，以便管理登记时应写明：编号、收到日期、收阅人或部门、邮件种类、处理办法等 47（五）邮件的分办邮件分办包括邮件的分发和传阅一般分为两种情况：一是向领导呈交有阅办要求的邮件；二是向其他人递交邮件 在呈交领导阅办的邮件时，秘书应该注意：呈送时，将重要的邮件放在上面，一般处理要求的邮件放在下面重要的信件（文件），转送前最好复印一份保存，以备查考如果这些邮件需要参考资料，要将两者放在一起呈交其次，也可以使用不同颜色的文件夹放置不同处理要求的邮件，如将信件（文件）分为急件、要件、例行公事件、密件、私人件五类，分别归入五个规格一致但颜色不同的专用文件夹内，分送各主管上司处理 48任务二 邮件的寄发 49（一）邮件签字许多邮件在写好以后需要领导签名。
领导的亲笔签名会引起对方对邮件内容的格外重视，甚至有人在收到信后还会确认是否有领导签名因此，请领导在信件上签名是一件不可忽视的事情秘书要做的工作是将需要上司签发的信函准备好，并在恰当的时机送上司签字除紧急信件必须立即请上司签字外，一般的信件可以集中在一起，找一个方便的时间统一请上司签字 50（二）查核邮件在邮件封装寄发之前，需要仔细查核查核的内容包括查核信函、附件和信封、信皮信函起草完毕后，秘书应该按照正确的格式进行打印，并保证字句及标点的使用正确，同时核对附件是否装好，应当尽量保持信件的整洁、正确，防止疏漏，确保附件的准确、齐全查核信封、信皮时要检查格式是否正确；姓名、地址、邮编是否正确；标记是否注明标记有两种类型：一种是邮件性质标记，如“私人”“保密”等；另一种是邮寄方式标记，如“挂号信”“特件”等 51（三）邮件封装邮件装封之前，秘书应该将信纸上的小夹子或其他装订用具取下信纸的折叠应该根据信封和信纸的规格而定以A4规格的复印纸为例，装入邮局标准规格的各类大小信封的折叠方法有：第一种，不折叠一般重要的文件或纸张较多的信件可以不折叠，直接装入大信封中第二种，二折法将纸张对折，将底边折到距顶边0.5cm处。
第三种，三折法先将底边上折约1／3，再从下往上折到距顶边0.5cm处第四种，四折法先将信纸叠成二折法，再将纸的左边向右折叠至距右纸边0.5cm处 52（四）邮件寄发如果邮件的数量和种类较多，应当先对邮件汇总并分类可以将信件、包裹、印刷品等区分开，也可以将邮件分为境内平信、国际航空、特快专递等种类快件应当立即处理，大宗的信件可以捆扎寄发重要邮件发送前都要先在登记册上登记秘书应当了解邮政方面的规章制度和寄发时间，选择适当的寄发方式如果时间充裕，一般通过所在地邮政服务机构邮寄如果时间紧迫，可以采取其他的快速传递方式，如电子邮件、、电传、电报等下面对这四种方式进行介绍： 531.电子邮件电子邮件（electronic mail，简称Email，标志：@）又称电子信箱、电子邮政它是建立在计算机网络上的一种通信形式计算机用户可以利用网络传递电子邮件，实现相互通信电子邮件可在计算机局域网上进行，也可在计算机广域网上进行进行电子邮件通信，必须在网络文件服务器（即计算机）上建立电子邮件的“邮局”它是电子邮件的中心集散地，可为每个用户设置有地址的信箱别人可向该信箱发送电子邮件，信箱的主人则可在方便时从信箱中取出他的邮件。
542.，英文称作fax将文字、图表、相片等记录在纸面上的静止图像，通过扫描和光电变换，变成电信号，经各类信道传送到目的地，在接收端通过一系列逆变换过程，获得与发送原稿相似记录副本的通信方式，称为3.电传电传是一个新的合成词，是远距离打印交换的编写形式电传既具有的快速，又具有打字机的准确，尤其是当电文中有数据时，这种优点表现得特别明显 55发电传分为三个部分：第一部分包括发报人、收报人的电传号码和回呼号码；第二部分为电传正文；第三部分是重复发报人和收报人的电传号码和回呼号码电传有如下特点： （1）方便迅速（2）手续简便 （3）自动收发（4）高效经济 564.电报电报，就是用电信号传递的文字信息电报稿的内容由以下几方面组成：受报人的地址、姓名、称呼、提称语；电报正文；自称、署名、末启辞；时间、印信辞发送电报步骤如下：（1）在向邮政局领取的电报单上正确填写收报人姓名、地址个人电报应详细写明街道总称、路名、门号及收报人姓名；发给代号工厂，工厂代号应使用汉字号码书写或用电码详写，以免与电报挂号混淆；用部队代号代替收报人地址时应在数码代号后写明“部队”字样；用邮政信箱代替收报人住址，信箱号后应写明“信箱”字样，并写明收报人姓名。
57（2）将电报稿内容填写在第二栏内(电报内容与署名栏)电报是按字数收费的，所以电文语言应力求简练、明白，能用一个字表达清楚的无须多用字，但也要防止用字过少致使电文内容不明确而造成收报人误解电文从左向右横写，小方格内写汉字，不必加标点符号电文末尾应正确填写发报人姓名或单位发报人可用一、两个字填写为收报人所熟悉的自称，如“母”“子”等3）发报人姓名、详细地址及号码填写在电报单最后一栏此栏内容供邮政局存查、联系，不拍发，因此也不收费 58项目四项目四 商务接待与宴请商务接待与宴请【知识目标】 掌握接待工作的程序和要求了解宴请的种类与程序【能力目标】能区分接待对象，确认接待规格能合理安排接待日程能做好来宾的迎送工作掌握宴座安排的方法和宴请接待的技巧 任任务一一 拟订接待接待计划划知识目标知识目标了解制了解制订接待接待计划的基本流程划的基本流程掌握接待掌握接待计划的主要内容划的主要内容能力目标能力目标掌握接待掌握接待计划的制作方法划的制作方法 制订接待（方案）计划 基本流程接受任务接受任务了解情况了解情况确定规格确定规格拟订方案拟订方案报请审批报请审批 接待方案主要内容接待方案主要内容接待方针接待方针 接待的指导思想接待的指导思想 接待规格接待规格 在接待的准备工作中，在接待的准备工作中，核心环节是确定接待规格核心环节是确定接待规格。
决定着礼仪活动的多少、规模大小、隆重程度、由哪些人员前往迎接、陪决定着礼仪活动的多少、规模大小、隆重程度、由哪些人员前往迎接、陪同等，接待规格反应出本公司对来宾的重视程度和欢迎的热烈程度，同等，接待规格反应出本公司对来宾的重视程度和欢迎的热烈程度，它往往它往往依据主要来宾的身份及实际需要来确定依据主要来宾的身份及实际需要来确定，一般采用，一般采用对等规格对等规格接待接待形式接待形式 是指具体的接待方式、方法确定迎宾、宴请、会谈、参观是指具体的接待方式、方法确定迎宾、宴请、会谈、参观 、游览、游览 、送行、送行等事宜举行的形式如前去机场、车站迎接，是否举行一定的仪式，要否等事宜举行的形式如前去机场、车站迎接，是否举行一定的仪式，要否准备鲜花宴请是中餐还是西餐等具体问题准备鲜花宴请是中餐还是西餐等具体问题 日程安排日程安排工作安排工作安排：是指安排好来宾的主要事宜，会见、会谈、汇报、交流及参观：是指安排好来宾的主要事宜，会见、会谈、汇报、交流及参观办公区或车间、产品演示及其他与工作有关的事宜办公区或车间、产品演示及其他与工作有关的事宜 生活安排生活安排：是指安排好来宾的日常生活接待包括安排饮食、住宿和交通，：是指安排好来宾的日常生活接待。
