重视作者需求 依托互联网络 拓展期刊服务——以《高等学校化学学报》为例.doc

重视作者需求 依托互联网络 拓展期刊服务——以《高等学校化学学报》为例 林松 于洋 段桂花 段为杰 张娅彭 向政 吉林大学《高等学校化学学报》编辑部 摘 要： 基于“优秀的作者群是科技期刊质量的保证”这一理念, 为了更好地服务于作者, 方便作者投稿、查稿, 《高等学校化学学报》编辑部借助互联网技术, 在作者投稿系统中启用了一系列新模块, 收到了良好效果关键词： 科技期刊; 服务; 作者; 网站; 收稿日期：2017-06-20Develop new functions on the website of Sci-Tech journal to offer better services for the authors: taking Chemical Journal in Chinese Universities as an exampleLIN Song YU Yang DUAN Guihua DUAN Weijie ZHANG Yapeng XIANG Zheng Received： 2017-06-20科技期刊是科学技术和科研成果的主要载体, 具有传播记载科技成果、发现培养科研人才的功能[1]。

优质稿源是科技期刊生存和发展的保证, 稳定的作者群则是保障科技期刊质量和提高科技期刊业内竞争力的重要因素因此, 提高作者群素质、壮大作者群规模、巩固作者群对期刊的忠诚度应成为科技期刊编辑除稿件处理之外的另一项重要工作吴红艳等[2]发现, 编辑对作者提出的问题能快速回复、无障碍沟通和良好的投稿体验是吸引优秀稿件的关键因素刘瑜君等[3]也认为, 建立科技期刊编辑与作者之间的和谐关系是科技期刊赖以生存和发展的根本陈丽[4]提出, 期刊编辑与作者之间的良性互动能够促进稿件质量的提高, 增进与作者的感情交流可见, 除科技期刊的学术质量、编辑的学术水平外, 期刊的办刊理念、办刊风格和编辑的服务意识、人格魅力也逐渐成为科技期刊的另一张名片不局限于组稿、审稿、改稿等日常工作, 开放办刊, 从作者的角度出发, 重视作者各方面的需求, 提高自身的服务意识[5], 提供更多方便作者的延伸服务, 已逐渐成为科技期刊吸引作者投稿, 提高作者对期刊黏性和忠诚度的“加分项”《高等学校化学学报》近年来致力于追踪作者需求变化, 完善期刊网站功能, 迭代开通了多个实用性模块, 力求使作者从投稿到出版的过程中拥有较好的体验和较高的满意度。

本文即总结了其中几项使用率较高、作者体验较好的新举措, 希望能抛砖引玉, 启发编辑同仁探索出更多服务于作者的策略1 实时显示稿件状态科技期刊网站是期刊具有影响力的传播媒体方式之一, 网站中的稿件远程处理系统的具体功能要素包括:作者投稿查稿、读者浏览、专家审稿和编辑办公[6]重视作者查稿系统的建设, 提升其服务功能是让作者产生愉悦感受和提高满意度的有效途径由于不了解自己稿件的最新状态、担心错过编辑发出的通知, 很多作者尤其是初次投稿的作者, 通常会反反复复地给编辑打或者发邮件, 询问稿件情况基于此, 笔者所在《高等学校化学学报》编辑部率先在作者查稿系统中的初审、外审、负责人签批、退修、编委签批与发稿、组版等环节之间增加了编辑加工、终审、一校、二校、三校、作者校、合并校、出版审读等环节, 使作者在稿件接收后仍可登录系统查看稿件在后期出版环节中的实时状态, 避免作者因不了解稿件处理进度而过分紧张或着急同时作者还可通过显示的稿件处理流程推测稿件刊出时间, 预留校对时间, 避免因时间冲突延误对稿件清样的校对, 保证了与编辑工作的有效对接郭红明[7]曾提出, 编辑与作者的沟通和互动是一门十分重要的交际艺术。

