Office 2003进阶技能与应用讲稿6.doc

Excel一、 工作表的管理1、重命名工作表，右键或者双击2、设置工作表标签颜色，右键3、右键菜单项4、插入工作表，菜单上的插入，右键插入5、删除工作表，删除多个工作表，选定多个工作表a、单击第一个，shift+点击最后一个，选中多个；b、ctrl依次选中需要的工作表；c、在任意工作表右键，选定全部6、移动和复制工作表，直接拖动来移动工作表，ctrl+拖动实现复制工作表；不同工作簿下的移动和复制，在源工作表切换到要复制或移动的工作表，编辑，移动或复制工作表7、隐藏和显示工作表，格式，工作表，隐藏，取消隐藏8、保护工作表工具，保护，保护工作表限制插入行，从菜单的插入下看到“行”变成灰色，无法选择9、奇特的F4键 Excel中有一个快捷键的作用极其突出，那就是F4键作为“重复”键，F4键可以重复前一次操作，在很多情况下起作用，比如在工作表内加入或删除一行，然后移动插入点并按下F4键以加入或删除另一行，根本不需要使用菜单 二、单元格的管理1、选定单元格选定一个单元格选定连续的单元格，拉选，点击起始格，shift+终止格选定不连续的单元格，ctrl+单击在连续选格后，没有背景色填充的是起始格2、移动和复制单元格3、合并和拆分单元格合并多个单元格，可直接点击工具栏，合并及居中4、设置单元格的行和列精确调整，选定一个单元格，格式，列，列宽批量调整行高和列高，选中，拉或者输入列宽5、给单元格重新命名Excel给每个单元格都有一个默认的名字，其命名规则是列标加横标，例如D3表示第四列、第三行的单元格。

如果要将某单元格重新命名，可以采用下面两种方法: 1.只要用鼠标单击某单元格，在表的左上角就会看到它当前的名字，再用鼠标选中名字，就可以输入一个新的名字了 2.选中要命名的单元格，单击“插入→名称→定义”命令，显示“定义名称”对话框，在“在当前工作簿中的名称”框里输入名字，单击“确定”按钮即可 注意:在给单元格命名时需注意名称的第一个字符必须是字母或汉字，它最多可包含255个字符，可以包含大、小写字符，但是名称中不能有空格且不能与单元格引用相同 6、在Excel中选择整个单元格范围在Excel中，如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围，按下“Ctrl+Shift+ *” 注意:该命令将选择整个列和列标题，而不是该列表周围的空白单元格——将得到所需的单元格不同于全选命令，全选命令将选择工作表中的全部单元格，包括那些不打算使用的单元格 7、绘制斜线表头 在Excel中可以实现斜线表头：首先将表格中第一个单元大小调整好然后单击选中单元格，单击“格式→单元格”命令，弹出“单元格格式”窗口，选择“对齐”标签，将垂直对齐的方式选择为“居中”，将“文本控制”下面的“自动换行”复选框选中，再选择“边框”标签，按下“外边框”按钮，使表头外框有线，接着再按下面的“斜线”按钮，为此单元格添加一格对角线，设置好后，单击“确定”按钮，这时Excel的第一个单元格中将多出一个对角线。

现在双击第一单元格，进入编辑状态，并输入文字，如“项目”、“月份”，接着将光标放在“项”字前面，连续按空格键，使这4个字向后移动(因为在单元格属性中已经将文本控制设置为“自动换行”，所以当“月份”两字超过单元格时，将自动换到下一行)现在单击表格中任何一处，退出第一单元格看看，一个漂亮的斜线表头就完成了 8、绘制斜线单元格 利用Excel“边框”选项卡的两个斜线按钮，可以在单元格中画左、右斜线如果想在单元格中画多条斜线，就必须利用“绘图”工具，方法是:打开Excel的“绘图”工具，单击“直线”按钮，待光标变成小十字后拖动光标，即可画出需要的多条斜线只要画法正确，斜线可随单元格自动伸长或缩短至于斜线单元格的其他表格线，仍然按上面介绍的方法添加当然，斜线单元格的数据输入要麻烦一些，通常的做法是让数据在单元格内换行(按“Alt+回车键”)，再添加空格即可将数据放到合适位置 三、工作表的视图显示1、多窗口查看工作簿演示无法同时显示两个工作簿，窗口，重排窗口，要撤销就点击其中一个，然后选择窗口下的隐藏，最大化剩下的那个同时显示两张工作表，窗口，新建窗口，再重排窗口，选择排列2、监视窗口如果用户想要跟踪某个特定单元格的内容，则可以使用监视窗口视图，工具栏，监视窗口，然后单击添加监视，添加监视点3、设置数据有效性在excel工作表中用户可以设置单元格数据的有效范围，即对数据进行限制。