包括安排饮食、住宿和交通，照顾好来访宾客人员的生活，做好医疗卫生，代购车、船、机票等工作照顾好来访宾客人员的生活，做好医疗卫生，代购车、船、机票等工作 业余生活安排业余生活安排：是指安排好宾客的游览及文化娱乐等活动根据来宾的意：是指安排好宾客的游览及文化娱乐等活动根据来宾的意愿，妥善安排好来宾的游览、娱乐、体育等活动愿，妥善安排好来宾的游览、娱乐、体育等活动 经费预算经费预算主要包括：租赁会议室、打印资料等费用；住宿费；主要包括：租赁会议室、打印资料等费用；住宿费； 餐饮费；劳务费；交餐饮费；劳务费；交通费；参观、游览、娱乐费用；纪念品费；宣传、公关费用等通费；参观、游览、娱乐费用；纪念品费；宣传、公关费用等 接待方案的制作方法接待计划（方案）大致有三部分组成：接待计划（方案）大致有三部分组成：1 1、标题、标题①①活动名称＋活动名称＋“接待方案接待方案” 如如“某市招商投资洽谈会接待方案某市招商投资洽谈会接待方案”②②接待对象＋（活动内容）＋接待对象＋（活动内容）＋“接待方案接待方案”适用于某个代表适用于某个代表团或个或个人人单独来独来访的接待方案的接待方案 如如“某公司李总经理一行来京考察接待方案某公司李总经理一行来京考察接待方案”、、“美国纺织品贸易代表团接待美国纺织品贸易代表团接待方案方案”。
2 2、正文、正文①①开头开头要要说明明来访者的基本情况来访者的基本情况以及来以及来访的的原因、背景原因、背景和来和来访的的目的目的②②主体主体部分要分部分要分项写明写明接待活动内容、接待日程、接待责任、接待经接待活动内容、接待日程、接待责任、接待经费费以及其他以及其他应当当注意的问题注意的问题3 3、结尾、结尾 提交接待方案的提交接待方案的部门名称部门名称和提交方案的和提交方案的日期日期 新加坡国浩房地产开发有限公司代表团接待方案新加坡国浩房地产开发有限公司代表团接待方案 新加坡国浩房地产开发有限公司是一个集房地产开发和投资咨询服务新加坡国浩房地产开发有限公司是一个集房地产开发和投资咨询服务为一体的综合型集团公司，为一体的综合型集团公司，公司公司创始于始于1996年，年，历经十几年的探索和十几年的探索和发展，已展，已经成成为门类齐全、全、资产规模数模数亿元的大型企元的大型企业集集团目前旗下控目前旗下控股公司有新加坡佳德地股公司有新加坡佳德地产咨咨询有限公司、新加坡金有限公司、新加坡金润贸易有限公司、新易有限公司、新加坡美佳广告有限公司，另有三家房地加坡美佳广告有限公司，另有三家房地产开开发公司。
新加坡国浩集公司新加坡国浩集团现有有员工近工近400人，本科以上学人，本科以上学历员工比例达到工比例达到90％以上，其中具％以上，其中具备各各类专业中高中高级以上技以上技术人才人才100多人，新加坡国浩地多人，新加坡国浩地产通通过公司特有的人文公司特有的人文经营理念，已形成了一个理念，已形成了一个积极向上、勇于开拓、极向上、勇于开拓、稳定的公司定的公司团队该公该公司与本公司有长期的合作关系，此次来访是为了更好地促进双方发展，司与本公司有长期的合作关系，此次来访是为了更好地促进双方发展，加强科学技术的交流为做好本次接待工作，特制订本接待方案加强科学技术的交流为做好本次接待工作，特制订本接待方案 二、接待小二、接待小组人人员 王浩宇、欧阳毅王浩宇、欧阳毅 赵建中建中 周周洁、杭帆、、杭帆、苏绮、白琳、白琳姓姓 名名职职 务务年年 龄龄性性 别别卫卫 非非总总 裁裁42男男秦秀颜秦秀颜总经理总经理30女女李李 青青秘秘 书书22女女叶孤鸿叶孤鸿市场部经理市场部经理25男男顾顾 佳佳办公室主任办公室主任27男男一、来访人员基本情况：一、来访人员基本情况： 三、接待日程安排三、接待日程安排日期日期时时 间间内内 容容地地 点点备备 注注9.913：：30办公室主任、总经理接机办公室主任、总经理接机长沙黄花机场长沙黄花机场14：：30—15：：00休息休息兴盛大酒店接待室兴盛大酒店接待室15：：00—16：：00总经理陪同总经理陪同参观参观兴盛大酒店兴盛大酒店活动安排详见附件活动安排详见附件118：：00—19：：30晚宴晚宴兴盛大酒店兴盛大酒店20：：00举办举办欢迎会欢迎会，总裁接待，总裁接待兴盛大酒店三层世纪厅兴盛大酒店三层世纪厅9.108：：30—11：：30由总经理带领外宾由总经理带领外宾考察考察兴盛商城、兴盛房产开发公司兴盛商城、兴盛房产开发公司活动安排详见附件活动安排详见附件212：：00—13：：00午餐午餐兴盛大酒店兴盛大酒店14：：30—17：：30双方开会双方开会交流交流，探讨合作事项，探讨合作事项兴盛大酒店会议室兴盛大酒店会议室18：：00—19：：00晚宴晚宴兴盛大酒店兴盛大酒店9.117：：30签约签约兴盛房地产公司会议室兴盛房地产公司会议室活动安排详见附件活动安排详见附件38：：30—11：：00游览张家界风景区游览张家界风景区张家界张家界12：：00—13：：00品尝风味小吃品尝风味小吃张家界张家界13：：30—16：：00由总裁、总经理陪同外国友人打高尔夫球由总裁、总经理陪同外国友人打高尔夫球长沙高尔夫球场长沙高尔夫球场16：：00—17：：30休息休息长沙高尔夫球场长沙高尔夫球场18：：30—20：：30举行举行欢送晚宴欢送晚宴兴盛大酒店兴盛大酒店9.129：：00总裁、总经理送来访人员登机回国总裁、总经理送来访人员登机回国长沙黄花机场长沙黄花机场 四、四、经费预算算接待经费预算接待经费预算酒店名称：酒店名称：兴盛大酒店盛大酒店酒店地址：湖南省酒店地址：湖南省长沙市芙蓉区韶山北路沙市芙蓉区韶山北路129号号全部房型与房价：全部房型与房价：豪豪华单人人间：： 门市价市价1000元元 /间*天天双人双人标准准间：：门市价市价850元元 /间*天天早餐免早餐免费提供提供午餐、晚餐每桌午餐、晚餐每桌1200元元小小计：：12900元元 会议费用预算明细表会议费用预算明细表 序号序号用品名用品名数量数量价格价格备注备注1盆栽盆栽2010元元/盆盆2花篮花篮1020元元/盆盆3布标布标4100元元/条条4矿泉水矿泉水515元元/箱箱5果篮果篮540元元/套套6铁观音铁观音1500元元7纸巾纸巾55元元/盒盒8红南京红南京445元元/盒盒9小碟子小碟子103元元/个个10毛巾毛巾105元元/条条11纸杯纸杯22元元/沓沓12资料资料10200元元13集体照集体照1015元元/人人14旅游费旅游费6100元元/人人小计：小计：2814元元 五、落五、落实工作人工作人员由由总经理及其秘理及其秘书到机到机场接机，接机，总裁裁在公司在公司门口接待客人，口接待客人，并引并引领客人客人进接待室。
接待室所需用品由所需用品由后勤部后勤部负责购买，，公关部公关部配合；配合；会会场布置由布置由吴吴诗怡怡和和张华负责；；会会场所需所需设备由由公司技公司技术人人员负责 六、接待六、接待过程中的所用程中的所用场所的所的设计与布置与布置1.会会场布置形式：全布置形式：全围式式2.会会议座次座次:左右排列法，左右排列法，椭圆形形围桌主位桌主位为兴盛集盛集团总裁，主位左裁，主位左边首位首位为新加坡新加坡总裁，依次裁，依次为新加坡新加坡经理、秘理、秘书；主位右；主位右边依次是依次是兴盛盛总经理、秘理、秘书及上及上级领导3.环境布置境布置为暖色，会暖色，会场入口入口摆放两盆盆栽，会放两盆盆栽，会议桌中桌中间摆放放鲜花，每个座位花，每个座位前放置一瓶前放置一瓶矿泉水，每两个座位泉水，每两个座位间摆放一盒放一盒纸巾将湿毛巾放在小碟子中，巾将湿毛巾放在小碟子中，并放置在会并放置在会议桌上4.布置主席台：会布置主席台：会议桌上桌上摆上桌上桌签、配置、配置话筒，背景天幕用深筒，背景天幕用深红色的幕布，将色的幕布，将会会议中英文会中英文会标 “——”挂在天幕上挂在天幕上5.配配齐投影投影仪、麦克、麦克风，会前，会前调试完好。