由于实时公布了稿件的处理状态, 稿件的审理和出版流程更加透明, 作者重新认识了编辑工作的繁重和琐碎, 打咨询稿件状态、抱怨稿件处理周期长、要求提前刊出稿件的作者数量均明显降低, 在沟通交流过程中感激编辑辛勤工作、无私付出的作者数量显著增加作者真正认可了编辑的工作, 编辑也通过成就作者而成就了自己, 实现了编辑工作的良性发展2 线上提交投稿审查资料编辑部的投稿须知中要求“作者在投稿同时需下载并签署版权转让书, 开具单位介绍信, 以证明无泄密问题及作者、工作单位署名无争议”最初作者大多是采用信函或快递的方式寄出版权转让书和单位介绍信等审查资料, 不仅需要费心填写邮寄信息, 排队办理邮寄业务, 还要支付一定的邮寄费用, 可谓费力费时又费钱而且通过邮寄的方式上交审查资料需要耽搁一段时间, 还需有专人将收到的资料分发给相应的责任编辑, 花费不少的时间和精力受网刊逐渐替代纸刊的形势启发, 通过专门的电子邮箱接收作者的电子版审查资料, 再转发给相关的责任编辑, 比请作者邮寄纸质原版版权转让书和单位介绍信等审查资料的方式更加可行, 这一转变可省去作者寄送信函的操作和费用, 编辑也可在较短时间内收到相关资料, 在一定程度上缩短了稿件处理周期。

而后又进一步在网络投稿系统中开通了一键上传版权转让书和单位介绍信的模块, 作者只需将纸质的版权转让书和单位介绍信进行扫描或拍照处理, 上投稿的最后一步上传相关电子版资料即可责任编辑在处理稿件的同时可以直接查看作者上传的投稿审查资料, 实现了审查资料和稿件的精准定位在编辑工作中, 最令人欣慰的事莫过于自己的付出得到作者的认可在实施作者自主查询稿件实时状态和线上提交审查资料的新举措之后, 编辑部曾多次收到作者发来的感谢邮件和, 表示自己实验室距离邮局特别远, 平时实验任务又很繁重, 网上上传资料的环节为他们节约了许多时间和精力, 而且利用系统查看稿件动态, 再不用每天给编辑打催问稿件情况, 心情上也放松了很多, 希望投稿系统能开辟更多有益于作者的功能, 以便投稿、安心工作诚然, 作为科技期刊的编辑, 只有在工作中时时刻刻为作者着想, 关爱作者, 心系作者, 让作者在投稿、改稿之外也能感受到编辑部的人性化, 才能在对优秀稿源的激烈竞争中分得一杯羹, 在留住优秀老作者的同时吸引有潜力的新作者, 真正实现期刊与作者的双赢3 网上缴费收取稿件的审理费和版面费能在一定程度上遏制一稿多投现象[8]从钱款安全和信息准确的角度出发, 编辑部最初设定的缴费方式为邮政汇款, 作者在汇款留言中告知稿件编号, 编辑定期去邮局取款入账。

但邮政汇款方式有 2 大缺点:一是时效性差, 钱款从邮局汇出到编辑部最终收到钱款大约要一周的时间, 导致编辑无法在第一时间完成稿件的审核, 影响了稿件的处理速度, 编辑还要承担作者不停打询问是否收到钱款的巨大工作量;二是作者必须亲自去邮局办理缴费业务, 费时费力, 一些作者因为科研工作较繁重抽不出时间去邮局缴费, 或者日常事务较多而忘记去邮局缴费, 在逾期后收到编辑发送的催费邮件才想起尚未缴费后来编辑部尝试开通了现场缴费通道, 为一些本地的作者提供了方便, 作者在缴费完毕即可拿到发票, 节约了时间和精力随着移动支付方式的普及, 编辑部与时俱进, 开辟了安全、快速、简易的支付宝付款方式, 极大简化了作者的缴费流程, 节省了宝贵时间据统计, 目前《高等学校化学学报》编辑部约有 90%的作者使用支付宝缴纳稿件的审理费, 由于一些高校和科研院所规定必须使用对公转账的方式缴纳稿件的版面费, 使得通过支付宝缴纳版面费的作者降为约 70%, 但采用支付宝缴费仍是最受作者欢迎的缴费方式, 甚至取代了现场缴费的方式编辑部还发现, 开通支付宝缴费以来, 绝大多数作者都在投稿后的第一时间缴纳了稿件审理费, 相比于传统的邮政汇款方式, 作者的缴费自觉度提高了, 这在一定程度上也促进了稿件处理进度的加快。