例如性别选定单元格，数据，有效性，设置，允许，下来序列，来源文本框中输入“男，女”这里一定要用英文状态的逗号切换到输入信息，复选框，然后输入相关提示信息再切换到出错警告，输入相关信息，选择样式，确定如果要取消设置，选中单元格区，数据，有效性，设置，全部清除4、使用下拉列表填充数据Excel还提供了一种使用下拉列表输入数据的功能，使用该功能可以快速地输入用户所需的数据，避免重复输入的麻烦先输入不重复的内容，在下一个空格右键，从下拉列表中选择四、设置单元格1、对齐方式，文本方向2、隐藏网格线，工具，选项，视图，撤销网格线3、使用样式格式化工作表使用样式，格式，样式，常规自定义样式，先设置部分格式，选中整个工作表，设置单元格格式，格式，样式，在样式名输入“点划线边框”，添加，确定调用自定义样式时，必须在同一个工作簿，要选中单元格4、使用条件格式化工作表使用excel条件格式功能，可以将表格中的不同数据以不同的格式显示出来，方便用户查看以欠费名单为例）选中，格式，条件格式，条件1，介于，数值之间；单击添加，调用条件2等5、设置工作表背景格式，工作表，背景，删除背景设置表头，插入，图片，自选图形，，插入，图片，艺术字，插入，剪贴画，搜索，6、插入批注点击选中单元格，右键，插入批注或者菜单插入批注，输入，点击别处完成设置，鼠标指向后自动显示批注，右键，编辑，删除，在批注框上右键，设置格式五、页面设置1、设置打印区域先撤销网格线，文件，页面设置，工作表，拉选要打印的区域，整块，展开后选中标题在Excel中不丢掉列标题的显示，不论将Excel电子表格滚动到哪里都能够看到列标题？这里将介绍一种使列标题总保持可见的方法:选择紧邻列标题的下一行，单击“窗口→冻结窗格”命令，被冻结的列标题不会滚动，而且在移动工作簿的其他部分时，列标题会保持可见。

2、设置居中打印文件，页面设置，页边距，居中方式，水平和垂直；也可以直接在预览中设置3、设置页眉和页脚文件，页面设置，页眉页脚单击自定义页眉，按A设置字体格式在“中”输入页眉内容自定义页脚，同样设置字体与内容，右边输入，确定六、输入数值1、输入数字、文字、日期或时间 单击需要输入数据的单元格，键入数据并按Enter或Tab键即可如果是时间，用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分，例如，可以键入 9/5/96 或 Jun-96回车后会显示默认的日期格式，可通过格式来修改演示修改格式后的变化如果按12小时制输入时间，请在时间数字后空一格，并键入字母 a(上午) 或 p(下午)，例如，9:00 p否则，如果只输入时间数字，Excel将按 AM(上午)处理当前日期 选取一个单元格，并按“Ctrl+;”当前时间 选取一个单元格，并按“Ctrl+Shift+;”当前日期和时间 选取一个单元格，并按“Ctrl+;”，然后按空格键，最后按“Ctrl+Shift+;”注意:当使用这个技巧插入日期和时间时，所插入的信息是静态的要想自动更新信息，必须使用TODAY和NOW函数 2、将单元格区域从公式转换成数值 有时，可能需要将某个单元格区域中的公式转换成数值，常规方法是使用“选择性粘贴”中的“数值”选项来转换数据。

其实，有更简便的方法:首先选取包含公式的单元格区域，按住鼠标右键将此区域沿任何方向拖动一小段距离(不松开鼠标)，然后再把它拖回去，在原来单元格区域的位置松开鼠标 (此时，单元格区域边框变花了)，从出现的快捷菜单中选择“仅复制数值”3、快速输入有序文本 如果经常需要输入一些有规律的序列文本，如数字（1、2……）、日期（1日、2日……）等，可以利用下面的方法来实现其快速输入:先在需要输入序列文本的第1、第2两个单元格中输入该文本的前两个元素（如“甲、乙”）同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时（通常称其为“填充柄”），按住鼠标左键向后（或向下）拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后，松开左键，则该序列的后续元素（如“丙、丁、戊……”）依序自动填入相应的单元格中4、输入有规律数字 有时需要输入一些不是成自然递增的数值（如等比序列:2、4、8……），可以用右键拖拉的方法来完成:先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值（2、4）同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时，按住右键向后（或向下）拖拉至该序列的最后一个单元格，松开右键，此时会弹出一个菜单（），选“等比序列”选项，则该序列（2、4、8、16……）及其“单元格格式”分别输入相应的单元格中（如果选“等差序列”，则输入2、4、6、8……）。

5、多个单元格需要输入同样的文本按住Ctrl键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，再按下“Ctrl+Enter”键即可同样可应用于公式6、快速给数字加上单位 有时需要给输入的数值加上单位（如“立方米”等），少量的还可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了用下面的方法来实现单位的自动输入:先将数值输入相应的单元格中（注意:仅限于数值），然后在按住Ctrl键的同时，选取需要加同一单位的单元格，单击“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”对话框（），在“数字”标签中，选中“分类”下面的“自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入“#”“立”“方”“米”，按下确定键后，单位（立方米）即一次性加到相应数值的后面7、输入长串数字其实在输入这些数值时，只要在数值的前面加上一个小“'”就可以了（注意:'必须是在英文状态下输入） 8、Excel里横向（行）输入的数据怎样改成竖向（列）的？ 选定范围，复制到一个新表，选择A1单元格，选择性粘贴，转置 。