完好兴盛公司盛公司总经理理办公室公室2009年年8月月25日日 附件附件1：：参观考察活动参观考察活动一、一、时间：：2009年年9月月10日日8：：30—11：：30二、地点：二、地点：兴盛商城、盛商城、兴盛房地盛房地产开开发公司公司三、考察活三、考察活动具体安排：具体安排：四、工作分工四、工作分工1.由由总经理理带领外外宾考察考察2.周周洁负责考察期考察期间的相关事宜的相关事宜(包括服包括服务人人员的安排以及考察所需的安排以及考察所需资料的准料的准备等等)五、考察人五、考察人员安排安排 卫 非非 秦秀秦秀颜 李李 青青 叶孤叶孤鸿 顾 佳佳 欧阳毅欧阳毅 赵建中建中 周周 洁 杭杭 帆帆 苏 绮 白白 琳琳时时 间间 地地 点点内内 容容8:00—8:30 兴盛大酒店门口兴盛大酒店门口 乘车乘车 8:30—10:00 兴盛商城兴盛商城 考察参观考察参观 10;00—11:30 兴盛房地产开发公司兴盛房地产开发公司 学习交流学习交流12:00—13:00 兴盛大酒店兴盛大酒店 就餐就餐 附件附件2：：商务洽谈活动商务洽谈活动时间：：2009年年9月月10日下午日下午14:30—17:30地点：地点：兴盛大酒店会盛大酒店会议室室内容：关于内容：关于兴盛房地盛房地产开开发公司与新加坡国浩房地公司与新加坡国浩房地产开开发有限公司就双方合作事宜的工作洽有限公司就双方合作事宜的工作洽谈，促，促进双方双方进一步一步发展展主主题：准确定位，：准确定位，综合分析未来房地合分析未来房地产事事业的的发展展趋势主持人：主持人：兴盛公司盛公司总裁王浩宇裁王浩宇参会人参会人员：：卫非、秦秀非、秦秀颜、李青、叶孤、李青、叶孤鸿、、顾佳、欧阳毅佳、欧阳毅 赵建中建中 周周洁备注：会注：会议期期间另安排会另安排会议茶歇，由秘茶歇，由秘书杭帆、周杭帆、周洁负责 附件附件3：：商务签约仪式商务签约仪式 一、一、签约时间：：2009年年9月月11日日7：：30—8：：30 二、二、签约地点：地点：兴盛房地盛房地产公司会公司会议室室 三、参会人三、参会人员：：卫非、秦秀非、秦秀颜、李青、叶孤、李青、叶孤鸿、、顾佳、欧阳毅佳、欧阳毅 赵建中建中 周周洁、、苏绮、白琳、白琳 四、会四、会议签约事宜：事宜： 1、主持人宣布、主持人宣布签约仪式开始，介式开始，介绍主要来主要来宾和和领导 2、、兴盛公司欧阳毅盛公司欧阳毅总经理介理介绍签约项目情况目情况 3、由、由兴盛公司盛公司总裁王浩宇与新加坡国浩公司裁王浩宇与新加坡国浩公司总裁裁卫非非进行行签约 4、、签约仪式式结束后，各参会人束后，各参会人员举杯杯庆贺 5、王浩宇、王浩宇总裁致辞裁致辞 6、国浩公司、国浩公司总裁致辞裁致辞 7、主持人宣布、主持人宣布签约仪式式结束，参会人束，参会人员退退场 五五 、、签约仪式筹式筹备工作工作 签约会会场布置由公司服布置由公司服务部部负责 购置盆栽，花置盆栽，花篮，布，布标，桌，桌签，香，香槟及酒杯，及酒杯，矿泉水，果泉水，果篮，，铁观音，心心相印音，心心相印纸巾，巾，红南京香烟，小碟子，毛巾，一次性南京香烟，小碟子，毛巾，一次性纸杯，杯，签约所用的所用的资料等，并在会料等，并在会场门口安排迎口安排迎宾小姐小姐进行引行引导。
小小结：：任务一任务一 拟订接待计划拟订接待计划一、基本流程：了解一、基本流程：了解——草拟草拟——审批审批二、接待计划：针对性、可操作性二、接待计划：针对性、可操作性 作业：作业： 拟制接待方案拟制接待方案\指南指南课本第课本第7373页，实训页，实训1 1、、2 2、、3 3、、4 4预习：任务二预习：任务二 接待来宾接待来宾 75任务二 接待来宾 76(一)迎接引导，沿途介绍对接待者来讲，来访的都是客人，要尽好地主之谊，尽量为来宾提供方便迎接时要根据来宾人数安排好接待车辆，参加迎接的人员要提前到达与来宾约定的地点若双方是第一次见面，要准备接站牌接站牌要正规、整洁，字迹要大而清晰，不要随便用纸乱写尽量不要用白纸写黑字，让人感到晦气接站牌的具体内容，主要有四种写法：一是“热烈欢迎某某同志”，二是“热烈欢迎某单位来宾的光临”，三是“某单位热烈欢迎来宾莅临指导”，四是“某单位来宾接待处”特别重要的来宾，还可以准备仪仗队或迎宾鲜花 77(二)见面交流，服务周到一般情况下，商务接待都会安排主宾双方的会见或者会谈会见，是一种礼貌性应酬，礼节性的会晤，时间较短，通常是半个小时左右。
会谈，也称谈判，内容比较正式，而且专题性较强，指双方或多方就某些实质性问题交流情况、交换意见及达成协议等秘书应当根据日程表的安排，做好会见、会谈的服务三)食宿宴请，妥善安排住宿要根据具体情况妥善安排一般情况下，秘书会事先打印好房间号，与日程安排、作息时间、就餐地点等一并发至来宾手中就餐要严格按照接待标准，突出地方特色，并根据客人习惯安排就餐方式，特别要注意饮食卫生 78(四)参观考察，精心准备参观考察要提前安排好车辆，人多时注意将车辆编号，引导来宾按顺序乘坐如有需要，前面可安排引导车辆，交代清楚行走路线每个参观点要提前准备好茶水或矿泉水，并安排专人介绍情况，同时要安排好休息地点、方便地点等总之，一切活动都应当根据日程表合理安排，并及时通知所到单位做好相应准备如遇特殊情况需要改变行程，应当事前告知来宾，并向领导汇报 79(五)注意送行，善始善终送行是决定来访者能否满意离开的最后一个环节不能来时热情迎接，走时冷冷清清，导致整个接待效果大打折扣工作人员可先帮助来宾订好车票，届时做好送站工作送行时要到来宾住地送行，等来宾乘坐的车辆启动后再离开注意无论谈判成功与否，送客的规格与迎接的规格要一样。
若要举行送行仪式，一般应选择宜于举行仪式的广场、大厅等地方举行 80（六）事后总结，完善提高 整个接待活动结束后，秘书要对本次活动认真全面地总结看看哪些方面是来宾最满意的，哪些方面还存在问题或不足，好的方面要发扬，不足之处要改进要通过总结不断提高接待质量和效率，使今后的接待工作责任分工明确，头绪层次清楚，既让来宾满意，又能降低接待成本 81任务三 商务宴请 82（一）宴请形式国际上通用的宴请形式有：宴会、招待会、茶会、工作进餐等每种形式都有特定的规格和要求 831．宴会宴会指比较正式、隆重的设宴招待，一般为正餐出席者按主人安排的席位入座进餐，服务员按专门设计的菜单依次上菜按其规格又可分为国宴、正式宴会、便宴、家宴四种形式 2．招待会 招待会是指一些不备正餐的宴请形式，一般备有食品和酒水饮料，不排固定席位，宾主活动不拘形式较常见的招待会有冷餐会和酒会 843．茶会 茶会是另一种更为简便的招待形式西方人一般在早、午茶时间(上午10时或下午16时左右)，请客人品茶茶会通常设在客厅，设茶几、座椅，不排席位，如有贵宾参加，可将其和主人安排坐在一起，其他人随意而坐茶会不同于日本茶道，它不是表演，仍然是注重实际的招待。
