《掌控时间技巧》PPT课件.ppt

掌控时间技巧掌控时间技巧掌控时间技巧课程目标n明确时间的概念n了解时间管理的误区n具备时间管理的能力掌控时间技巧课程内容n时间管理的概念n时间管理的误区n时间管理的原则n时间管理的工具n时间管理的建议掌控时间技巧课程内容n时间管理的概念n时间管理的误区n时间管理的原则n时间管理的工具n时间管理的建议掌控时间技巧 天底下每种事物都有其季节性，而每个时刻也都有其存在的目的，生命诞生的时刻；生命枯萎的时刻；播种的时刻；收成的时刻……以及保持缄默的时刻，挺身讲话的时刻旧约圣经之传道书 我们是每分钟的主人，否则便是每分钟的奴隶， 我们利用时间，否则时间利用我们掌控时间技巧“不能管理时间，便什么都不能管理不能管理时间，便什么都不能管理” 杜拉克“管理”时间是不对的，管理的只能是你自己，因此“时间管理”就是“自我”管理；很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题；其实并没有所谓‘时间太多’或‘时间不够’的情形所在；一天就是二十四小时，不多也不少；不管你是谁，都是一样的；所谓时间太少，只是表示在这段时间里要做的事情太多，以致这段时间不允许而已；时间并不允许任何人去做每一件他的良知或幻觉告诉他们值得去做的事；“能够做”和“本来可以做”基本上并没有多大的差别存在掌控时间技巧 EDWARD·W·CARTER 是 BRORDWAY HALE 连锁店的创始人及现任的董事长，他从1946年成立4间店，到1968年为止共拥有46家连锁店，他曾经在“FORTUNE”上谈到有关时间管理的问题： “对我们大部分人而言，我们必须下达的最重我们必须下达的最重要决策，就是如何去使用自己的时间要决策，就是如何去使用自己的时间。

对我来说我就不会将自己的时间花在需要很多生产劳力，而成果却平凡无奇的事情上面而且，只要我能找人去做的事情，我绝不会自己去做” 掌控时间技巧案例：老王的故事延 误原 因1、没有以第一时间把报告做好拖延，没有界定缓急先后2、打算做报告的当天 ——下属生病，代出席会议 ——上司紧急命令 —— 一些 —— 突发事件 —— 紧急事件 —— 被打扰3、下班回家交通堵塞 4 、看电视 不能自我约束5、放弃工作不能自我约束6、赖床不能自我约束7、没有带一些文件回家 善忘8、上班交通堵塞掌控时间技巧时间管理学的演变时间管理学的演变第一代第二代第三代第四代优点：优点：• 重要事情发生时应变能力强，有顺应时势的变通能力；•人际关系较佳• 时间安排不会太紧凑或太复杂，会逐步完成待办事项缺点：缺点：• 没有严格的组织架构；• 因忽略组织规划而疲于应付；• 最重要的事就是眼前的事优点：优点：• 准时赴约做答应做的事• 通过制定目标与规划，能完成较多事• 因事先准备充分，会议或行事较能发挥实效缺点：缺点：• 实现更多目标，却未必满足真正的需求• 最重要的事就是时间表上的事优点：优点：• 能将价值观化为目标与行动• 能发挥短、中、长期目标的效果• 效率提高，时间与自我更具管理技巧缺点：缺点：• 价值观未必符合自然法则• 最重要的事因急迫性与价值观而定优点：优点：• 集前三代时间管理学于大成的时间管理理论，侧重于先做重要的事，而非急迫的事 • 讲求多方面平衡• 改变思想而非改变行为掌控时间技巧时间的特性n供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。

