【行政管理】公文处理实施细则.doc

天马行空官方博客： ；:1318241189； 群：175569632 公文处理实施细则公文处理实施细则 □ 总则 第一条 为了使公司公文处理工作规范化、制度化，结合公司的实 际情况，特制定本实施细则 第二条 各部门的公文，是传达贯彻党和国家的方针政策、请示和 答复问题、指导和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具， 必须认真做好公文处理工作 第三条 各单位应发扬实事求是，认真负责的工作作风，克服形式 主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量 第四条 公文处理必须做到及时、准确、安全公文统一由办公室 文秘人员收发、分办、用印、立卷 第五条 各单位的公文处理工作，必须实行严格的保密制度，确保 国家机密 □ 公文种类 第六条 公文种类主要有： (一)请示 请上级指示和批准，用“请示“ (二)报告 向上级机关汇报工作，反映情况，用“报告“ (三)指示 对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示“ (四)布告、公告、通告 对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告“ 向国内外宣布重大事件，“用公告“ 在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告“ (五)批复 答复请示事项，用“批复“。

(六)通知 传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级 的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知“ (七)通报 表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知 道的事项，用“通报“ (八)决定、决议 对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定“ 经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议“ (九)函 平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请 示批准等询问和答复问题，用“函“ (十)会议纪要 传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的， 用“会议纪要“ □ 公文格式 第七条 公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等 (一)公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明 发文单位和公文种类 除批转法规性文件外，公文标题一般不加 书名号和其他标点符号 (二)向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如果需要上报 另一个上级单位时，可以用抄报的形式 (三)发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签 发的日期为准 (四)公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。

几个单位联名 发文，只标明主办单位的公文编号 (五)公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件 的名称和件数 (六)收、发文单位应写单位全称或规范化简称联合发文，应将 主办单位排列在前 (七)文字一律从左至右横写横排 第八条 公文纸一般用 16 开，在左侧装订通告“等用纸大小，根据实际需要 确定行文关系 第九条 对上级单位组织的请示或报告，用单位组织名义发文 第十条 对市政府及政府各部、委、局，对市局及市局处室的请示或报告， 与 不相隶属单位协商工作等，用行政名义行文 第十一条 内部行文，可按问题的种类和性质，用分公司或部门名义行文分公 司、各部门不得联合行文，部门之间不要用发文形式解决一般性的问题 第十二条 各单位一般不得越级行文因特殊情况，必须越级行文的，应当抄报 越过的单位 第十三条 向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级 单位，不要直接送领导者个人(除领导直接交办外)；向下级单位的重要行文， 可以抄报直接上级单位 第十四条 按照一级抓一级的管理原则，公司行文原则上只发到各分公司和各部 门，不直接发到下属子公司 第十五条 发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。

□ 公文处理程序 第十六条 收文处理一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序 (一)上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来 的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按 不同类别进行分类处理其中内容重要的急件，及时呈送领导阅 批，如领导出差，立即送办公室领导处理 (二)承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或 办理领导人之间不宜直接横向传递，以免积压或传失 (三)凡需办理的公文，应先送办公室主任签批意见，再分送给有 关部门办理或送领导批示后办理办公室主任在签批公文时，认 为无需送领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批 有关部门阅办 各单位收到急件时，应在 3 天内答复并退回文件， 一般要办理的文件，一周内应办理并退文件，最迟不能超过 15 天 需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复 (四)加强公文检查催办工作文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办各分公 司、各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及 时检查反馈 (五)领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议 文件交文秘人员立卷归档。

第十七条 发文处理一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等 程序 (一)草拟公文的要求： 1.要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定如 提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说 明 2.情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要 分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短 3.引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间 4.草拟公文必须使用统一格式的的公文稿纸，文件字迹要清楚， 文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿 5.数字的写法正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序 号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书 写 6.章节序数的写法一般应按下列顺序排列：第一层为：“一“， 第二层为“(一)“，第 三层为“1“，第四为“(1)“ 7.不要滥用简称年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等， 一般不要简称 (二)公文审核公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门 负责人审核后送办公室核稿以工会、社团名义发文的，由董事 会和分管领导审核 审核的重点： 1.是否需要行文 2.是否符合国家的方针、政策、法律、法令；与本单位发过的公 文是否衔接。