茶具及茶叶要十分考究，一般都选用名贵茶叶和上乘茶具，品茶的时候可略备点心或小吃 854．工作进餐按用餐时间分为工作早餐、工作午餐、工作晚餐这是现代国际交流中经常采用的一种非正式宴请形式在进餐时，人们可以边吃边谈，在我国往往以快餐形式进行，既简便、快速，又符合卫生要求这类进餐只请与工作直接相关的人参加，不请配偶，有时由进餐者各自付费双边工作进餐往往以长桌安排席位，其座位与会谈桌座位排列相仿，便于主宾双方交谈、磋商 86（二）宴会筹划商务宴请是一种社交、礼宾活动，为获得成功，秘书人员必须事先做出周密的筹划与安排，其工作主要有： 1．确定宴请的对象、范围和规格确定宴请对象、范围和规格的依据是宴请的性质、目的及经费筹措等因素秘书设计出初步方案，经上司审批后确定一般来说，秘书应当根据宴请的目的，与上司确认被邀请的宾客名单，根据宴请的目的和宾客的社会地位、职务身份，确定宴会的规格 872．确定宴请的时间、地点时间的安排应根据上司的提议，充分考虑主、宾双方的方便，若实在难以兼顾，应从宾客的方便着想，一般不宜安排在对方的重大节日、重要活动之际，如对信奉基督教的人士不要选13号，更不要选13号星期五了；伊斯兰教在斋月内白天禁食，宴请宜在日落后举行。
小型宴请应首先征询主宾意见，主宾同意后，时间即被认为最后确定，可以按此约请其他宾客 88 3．印制分发请柬凡是正式宴请，都应该发送请柬或请帖，这既是礼节，也是提醒被邀请者的一种方式请柬应注明邀请人姓名、被邀请人姓名、称呼、宴请的方式及时间、地点、着装要求或提示等内容4．布置宴会厅宴会厅和休息厅的布置，取决于活动的性质和形式官方正式活动场所的布置，应该严肃、庄重、大方，不宜用霓虹灯作装饰，可用鲜花、盆景、常青树等作点缀，如配有乐队演奏国歌或席间乐，乐队不要离得太近，乐声宜轻，最好能安排几位主宾都喜欢的乐曲宴会休息厅通常放小茶几或小圆桌，与酒会布置相同 895．安排菜谱宴请时的菜谱要根据宴请的性质、目的、形式与规格，在经费预算标准内合理确定菜谱的安排一般有四条原则： （1）主随客好选菜的依据主要是宾客的口味喜好，选主方的地方特色菜，用本地产的名酒亦可2）搭配合理包括冷热、甜咸、荤素、色香味、营养构成、时令菜与传统菜肴、菜点与酒品饮料的搭配等因素（3）营养平衡西餐要讲究主菜配菜、海味肉食的协调，中餐应荤素搭配，南北口味搭配 （4）量力而行按照经费的预算，合理确定菜肴的品种、数量与价位等。
90 6．安排座位和席次宴请时的座次，尤其是正式宴请的座次，是表达主方对宾客的礼遇和尊重，因此秘书要正确安排赴宴人员座次总的原则，既要遵循礼宾次序的原则，又要有一定的灵活性 （1）排定桌次正式宴会桌次地位的高低，以距主桌位置的远近而定以主人的桌为基准，右高左低，近高远低 （2）排定座位正式宴会一般都应排定席位，也可只排部分客人的席位，其他人只排桌次或自由入座无论采用哪种做法，都要在入席前通知到每一个出席者，使大家心中有数，现场还要有人引导席次确定后，座位卡和桌次卡分别放在桌前方、桌中间 91（三）宴请程序非正式宴请无须讲究程序，只要双方彼此呼应就行正式宴请的程序如下：1．迎客秘书要提前到达宴会场所，检查相关设备和准备工作视宴请规格和来宾的重要性，在不同的地点迎接客人：如属社交宴请，作为主人的上司应在门口迎接客人，作为助手的秘书则应陪伴在其身后，协助与引领其应酬；如属商务宴请，上司一般在宴会厅内与客人寒暄，而秘书则作为主持人，站在门口迎候和招呼客人秘书作为上司的代表，应恰如其分地行使自己的职责，既不喧宾夺主，又能面面俱到迎接到客人后，秘书或其他同事将其引至休息厅或直接引见给上司。
922．入席主人陪主宾进入宴会厅，先在主桌入座，全体人员陆续入座，也可以等主桌以外的客人都已坐定，主桌人员最后入座入座时，背对门口的座位一定要由主方人员来坐，这是个下座主客入座后，宴会开始，通常由主办方代表或秘书作为主持人当众宣布宴会开始，并介绍主办方的领导、主宾 933．致辞致辞要事先准备好，一般主人先讲，客人致答辞，客人也可在宴会中间致答辞上司的祝酒辞一般先由秘书拟写，再请上司过目，提出修改意见祝酒辞要求结构规范，语言精简明确，充满诚挚友好的欢迎和答谢之意4．敬酒入席后，主人应招呼客人进餐，并率先给客人敬酒敬酒应以年龄大小、职位高低、宾主身份为序主宾双方相互祝酒时，所有客人都应高举酒杯向主人示意，然后再在餐桌上相互交叉碰杯 945．交谈席间主人要引导客人愉快地参与交谈，巧妙地选择话题，使席间充满和谐愉快的气氛要亲切友好地与同桌的人交谈，特别是左右邻座，不要只同一两个人说话讲话要掌握实际，内容要看交谈的对象，不要夸夸其谈，或谈些荒诞离奇的事而引人不悦6．散席吃完水果，主人与主宾起立，宴会即告结束主宾告辞，主人送至门口，主宾离去后原迎宾人员顺序排列与其他客人握别 95项目五项目五 办公用品管理办公用品管理【知识目标】 了解常见办公用品的种类。
了解办公用品采购程序了解办公用品管理的要求【能力目标】能够有效管理办公用品能够正确填写办公用品申购表、库存控制卡能够正确填写办公用品领用申请表 96任务一 办公用品购置、保管 97（一）常见办公用品分类（1）纸簿类包括复印纸、带单位抬头纸、备忘录、便条纸、标签纸、复写纸、信封、笔记本、速记本、收据本等（2）笔尺类包括各类笔、橡皮、尺子、修正液等 98（3）装订类包括打孔机、订书机、剪刀、裁纸刀、起钉机、胶带、细绳、书钉、大头针、曲别针等（4）归档用品包括文件夹、档案袋、收件日期戳等（5）设备易耗品包括打字色带、打印机墨盒、复印碳粉墨盒、计算机磁盘等此次任务中，王秘书需要采购的办公用品就包括了上面的内容 99（二）办公用品采购程序 秘书应把握办公用品正常情况下每月的平均消耗量，根据实际用量和库存情况制定合理的办公物品购置计划，并将计划提前一个月报至主管领导审批特殊办公用品、低值易耗品和通讯设备，必须经主管领导批准后由公司负责统一购买紧急需求的小件办公物品秘书可以直接去商店购买1．填写办公用品申购单由需要购买办公用品的部门（或个人）填写公司内部的办公用品申购表，并签字，说明需要办公用品的内容和理由，经领导审批后才能购置。
1002．选择供应商选择办公用品供应商时要从以下几方面对其进行比较：（1）价格和费用首先应该考虑价格，比较不同供应商的要价秘书应掌握一些降低价格的方法，如批量购买、利用节日削价或将其指定为本单位唯一的办公用品供货商等另外，在购买后还会有一定的费用支出，如存储中的损耗、存储所占用空间的费用等因此，在购买时要综合考虑价格及费用 101（2）质量和交货应仔细检查比较货物的质量，最好选择那些可以更换不合格物品的供应商，以免买后发现与设备不配套而造成浪费还要比较供应商的交货时间，应当选择那些能在约定时间准时交货的供应商（3）服务和位置要比较供应商提供的服务是否方便，如是否可以用、或上网订购；是否可以定期结算；是否可以退货；是否可以满足单位需要的所有办公用品和易耗品的供应等供应商所在的地点也要考虑，尽量离本单位近一些，以方便联络和交货 102（4）安全性和可靠性要比较供应商在送货的整个过程中能否保证货品的安全，供应商的卖货手续及相关发票单据是否齐全等还应了解商家规模的大小、经营的信誉度等3．选择订购方式办公设备和易耗品的订购方式通常有以下几种：（1）直接去商店购买公司所需要的办公用品（2）订购。