n无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流 n无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源因此，时间是无法取代的 n无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得它一但丧失，则会永远丧失花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回 掌控时间技巧四个影响时间效率的因素n人们并不尊重时间，他们不了解其重要性n人们视时间为不可竭尽的资源，并未了解其自然规律n人们不善于检查提高时间管理办法，不知道“重要”与“紧要”之区别n有时间观念的人不善于控制时间，他们不知怎样制定一个时间管理系统掌控时间技巧n请完成《时间管理练习》掌控时间技巧课程内容n时间管理的概念n时间管理的误区n时间管理的原则n时间管理的工具n时间管理的建议请完成《时间管理能力自测题》掌控时间技巧时间管理的误区n工作缺乏计划n组织工作不当n时间控制不够n整理整顿不够n进取意识不强掌控时间技巧时间管理的误区n时间大盗有：时间大盗有：打扰打扰 （或没有预约）（或没有预约）重要性次序无所调整重要性次序无所调整没有目标、次序和计划没有目标、次序和计划叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝个人缺乏组织能力个人缺乏组织能力缺乏自律缺乏自律会议会议资料不完整或有所延误资料不完整或有所延误文书工作和繁文缛节文书工作和繁文缛节分不清责任和权力分不清责任和权力掌控时间技巧走出误区1．积极2．通盘考虑3．按顺序做事4．提前准备掌控时间技巧课程内容n时间管理的概念n时间管理的误区n时间管理的原则n时间管理的工具n时间管理的建议掌控时间技巧时间管理的原则n明确目标n有计划、有组织地进行工作n分清工作的轻重缓急n合理地分配时间掌控时间技巧明确你的价值观n价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。

n我们有不同的价值标准，它们形成我们个人特性的基础，也是我们进行时间管理的基础n大多数时候，我们根据自己的价值观采取行动，虽然往往没有意识到这一点 掌控时间技巧n练习中的价值观：n健康——看牙医，洗澡，等等 n家庭——给家里打，等等 n友谊——买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等 n爱情——准备烛光晚餐，等等 n工作——简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等 n金钱——夜间兼职的面试，等等 n兴趣——看演唱会，等等 掌控时间技巧明确我们的目标n目标是我们的需求和愿望——我们想得到什么n它们应该直接源于我们的价值观掌控时间技巧第一步n请你写下你觉得重要并想要拥有的东西 （你“要的”可能是有形的资产（如一栋房子）或无形资产（如一个美满的家庭） ）n确定上面所列项目中最重要的五项掌控时间技巧第二步：贡献与成就n当我发白日梦时，我看见自己做什么？ n如果没有时间及资源的限制，我会选择做什么？ n什么是我未来对别人最重要的贡献？ n我有什么已发展或未发展的才能？ n有什么事是我应该去做，但往往用不同的借口而放弃不干的？ 掌控时间技巧第三步：回顾有影响的人士 n哪几位是在你一生中，对你有正面影响的典范？为什么他们对你有这么重大的影响？ n这些人士有哪些卓越的品质或贡献是你所仰慕的？ n还有哪些性格特征是你平日最佩服的？ 掌控时间技巧第四步：生命中留下的影响n角色 贡献宣言家庭角色工作角色职业角色生活角色潜意识训练掌控时间技巧有计划有组织地进行工作n墨菲定律n“如何做”——实现目标的行动方案（途径、方法等）n“如何分工”——各成员分别做什么，分别承担什么样的责任n“何时做”——准备时间、起止时间、进度安排n“涉及范围”——涉及哪些部门、哪些地理范围n “投入多少资源”——成本、费用、代价n“应变措施”——考虑应付意外的对策掌控时间技巧制定计划的一般过程n1.围绕最终目标，明确当前目标范围 ☆要点：计划方向与最终目标一致；初步锁定当前目标区域 ☆针对点：明确当前做什么；估算当前能做到大致什么程度 n2.根据SMART原则，制定初步目标 ☆要点：使当前目标逐步成为好的工作目标 ☆针对点：好的工作目标是计划的核心；SMART原则 n3.根据历史数据，现实情况，修订目标 ☆要点：与过去比较，确定改进；收集相关信息，评估影响因素；调整初步目标 ☆针对点：好的工作目标是计划的核心；SMART原则 n4.分为关键目标和日常目标并明确达成标准 ☆要点：关注关键领域，维持一般领域；定好标尺 ☆针对点：分清既定目标群中的主次；定位要达到的标准掌控时间技巧制定计划的一般过程n5.制定相应行动方案 ☆要点：分析实现目标所需解决的问题 ☆针对点：考虑怎样做、技术路线问题n6.落实责任人、奖惩 ☆要点：落实每个目标由谁负责、由谁执行、由谁协调、由谁检查，并明确相应的奖惩措施 ☆针对点：责任到位；奖罚分明n7.制订进度表 ☆要点：各项行动方案的时间问题、资源供给情况、成本等 ☆针对点：约束条件n8.分配资源 ☆要点：分配需要的资源、需要投入的时间和投入的量 ☆针对点：资源保证n9.审定计划 ☆要点：评价计划的完整性和可行性 ☆针对点：计划与最终目标的必然联系掌控时间技巧分清工作的轻重缓急n优先矩阵n二维分法掌控时间技巧优先级排序n优先矩阵n紧急任务指：如果不能按期完成，它对你或别人的价值会减少甚至消失。

