软装采购控制程序.doc

1目的对采购过程和供方进行有效的控制，确保采购品符合规定要求2范围本程序规定了供方选择、评定，采购合同签订、采购文件编发、采购品跟踪、采购 品验证、供方业绩监视等方面的控制要求及方法本程序适用于本公司采购品（含外购外协产品）采购以及向本公司提供采购品和服 务的供方的控制外协加工的供方控制参照本程序执行3术语超额运费 指由于产生额外交付导致的额外的成本和费用4职责4.1 采购部负责采购控制的归口管理，负责选择和组织评定供方、签订订货合同、编 发采购订单及监控供方业绩4.2 采购部负责签订年度采购合同、明确质量要求、付款方式、包装等要求，进行产 品跟单、配合设计验证采购品及开发供方质量管理体系4.3 设计部负责验证采购品、提供产品清单及相关设计技术文件5工作程序（流程图见图 1）负责部门流 程采购部/设计部 •选择和评疋供方工采购部■签订合同与编发采购订单 和下订单1U2Z采购部匚二＞ *跟踪采购品*U2L设计部一!二+验证采购品1U2T采购部二^ T监视供方业绩图1 采购控制流程图5.1 选择和评定供方5.1.1 选择候选供方5.1.1.1 采购部根据公司的实际需求和产品清单 /产品图纸等有关采购文件，通过多5.1.1.2 采购部向潜在供方发出“供方调查表”并要求其按表中内容据实填写后及时 返回，以了解供方的质量水平、生产能力、交货期、价格、服务、信誉等信息。

5.1.1.3 采购部根据返回的“供方调查表” ，从质量水平、生产能力、交货期、价格、服务、信誉等多方面对潜在供方进行初步评价和筛选并确定候选供方5.1.1.4 供方评定形式应根据采购产品的类别和重要性确定对供方的评定形式， 对各类供方采取的评定形式如下： 质保能力评审+小批认可（1-2个项目供货试用）；5.1.2 供方评定程序（供方评定流程图见图 2）5.121 质保能力评审5.121.1 采购部组织设计部组成质保能力评审组5.121.2 评审组按“供方质保能力评定记录”中规定的评审内容、评分标准及评价 准则对候选供方的质保能力进行现场评审（大中型企业、进口产品供应商免评，中间商可自评后提交评审组认可） ，填写“供方质保能力评定记录”并作出评定结论5.1.2.1.3 若供方通过了 IS09001等质量管理体系认证， 由采购部索取供方的认证证书后，可免除评定5.1.2.1.4 质保能力评审后的处置： （见表1）表1 评定处置一览表评定形式处置结论合 格不合格质保能力评审采购部适时通知供方小批供货（1-2个项目）在供方整改后重新评审，如仍不符合要求 的，则取消该候选供方的资格小批认可采购部适时通知供方大批量供货采购部通知供方改进后重新小批供货，累 计3次不合格，则取消该候选供方的资格。

5.1.2.2 小批认可（产品批准）5.1.2.2.1 在通知候选供方小批供货前，采购部应协调有关部门开展以下工作：a） 设计部按《文件控制程序》规定向候选供方提供图样清单及有关技术文件；b） 必要时，采购部应与供方签订“质量协议” ，以明确质量要求、检验范围、检验 方法及验收标准等5.1.2.2.2 采购部应根据项目进场安排适时通知候选供方 1-2个项目的产品进行小批试用，同时通知供方至少提交《产品检验合格报告》 5.1.2.2.3 小批试用产品到货时，通知库管将供方《产品检验合格报告》提交设计部 负责人批准5.1.2.2.4 设计人员对小批试用产品进行检验后，应在“检验记录”中注明“小批试用”字样5.1.2.2.4 摆场结束后，设计人员应在“产品验收单”中填写产品质量情况签署试用认可结论5.1.2.2.5 签署完毕的“产品验收单”由设计人员反馈给采购部5.1.2.2.6 若小批试用合格，采购部在接到“产品验收单”后，对供应商进行继续合作，否则不再合作5.1.2.2.7 小批试用后的处置： （见表 1）5.1.2.3 评为合格供方5.1.2.3.1 候选供方经审批通过评为合格供方后，采购部应将供方纳入“合格供方名单”并分发设计部 1 份。

5.1.2.3.2 若有顾客指定的供方，采购部应直接将该供方纳入“合格供方名单” 5.1.2.3.3 若顾客提出要求，应将“合格供方名单”送顾客有关部门批准5.123.4 同一类型产品的合格供方一般只定 1〜3家5.2 签订合同与编发采购订单5.2.1 采购合同的签订采购部应参照公司下发的“年度经营计划”与供方签订年度或一定时间段的“订货 合同”，订货合同应包括采购品的类别、数量、价格、交货日期、技术要求、质量要求、 产品包装、交货方式、交货地点等内容5.2.2 编发采购订单和下订单5.2.2.1 正常采购5.2.2.1.1 采购部依据设计部的《软装采购申请单》 ，核对产品规格、备注是否标识 清楚等，编制“采购计划”和“采购订单” （必须包括名称、规格、采购数量、进度要 求，采购成本价格控制等内容） ，经设计部负责人和采购部负责人以及总裁批准后方可 采购5.2.2.2 临时采购5.2.2.2.1 当因运输、摆场损坏或因产品本身质量问题等需采购物品时，由设计部填 写“项目评审及整改单” ，经总裁批准后由采购部采购5.2.2.2.2 采购部依据“项目评审及整改单” ，填写“采购订单” ，发往供方或直接到 市场采购。

