《Excel表格培训》PPT课件.ppt

Add：深圳市罗湖区宝安南路湖北宝丰大厦：深圳市罗湖区宝安南路湖北宝丰大厦1006Web：：Zip：：518000Tel：：0755-25562049Fax：：0755-25582089Excel培训培训                                                                           人力资源部人力资源部                                     1、、2、、Excel常用函数运用常用函数运用3、、Excel操作技巧操作技巧目前使用EXCEL的年限你每天使用EXCEL的时间你经常使用EXCEL用于完成以下哪些工作 你使用过哪些函数  IF（）条件函数 执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果可以使用函数 IF 对数值和公式进行条件检测语法：语法：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)注意事项注意事项：：        函数 IF 可以嵌套七层，用 value_if_false 及 value_if_true 参数可以构造复杂的检测条件常用于：常用于：函数示范：Sumif(   ) 条件求和     根据指定条件对若干单元格求和。

例如：                        COUNTIF（）条件计数　  计算区域中满足给定条件的单元格的个数　　语法：COUNTIF(range，criteria)　   参数：Range为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域Criteria为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本注意事项：Year(   )计算年 返回某日期的年份    返回值为 1900 到 9999 之间的整数  语法YEAR(serial_number)Serial_number   为一个日期值，其中包含要查找的年份函数示范：DAYS360(  )计算相差的实际天数例如：该函数的用法为“DATEDIF(Start_date,End_date,Unit)”，其中Start_date为一个日期，它代表时间段内的第一个日期或起始日期End_date为一个日期，它代表时间段内的最后一个日期或结束日期Unit为所需信息的返回类型　　 注意事项：此函数在计算时，只有在两日期相差满12个月，才算为一年，假如生日是2004年2月27日，今天是2005年2月28日，用此函数计算的年龄则为0岁，这样算出的年龄其实是最公平的。

DATE IF(  )计算两个日期之间的天数、月数或年数函数示范：Left( )函数LEFT 基于所指定的字符数返回文本字符串中的第一个或前几个字符LEFTB 基于所指定的字节数返回文本字符串中的第一个或前几个字符此函数用于双字节字符LEFT(text,num_chars) LEFTB(text,num_bytes) 函数示范：Right( )：从字符串右端取指定个数字符RIGHT 根据所指定的字符数返回文本字符串中最后一个或多个字符RIGHT(text,num_chars)RIGHTB(text,num_bytes)注意事项：函数示范：VlookUP(   )查找指定值是按列查找，最终返回该列所需查询列序所对应的值函数1．括号里有四个参数，是必需的最后一个参数range_lookup是个逻辑值，我们常常输入一个0字，或者False;其实也可以输入一个1字，或者true两者有什么区别呢？前者表示的是完整寻找，找不到就传回错误值#N/A；后者先是找一模一样的，找不到再去找很接近的值，还找不到也只好传回错误值#N/A2．Lookup_value是一个很重要的参数，它可以是数值、文字字符串、或参照地址。

我们常常用的是参照地址      注意事项：函数示范：CONCATENATE()函数CONCATENATE (text1,text2,...)Text1, text2, ...   为 1 到 30 个将要合并成单个文本项的文本项这些文本项可以为文本字符串、数字或对单个单元格的引用也可以用 &（和号）运算符代替函数 CONCATENATE 实现文本项的合并例如：  ROUND(number, num_digits) 返回按指定位数进行四舍五入的数值ROUND函数中： ROUND (number, num_digits)如果 num_digits 大于 0（零），则将数字四舍五入到指定的小数位如果 num_digits 等于 0，则将数字四舍五入到最接近的整数如果 num_digits 小于 0，则在小数点左侧进行四舍五入若要始终进行向上舍入（远离 0），请使用 ROUNDUP 函数若要始终进行向下舍入（朝向 0），请使用 ROUNDDOWN 函数若要将某个数字四舍五入为指定的倍数（例如，四舍五入为最接近的 0.5 倍），请使用 MROUND 函数例如： Excel表格运用技巧 数据透视如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符？ 在单位的人事资料，在excel中输入后，由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位，即要在每个人的证书号码前再添上两位数13，如果一个一个改的话实在太麻烦了，那么我们可以用下面的办法，省时又省力： 1）假设证书号在A列，在A列后点击鼠标右键，插入一列，为B列 ； 2）在B2单元格写入： ="13" & A2 后回车； 3）看到结果为 13xxxxxxxxxxxxx 了吗？鼠标放到B2位置，单元格的下方不是有一个小方点吗，按着鼠标左键往下拖动直到结束。