（3）订购（4）网上订购 1034．办理进货手续当收到供应商的办公用品后，要对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物，查明货物的数量、质量，一定要确保送来的货物与所订购的货物，无论是数量上还是型号上都完全一致，并做好记录然后，根据收到的办公用品填写入库单货物入库后，若有专门的库房保管人员，还要库房保管人员签字表示货物进库办公用品接收的程序如下： 104（1）先用订购单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单及货物发现数量不对，应立即通知采购部门联系供应商；接收数量有出入也应通知采购部门，以按真实数量支付货款；（2）接收的每一类货物的详情，应输入到办公用品库存卡的接收项中；（3）接收后，要及时更新库存余额；（4）将接收的货物按照办公用品存储规定存放好 105（三）办公用品的保管办公室用品和办公用品进库后，必须保存在安全的地方并有序摆放，以防物品损坏、浪费或失窃，还要消除事故和火灾隐患，但当需要时又能很容易找到1.做好进货和出货记录秘书在收到货物后，应该立即办理办公用品和耗材的进货登记、检验、核对等各项工作，保证办公用品和耗材准确无误地入库入库前核对三单（订购单、交货单、入库单）。
1062．建立库存目录和库存记录库存目录包括库存目录系列序号、财产描述、财产消耗、供应商名称、接收日期、存放位置各类物品要清楚地贴上标签，表明类别和存放地，以便能迅速找到物品3．合理摆放，确保安全库房内的物品要摆放合理，并做到整齐、美观新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，以保证物品不会因过期而不得不销毁体积大、分量重的物品放置在最下面，以减少和避免从架子上取物时发生事故的危险小物品、常用的物品，如订书钉盒，应放在较大物品的前面，以便于察看和领取 1074．专人管理大型公司会设专门库房和专人管理办公用品保管员对采购员购入的办公用品，按照规格、数量、质量等内容，认真验收、登记、上账、入库、精心保管除此之外，还应当对办公用品定期进行盘点，调查易耗办公用品的存货量，在特定时日使用“办公用品一览表”对存货量进行检查办公用品若为日常用具和办公设施附件，盘点时则需要调查办公用品所在位置和使用状况，并且明确办公用品的管理负责人、使用部门等 108任务二 办公用品利用 109办公用品是办公室工作中经常使用的物品秘书发放和利用办公用品应当具备以下手续：（一）合理计划办公用品的分配由办公用品负责人从其管理的保管库中配发给各部门。
秘书要根据整个部门的工作性质、特点，结合以往的规律，计算出各个部门所需办公用品的种类、数量、质量，并根据开支规定、现有库存、轻重缓急等因素，逐项做出计划计划要具有预见性、可行性和合理性，并注意在实际工作中，不断调整，以满足员工办公的需要 110（二）建立严格的发放登记制度属于工作人员按惯例需用的办公用品，实行定期定量发放的方法，各使用人自行领用并实施登记属于工作人员非惯例使用的物品，应填报“领物单”或“借用单”，由主管人员审核批准，交保管人发放领物单”或“借用单”需要领取人、批准人、发放人三方签字才有效保管人发放时，应当入簿登记，并每月统计一次，送主管人员查阅 111（三）专人定时发放1．填写“办公用品领用申请单”一般情况下，秘书是办公用品的发放人秘书首先应对办公用品的发放内容心中有数，并制作“办公用品领用申请单” 2．要清点、核实发放的办公用品 对于分发了什么办公用品，发给了谁，秘书都应记录清楚这样既可知道是谁领取了物品，还可以清楚计算出该物品的剩余数 112（四）厉行节约办公用品的使用，应遵循经济化、有效化、标准化和制度化的原则经济化原则要求工作人员消耗办公用品的数量，必须和其工作成就的价值等值。
秘书要严格掌握办公用品的发放范围，根据实际需要进行发放，避免浪费，防止办公用品流失或用于非办公项目对经费已经超支的部门，要限制领用 113项目六项目六 值班工作值班工作【知识目标】 掌握值班的工作任务了解突发事件的含义和种类【能力目标】能够制作值班安排表能够按要求处理值班的日常事务 114任务一 安排值班 115（一）值班工作任务值班工作是秘书部门的日常工作之一，各单位值班任务都非常繁杂，各具特色有些企业还专门设有值班室，有专人值班具体来说，任务如下：1．办理上司交办的事项上司有很多临时性、紧迫性工作，在找不到其他部门办理时，多数会交给值班人员值班工作很大一部分是承办上司交办的事项 1162．上传下达，沟通内外上级机关经常派人到下级单位检查工作、了解情况，下级单位经常派人到上级机关汇报工作、反映问题，平级单位或无隶属关系的单位也常相互联系、协调工作值班人员要认真接待来访来客，或请有关领导接洽，或介绍给有关部门处理对上级的各项指示、通知和下级的请示、汇报，都要认真登记，及时汇报，及时处理本单位的一些突发事件，值班人员也有责任将新掌握的情况报告给上司和通知有关人员。
1173．认真处理来函、来电日常的来函、来电是由业务部门办理的，但下班后或节假日，来函、来电则交由值班人员负责值班人员应及时将急电、急件通知给具体承办单位、部门或报告分管上司对请示、文电内容，值班人员一般只传达不答复，一般情况下不随意表态若上司有批示或指示，应按上司的要求，及时办理 1184．负责值班人员的安排只有党政领导机关、大的企事业单位或一些性质比较特殊的单位才设立有固定人员值班的值班室，平时有固定人员值班，法定节假日则由业务部门的人员轮流值班较小的单位多采取轮流值班的办法安排人员值班要具体、细致 5．掌握领导的外出活动上司外出时应由秘书告知值班人员，以便随时取得联系值班人员要详细记录上司外出的情况，尤其是上司出差在外的情况下，要及时与上司联系，了解上司外出所在地的住址和号码，以便遇到急事能随时找到上司，保证工作的正常开展 1196．负责值班中接待工作值班的接待工作主要有两种：一是公务接洽，二是个人来访上级单位工作人员来了解或指导工作，值班人员应根据相应规定并结合来访者的意愿作出适当的安排；外地单位来参观、学习、考察，值班人员也要热情接待，谦虚诚恳地向客人介绍情况；专程前来，并对公司的工作提出意见、建议和要求的客人，值班人员也要热情接待，虚心听取客人的意见，并尽可能满足客人的要求。
对于那些无法满足的要求或者不当要求，值班人员也应耐心说明、解释值班人员对外来人员及接待情况都要进行登记和记录 1207．协调处理安全保卫工作值班人员要协助有关人员作好安全保卫工作，防止物品丢失、被盗和破坏等情况的发生（二）值班工作规范值班工作具有明显的岗位责任性质，必须建立和健全值班制度，使值班工作制度化、规范化值班管理制度包括了信息处理制度、岗位责任制度、保密制度、交接班制度等具体来说要求如下：（1）坚守值班岗位（2）认真处理事务 121（3）记好值班记录一是记好值班记录二是做好接待记录三是做好值班日记（4）做好接待工作（5）加强安全保卫 122（三）制作值班安排表值班人员的值班表是清晰记载或标明值班人员的姓名和值班时间的表格，它一般由主管秘书编制，然后交给主管领导审核确认，再印发给有关人员 123（四）记录值班内容 1．值班日志 值班日志以一天为单位，记录值班中遇到的情况和工作经历凡值班期间的来人、来电、来函、上司批示、上司交办事项、值班人员办理事项等，都要摘要记录在值班日志上值班日志有利于下一班值班人员了解情况，保持上、下班工作的连续性；有利于上司了解、检查、考核值班工作；有利于为编写情况反映、工作简报、大事记提供参考资料。
