标准存货管理流程SOX.doc

1.1 存货管理业务流程I. 业务流程范围1 所涉及的业务范围 存货的选购 、入库、保管、出库、退库、清查、处置以及账务处理 存货的范围包括：、SIM卡、数据卡、有价卡、话机、备品备件、低值易耗品、其他营销用品等2 所涉及的部门范围 存货管理部门(物资选购 中心、财务部、市场经营部、数据部、、办公室);选购 部门(物资选购 中心、财务部、市场经营部、办公室);有价卡管理部门(物资选购 中心、财务部、计费中心);平安保卫部门II. 涉及的应用系统和重要电子表格应用系统: ERP系统、OA办公系统、智能网系统、BOSS系统、经营分析系统重要电子表格: 盘盈盘亏报表、存货跌价打算计算表III. 目标1 合理确保存货记录的真实性、精确性、完整性和刚好性；2 合理确保存货实物管理与账务记录之间职责存在适当分别，削减欺诈和舞弊行为的产生；3 合理确保存货的实物平安IV. 风险1 存货账务记录可能不刚好或不精确，造成存货价值不精确；2 可能因缺少适当的职责分别，引致存货损失；3 资产保管不当或记录混乱，造成资产账实不符；4 存货实物保管可能未能良好监控，可能导致资产损失；5 积压或过期存货可能不能刚好发觉并实行适当行动进行处理。

V. 相关会计科目现金及现金等价物、存货、应付账款、其它应收款、其他营运支出、其他收入、其他支出、营业外收入、营业外支出VI. 流程描述1.1.1 存货管理1 存货的选购 1.1. 选购 申请的审批存货需求部门通过OA系统或书面申请提出存货选购 需求依据选购 涉及的金额，经适当授权的需求部门负责人或公司管理层批准选购 需求并将选购 需求通过OA系统或书面形式传达至选购 部门选购 部门经适当授权的人员依据预算和库存状况复核选购 需求并在OA系统中或以书面形式批精确认选购 部门依据选购 涉及的金额确定是否需履行招标程序对于肯定金额以上符合招标条件的选购 ，选购 部门履行至少有三方供应商参与的招标程序；对于肯定金额以下不符合招标条件的选购 ，选购 部门在合格供应商名录中选取选购 供应商选购 部门依据初步确定的供应商、选购 单价以及选购 数量提出选购 申请书，依据涉及金额的不同，提交选购 部门负责人或公司管理层审批，并在选购 申请书上签字确认限制SN06C.1.1）选购 部门依据经批准的选购 申请书履行合同会签程序并与供应商签订选购 合同1.2. 选购 订单的建立只有经授权的选购 部门特地人员才可以在MIS系统中建立及更改选购 订单。

限制点SN06C.1.3）选购 部门负责创建选购 订单的人员依据签订的选购 合同在MIS系统中建立选购 订单，在订单中输入存货类型、单价、数量、供应商等信息选购 部门在MIS系统中创建选购 订单时，供应商仅能够从MIS系统中的供应商名录中进行选择，从而确保选购 订单只能下达给供应商名录中的供应商限制点SN06C.1.5）选购 订单应连续编号，以确保对其完整性的有效监控选购 部门定期（如每季）通过MIS系统生成未关闭选购 订单（尚未收货的选购 订单）清单，批阅其中长期未关闭的选购 订单明细，刚好查找缘由并主动跟进相关人员应在未关闭选购 订单清单上签字确认，以建立必要的问责制限制点SN06C.1.2）1.3. 选购 订单的修改和取消选购 订单的修改和取消以合同的变更或取消为依据选购 部门负责建立选购 订单的人员依据变更后的合同或合同终止协议在MIS 系统中修改或取消选购 订单授权在MIS系统中修改或取消选购 订单的人员应独立于选购 执行人员如在MIS系统中创建选购 订单的人员不能独立于选购 执行人员，选购 部门经适当授权的人员应依据变更后的合同或取消合同的证据对MIS系统中的选购 订单进行复核，确认选购 订单修改的信息是否与选购 合同一样，在MIS 系统重新批准选购 订单，重新启动选购 订单的可用状态。