同时, 作者还可以在网络投稿系统的“审查资料”栏中上传网络缴费的截图作为凭证, 当作者在支付宝缴费忘记标注稿件编号时, 编辑可以通过对照缴费时间查找稿件, 为粗心的作者开了一盏绿灯4 线上登记发票信息根据国家税务总局 2017 年第 16 号公告要求, “开具增值税普通发票时, 应在‘购买方纳税人识别号’栏填写购买方的纳税人识别号或统一社会信用代码”编辑部积极响应国家要求, 请作者在告知发票抬头同时一并告知所在单位的纳税人识别号但由于纳税人识别号是一串 15 位、18 位或者 20 位的字符码, 许多作者由于疏忽会出现提供的纳税人识别号字符位数不正确的现象而且由于多次信息传递容易导致信息缺失, 为了避免纳税人识别号信息在“作者—责任编辑—财务人员”的多次交接中出现字符丢失等差错, 编辑部在作者投稿系统中的“费用”栏里启用了“作者填写发票信息”模块, 请作者在缴费后自行填写发票抬头、纳税人识别号、发票邮寄地址等信息, 编辑在后期整理稿件信息时可将作者填写的发票信息一键导出, 直接交接给财务人员开具发票此举可减少相关信息的多次转交, 减少人为复制粘贴信息的操作, 降低了信息在传递过程中出现遗漏和差错的风险。

编辑的工作属于“完善性劳动”[9], 编辑与作者是相互依存、相互扶持的“鱼水关系”[10], 呈现优秀作品是编辑与作者的共同目标由于编辑工作是一种付出型岗位, 具有特定的服务属性, 而作者的需求又会随着时代发展而变化, 因此科技期刊编辑应及时思考和追踪作者的需求变化趋势, 力求向更接近作者满意度的方向发展除了在审稿、改稿的过程中以一丝不苟、优质高效、严谨公正的态度引导、协助作者完成稿件的修缮外, 还要坚持开门办刊的宗旨, 为作者提供更多具有实用性、接地气的个性化服务, 使作者能够实实在在地受益参考文献[1]刘庆文.研究生:科技期刊值得关注的作者群[J].编辑学报, 2004, 16 (1) :54 [2]吴红艳, 刘义兰, 王菊香, 等.论科技期刊编辑培养优秀作者群的策略与措施[J].编辑学报, 2016, 28 (6) :522 [3]刘瑜君, 袁希娟, 蓝晶晶.从高校学报编辑职责谈与作者和谐关系构建[J].江汉大学学报 (自然科学版) , 2013, 41 (4) :33 [4]陈丽.期刊编辑如何管理作者资源[J].传播与版权, 2015 (5) :40 [5]张淑敏, 段为杰, 林松, 等.期刊发展过程中如何提高编辑的服务意识[G]∥刘志强.学报编辑论丛 (2015) .上海:上海大学出版社, 2015:200 [6]潘秋岑, 张立新, 张超, 等.学术期刊网站功能服务需求的 Kano 模型评价[J].中国科技期刊研究, 2016, 27 (6) :617 [7]郭红明.论稿件退修过程中编辑与作者的互动[J].编辑学报, 2015, 27 (1) :21 [8]陈静.学报编辑与作者在学术语境中的互动[J].编辑学报, 2016, 28 (6) :525 [9]王建辉.出版业的文化诉求:呼唤编辑大师[J].编辑之友, 2007 (4) :10 [10]李太宇.编辑与作者互动性简析[J].编辑之友, 2008 (3) :57 。