1242．值班报告值班期间发生重大情况或突发事件，值班人员应立即向上司报告必要时可形成书面值班报告送审对把握不准的其他问题也要请示上司，不得擅自越权处理上司批示后，值班人员应按上司意见办理3．来人登记与接待记录对外来的信函、电报、内容等要认真登记对办公时间和生产时间来单位的外来人员及其乘坐的车辆、携带的物品，以及非办公时间或非生产时间进出公司大门的人员及车辆、携带的物品，都要认真登记登记可以由进出人员自己进行，也可由值班人员代为登记 1254．记录是值班室使用最频繁的对外联系工具值班人员在接听值班时，态度要和蔼、谦虚、礼貌，遇到询问应耐心热情地回答，要熟记常用的号码，对重要要详细记录内容通常使用统一格式的专用记录本 1265．交接班记录值班人员可以轮流，但值班工作不能间断交接班是值班人员沟通情况、汇报工作、保持值班工作连续性的活动交接班通常有两种方式：第一种，集体交接班，即值班单位全体人员在一起交接班交班人员汇报值班时间内发生的大事、上司指示、办理情况、需要接班人员所做工作等内容第二种，交班的值班人员单独交接接班人员要明白接班之后必须做的工作，这样交班的目的就已达到交接班时应当注意：必须当面交接，不能委托他人；要交清值班记录，说明在班内出现的问题及处理方法；值班人要在值班记录上签名，确认记录内容。
127有时，执勤记录、交接班情况、来人登记、记录等内容也可以合在一张表上，如下图： 128任务二 值班中突发事件处理 129 （一）准确了解具体情况遭遇突发事件，秘书首先应当保持冷静，沉着应对，弄清楚事情的来龙去脉，包括时间、地点、涉及的人物、影响的范围、发生的事情、损失的大小等，做到心中有数对听不清楚的情况要逐字问清，决不能满足于“差不多”“大概”在这个案例中，尹秘书沉着冷静，在对方慌张失措的事情下，首先是安慰其情绪，问清楚了事件的缘由 130（二）尽快处理，及时汇报值班人员接到突发事件的紧急报告后，属于自己职责范围内的内容，可按照有关规定自行处理；对自己把握不准的问题，要及时向上司或有关部门报告、请示，并按照指示迅速开展工作；对事发突然需要马上处理的问题，可视情况先做应急处理工作，然后再向上司报告 131（三）妥善处理善后工作突发事件处理工作结束后，秘书应当用口头汇报或者书面汇报的方式，向上司准确而全面地汇报事件，若有文字资料还应当归档保存发生事故，秘书还要及时填写《事故情况记录表》，内容包括事故时间、地点、当事人、事故的发生过程简述、表格填报者签名、证人签名等。
如果事故中有人受伤，则涉及的每个人都要填写一张《工伤情况认定表》，内容包括表格填报者的姓名、身份；事故涉及人员姓名、出生日期、住址、职务等；事故发生的日期、地点；事故的细节及对事故的看法；处理情况；表格填报者签名、证人签名等 132（四）有效预防有些突发事件是不可预知的，但是有些则是可以预防的值班人员平时要注意积累经验，遇到情况善于思考分析，把突发事故和突发事件消灭在萌芽状态，即所谓的常备不懈，有备无患（1）制定预案，确定具体处理程序以书面形式确定紧急情况处理程序，详细地列出出现火灾、人员受伤、突发疾病或发生炸弹威胁等恐怖活动时的具体处理程序（2）培训工作人员用上述紧急情况处理程序培训所有工作人员，如健康培训、安全培训、急救培训、保安人员的特殊培训等 133（3）普及自救应对知识在公司公告栏张贴相关急救知识，让所有人员了解有事故发生时，该如何急救和处理（4）进行模拟演练实行紧急情况模拟演练，如定期进行消防演习或疏散演习来测试编写的程序是否合适（5）分工合作，明确职责明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责 134（6）配置物资设备保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况，如报警装置、灭火器、急救包等。
（7）定期检查和更新设备保证设备的定期检查和维护，如定期维护保养常用通讯设备，对讲机、手持平时要充好电；专用交通工具平时要加好油；交通图册、重要联络、手电筒、雨衣等都要作为值班室的基础装备，做到常备不懈 135项目七项目七 印信管理印信管理【知识目标】 了解印信的种类了解印信的使用原则了解印信的作用【能力目标】能够有效管理和使用印章能够有效管理和使用介绍信 136任务一 印章管理 137（一）印章概述印章是印和章的合称，指刻在固定质料上的，代表机关、组织、单位和个人权力的图章1.印章的种类一般来说，公务印章分为正式印章、专用印章、缩印、钢印、领导人手章、个人名章、校对章、戳记等秘书部门掌管的印章主要有三种：一是单位印章（含钢印）；二是上司“公用”的私章，三是秘书部门的公章（1）正式印章这是单位的重要印章，也叫公章它正式代表它所在整个机构或单位的法定名称、权力、凭信和职责 138（2）专用印章专用印章是各级机构或业务部门为履行自己某一项专门性业务而使用的印章这种印章在印文中除刊有机关或单位的法定名称外，还刊有专门的用途如“财务专用章”“公费医疗专用章”“成果鉴定专用章”等。
专用章只代表印章上刊明的适用范围，超过这个范围就没有法律效力专用印章的刻制，也要经过严格的批准手续，绝不能乱制滥用 139（3）缩印这种印章是按比例缩小了的正式印章和专用印章，主要作为凭信，用在各类票券上，如粮票、油票、副食品券、国库券等缩印不能作为正式印章使用（4）钢印这种印章相当于早年使用的契印钢印不用印色，利用压力凹凸成形，一般加盖于印有照片的证件上钢印的作用，与正式印章、专用印章有某些相似之处，但并不完全一样钢印是用铜质材料制作的，一般加盖在相片与证件的骑缝上，以表示证件与相片相吻合它还用在各种票据的连接部位，表示两者相和有效，以防止伪造钢印不能作为文件、介绍信及其他票据凭证的有效标志，也不能独立使用 140（5）领导人手章这是由领导亲笔书写，然后照其真迹按比例放大或缩小刻制的印章，也叫领导人签名章领导人手章和个人私章性质不同，它代表一个机关或单位的领导者身份，是行使职权的标志，具有权威作用它的适用很广，通常用于任命、调遣、罢免干部等重大事项手章还具有凭证作用有些凭证不但要有机关或单位的印章，而且还要由领导人加盖手章或签署，这样才能生效，如合同、协议书、毕业证书、聘请书、财务预决算等。
141（6）个人名章这类印章为一般干部姓名的印章，如秘书、文书校对人员的名章，会计人员、出纳人员的名章等个人名章的作用是代替手写签名，加盖在文件或凭据上以示负责，如报表、财务预决算表、银行支票、合同等文本或票据上，都要加盖这类印章（7）校对章校对章专门用于校对、勘误文件或表格中个别错误之处，一般刻成“××单位校对章”的格式校对章的作用主要是区别真伪，证明此处修改为文件所发单位本意，证明其修改具有法律效力（8）戳记这种印章主要是为了方便工作，提高工作效率而刻制的，如文件密级中用到的“机密”“绝密”等戳记 1422．印章的作用机关、单位的印章是机关、单位权力的象征和职能的标志，具有一定的权威性这种权威性来自机关单位及其领导的合法性一份文件，一经盖上机关、单位或者单位领导的印章，就表示已经受到该机关、单位的认可并正式生效因此，印章有三个作用：一是权威作用；二是证明作用；三是标志作用 143（二）印章管理原则1．专人负责秘书部门对于保管和使用印章的人员必须严格审查和挑选，并加强平时的教育和考查，应选择事业心、责任心强的人保管印章，不准随意更换公章管理人员或将公章交与他人管理对不适合者，应坚决调离。
