第8章 处理长文档.ppt

第8章 处理长文档 ☆ 使用大纲视图组织文档 ☆ 使用主控文档 ☆ 标记和提取索引 ☆ 编制目录 8.1 使用大纲视图组织文档 8.1.1 在大纲视图方式下创建新文档 要开始一个长文档的 写作，首先应单击状态栏 中的“大纲视图”按钮，切 换到大纲视图方式，然后 依次输入每一个标题标 题应单独占一行，并用【 Enter】键换行 用内建的标题样式或大纲级别格式化文档后，用户就可以在大纲视 图方式下组织文档了在大致构建出文档大纲之后，可切换到普通视图 方式或页面视图方式下，输入文本、图形，直到结束文档的写作 8.1.2 大纲视图显示控制 在大纲视图模式下，利用大纲选项卡中的工具，可控制 大纲视图的显示各工具的意义如下： n 显示级别：控制显示的标题级别单击右侧的下拉按钮， 可选择要显示的标题级别 n 展开或折叠：展开或折叠标题下的文字 n 仅显示标题行：只显示各段落的首行文字 n 显示文本格式：控制是否显示文本格式此外，当标题下方有次级标题或正文内容时，标题前面 的减号会变为加号，双击各级标题前面的加符号也可展开或 折叠标题下的文字8.1.3 选中标题或段落 如果要选中一个标题以及该标题下的各级子标题和 正文，可将鼠标指向标题左边的加符号，待鼠标变成双 向十字箭头形状时单击。

将鼠标移到某个正文段落左边 的圆圈符号上，待鼠标变成双向十字箭头形状时单击， 则能选中该段落如果在大纲视图方式下只选择一个段落，可以把鼠 标指向该标题的左侧，待鼠标指针变成向右的箭头时单 击用这种方法可以只选中一个标题而不包括它下面的 子标题和正文，或只选中一个正文段落 8.1.4 平级移动标题 大纲视图非常适合文档的重新组织因为在大纲视图中 移动或复制标题时，可以将该标题下的所有下级标题及正文文 本一起移动或复制，这使得重新安排各级标题的次序变得十分 方便在不改变标题级别的情况下，可平级移动标题及其内容 ，操作步骤如下：（1）将鼠标移到一个标题前的加号或一个正文段落前的 圆圈符号上2）当鼠标指针变成双向十字箭头形状时，向上或向下 拖动该标题或正文段落，拖动时会出现一条带向右箭头符号的 水平线3）把该标题或正文段落拖至新的位置时，释放鼠标 此外，将光标定位在某个段落中，然后单击“大纲工具”组中的 工具向上或向下箭头，也可上下移动标题及其下面的内容 8.1.5 改变标题（或正文）级别 在大纲视图中，通过提升或降低一个标题及其子标题和正文 的级别，可以更方便地重新组织文档如果要把某个标题降（或 升）一个级别，首先应将鼠标移到标题的左侧，待鼠标变成双向 十字箭头形状时，按下鼠标并向右（左）拖动符号，待出现一条 垂直线后释放鼠标。

此外，将光标定位在要升级或降级的段落中，然后单击“大纲 工具”组中的向左或向右箭头工具也可容易地调整标题级别，或将 标题降级为正文用键盘改变标题级别的方法是，将鼠标放置在要改变级别的 标题行上，然后直接按【Tab】（或【Shift+Tab】）键，每按一次 【Tab】（或【Shift+Tab】）键，标题就降（升）一个级别按上 述方法改变标题级别时，标题下的子标题及正文也同时被移动或 改变级别如果只想移动或改变标题的级别，则应展开该标题， 显示被折叠的子标题和正文，然后只选中标题 8.2 课堂练习——制作健康报告 请大家参照书中讲解自行练习实例素 材无实例效 果“素材与实例”\“Word”\“亚健康报告 .docx”8.3 使用主控文档 8.3.1 创建主控文档 在Word中提供了一种可以包含和管理多个“子文档”的文 档，这就是主控文档使用主控文档可以把多个子文档结合 在一起，并把它们当作一个文档来处理，如使用主控文档将 多个子文档当作一个整体来编排页码或进行打印等 一个长文档经常由若干个部分组成，例如一本书可能 由多个章和节组成，这些不同的章或节可能是由不同的人 写成的这种情况下很可能会出现风格与格式上的不一致 或内容上的重复。