3.提出的要求和措施是否明确具体、切实可行 4.处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定 5.文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确 审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问 题，应退回原承办单位修改，改动过大的，要重新抄正 (三)公文签发公司行政文件，由分管副总经理签署意见后，由 总经理签发工会、社团的一般性文件，由分管领导签发，重要 文件，由最高行政领导签发 (四)公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔，禁止使用铅笔和圆珠 笔 (五)签发后的公文不得再作任何修改若确需修改，必须重新送 签 (六)公文签发后，由文秘室负责打印、盖章、装订、登记、分发打印文件要美观大方，符合公文格式装订要整齐牢固，不漏页、 错页、粘页印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下 沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日 期盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文“字样 (七)公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文校对未 发现的差错，由校对人员负责；校对后，打字员没有改正的，由 打字员负责 第十八条 公文办理完毕后，要及时送交文秘人员整理立卷，个人不得私自保存 应存档的文件。

□ 文件的管理 第十九条 各单位要有专人负责文书的处理管理工作，建立严格的管理制度，加 强对相关人员的保密纪律教育，做好文件的管理工作严禁将秘密文件带往公 共场所或家中文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照 收文薄检查归档，以防遗漏 第二十条 各单位工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、 录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理， 移交文书或有关人员核对整理后，于次年第二季度送交档案室归档，各单位、 各经办人不得越期自行留存应该归档的文件 第二十一条 没有存档价值和存查必要的公文，由档案室鉴别、登记后销售本 细则从××××年××月××日起施行，过去有关公文处理的规定与本细则不 一致的，以本细则为准 公文管理规定公文管理规定第一条 本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽 工作的重要工具 第二条 本公司公文，实行统一管理公文的管理，要做到规范、准确、及时、 安全行文单位，要克服官僚主义和文牍主义 第三条 各部室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应 保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。

第四条 \pnb0 公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件 绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘绝密文件只能印一份，由起草人送有 阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档 秘密文件由阅文人妥善保管 文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定 第五条 公司发文的程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)打印、发 文、 催办、立卷、归档、销毁等 第六条 公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档草拟公文应注意以下事项： (一)内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地 方性行政规章 (二)反映情况要客观，实事求是 (三)文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密， 用语要规范 (四)人、地、物名、引文及时间要具体、准确第七条 各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的， 三天内批复 第八条 各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅 需要签署具体意见的，要明确、具体 第九条 公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿(经领导签字)审核稿 件连同正本二份送总裁办档案室存档。

有领导指示的，还应附批复件 第十条 收文由总裁办公室统一负责总裁办收文后，应先做好归类、登记，然 后根据文件的内容，分送有关领导阅示阅示完毕后，由总裁办收回归档 第十一条 所有文件发放，一定要有登记、签收手续 第十二条 公司发文，一定要由总裁办统一编号： (一)以公司名义对外发文，一律×××字(××年)××号； (二)公司党总支发文，用××党字(××年)××号； (三)以工会、共青团、妇联名义发文，用××政字(××年)×× 号； (四)公司监事会发文，用××监字(××年)××号； (五)董事局发文，用××董字(××年)××号； (六)董事局委员会发文，用××董×字(××年××号； (七)董事局委员会所属机构发文，用××董××字(××年)×× 号； (八)其他管理部门的发文，用×××字(××年)××号 第十三条 董事会机构及经营管理部门除经对方同意，一般不对外发文 第十四条 红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、 任命等，其他文件一般用公司信笺印发企业报刊、邮件、函电收发制度企业报刊、邮件、函电收发制度(一)全厂公私报刊、外来邮件、外发公启、函电由厂收发室负责收发 (二)外发函、电要求。

1.各部门因公需外发函、电，经办人员应于每天下午××点以前 将函件、电报底稿送到收发室，另填写挂号、平信、电报外发登 记表 2.每天下午××点以前，厂收发室应将当月外发函、电清点，累 计送交邮局寄发 (三)外来邮件管理1.外来邮件一律经厂收发室签收分发 2.凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件 人到收发室当面签收 3.一般公启函、电和厂内职工私人信件，由收发室开具清单分放 到各单位信报箱内 4.私人不明平信一律放到信架(信袋)内，由个人自取 5.不论公私邮件收发室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏， 搁置延误，对国外来函应检封口、邮戳，如。