5.2.2.2.3 当进场需要购买工具时，项目部应填写“请购单” ，经部门负责人审批后， 方可进行采购特殊情况急需购买进场工具，应提前告知部门领导，经部门领导同意 后应及时补写“请购单” 5.2.2.3 因供应商生产条件、市场需求变化等原因需要更改订单时，采购人员应先与 供方协商一致后重新编发订单对前一订单进行更改5.2.2.4 “采购订单”中的供方必须在“合格供方名单”中选择如有经顾客批准的 供方名单，采购部必须从该名单中选择供方无合格供方资格、取消了合格供方资格 或在停供整改期限内的供方不得列入采购对象中5.2.2.5 所有采购下单流程和注意事项按照《产品下单管理办法》执行5.2.2.6 所有因项目急需必须在非合格供方处采购时，应经总裁批准后采购，该类采 购品应按 5.2.2.3 条规定进行试用，合格后方可使用5.3 跟踪采购品5.3.1 在“采购订单”发出后，采购部应根据要求到货日期跟踪采购品的到货情况， 并填写“软装物品下单生产进度表” ，若未按期到货，应催促供方 5.3.2 采购品到 货后，采购部应及时提货 / 接货，由库管员在“库房收发明细帐”上登记，同时通知设 计部进行验证。

5.4 验证采购品5.4.1 采购品由设计部设计人员按《产品监视和测量控制程序》进行检验设计人员 对采购品进行检验后，填写“检验记录” 5.4.2 如果本公司或顾客需要在供方处验证采购品时，采购部应在有关采购文件（如 “采购订单” ）中规定其检验时间及接收标准等，并应组织设计部实施5.4.3 除实施检验方法外，还可采取如下活动保证采购品的质量： 查看供方提供的检验报告、合格证或其他合格标识；5.5 监视供方业绩5.5.1 交付产品质量的监视5.5.1.1 采购品在检验、生产过程及售后服务过程（含供方生产中断和退货及关于质 量或交付问题的异常情况的顾客通知）中出现质量问题，由采购部要求供方限期整改， 必要时要求供方停供整改5.5.1.2 对关键质量问题， 停供整改后必须重新进行小批认可， 若连续 3 次整改无效， 设计部应责成采购部取消其合格供方资格5.5.1.3 采购部每年对各供方提供产品的质量情况进行一次统计汇总，对产品批次合 格率低的供方，应要求其限期整改5.5.1.4 若供方提供产品的质量不稳定（如连续三批退货）或引起顾客抱怨时，采购 部应组织对其重新进行产品认可或质保能力评审5.5.2 供方按计划交付情况的监视5.5.2.1 每批采购品到货后，采购部应在《供方业绩监控记录》记录实际到货日期、 数量及发生的超额运费。

5.5.2.2 采购部每月应根据“库房收发明细帐”和“采购订单”对供方按计划交付的 情况（含超额运费）进行统计，建立“供方业绩监控记录” 5.5.2.3 因供方自身原因造成未 100%按计划供货并影响我公司正常生产或向顾客供货时，采购部应通知供方整改5.5.3 供方质量管理体系的开发和监视5.531 供方质量管理体系的开发5.5.3.1.1 采购部每年应根据供方的质量业绩和所供产品的重要性要求供方提高公司的质量管理体系原则上要求供方通过 IS09001 : 2008认证5.5.3.2 质保能力的监视5.5.3.2.1 采购部应组织设计部按“质保能力周期评审表” （表2 ）规定的频次对合格供方的质保能力进行周期评审，评审时应关注供方的过程绩效5.5.322 质保能力周期评审的程序及评审后的处置参照 5.1.2.2 条执行表2 质保能力周期评审频次表业 绩 表 现评审频次A、B类供方C类供方通过IS09001等质量认证且年度内供货质量和进度较稳定的不作要求不作要求通过IS09001等质量认证但年度内供货质量、进度不稳定的1次/年1次/2年未通过IS09001等相关质量认证的，供货质量、进度不稳定的1次/半年1次/年未通过IS09001等相关质量认证的，供货质量、进度稳定的可不作评审5.5.4 业绩评定5.5.4.1 根据“供方业绩评定标准”，公司每年对合格供方的业绩进行一次综合评定。

5.5.4.2 各主管部门按照“供方业绩评定标准”要求，围绕本部门负责的评定项目对 供方进行逐项评定并在将评定结果记录在“供方业绩评定表”中5.5.4.3 采购部根据各主管部门在“供方业绩评定表”上的评定结果进行统计汇总，然后比照“供方评定分级标准及分级管理对照表” （见表3）评定供方等级并进行分级管理：表3供方评定分级标准及分级管理对照表综合得分综合等级分级管理要求100〜90分A级加大配额，新产品定制优先89〜75分B级正常配额74〜60分C级下调配额，限期整改59分及以下D级取消供货资格，特殊情况下经总裁批示可暂不取消5.5.4.4 在每次对供方进行综合评定后，采购部应将评定结果书面通知供方（对于 及时修订“合格供方名单” C级供方，还应要求其限期整改）并。