n重要任务指：如果它成功地完成，你或别人将取得很大的收益带来的收益越高，这项任务的重要程度越高掌控时间技巧紧急紧急不紧急不紧急 重要重要 不重要不重要• 危机• 急迫的问题• 有期限压力的计划• 防患未然• 改进产能• 建立人际关系• 发掘新机会• 规划、休闲• 不速之客• 某些• 某些信件与报告• 某些会议• 必要而不重要的事• 受欢迎的活动• 繁琐的工作• 某些信件• 某些• 浪费时间之事• 有趣的活动优先矩阵掌控时间技巧紧急紧急重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要不紧急不紧急不紧急不紧急偏重第一类事务，结果• 压力• 精疲力竭• 危机处理• 忙于收拾残局 掌控时间技巧紧急紧急紧急紧急 重要重要重要重要 不重要不重要不重要不重要不紧急不紧急不紧急不紧急偏重第二类事务，结果偏重第二类事务，结果• 有远见，有理想有远见，有理想• 平衡平衡• 纪律纪律• 自制自制• 少有危机少有危机 掌控时间技巧紧急紧急重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要不紧急不紧急不紧急不紧急 偏重第三类事务，结果偏重第三类事务，结果• 短视近利短视近利• 危机处理危机处理• 被视为巧言令色被视为巧言令色• 轻视目标与计划轻视目标与计划• 缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人• 人际关系浮泛，甚至破裂人际关系浮泛，甚至破裂掌控时间技巧紧急紧急重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要不紧急不紧急不紧急不紧急 偏重第四类事务，结果偏重第四类事务，结果• 全无责任感全无责任感• 工作不保工作不保• 依赖他人或社会机构维生依赖他人或社会机构维生掌控时间技巧优先级排序n第二种分类n发展任务指：如果成功完成此项任务，你现在的情况会得到改善。

例如，你搬进一套更好的住房n维持任务指：完成这些任务可维持你现在的情况例如，你每个月缴纳房租和水电费掌控时间技巧n拿出《时间管理练习》，请先将它们按重要任务和紧急任务的四种组合分类，再按发展任务和维持任务分类，然后把它们按重要程度排序n对比现在的排序和上次的排序，两者有什么区别吗？掌控时间技巧合理地安排时间n帕累托原则n确保最关键的20%的活动具有最高的优先级 n避免将时间花在琐碎的多数问题上掌控时间技巧课程内容n时间管理的概念n时间管理的误区n时间管理的原则n时间管理的工具n时间管理的建议掌控时间技巧时间管理的工具n年度时间规划n周工作安排表n日工作计划表掌控时间技巧年度时间规划n我希望在这一年过去以后得到什么？n除此以外，这一年中还有哪些事情需要我花费时间？n我必须做哪些事情？n这些事情必须在什么时候完成？n这一年中有哪几个关键的任务？n我将怎样根据这些关键任务分配安排时间？n预计有哪些事情会干扰今年计划的执行？（如搬家、生小孩n今年的哪一段时期的时间最充裕、压力最小？我准备怎样充分利用这段时间？n今年的哪一段时期的时间最紧张、压力最大？你准备怎样应对？掌控时间技巧n周工作安排表n日工作计划表掌控时间技巧问问自己1． 你每天需要花多少时间睡觉才感到舒适？实际上花多少时间睡觉？2． 你在一天中的什么时段精力最充沛、反应最敏锐？3． 开始一项工作（如写作业、写报告、读书）时，记录自己中途中断了多少次、每次中断占用多少时间。

