总经理秘书职位说明书111014.doc

总经理秘书职位说明书总经理秘书职位说明书任职资格：任职资格： 教育背景：文秘、管理等相关专业大学本科以上学历；教育背景：文秘、管理等相关专业大学本科以上学历；部门名称：部门名称：行政管理处行政管理处直属上级直属上级行政管理处主管行政管理处主管下级部门下级部门/ /部门人数部门人数预计预计 4 人人任职人任职人晋升方向晋升方向行政管理处主管行政管理处主管职位概要：职位概要： 收集各类信息，管理公司各位资讯及机要文件，协助总经理完成日常事务等，确保总经理日常工作顺畅收集各类信息，管理公司各位资讯及机要文件，协助总经理完成日常事务等，确保总经理日常工作顺畅岗位主要职责：岗位主要职责： 按总经理要求，起草关于公司综合性的报告、报表、计划、决议等文件公函；按总经理要求，起草关于公司综合性的报告、报表、计划、决议等文件公函； 负责组织起草总经理的重要讲话及工作会议的报告；负责组织起草总经理的重要讲话及工作会议的报告； 负责有关业务资料的收集，了解市场和本企业经营管理状况，为总经理提高参考；负责有关业务资料的收集，了解市场和本企业经营管理状况，为总经理提高参考； 负责总经理办公会议及总经理召开的专题会议的准备，负责会议记录；负责总经理办公会议及总经理召开的专题会议的准备，负责会议记录； 负责起草会议纪要及会议决定事项的传达、催办落实与信息反馈；负责起草会议纪要及会议决定事项的传达、催办落实与信息反馈； 协助总经理做好行政管理工作，及时承办各部门递交总经理批阅的请示、报告等，并按批示的意见及协助总经理做好行政管理工作，及时承办各部门递交总经理批阅的请示、报告等，并按批示的意见及 时处理；时处理； 负责总经理在文件、报告、公函等公文的指示及日常交办事项的传达、催办落实和信息反馈；负责总经理在文件、报告、公函等公文的指示及日常交办事项的传达、催办落实和信息反馈； 负责协调总经理出席会议，重要活动的安排；负责协调总经理出席会议，重要活动的安排； 负责公文的发送、传递、催办以及公司发文和对内发行文的审核；负责公文的发送、传递、催办以及公司发文和对内发行文的审核； 协助总经理做好日常接待、来信、来访等有关事宜；协助总经理做好日常接待、来信、来访等有关事宜； 负责为总经理处理日常的各位文件和资料；负责为总经理处理日常的各位文件和资料； 审定公司人事工作管理制度审定公司人事工作管理制度 负责按照公司用人标准配备人员，合理调配员工到最合适的工作岗位；负责按照公司用人标准配备人员，合理调配员工到最合适的工作岗位； 负责保存员工的人事档案，做好人力资源状况的统计、分析、预测、调整、查询和人才库建立等工作；负责保存员工的人事档案，做好人力资源状况的统计、分析、预测、调整、查询和人才库建立等工作；负责办理人员招聘、劳动合同签订或续签，以及职务任免、调配、解聘、离退休的申请报批手续；负责办理人员招聘、劳动合同签订或续签，以及职务任免、调配、解聘、离退休的申请报批手续； 负责规划和执行员工培训工作；负责规划和执行员工培训工作； 负责公司全体员工绩效考核、年度考核的组织、实施和总结；负责公司全体员工绩效考核、年度考核的组织、实施和总结； 建立薪资架构，落实员工薪资核发及福利金、奖金等的正确发放；建立薪资架构，落实员工薪资核发及福利金、奖金等的正确发放； 负责员工的养老、医疗保险工作及住房公积金的缴交；负责员工的养老、医疗保险工作及住房公积金的缴交； 协助各部门人事及预算的控管；协助各部门人事及预算的控管； 审定公司各项管理规章制度；审定公司各项管理规章制度； 负责督导各部门员工执行公司制度及规范的情况；负责督导各部门员工执行公司制度及规范的情况； 与政府相关职能部门保持良好的关系和联络；与政府相关职能部门保持良好的关系和联络； 负责公司固定资产和办公用品的使用、维护和管理工作；负责公司固定资产和办公用品的使用、维护和管理工作； 完成总经理交付的其他工作。

完成总经理交付的其他工作培训经历培训经历: : 受过管理学、公共关系、财务管理、文书写作、档案管理方面的培训；受过管理学、公共关系、财务管理、文书写作、档案管理方面的培训； 经经 验：验：2 2 年以上高级秘书工作经验年以上高级秘书工作经验 技能技巧：良好的时间管理能力；技能技巧：良好的时间管理能力；熟悉公司文档管理；熟悉公司文档管理；良好的中英文写作、口语、阅读能力；良好的中英文写作、口语、阅读能力；熟练使用办公软件及办公自动化设备；熟练使用办公软件及办公自动化设备；优秀接待公关礼仪；优秀接待公关礼仪；擅长撰写对内擅长撰写对内/ /对外公文；对外公文； 态态 度：良好的组织沟通协调能力；度：良好的组织沟通协调能力；工作细致认真，谨慎细心，条理性强；工作细致认真，谨慎细心，条理性强；责任性强，勇于承担挑战性的工作；具有开拓精神和团队精神责任性强，勇于承担挑战性的工作；具有开拓精神和团队精神关键业绩指标：关键业绩指标： 总经理满意度；总经理满意度； 会议组织、计划、落实、执行的可行性、准确性；会议组织、计划、落实、执行的可行性、准确性； 会议记录的准确性、流转的及时性、监督落实及时性；会议记录的准确性、流转的及时性、监督落实及时性； 总经理签批文件流转的及时性；总经理签批文件流转的及时性； 总经理办公室文件整理的规范性；总经理办公室文件整理的规范性； 公司各类规章制度的执行力；公司各类规章制度的执行力； 日常行政事务完成的完整性、有效性；日常行政事务完成的完整性、有效性； 员工工作稳定，部门间合作满意度员工工作稳定，部门间合作满意度 员工对企业的满意度员工对企业的满意度 出勤率；出勤率； 重要任务完成情况重要任务完成情况工作权限工作权限: 评估公司管理水平及提出改进的建议权；评估公司管理水平及提出改进的建议权； 总经理行程的安排权；总经理行程的安排权； 总经理办公室的管理权；总经理办公室的管理权； 对公司会议决议内容的跟踪监督权；对公司会议决议内容的跟踪监督权； 对公司相关文件的审核权；对公司相关文件的审核权； 对相关合同的审核权。

对相关合同的审核权岗位工作关系：岗位工作关系： 内部关系：在接待工作、日常事务性工作方面受总经理监督；内部关系：在接待工作、日常事务性工作方面受总经理监督；与公司其他部门人员协调合作；与公司其他部门人员协调合作； 外部关系：与业务公司保持良好的合作和沟通关系；外部关系：与业务公司保持良好的合作和沟通关系；热情招待上门联络业务公司或人员，积极合作热情招待上门联络业务公司或人员，积极合作。