一般情况下，印章的保管通常由秘书担任，保管者就是使用者管印人不得委托他人代盖印章，不得随意带出办公室，更不得交他人拿走使用 1442.确保安全印章应选择安全保险的地方存放和保管，如机要室或办公室保险箱如果存放在办公抽屉里，应当装配牢固的锁管印人不得将锁存印章的钥匙委托他人保管，也不得将钥匙插入锁孔后离去管印人临时外出，应把钥匙交给办公室或部门领导，或指定人员代管印章应当随用随取，使用过后应立即归还，如果需要携带外出，要采取必要的防范措施，确保安全节假日应在放印章的地方加锁或贴封条印章如果丢失要立即报告公安机关备案，并以登报或信函等形式通知有关单位，声明其遗失或作废 1453.防止污损管印人要及时保养、清洗印章，防止印泥和其他脏物将刻痕填塞，要保持图案和印文的清晰使用印章时要注意轻取轻放，避免破损三）印章的刻制、颁发、启用、停用与缴销1．印章的刻制印章的样式一般由印章的质料、形状、印文、图案和尺寸规格等构成正式印章的质料有铜质、木质、钢质和塑料质四种 146印章刻制是印章管理工作的首要环节，必须按照国家有关规定严格执行具备下列依据之一方可刻制印章：（1）有领导机关或法定主管部门关于组建或成立某单位的文件；（2）有领导机关或法定主管部门关于某单位更名的文件；（3）旧章磨损需要更新换新章。
1472．印章的颁发（1）颁发前的检查按照规定，正式印章刻制完毕，刻制单位一律不得留存章样，也不能擅自先行使用印章刻制单位取印章时，应先检查印章的质量是否符合要求，有无被使用的痕迹（如印章版面上粘有红色印泥），如有应立即向当地公安部门备案 148（2）颁发印章颁发正式印章的手续如下：颁发印章必须要有正式行文，通常是向使用机构发布启用公章的通知和启事使用印章的机构在领取印章时，应派两名人员持单位介绍信领取，不可派临时工领取颁发机关要认真验证介绍信，防止冒领 149颁领双方当面验收印章在验明、确认印章之后，要严格履行登记、交接、签发手续手续完备后，由颁发机关将印章密封并加盖密封标志，交给领取人带回印章领取人在接回印章后，要及时向本单位上司汇报，待上司验明后，根据上司的指示交给印章管理人员验收管印人接到印章后应做接印登记，内容主要包括印章名称、颁发印章单位、领取人姓名、收到日期、收到枚数、启用时间、主管上司签名、管印人签名等 1503．印章的启用制发或批准刻制机关颁发的启用通知下达后，才能正式启用新印章如由新印章取代旧印章，启用新印章后，旧印章同时作废4．印章的停用和销毁印章在该机关名称变更、机构撤销、合并或因其他原因不复存在时，应停止使用。
停用印章要发文通知有关单位，并在通知中说明停用的原因和时间停用的印章要及时送交原颁发机关处理，不得在原机关留存，也可按上级规定将印章及时销毁销毁方法有两种，一种是自行销毁，一种是送刻章部门回炉销毁销毁时都必须报单位负责人批准，还要登记造册 151（四）印章使用程序印章的使用有严格的规章制度，用印必须遵循一定的程序，不能违章用印，擅自用印 1．申请用印要盖用单位公章，用印人必须填写“用印审批单”，经本单位的主要负责人或经主要负责人授权的专人审核，并签名批准审核用印申请时，一要严格手续，按规定办事；二要对所盖印章的文字内容认真审阅如需经办人自行盖章的，必须有领导明确批示，并登记清楚 1522.正确用印盖印章要领是：握把标准，印泥适度，用力均匀，落印平稳正式公文盖公章要端正、清晰，不得模糊歪斜，应当盖在署名中间，上不压正文，下要齐年盖月带存根的公函或介绍信、证明信要分别盖骑缝章和文末落款章用印时，实际盖印的文件数量和“用印申请单”上的份数应当一致，不得在空白凭证上加盖印章确因工作需要，由业务部门以上司机关名义颁发的凭证，需事先加盖机关印章或套印然后填发的，须经过上司的批准对需留存的材料应在加盖印章后，留存一份立卷归档。
1533.用印登记每次用印都必须详细登记办公室应备有用印登记册，主要登记用印部门或个人、用印事由、用印数量、用印批准人、用印经手人、用印监督人等 154任务二 介绍信管理 155（一）介绍信的管理介绍信是机关团体、企事业单位派人到其他单位联系工作、了解情况或参加活动时用的函件，具有介绍和证明的双重作用介绍信与印章一样，应由专人管理一般情况下，介绍信由印章管理人员负责管理介绍信的保管如同印章一样，应随用随开，用毕锁好 156（二）介绍信的使用介绍信有两种类型：一种是用公用信笺书写的便函式介绍信；一种是按固定格式印刷的专用介绍信，用时按空填写即可秘书部门掌握的主要是工作介绍信，一般来说是后者1.便函式介绍信便函式介绍信不带存根，一般用印有单位名称的信笺书写，格式与一般书信基本相同，内容包括标题、称呼、正文、结尾、署名和日期 1572.专用介绍信带有机关或单位名称的专用介绍信，一般按固定格式印刷，装订成册介绍信共两联，一联是存根，另一联是介绍信的信文（持出）信文交持有人携带，存根留本机关或单位存查两联正中有间缝，同时编有号码持出和存根上都应清楚地填写前往单位的名称、被介绍人姓名、人数以及联系的事宜等项目。
158项目八项目八 零用现金与商务费用报销零用现金与商务费用报销【知识目标】 了解零用现金的用途、范围了解商务费用报销的程序【能力目标】能够有效管理零用现金能够履行恰当的商务报销手续能够填写“零用现金凭单”和“出差报销单” 159任务一 零用现金管理 160（一）零用现金的设立办公零用现金又叫备用金，是组织在办公室中设立的，用于临时小数目开支的现金，如支付本市交通费、邮资、接待用茶点费、停车费和添置少量小件办公用品等零用现金的金额根据组织的规模和小额支出发生的次数来确定办公零用现金通常在上司和财务负责人批准后，由秘书保管和支出，一般存放在上锁的办公室抽屉或者保险柜中零用现金支出要在零用现金账簿上登记清楚，还要有收款人的签字收据要保存在零用现金存放处，现金的总额加上收据的总额应当总是与最初的款项相当账单（发票）可以附在零用现金收据后 161（二）零用现金的管理1．填单员工需要使用和领取零用现金时，应填写“零用现金凭单”，填写花销的项目、用途、日期、金额零用现金凭单示例1： 162零用现金凭单示例2： 1632．核对秘书要认真核对领款人提交票据的用途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致。