结果也许会令你吃惊4． 每天供你自己支配、自己负责的时间有多少个小时？5． 你平均每天用多少时间计划以后的时间安排？6． 你每天花多少时间与家人、同事、朋友交流？7． 你每天花多少时间保护自己的健康？掌控时间技巧我们要做的事情1． 计算我们的时间，像一个吝啬的守财奴一样，清点自己的财富；2． 了解自己的模式，用流水帐记录每一笔时间支出；3． 保护我们的时间，找出生活中的时间小偷，把它们拒之门外；4． 投资我们的时间，找出可以令时间增值的机会掌控时间技巧课程内容n时间管理的概念n时间管理的误区n时间管理的原则n时间管理的工具n时间管理的建议掌控时间技巧怎么办怎么办？• 利用清静时间、过滤、安排专门接的时间• 学习并演练终止谈话的技巧• 增加授权，把转交给被授权处理 打扰打扰掌控时间技巧• 建立系统，包括：计划表、每日目标、优先次序、完成期限• 计划一定要写下来，记忆力有时会出错，强迫自己按期限完成工作 没有没有计划计划，怎么办，怎么办？？掌控时间技巧 目标的设定目标的设定 明确自己的价值观明确自己的价值观 设定目标设定目标 制定阶段性步骤制定阶段性步骤 把握今日：最重要时刻把握今日：最重要时刻 长期长期中期中期 短期短期掌控时间技巧- 价价 值值 观观 列列 举举• 做事有效率• 追求卓越• 专业能力强• 乐观进取• 服务他人• 节俭• 身体健康• 慷慨• 诚实• 虚心请教• 主持正义• 整齐清洁• 追求真实• 领导地位• 经济基础稳固• 忠实• 自食其力• 爱家• 笃信宗教• 操守• 创意• 团队精神• 知识丰富• 自我期许掌控时间技巧如何有效地做每日计划：如何有效地做每日计划：• 温习所写下的价值观及目标温习所写下的价值观及目标• 订立日事项项订立日事项项• 衡量执行事项所需的时间衡量执行事项所需的时间• 预测可能的障碍预测可能的障碍• 将事件依轻重缓急排列将事件依轻重缓急排列掌控时间技巧怎么办怎么办？ • 清洁的桌面代表你有序的思维，利用工作计划表来提供控制，找出比把所有档案堆在桌上更好的控制方法；• 先处理棘手、最为优先的工作，过滤干扰，适当授权掌控时间技巧• 同时设立个人与组织的重要工作目标，为例行工作建立完成标准，设定完成期限• 学习专注的技巧，避免分心及自我干扰。

克服做事拖延的坏习惯；• 认识真正的朋友不会因为坦率的解释而被触怒• 出示双方同意的优先次序清单来拒绝老板• 别人会替那些没有优先次序的人决定优先次序 掌控时间技巧 会议耗时会议耗时• 把会议的目的、议程写下来，使与会者有备而来• 只有必须参加的人才通知参加，避免浪费太多的人时间• 务必准时开会与散会，制定应付干扰的办法• 控制会议议题，要求大家不要离题• 一定要有效追踪执行会中完成的所有决议，以备下次会议讨论 掌控时间技巧 • 决定在拟订计划、作决定、给予成果回馈时，何种资料派得上用场，然后作到资料方便取用、具有可靠性与适宜性• 进行必要的沟通后，抓住必须资料，避免超过需要量• 预期作好评估，将资料分配的优先次序标准化• 当下就处理，每天送来的文件中，有80%可在一开始处理时丢弃，一般主管平均只丢弃20%• 别做任何你可以授权给别人做的事• 设计简化文件处理的系统 ，减少复本，用标准格式 资资料料不不全全文文件件繁繁杂杂掌控时间技巧 • 征得主管同意后，准备一份工作责任清单，其中要说明责和职权• 坚持获得与责任对等的职权，你有义务获得执行任务的权力• 拟出明确的工作项目说明，内容要详细，涵盖个人所有的职责 权责混淆权责混淆掌控时间技巧掌控好时间就等于延长生命。