使用主控文档可以把一本书的所有章、 节组合成一个文档，用户可以统一设置该书的章、节标题 格式，以及正文、题注、交叉引用等格式 1．创建一个新的主控文档 1 创建一个新文档然后切换到“大纲视图”模式 2 在该文档中，用适当的标题样式创建一 个文档大纲（即标题），并用内建的标题 样式或大纲级别对各级标题格式化 3 选择要设置为子文档的标题，单击“大纲”选项 卡上“主控文档”组中的“显示文档”按钮，展开“ 主控文档”组，单击“创建”按钮，则该标题被设 置为一个子文档，这个标题的样式成为子文档的 起始标题样式Word用一个虚线框来标识该子 文档，以区别主文档中的内容和其他子文档4 重复步骤（3），可根据选择的内容逐个建立所有的子文档设置了子文档后，该 文档即变成一个主控文档在保存新建的主控文档时，将打开“另存为”对话框，用 户可指定保存该主控文档的文件名单击“保存”按钮，Word将自动保存主控文档和 所有创建的子文档，并以子文档的第一行文本作为子文档的文件名 2．把一个已有的文档转换为主控文档把一个已有的文档转换为主控文档的步骤如下：（1）打开该文档，并切换到“大纲”视图方式2）用内建的标题样式或大纲级别对标题进行格式化。

3）选中要作为子文档的那部分大纲，单击“创建”按钮 4）重复步骤（3）可继续将其他的部分转换为子文档 5）单击“Office按钮”，在展开的列表中选择“另存为” 命令，可将转换后的主控文档换名保存，而不破坏原来的文 档如果选择“保存”按钮，原先的文档被新生成的主控文档 覆盖6）单击“关闭”按钮3．给子文档重新命名 1 打开主控文档，单击“大纲”选项卡 上“主控文档”组中的“折叠子文档”按 钮使所有子文档都处于折叠状态，此 时该按钮显示为“展开子文档”按钮 2 单击要重新命名的子文档的超 级链接，Word将打开这个子文档 3 单击“Office按钮”，在打开的列表中 选择“另存为”菜单，把该子文档换名 保存（原名的子文档仍然存在） 4 单击“Office按钮”，在打开的 列表中选择“关闭”菜单，关闭子 文档窗口并返回到主控文档 5保存并关闭主控文档 8.3.2 主控文档中的编辑操作 1．展开、折叠或移动子文档 在一个主控文档中，子文档和子文档之间是用分节符 隔开的默认情况下，每个子文档都处于折叠状态，并且 以超级链接的形式显示文档的名称这时子文档的正文是 看不到的，单击“大纲”功能区中的“展开子文档”按钮，可以 展开或折叠所有的子文档。

如果要在主控文档中移动子文档的位置，在“大纲”功 能区中的“显示文档”按钮处于按下状态时，单击该子文档前 面的图标可选中整个子文档，用鼠标拖动子文档到新的位 置即可如果只是要移动或复制子文档中的部分内容，则 要展开所有的子文档后，切换到普通视图或页面视图方式 下，然后按照常规的方法移动或复制文本 2．编辑单个子文档 在主控文档视图中，可对某个子文档进行单独编辑 操作步骤如下：（1）打开主控文档，并使“大纲”功能区中的“显示文 档”按钮处于按下状态2）将插入符移至要进行编辑的子文档前面的图标上 3）双击该图钮，Word将单独打开这个子文档，用 户可以像编辑一般文档一样对子文档进行编辑操作4）编辑完毕后，单击“Office按钮”，在打开的列表 中选择“关闭”菜单，即可关闭子文档并返回到主控文档中 3．锁定或解锁子文档 Word不允许多个用户同时对一个文档进行读写编辑如果某 个用户正在对一个储存在网络上的主控文档进行读写编辑，则当 其他网络用户要打开该文档时，Word将打开下图所示的消息框， 用户可以选择以副本方式、只读方式或通知方式打开该文档，但 不能编辑和修改该文档当主用户关闭这个主控文档后，Word会 立即“通知”最先以通知方式打开该主控文档的用户，并同时将该 文档的读写编辑权“移交”给这个新用户。