当你放开鼠标左键时就全部都改好了 若是在原证书号后面加13 则在B2单元格中写入：=A2 & “13” 后回车 用Excel做多页的表格时，让表格每一页显示同一个标题        在EXCEL的文件菜单－页面设置－工作表－打印标题；可进行顶端或左端标题设置，通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范围即可这样Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头 如果在一个Excel文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样页眉和页脚？如何才能一次打印多个工作表？ 把鼠标移到工作表的名称处（若你没有特别设置的话，Excel自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3.......”），然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时你的所有操作都是针对全部工作表了，不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表 这里还有很多对多个页进行同时操作的每一行打印同一个标题这个问题应该这样解决：先复制一张工资表，然后在页面设置中选中工作表选项，设置打印工作表行标题，选好工资条的条头，然后在每一个人之间插入行分页符，再把页长设置成工资条的高度即可 如何快速选取工作表中所有包含公式的单元格 有时，需要对工作表中所有包含公式的单元格加以保护，或填入与其他单元格不同的颜色，以提醒用户注意不能在有此颜色的区域内输入数据。

以下方法可以帮助快速选取所有包含公式的单元格：选择“编辑”＼“定位”，单击“定位条件”按钮，在“定位条件”对话框中选择“公式”项，按“确定”按钮即可 如何在不同单元格中快速输入同一数内容     选定单元格区域，输入值，然后按 Ctrl＋ Ener键，即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值 如何快速地复制单元格的格式 要将某一格式化操作复制到另一部分数据上，可使用“格式刷”按钮选择含有所需源格式的单元格，单击工具条上的“格式刷”按钮，此时鼠标变成了刷子形状，然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去 如何快速地将数字作为文本输入 在输入数字前加一个单引号“”’，可以强制地将数字作为文本输入 如何对工作簿进行安全保护 如果你不想别人打开或修改你的工作簿，那么想法加个密码吧打开工作薄，选择“文件”菜单中的“另存为”命令，选取“选项”，根据用户的需要分别输入“打开文件口令”或“修改文件D令”，按“确定”退出工作簿（表）被保护之后，还可对工作表中某些单元格区域的重要数据进行保护，起到双重保护的功能，此时你可以这样做：首先，选定需保护的单元格区域，选取“格式”菜单中的“单元格”命令，选取“保护”，从对话框中选取“锁定”，单由“确定”按钮退出。

然后选取“工具”菜单中的“保护”命令，选取“保护工作表”，根据提示两次输入口令后退出 给选定的单元格命名一种是选定单元格区域后在“名字框”直接输入名字，另一种是选定想要命名的单元格区域，再选择“插入”＼“名字”＼“定义”，在“当前工作簿中名字”对话框内键人名字即可使用名字的公式比使用单元格地址引用的公式更易于记忆和阅读，比如公式“=SUM（实发工资）”显然比用单元格地址简单直观，而且不易出错 如何在公式中快速输入不连续的单元格地址       在SUM函数中输入比较长的单元格区域字符串很麻烦，尤其是当区域为许多不连续单元格区域组成时这时可按住Ctrl键，进行不连续区域的选取区域选定后选择“插入”＼“名字”＼“定义”，将此区域命名，如Group1，然后在公式中使用这个区域名，如“＝SUM（Group1）” 如何快速地批量修改数据      首先在某个空白单元格中输入50，选定此单元格，选择“编辑”＼“复制”选取想修改的单元格区域，例如从E2到E150然后选择“编辑”＼“选择性粘贴”，在“选择性粘贴”对话框“运算”栏中选中“加”运算，按“确定”健即可最后，要删除开始时在某个空白单元格中输入的50。

 如何快速删除工作表中的空行 以下几种方法可以快速删除空行： 方法一：如果行的顺序无关紧要，则可以根据某一列排序，然后可以方便地删掉空行 方法二：如果行的顺序不可改变，你可以先选择“插入”＼“列”，插入新的一列入在A列中顺序填入整数然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部，删去所有空行最后以A列重新排序，再删去A列，恢复工作表各行原来的顺序 方法三：使用上例“如何快速删除特定的数据”的方法，只不过在所有列的下拉列表中都选择“空白” 选定要设置格式的单元格或单元格区域，单击菜单栏上的“格式”菜单在其下大菜单里选择“条件格式”命令，即可打开“条件格式”对话框格式化数据条件格式打开“条件格式”对话框后，可以对“条件1”根据需要进行设置，单击“格式”按钮可以对符合要求的单元格的字符进行格式化处理(字体、字形、 颜色)如果需要设置多个条件，可以单击 “条件格式”对话框上的“添加”按钮，添加条件栏，摄制完成后单击“确定”按钮完成即可格式化数据。