核对后，将发票等票据附在“零用现金凭单”后面 3．审批秘书核对完“零用现金凭单”，经授权人审批签字后，方可将现金支付给领款人 4．登记秘书必须建立一本零用现金账簿，清楚注明收到现金日期、收据编号、金额；支出现金日期、用途；“零用现金凭单”编号、金额和余额等有的还应当在账目上进行分析，了解花销的情况和去向每支出一笔现金，秘书须及时在零用现金账簿上做好记录 1645．报销当零用现金支出的费用到一定数额后或月末，秘书应到财务部门报销，并将报销的现金返还到零用现金箱，使零用现金保持最初的数额零用现金收据应当交给会计部门，据此登入会计记录零用现金收据示例：秘书王亚接待客户，花费200元购买了茶叶 165任务二 商务费用的报销 166三、相关知识 (一)填写申请表，并由主管领导审批申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、部门、时间、地点、用途、金额等，并亲自签字该报告或该表必须经组织确定的授权人审核同意，并签字批准 167(二)领款或垫付申请获准后，一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款例如上司准备出差时，秘书应根据上司出差目的地和时间的长短，为上司做一个差旅费预算，如交通费、住宿费和出差补贴等。
出差补贴，公司一般都有现成的标准，职位高低不同，各种补贴标准不同根据预算，秘书填好借款报告或者申请表，可向财务部门负责人提出申请，在上司出发之前把现金准备好若预借的金额过多或者过少，商务活动完成后，比较预借金额和出差发生的实际费用，多退少补 168项目九项目九 时间管理时间管理【知识目标】 了解时间表的类型了解编制时间表的程序了解上司约会的要求【能力目标】能够给上司制作时间安排表能够给上司安排约会 169任务一 给上司制作时间安排表 170（一）根据需求确定编制时间的周期时间表分为年度时间表、季度时间表、月时间表、周时间表、日时间表等几大类根据工作的需要，秘书要选择合适的时间表帮助上司安排时间1．年度时间表年度时间表是安排组织一整年的例行会议、重要活动等事项的表格秘书可以参照上一年度的时间表和新一年的工作部署来编制年度时间表年度时间表力求内容简明概括，一目了然活动的详细情况可以在月时间表和周时间表中体现 1712．月时间表领导活动的月安排，一般在上月底或当月初作出月时间表的信息由主管领导负责，一般请其他领导提出下月计划，再结合集体议定的事项，由秘书制表，有矛盾冲突的加以沟通调整，然后将编制的月安排表交主要领导审定后，下发实施。
3．周时间表周时间表是在月计划的基础上制定的表中内容常在周五下班前或周一上午由主要上司碰头协商，加上平时收集的信息，由秘书填写在固定的按周一至周五并分上下午时间的表格中时间表经被授权人过目审定后，印发给相关人员 1724．日时间表日时间表是根据每周工作日程表制定出来的秘书把当天工作的一些注意事项记在日时间表上，交给上司，提醒他不要忘了约会等一些重要工作日时间表必须在头一天就让上司确认对于经常外出的上司，还要复印一份让上司带在身上，把对方的号码等一些注意事项记在上面二）合理安排工作任务1.收集并列出该阶段所有工作上司日常工作安排一般涉及以下内容：各种会议、接待、约会、拜访、检查、指导等秘书应当将该时间段内上司的所有工作内容收集完整，不要遗漏 1732.统筹兼顾、突出重点、合理安排时间所谓统筹兼顾，就是安排上司的工作要从组织的全局出发，统一筹划秘书安排上司的工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的整体效益，如果发现活动有矛盾，应当主动与负责人协商，及时调整秘书要遵守组织制定的规章制度和有关工作的承办期限，不能只凭个人想象和爱好安排工作 174（三）绘制表格绘制表格时，用适合的行列标明时间、事项即可。
填写时间表时，用简明扼要的文字将信息填入表格，包括时间、地点、事项、人员等，一般情况下，不加评论，不作过多分析 175（四）有效管理工作日志秘书要坚持记工作日志，通过时间和活动的详细记录，认真分析、评估利用时间的有效程度，从而改进工作，不断进步1．工作日志的类型秘书管理的工作日志可以分为两种类型：（1）手工填写的工作日志手工填写的工作日志通常要准备两本，一本供上司使用；另一本秘书自己使用 176（2）电子工作日志计算机程序可以提供日历、日志和计划的功能，并应用于联网的计算机中有条件的组织可以使用计算机电子日志来管理时间通过电脑程序中的Microsoft Outlook可以打开个人文件夹，上面有今日的时间、本月和下月日历，只输入工作任务即可输入的方法和内容与手工填写日志基本相同电子工作日志比手工填写日志用起来更加方便，可以迅速修改和更新日志内容，且不留痕迹 1772．工作日志的内容上司工作日志的内容通常包括：上司在单位内部参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点、内容；上司在单位内部接待的来访者，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间；上司在单位外部参加的会议、活动、约会等，要记录清楚时间、地点、对方的联络办法等；上司个人的安排，如去医院看病等；上司私人的信息，如亲属生日等。
1783．工作日志的变化与调整在工作中，有时会因为特殊原因而必须改变原定安排变更包括：原定结束时间延长；追加紧急的或新增的项目；项目的时间调整、变更；项目终止或取消等安排的改变必定给自己和对方带来不便，所以一般情况下不要轻易变化或者调整既定安排，秘书要尽量想办法将日程安排的变更限制在最小范围内 179任务二 安排约会 180约会也称约见，是指上司在事先约定的时间、地点与别人会面商量工作，解决问题，交流信息，联络感情等在现代社会中，会面应事先约定，这是讲究社交礼节、注重工作效率的表现 181（一）分清轻、重、缓、急，合理安排约会秘书要在上司频繁的约会活动中，分清轻、重、缓、急，根据约会的性质及重要性妥善予以安排一般来说，重要而紧迫的约会，应安排在最近的时间；重要但不紧迫的约会，应酌留时间安排；不甚重要的约会或礼貌性拜访，可适当插入在上司工作空隙中，或者取消要保证该约的不耽误，适时安排；该见又不急的，可稍缓安排；不该见的，坚决不约、不见，但必须说明原因 182（二）选择合适的约会时间秘书要根据上司的工作习惯和生活习惯来安排约会一般情况下，安排约会不能打扰上司的常规工作，应当遵循上司的时间表。
秘书可以通过观察上司如何分配时间，聆听上司的工作计划，来分析、掌握上司的工作及生活习惯三）选择合适的邀约方式上司要约见某人，秘书要协助上司做好联系工作某人想要邀约上司，秘书也要及时通知上司，依据上司的意愿做出合适的安排 183（四）制定约会日程表约会通常会在一周前安排好为此，办公室人员每周要制定一份约会日程表约会日程表是安排约会的必备之物，可放在办公室人员和上司的办公桌上约会日程表的内容要简明、清楚，便于查阅重要的约会日程表具有一定查考价值，可作为文件保存如果会见地点不在上司的办公室，则要注明确切的地点约会日程表一式两份，一份办公室人员留存，一份交给上司，以备查考 184（五）收集信息，充分准备约会应当是有准备的，越是重要的约会，越要准备好秘书协助上司搜集有关信息，使上司事先做到心中有数（六）细致周到，做好服务秘书要提醒上司准时赴约，保证不误约、不失约如果上司不能按时赴约，秘书要及早通知对方特别重要的约会，应在接近约会的时间前与对方再次联络，确保约会的顺利进行早上上班时，秘书可以在上司办公桌上放置一份打印好的一天内的约会时间提示表下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张送交上司，一张交给司机，一张自己保存，以供提醒。