在选购 订单相应的存货已入库的状况下，依据变更后的合同，选购 部门负责选购 订单的人员通知并确保仓库MIS系统管理员在MIS系统中进行存货退库处理后，对MIS 系统中的选购 订单进行修改后，重新办理存货入库手续1.4. 合格供应商管理只有供应商维护部门经过授权的供应商信息维护人员才能在MIS系统中对供应商记录进行创建和修改对供应商名录进行的修改和维护均保留有系统记录限制点SN06C.1.6）选购 部门选购 人员将评价为合格供应商的供应商信息，包括供应商完整名称、账号以及地址等，记录于供应商创建/更改申请单选购 部门负责人就选购 人员对供应商的评价程序进行监控并对合格供应商的选择进行审批经适当授权的管理层审批后的供应商方可被提交至供应商维护部门，由其建立供应商记录并纳入合格供应商管理对供应商信息的修改亦应取得经适当授权的管理层的审批限制点SN06C.1.7）财务部门独立于应付账款记录的人员依据选购 部门供应的供应商创建/更改申请单在MIS系统中建立或修改供应商记录，对供应商名录进行维护供应商维护部门经过授权的供应商信息维护人员在选购 部门的协作下，定期批阅合格供应商名录，确保合格供应商记录信息的精确性、完整性和有效性。

相关批阅人员在批阅结果上签字确认限制点SN06C.1.8）2 存货的入库供应商送货至仓库时，仓库实物管理员检查货物包装是否完整无损并依据送货清单清点核对货物类型及数量等，经确认无误后在供应商送货清单上签字，并将送货清单于当月提交仓库MIS系统管理员仓库MIS系统管理员将送货清单与MIS系统中的选购 订单进行核对，以保证选购 存货交易的存在性核对无误后，仓库MIS系统管理员在MIS系统中录入实际到货数量并进行收货确认限制点SN06C.1.9）只有经授权的仓库ERP系统管理员方可在ERP系统中进行收货确认及记录存货出入库限制点SN06C.1.10）仓库ERP系统管理员进行收货确认后通过ERP系统打印入库单，并交给仓库实物管理员入库单由ERP系统进行连续编号，以确保存货入库记录的完整性仓库实物管理员核对供应商名称、存货类型、数量、到货日期等信息精确无误后，在入库单上签字确认限制点SN06C.1.11）仓库实物管理员将签字后的入库单传递至选购 部门，选购 部门将供应商供应的发票和入库单一并交给财务部门但是，目前入库的账务处理未能做到与实物入库同步财务部门应付会计在收到供应商发票后，将入库单、MIS系统选购 订单与发票进行三单匹配，确认无差异后在MIS系统的选购 订单中输入发票的实际存货数量和单价，并进行发票匹配确认，MIS系统自动形成会计分录，将暂估应付款转至应付账款。

对于跨组织接收物资：因为物资由分公司接收入库，MIS系统采纳了不接收时不能匹配的限制方式，所以匹配时由省公司打印出系统接收单据（无需签字），与发票、MIS系统选购 订单进行三单匹配限制点SN06C.1.12）在发票价格与选购 订单价格存在差异的状况下，应付账款会计对差异产生的缘由进行调查依据缘由的不同做相关处理，假如供应商的发票有误，要求供应商重开发票；假如选购 订单有误，修改选购 订单，具体流程参见本流程之1.3选购 订单的修改和取消流程如价格差异在合理范围内，应付账款会计在MIS系统的选购 订单中输入发票的实际存货数量和单价，并进行发票匹配确认，MIS系统自动形成会计分录，依据选购 订单单价将暂估应付款转至应付账款应付账款会计编制调整会计凭证，依据选购 订单价格和发票价格的差异调整应付账款和存货的不同类别记录其它营运支出或其它支出财务部门经适当授权的人员定期（如每季）对暂估应付款余额进行批阅，对其中长期挂账的暂估应付款要求选购 人员予以跟进并刚好供应选购 发票，复核后在暂估应付款明细表上签字，以建立必要的问责制限制点SN06C.1.13）选购 部门经适当授权的人员应定期批阅无合同或无订单的暂收存货登记簿并对其中长期未清理的存货余额进行跟进，确保其刚好履行签订合同、创建订单以及入库程序。