在Word中，虽然不允许 多个用户同时对主控文档进行读写编辑，但允许其他用户打开或 修改这个主控文档中没有被打开的子文档 处于折叠状态的子文档总是被锁定的解除或锁定子文档的操作步 骤如下：（1）打开主控文档，使“大纲”功能区中的“显示文档”按钮处于按下 状态2）单击“展开子文档”按钮展开所有子文档3）单击要解锁或锁定的子文档前的图标，选中该子文档4）单击功能区“主控文档”组中的“锁定文档”按钮，当其处于按下 状态时表示锁定该子文档，使其处于弹起状态则表示解除锁定 4．在主控文档中添加子文档 （1）打开主控文档，并切换到“大纲视图”方式2）单击“展开子文档”按钮展开所有子文档3）将插入符移至要插入子文档的位置4）单击“大纲”功能区“主控文档”组中的“插入”按钮，打开“插入 子文档”对话框5）选择要插入的文档，单击“打开”按钮，则该文档作为一个子文 档被插入到主控文档中的插入符位置5．拆分子文档 （1）打开主控文档，并展开所有的子文档2）为要拆分的部分文本建立标题，并且用内建的标题 样式或大纲级别格式化3）选择要拆分为新的子文档的标题，单击“大纲”功能 区中的“拆分”按钮6．合并子文档 （1）打开主控文档，并展开所有的子文档。

2）把要合并的若干个子文档移动到相邻的位置，并 选中这些子文档3）单击“大纲”功能区中的“合并”按钮，即可将选中 的所有子文档合并为一个子文档7．删除一个子文档 （1）打开主控文档，并使“大纲”功能区中的“显示文档”按钮处于按 下位置2）展开所有子文档，然后单击要删除的子文档前面的图标选中 该子文档，或将光标置于该子文档中3）单击“大纲”功能区中的“取消链接”按钮，这时该子文档的内容 被复制到主控文档中，成为该主控文档的一部分如果要彻底把该子文 档中的内容从主控文档中删除，按【Delete】键即可8．打印主控文档 要打印整个主控文档，首先要打开主控文档，并使“大纲”工具栏上的 （主控文档视图）按钮处于按下位置展开所有子文档后，切换到普通 视图方式或页面视图方式，再选择“文件”>“打印”菜单进行打印，可打印 主控文档中的全部内容用户也可以在大纲视图方式下通过展开或折叠标题，灵活地选择要 打印的内容例如，可以把不需要打印的子文档折叠，也可以把子文档 中不需要打印的子标题折叠 8.4 课堂练习——为健康报告添加子文档 请大家参照书中讲解自行练习实例素材“素材与实例”\“Word”\“亚健康报告 .docx” “素材与实例”\“Word”\“预防亚健康的良方 .docx”实例效果“素材与实例”\“Word”\“亚健康报告（子文档） .docx”8.5 标记和提取索引 8.5.1 标记和编辑索引项 建立索引，实际上就是根据某种需要，将文档中的一 些单词、词组或短语单独列出来，并标明它们的页码，这 有助于帮助用户方便、快捷地查阅有关的内容。

通常情况 下，索引项中可包含各章的主题、文档中的标题或子标题 、专用术语、缩写和简称、同义词及相关短语等 编制索引首先要标记索引项，索引项可来自文档中的 文本，也可以只是与文档中的文本有特定关系，如索引项 可以只是文档中某个单词的同义词 1．标记索引项 1 在文档中选中要作为索引项的 文本，或在要插入索引项的地方 ，键入作为索引项的文本 2 单击“引用”选项卡上“索引”组中的“标 记索引项”按钮或按【Alt+Shift+X】组合 键，打开“标记索引项”对话框 3 在“主索引项”框中键入主索 引项文本如果在文档中已选 中了要作为索引项的文本，则 该选定的文本将出现在此框中 4 在“次索引项”框中键入次索引项文本如果 希望包含第三级索引项，可在键入第二级索引 项后键入冒号，然后键入第三级索引项文本 5 如果要求该索引项的页码为粗 体或斜体，则在“页码格式”选项区 中选中“加粗”或“斜体”复选框 6 在“选项”区选择一个选项 7 单击“标记”按钮此时， Word即在所选文本的后面 插入了一个索引项。