对于跨会计期间（尤其是年中及年末）不能刚好办理入库程序的存货，存货管理部门汇总已领用和未领用的存货的数量和预料价格，经存货管理部门负责人审批后，上报财务部门，由其对已领用和未领用的存货的成本进行账务暂估处理，以确保成本费用和存货核算的完整性 （限制点SN06C.1.44）3 应付账款的支付支付应付账款时，选购 部门填写付款通知单，经选购 部门负责人签字同意后，依据涉及金额的不同取得财务部门负责人或公司管理层批准财务部门负责人或公司管理层依据审批权限审核付款通知单及相关单据，并在付款通知单上签字确认限制点SN06C.1.14）财务部门依据付款流程支付相关款项并由应付账款会计依据审批后的付款通知单和付款凭证在MIS系统中手工录入会计凭证，记录应付账款削减4 存货的实物管理4.1. 仓库管理存货管理部门建立平安防范制度，按存货分类进行库存管理仓库地点具有灭火器、电子监控仪器等平安装置保证存货的平安 只有经授权的人员才能进入仓库区域，以保证存货的实物平安，具体方式有：只有经授权人员有仓库的钥匙、仓库的门卫只允许授权人员进入、采纳电子监控设备确保只有授权人员进入等限制点SN06C.1.15）存货管理部门授权人员定期（至少为每季度）对仓库的平安保卫设施和限制措施进行巡察检查并出具实地检查报告，并在报告上签字确认。

限制点SN06C.1.16）4.2. 低值易耗品和办公用品实物管理办公用品和低值易耗品于领用时计入费用，并纳入存货管理流程如办公用品和低值易耗品入库时一次性记入费用，仓库运用备查簿对其进行账外实物管理，登记低值易耗品和办公用品的领用记录领用人在领取办公用品和低值易耗品时，向仓库提交经适当授权的管理层的批准并由仓库记录于办公用品和低值易耗品实物登记簿领用人在实物登记簿上签字确认限制点SN06C.1.17）仓库独立于实物保管的人员定期（如每季）批阅办公用品和低值易耗品实物登记簿，核对相关支持性单据并签字确认，以确保办公用品、低值易耗品的精确记录限制点SN06C.1.18）4.3. 备品备件的实物管理备品备件于领用时计入费用，并纳入存货管理流程如备品备件入库时一次性记入费用，仓库运用备查簿对备品备件进行账外实物管理并记录备品备件的运用状态，包括在库、待修、返修以及领用状态等仓库保存有关备品备件的运用状态的支持性文件领用人在领取备品备件时，向仓库提交经适当授权的管理层的批准并由仓库记录于备品备件实物登记簿领用人在实物登记簿上签字确认限制点SN06C.1.17）存货管理部门独立于实物保管的人员定期批阅备品备件实物登记簿，核对相关支持性单据并签字确认，以确保备品备件管理状态的精确记录。

限制点SN06C.1.18）5 存货的出库5.1. 领用出库领用部门填写存货领用申请，存货领用需依据领用存货金额的不同，由经过适当授权的人员审批并在领用申请上签字确认仓库MIS系统管理员依据经审批的领用申请在MIS系统中录入领用存货的数量和领用部门，MIS系统自动记录存货削减并记入相关成本费用科目存货单位成本由MIS系统自动获得系统依据移动加权平均法核算的存货单位成本只有经授权的仓库MIS系统管理员方可以在MIS系统中进行出库确认仓库ERP系统管理员通过ERP系统打印出库单交领用人出库单由ERP系统进行连续编号，以确保存货出库记录的完整性领用人凭出库单和领用申请于当月向仓库实物管理员领取货物仓库实物管理员核对领用申请单和出库单无误后，办理存货实物出库出库单由存货领用人和仓库实物管理员签字确认限制点SN06C.1.20）出库单由MIS系统进行连续编号，以确保存货出库记录的完。